إعلانات

9 أسباب لماذا أداء الموظفين ضعيف في العمل

أسباب ضعف الأداء الوظيفي

تعد معالجة ضعف الأداء أحد أكثر الجوانب صعوبة في إدارة الموظفين أو الفرق. بالإضافة إلى كونه مشكلة يصعب طرحها، يمكن أن يكون لضعف الأداء أيضًا أسباب جذرية مختلفة ويصعب قياسها.

الأدوات التي نستخدمها للحكم على مستويات الإنتاجية والأداء ليست عادلة دائمًا، ولا تأخذ كل الظروف في الاعتبار.

في حين أن التعامل مع الموظفين ذوي الأداء الضعيف قد يكون أمرًا صعبًا، إلا أنه إذا ترك دون معالجة، فقد يكون له تأثير ضار على الروح المعنوية وثقافة الشركة، ويكون مثالًا سيئًا للآخرين.

من خلال وضع العمليات الصحيحة في مكانها الصحيح، يمكنك إدارة الموظفين بثقة أكبر، ومعالجة ضعف الأداء بلباقة وإنتاجية.

للتعامل مع الموظفين ذوي الأداء الضعيف بشكل فعال، عليك أولاً أن تفهم سبب تراجع أداء الأفراد، وحيث يكون من الضروري التدخل.

المهم أن نتذكر أن الأداء الضعيف نادرًا ما يكون اختيارًا واعًا. إن السماح بتراجع أدائك بشكل ملحوظ سيعرض وظيفتك للخطر، وهو أمر يحرص معظم الناس على تجنبه.

ومع ذلك، فإن الأداء الضعيف نسبي، وليس مرادفًا لعدم الكفاءة.

قد يعني ذلك أن شخصًا ما يقل عن المستويات المعتادة، أو أن شخصًا ما لا يسلم إلى المستويات التي يطلبها العمل.

في حين أن العديد من هذه المشكلات شخصية وسلوكية، يجب أن تكون مستعدًا لمعالجتها واتخاذ إجراءات حيث لا يمكن حلها.

ما الذي يسبب ضعف أداء الموظفين؟

إليك أهم أسباب ضعف الأداء الوظيفي:

1. فقدان الدافع

أحد الأسباب الأكثر شيوعًا لضعف الأداء هو الافتقار إلى الحافز. يمكن أن يكون لهذا عدة مصادر:

  • ربما كان الموظفون في الشركة لفترة طويلة وفقدوا الاهتمام بعملهم
  • قد يفتقرون إلى الدافع من مديريهم وأقرانهم
  • قد يشعرون أنهم يستحقون المزيد من المال مقابل العمل الذي يقومون به
  • قد لا يتمتعون بالدور الذي يشغلونه

2. فقدان التركيز

هناك مشكلة شائعة أخرى تؤدي إلى ضعف الأداء وهي عدم القدرة على التركيز.

بالنسبة لبعض الأشخاص، يمكن أن يكون هذا نتيجة لمشاكل سلوكية أو طبية. بالنسبة للآخرين، قد تكون هذه حالة بيئة عمل صاخبة أو مشتتة للانتباه، وهي مشاكل تحتاج إلى إثارة ومعالجة حيثما أمكن ذلك.

3. انخفاض كفاءة الاداء بسبب قضايا شخصية

يمكن أن يؤدي الصراع بين أعضاء الفريق أو الموظفين والإدارة إلى خلق توتر، ويؤدي إلى تشتيت انتباه الأشخاص أو خيبة أملهم.

قد تنطوي أخطر حالات القضايا الشخصية على أشياء مثل التنمر أو المضايقة وتحتاج إلى التعامل معها بسرعة.

4. عدم أداء الفرد لمهامه بسبب عدم القدرة

في بعض الأحيان، ينتهي الأمر بالموظف في منصب لا يستطيع تحقيقه ببساطة. يمكن أن يكون هذا نتيجة لعملية توظيف سيئة، أو ترقية لا تعمل، أو تغيير الأدوار والمسؤوليات.

في بعض الأحيان، لديهم القدرات لأداء الدور، لكن التعلم المطلوب منهم القيام بأكوام الضغط، ويؤدي إلى ضعف أدائهم.

5. عدم الملاءمة

قد يكون الموظف الموهوب قادرًا تمامًا على أداء دوره، ولكن ليس الأنسب له.

ربما حصلوا على الوظيفة لأنهم كانوا بحاجة إلى عمل، بدلاً من أن يكون لديهم شغف به، أو قد تكون حقائق الدور مختلفة عما توقعوه.

يمكن أن يتركك هذا مع شخص وظيفي ولكنه ليس سعيدًا، وبالتالي لا يؤدي أفضل مستوى له.

6. قضايا متعلقة بالصحة

القضايا المتعلقة بالصحة هي بطبيعة الحال مسألة خاصة بالنسبة لمعظم الناس، ويمكن أن تكون أحد أصعب أسباب ضعف الأداء لحلها.

في حالة الظروف المادية، يجوز للموظف أو لا يخطر الشركة اعتمادًا على الحالة ومدى وضوح تأثيرها.

مع مشاكل الصحة العقلية، فإن وصمة العار التي لا يزال يشعر بها كثير من الناس تدفع الأغلبية إلى التزام الصمت بشأن مشاكلهم، مما يؤدي في كثير من الأحيان إلى تفاقم المشكلة لكلا الطرفين.

اقرأ أيضا:  متى يحين الوقت لطرد موظف؟

7. الظروف الشخصية

ترتبط حياتنا الشخصية والعملية بشكل متزايد، على الرغم من الحاجة إلى توازن أفضل بين العمل والحياة.

في بعض الأحيان يكون من الصعب تجنب رسائل البريد الإلكتروني في المنزل، ومن الصعب أيضًا عدم إحضار مشكلات شخصية إلى مكان العمل.

من الحجج والانفصال إلى الشؤون المالية والفجيعة، يمكن أن يكون لظروفنا الشخصية تأثير كبير على أدائنا في العمل.

8. ضعف التواصل

تُبنى بيئة العمل المتناغمة على التواصل الداخلي في الشركات الجيد، سواء بين الأقران أو بين الموظفين وأصحاب العمل.

بالنسبة للموظفين، يعني هذا إنشاء منتديات وهياكل للمناقشة وبناء علاقات عمل. بالنسبة لأصحاب العمل، فهذا يعني أن تكون شفافًا وداعمًا للموظفين، وإبقائهم على اطلاع بالقرارات والتغييرات.

9. عبء العمل المفرط

في بعض الأحيان، يمكن أن يكون الأداء الضعيف نتيجة للتوقعات الموضوعة على الموظف.

يمكن أن تتسبب الترقية أو التغيير في عبء العمل لشخص ما في ضغوط إضافية، مع وجود الكثير من الأشياء التي يجب القيام بها أو تتبعها. هذه الزيادة في العمل لا تمنعهم جسديًا من إنهاء المهام فحسب، بل يمكن أن تؤدي أيضًا إلى تدهور صحتهم العقلية والتأثير على إنتاجيتهم العامة.

في النهاية، يمكن أن يساعد تحديد سبب ضعف أداء الموظف في منع آثاره غير المباشرة في مكان العمل.

تعتبر مطابقة المشكلات المحتملة مع حلول الإدارة الإستراتيجية أفضل وسيلة ممكنة لضمان حصول كل موظف على التقييم والاهتمام اللازمين للمساعدة في ضمان النجاح المستقبلي لمؤسستك.

كيفية إدارة الموظفين ذوي الأداء الضعيف

يعد ضعف الأداء معضلة شائعة بين الموظفين من جميع المستويات، ولكل حالة جوانب فريدة. إن معرفة كيفية التعامل مع هذه المواقف باتباع نهج ثابت يمكن أن يمنعها من إعاقة إنتاجية فريقك. 

يمكن أن يساعدك اتخاذ الخطوات التالية في معالجة ضعف الأداء في مكان العمل:

1. ندرك أن هناك مشكلة 

كن مدركًا للظروف والسلوك الذي قد يشير إلى مشاكل الأداء. غالبًا ما يتزامن الإحباط واللامبالاة مع ضعف الأداء ويظهران في سلوكيات معينة. تتضمن بعض العلامات الدالة على ضعف الأداء ما يلي: 

  • الانفصال عن المهام والمسؤوليات
  • انخفاض الإنتاج وجودة العمل
  • التأخير المتكرر أو التغيب عن العمل 
  • السلوك المحبط أو السلوك غير المهني
  • قلة التفاعل مع الزملاء

بمجرد أن تلاحظ أن أداء الموظف ضعيف، عليك أن تتصرف. ابدأ بتوثيق أمثلة محددة عن كيفية معاناة عملهم وعدم تلبية التوقعات، بما في ذلك أي سلوكيات إشكالية لاحظتها. ثم حان الوقت للتواصل مع الموظف وتحديد موعد اجتماع فردي فردي لمعالجة الموقف واكتساب الوعي بمنظوره.

2. عقد اجتماع وطرح الأسئلة لتحديد أسباب ضعف أداء الموظف

قد يكون من الخطأ افتراض أنك تعرف بالفعل السبب الجذري لقلة جهد الموظف. من أجل معرفة الأسباب الفعلية، يجب عليك تحديد نغمة مناسبة للاجتماع وطرح الأسئلة الصحيحة. 

يجب أن يتم الاجتماع الفردي في مكان خالٍ من المقاطعات والمشتتات حيث لن يسمعك أحد. دون اتخاذ موقف اتهامي، ابدأ الاجتماع بوصف أمثلة محددة لضعف أداء الموظف وكيف يؤثر ذلك على بقية الفريق والشركة. 

ثم يمكنك الانتقال إلى الكشف عن ما يساهم في ضعف الأداء لدى الموظف وكيف يمكنك كمدير أو الشركة أن تلعب دورًا في الموقف. 

فيما يلي بعض الأسئلة النموذجية التي يمكن أن توفر نظرة ثاقبة لتصور الموظف للموقف:

  • ما هو الجزء من عملك الذي تستمتع به وتشعر بأنه أكثر تحفيزًا؟ 
  • ما الذي يحبطك في عملك؟ هل هناك مناطق تشعر أنك غير مجهزة لها؟
  • هل تشعر أنك تلعب على نقاط قوتك في دورك؟ ما هو شعورك بوجود منحنى تعليمي حاد بالنسبة لك؟
  • إلى أي مدى أنت تتعامل مع عبء العمل الحالي؟
  • هل ترى أي مجالات يمكن أن يتحسن فيها أدائك؟
  • هل ترى كيف يفيد عملك الآخرين أو المنظمة؟
  • هل هناك أي عوامل خارجية يمكن أن تؤثر على عملك؟
  • هل تشعر بالتفاؤل بشأن مستقبلك مع الشركة؟
  • هل هناك أي شيء آخر تريد مشاركته معي؟
اقرأ أيضا:  كيفية إلهام الموظفين المنفصلين وإدارة الانفصال

ستحصل أسئلة الأمثلة هذه على مدخلات من الموظف حول كيفية تأثير بيئة العمل على أدائه: 

  • هل التوقعات بشأن ما يجب القيام به ومستوى الجودة واضحة بما يكفي لك؟
  • هل شعرت يومًا أنك مهيأ للفشل بتوقعات غير واقعية؟
  • هل الأدوات والموارد اللازمة لأداء عملك بشكل جيد متاحة لك؟
  • هل لديك الوقت الذي تحتاجه لإنجاز مهامك؟ 
  • هل تفهم كيف يضيف عملك قيمة للشركة ومن يستفيد منها؟
  • كيف يظهر لك أسلوب الاتصال / الإدارة الخاص بي؟ هل يلهمك أن تبذل قصارى جهدك؟ 

استمع باهتمام إلى ردود الموظف واطرح أسئلة للمتابعة لفهمها بشكل أفضل وإظهار اهتمامك بجانبهم من القصة.

3. كرر التوقعات الوظيفية

تأكد من أن الموظف يفهم ما تتوقعه منه والمجالات التي تتطلب التحسين. قم بإرشادهم بشأن جميع المهام المعنية والمعايير التي يجب على الموظف الوفاء بها. احصل على وثائق توضح ماهية الأهداف وكيف فاتها الموظف، لذلك لا يوجد مجال لسوء التفسير. بشكل عام، فإن تحديد ما يجب إنجازه بالضبط داخل الوظيفة سيساعد الموظف على التركيز على ما يجب أن يسعى إليه. 

اعلم أنه غالبًا ما يكون الموظفون الجدد غير مطلعين على التوقعات المحددة. يمكن أن يحدث هذا إذا لم يتم توضيح مسؤوليات الوظيفة أثناء عملية التوظيف. علاوة على ذلك، يمكن لتغييرات الأعمال التي تتطلب توقعات إضافية أن تربك الموظف الجديد غير المعتادين على تدفق المؤسسة. 

4. إدارة توقعات الموظف

إذا لم تتحقق آمال الموظف في وظيفته، فقد لا يعمل على مستوى عالٍ. يمكن أن يكون لديهم مطالب خاصة بالتعويض، والتقدم الوظيفي، وأخلاقيات صاحب العمل وقيمه، والأمن الوظيفي، وما إلى ذلك، لكنهم لا يرون أنها تؤتي ثمارها.

يجب أن تكتشف ما كان يأمله صاحب الأداء الضعيف من وظيفته ومن المنظمة لمعرفة ما إذا كان ذلك واقعيًا. إذا كان هناك عدم تطابق بين ما يتوقعونه وما يمكنك تقديمه أو تقديمه لهم، فهذا وقت ممتاز لمناقشة ما إذا كان بإمكانهم تعديل توقعاتهم أم لا.

5. وضع خطة عمل معًا

بمجرد أن تناقش أنت والموظف مشكلات وأسباب ضعف الأداء، يمكنك وضع استراتيجية لخطة عمل معًا للعمل من أجل التوصل إلى حل. يمكنك تقديم اقتراحات لإصلاح المشكلة وتشجيع الموظف على تحديد الأهداف والتوصل إلى توصياتهم الخاصة.

ابحث عن فرص لإعادة تصميم الوظائف أو إعادة التدريب / صقل المهارات ، بناءً على سبب ضعف الأداء. إذا كانت القضايا ذات طبيعة شخصية، يمكنك اقتراح أخذ إجازة للتعامل معها.

يجب أن تتضمن الخطة عدة زوايا:

  • الخطوط العريضة للإجراءات التي يكون كل طرف مسؤولاً عنها.
  • الإطار الزمني لتحقيق تحسين الأداء، بما في ذلك النتائج المحتملة للقضايا الخطيرة.
  • الدعم والموارد التي سيتم توفيرها (التدريب / التوجيه / تعديلات المهام / الإجازة.) 

6. التأكد من إجراء الفحوصات والمتابعة بشكل منتظم

الاحتمالات هي أن حل حالة ضعف الأداء سيستغرق أكثر من محادثة واحدة، ويجب أن تمنح الموظف فترة زمنية معقولة للتحسين. قم بجدولة اجتماعات يومية أو أسبوعية لمراقبة تقدم الموظف في خطة العمل وتشجيع المزيد من النمو. امنح الموظف الكثير من الفرص لشرح كيفية تطور أخلاقيات العمل وما الذي لا يزال يمثل تحديًا بالنسبة له.

عمليات تسجيل الوصول هذه تجعل الموظف مسؤولاً وتوفر لك الفرصة للتأكيد على أهداف الأداء ومتابعة أي تدريب ودعم ضروريين. ستظهر أيضًا للموظف أنك تريد حقًا مساعدته على التحسن.

بمجرد أن يصل أداء الموظف إلى مستوى مقبول، أثني على نجاحه وناقش كيف يمكنه الحفاظ على مستوى العمل هذا.

7. التعرف على التقدم

إذا كنت تطلب من موظف ذي أداء ضعيف أن يتحسن ولكن لا يظهر تقديره أبدًا عندما يفعل ذلك، فقد يشعر بالغربة. عندما يبدأ الموظف في إحراز تقدم، كن صريحًا بشأن التغيير الذي لاحظته. امدحهم على جهودهم وأشر على وجه التحديد إلى ما أنجزوه والأثر الإيجابي الذي أحدثه. 

اقرأ أيضا:  كيفية التعامل مع الموظف السيء

يقطع هذا الاعتراف شوطًا طويلاً نحو منح الموظف الثقة في قدراته وإلهامه للعمل بجدية أكبر على نمط التقدم. وبالمثل، سيشعرون بالتقدير لنقاط قوتهم وثقتهم بأنك تريد رؤيتهم ينجحون وتؤمن بأنهم يستطيعون ذلك.

8. ممارسة التدريب على الأداء 

يعد التعلم في الوظيفة من خلال التفاعلات اليومية طريقة ممتازة لتحسين الأداء. يمكن للمديرين الذين يفهمون التدريب على الأداء إنشاء فرص تعليمية ذات صلة من خلال الحوار السببي أثناء مواقف العمل. يمكن أن يوجه هذا التوجيه العملي الموظفين نحو طرق جديدة لأداء وظائفهم بشكل أفضل. 

9. تقديم الملاحظات

يعد تقديم ملاحظات محددة وبناءة للموظف الذي يسعى لتحسين أدائه أمرًا ضروريًا. سيساعدهم ذلك على رؤية تقدمهم وإدراك المجالات التي لا تزال بحاجة إلى التطوير. من الناحية المثالية، يجب أن تتضمن تعليقات بزاوية 360 درجة قمت بجمعها من الأشخاص الذين يتفاعلون مع الموظف. ستوفر هذه الآراء نظرة ثاقبة حول كيفية تأثير أداء الموظف على الآخرين. 

ضع في اعتبارك هذه المبادئ عند تقديم التعليقات:

  • ركز على مشكلة أو مشكلتين في كل جلسة لتجنب إرباك الموظف.
  • اجعل النقد صريحًا ولكن إيجابيًا. 
  • وضّح كيف تُحدث التغييرات فرقًا في إنتاجية فريقهم.
  • نشيد بالموظف على إنجازاته لزيادة ثقته بنفسه.

10. احتفظ بوثائق شاملة

كما هو الحال مع معالجة أي مشكلة تتعلق بالموظفين، يجب عليك توثيق الخطوات المتخذة للتعامل مع موظف ضعيف الأداء. يعد سجل الموقف موردًا مفيدًا على طول الطريق، خاصةً إذا لم يتم حل المعضلة وكان الموظف يعترض على العملية.

تأكد من الاحتفاظ بالسجلات الأولية من بداية المشكلة ثم قم بتدوين ملاحظات شاملة عما حدث خلال أي اجتماعات ومحادثات لاحقة. بالإضافة إلى ذلك، قم بمراجعة خطة العمل الرسمية إذا كانت هناك حاجة إلى تحديثات.

بعد كل مناقشة، أرسل إلى الموظف عبر البريد الإلكتروني ملخصًا لما حدث وأي خطوات عمل مخطط لها. لا تنس حفظ أي ردود / اقتراحات بالبريد الإلكتروني من الموظف. يجب عليك أيضًا تتبع تقدم الموظف في الكتابة.

11. اتخذ قرارًا إذا لم يتحسن الأداء

الموظف الذي يتراخى يؤثر بشكل مباشر على معنويات الفريق وبيئة العمل. إذا سمحت باستمرار ضعف الأداء دون تداعيات، يمكن أن يشعر أعضاء الفريق الآخرون الذين يعملون بجد بالاستياء والإحباط.  

إذا لم يظهر الأداء الوظيفي للموظف علامات التقدم بعد استثمار قدر معقول من الوقت في خطة العمل، فأنت بحاجة إلى التفكير في خيارات أخرى. الحلان الأكثر شيوعًا هما إعادة التعيين أو الإنهاء.

إعادة التعيين – يمكن أن يكون الموظف أكثر ملاءمة لمنصب آخر داخل المنظمة له مسؤوليات مختلفة. يمكن أن يكون الدور البديل مع المطالب التي تقع ضمن النطاق الحالي للمعرفة الفنية والمهارات الشخصية هو ما يحتاجه الموظف ليشعر بالوفاء به. 

الإنهاء – عندما تستنفد جميع الخيارات الأخرى، قد تضطر إلى الوصول إلى الملاذ الأخير للسماح للموظف بالذهاب. على الرغم من أن هذا ليس مثاليًا، إلا أنه قد يكون أفضل حل قابل للتطبيق لجميع المعنيين. لا تكون عملية الإنهاء ممتعة أبدًا ويمكن أن تتعقد، لذا يجب عليك اتباع جميع إجراءات الموارد البشرية وسياسة الإنهاء الخاصة بك بعناية. 

12. تشجيع التوازن الصحي بين العمل والحياة

يعد إلهام التوازن الصحي بين العمل والحياة إحدى الطرق الفعالة التي يمكن أن تدعم تقدم الموظف ضعيف الأداء وكذلك تمنع حدوث ضعف الأداء في المقام الأول.

قد يؤدي قضاء الكثير من الوقت في العمل إلى التعب والإجهاد والإرهاق. عادةً ما يؤدي هذا إلى انخفاض الحافز وانخفاض مستويات الأداء. يمكن أن يساعد تشجيع الموظفين على أخذ إجازاتهم المخصصة لهم وتقديم مزايا العافية على الشعور بالانتعاش وزيادة الإنتاجية. 

مقالات قد تهمك:

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب