كيف ترحب بالموظف الجديد

كيف ترحب بالموظف الجديد
رجاء قبل أي شيء:
"اللهم صل وسلم على سيدنا محمد"

لقد خضعت لعملية التوظيف والمقابلة وقدمت عرضًا لموظف للانضمام إلى شركتك. لكن ماذا سيحدث بعد ذلك؟ تعتبر عملية الإعداد ضرورية لجعل الموظف الجديد يتأقلم مع شركتك ويعمل بشكل منتج في أسرع وقت ممكن.

إنها لفكرة جيدة أن يكون لديك قائمة مرجعية للترحيب بالموظف الجديد. يمكن أن تكون قائمة مراجعة الموظف الجديد مفيدة للغاية في ضمان استعدادك للترحيب بالتعيينات الجديدة في يومهم الأول. لكن كيف ترحب بالموظف الجديد؟

قبل تاريخ البدء

تبدأ عملية الترحيب بالموظفين الجدد قبل أن يطأ الموظف مكاتب شركتك. من المهم أن تبدأ موظفًا جديدًا بالطريقة الصحيحة حتى يتم إعداده للنجاح. بمجرد استلام الموظف الجديد لعرض العمل الموقع وإعادته، يمكنك بدء عملية الإعداد.

إرسال بريد إلكتروني ترحيبي

على الرغم من أنك كنت على اتصال بالفعل بالموظف لتوظيفه في المقام الأول، إلا أنه يجب عليك الاتصال بالموظف الجديد بعد توقيع عرض العمل وإعادته. يمكنك استخدام البريد الإلكتروني أو مكالمة هاتفية للقيام بذلك. الفكرة هي التعبير عن مدى حماسك للعمل مع الموظف الجديد.

الشخص الذي يجب عليه إجراء هذه المكالمة الهاتفية أو إرسال هذا البريد الإلكتروني هو الشخص الذي سيبلغه الموظف الجديد. يمكنك أيضًا تحديد الخطوات التالية لعملية التأهيل للموظف الجديد حتى يعرف ما يمكن توقعه. من الجيد أيضًا التواصل بشكل متكرر مع الموظف الجديد حتى يشعر بالراحة والثقة في القدوم في اليوم الأول.

إرسال الوثائق قبل الموعد المحدد

يأتي كل موظف جديد مع قدر كبير من الأعمال الورقية التي يجب على كل موظف قراءتها والتوقيع عليها. يجب أن تتكون مجموعة أدوات الترحيب بالموظفين الجديدة من جميع الوثائق القانونية التي تحتاجها الشركة ويمكن أن تتضمن ما يلي:

  • عقد التوظيف
  • I-9
  • W-4
  • اتفاق السرية
  • اتفاقية عدم منافسة
  • نموذج الإيداع المباشر
  • أشكال استقطاع ضرائب الولاية
  • استمارات إخطار تأجير الدولة الجديدة
  • تعيين المستفيد
  • وربما أكثر …
اقرأ أيضا:  كيفية التعامل مع الموظف المستهتر

من المهم الحصول على جميع الأعمال الورقية اللازمة بالترتيب في أسرع وقت ممكن حتى يتمكن الموظف الجديد من متابعة تعلم كيفية عمله الجديد. يعد إرسال أي أوراق ضرورية للموظف في وقت مبكر طريقة رائعة لبدء علاقة ثقة مع الموظف الجديد. كما أنه يزيل الأعمال الورقية قبل اليوم الأول للموظف حتى لا تضطر إلى قضاء وقت ثمين معها في وقت لاحق.

استحقاقات الموظفين

يعد شرح الفوائد التي تعود على موظفك الجديد أمرًا بالغ الأهمية، خاصة إذا كان الموظف سيحتاج إلى اتخاذ بعض الخيارات. قد تحتاج مستندات المزايا أيضًا إلى التوقيعات التي سيحتاج الموظف إلى تقديمها لك.

اعتمادًا على الفوائد التي تقدمها شركتك، قد يغطي هذا الشرح ما يلي:

  • تأمين
  • الصحة
  • طب الأسنان
  • رؤية
  • حياة
  • عجز
  • التقاعد
  • أي امتيازات أخرى
  • PTO
  • خطط عافية الموظف
  • السداد

دليل الموظف

من المهم أيضًا أن يتم تعريف الموظف الجديد على أي سياسات أو إجراءات في البداية. على سبيل المثال، يجب إبلاغ الموظفين بسياسة الشركة فيما يتعلق باستخدام الأجهزة الإلكترونية، سواء كانت هناك اختبارات للعقاقير أم لا، وقواعد اللباس المتوقعة، وغيرها من السياسات والإجراءات المماثلة. يجب أن يفهم الموظف الجديد كل هذه الأمور قبل أن يبدأ العمل فعليًا.

يمكن أن يكون كتيب الموظف مفيدًا للغاية في شرح سياساتك وإجراءاتك. يمكن للموظفين الرجوع إلى الكتيب لاحقًا إذا كان لديهم أي أسئلة. يجب أن يقرأ الموظفون الجدد الكتيب جيدًا وأن يوقعوا عليه عند الانتهاء منه لإظهار فهمهم لمحتوياته.

يمكن أن يساعد تضمين شرح السياسات ووجود علامة موظف جديد على قراءتها وفهمها في حماية الشركة من الناحية القانونية أيضًا.

احصل على مساحة عمل الموظف الجديد جاهزة

اعجب الموظف الجديد من خلال تجهيز مساحة العمل الخاصة به قبل وصوله. يجب إعداد أي تجهيزات يحتاجها الموظف الجديد وجاهزة للانطلاق. لا تريد أن تجعل الموظف الجديد يجلس في اليوم الأول لأن الكمبيوتر المحمول لم يكن جاهزًا له أو اجعله ينتظر لأنه لم يكن هناك مكتب جاهز.

اقرأ أيضا:  كيفية التعامل مع الموظف كثير الغياب

إذا كان هناك برنامج سيحتاج الموظف الجديد إلى استخدامه، فتأكد من أنه مثبت بالفعل على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. إذا احتاجوا إلى الوصول إلى قواعد البيانات أو الأنظمة، فتأكد من أنه سيتمكنون من الوصول على الفور. قم بإعداد حساب البريد الإلكتروني الخاص بهم وأصبح جاهزًا للعمل.

إنشاء جدول الإعداد

يجب أن يكون لديك جدول زمني مُعد مسبقًا. ما الذي سيحتاج الموظف الجديد إلى تعلمه في اليوم الأول ليبدأ في الإنتاج على الفور؟ يجب تخصيص الجدول بناءً على متطلبات وظيفة الموظف الجديد والقسم الذي سيعمل فيه. 

يجب أن يتضمن كل يوم بعض الأنشطة التأهيلية، ولكن لا ينبغي أن تستهلك كل يوم. من الأفضل نشر الإعداد والتدريب بحيث يحصل الموظف على فرصة للحصول على بعض الخبرة العملية مع مناصبه الجديدة.

اليوم الأول

حدد موعدًا للقاء مع الموارد البشرية

يجب أن يجتمع الموظف الجديد مع قسم الموارد البشرية في وقت مبكر من يومه الأول. على الرغم من أن الموظف الجديد كان يجب أن يتلقى الأوراق في وقت مبكر، إلا أنه لا يزال لديه أسئلة للموارد البشرية يجب معالجتها على الفور.

عيّن مرشدًا

يعد وجود مرشد طريقة رائعة للموظف الجديد لتعلم الأمور. يمكنهم التعلم مباشرة من موظف أكثر خبرة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمرشد الإجابة على الأسئلة التي قد لا يتم تناولها في الوثائق أو التدريب. يمكن للمرشد تقديم رؤى حول ثقافة الشركة وأيضًا إظهار نصائح وحيل التوظيف الجديدة للبدء.

قابل الفريق

بمجرد توقيع جميع الأوراق اللازمة وفهم الموظف الجديد جميع الإجراءات والسياسات، فقد حان الوقت لتقديم الموظف الجديد إلى الشركة. يجب أن يتضمن ذلك جولة في مكان العمل وتقديم الموظف الجديد إلى زملائه في العمل والمشرفين. من المهم أن يشعر الموظف الجديد بالراحة في مكان عمله الجديد وأن يعرف أين يمكنه الحصول على أي شيء قد يحتاجه لأداء وظيفته بشكل جيد، سواء كان ذلك من اللوازم المكتبية أو الحصول على إجابات للأسئلة.

اقرأ أيضا:  كيفية مراقبة أداء الموظفين

تناول غداء الفريق

من المهم للموظف الجديد التعرف على زملائه في العمل. يعد الحصول على غداء جماعي لتضمين الموظف الجديد طريقة جيدة للتعرف على بعضهم البعض خارج بيئة العمل. سيكون الموظف الجديد قد التقى بزملائه في العمل بالفعل، لكن الغداء هو فرصة للتحدث بينما زملائهم في العمل ليسوا مشغولين في العمل. إنها أيضًا فرصة جيدة لفريقك الحالي للترحيب بعضو الفريق الجديد والتعرف على الشخص الذي سيعمل معه.

بعد اليوم الأول

لا ينتهي الإعداد بعد انتهاء اليوم الأول للموظف الجديد. سيستغرق الأمر بعض الوقت حتى يتعلم الموظف كل ما سيحتاج إلى معرفته. يجب أن تكون قد قمت بإعداد جدول زمني مسبقًا حتى تعرف ما الذي سيتعلمه الموظف الجديد كل يوم حتى يكمل كل تدريبه.

تقديم تدريب مستمر

قد يتضمن تدريبًا عمليًا أو متابعة موظف أكثر خبرة. مهما كان التدريب، يجب إعطاء الموظف فهمًا واضحًا لما سيترتب على التدريب، والمدة التي سيستغرقها، وما هي التوقعات بالنسبة له حتى يكون لديهم فكرة عما ستكون عليه الأسابيع القليلة الأولى في شركتك .

قد يستغرق الموظف الجديد بعض الوقت حتى يواكب السرعة ويكون منتجًا مثل موظفيك الأكثر خبرة. لكن هذا لا يعني أن الموظف الجديد لا يمكنه أن يكون منتجًا في اليوم الأول. إن تزويد موظف جديد ببعض المهام البسيطة المتعلقة بوظيفته يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً نحو جعل هذا الموظف يشعر بأنه عضو منتج وقيم في فريقك عاجلاً.

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب