يمكنك تحديدها وتسجيلها ومراقبتها والتخطيط لها: المخاطر جزء لا يتجزأ من كل مشروع. لا بد أن تصبح بعض مخاطر المشروع مناطق مشكلة – مثل تنفيذ مشروع خلال الإجازات والاضطرار إلى التخطيط للجدول الزمني للمشروع حولها. ولكن هناك العديد من المخاطر في أي مشروع معين والتي، بدون تقييم المخاطر واستراتيجيات التخفيف من حدة المخاطر، يمكن أن تأتي كمفاجآت غير مرحب بها لك وللفريق إدارة المشروع الخاص بك.
وهنا يأتي دور خطة إدارة المخاطر – للمساعدة في تخفيف المخاطر قبل أن تتحول إلى مشاكل. لكن أولاً، ما هي إدارة المخاطر؟
ما هي إدارة المخاطر؟
إدارة المخاطر هي ذراع إدارة المشروع الذي يتعامل مع إدارة مخاطر المشروع المحتملة. يمكن القول إن إدارة المخاطر الخاصة بك هي أحد أهم جوانب إدارة المشروع.
تتضمن عملية إدارة المخاطر الخطوات الرئيسية التالية:
- تحديد المخاطر: الخطوة الأولى لإدارة مخاطر المشروع هي تحديدها. ستحتاج إلى استخدام مصادر البيانات مثل المعلومات من المشاريع السابقة أو آراء الخبراء في الموضوع لتقدير جميع المخاطر المحتملة التي يمكن أن تؤثر على مشروعك.
- تقييم المخاطر: بمجرد تحديد مخاطر مشروعك، ستحتاج إلى ترتيبها حسب الأولوية من خلال النظر في احتمالية حدوثها ومستوى تأثيرها.
- تخفيف المخاطر: حان الوقت الآن لإنشاء خطة طوارئ بإجراءات تخفيف المخاطر لإدارة مخاطر مشروعك. تحتاج أيضًا إلى تحديد أعضاء الفريق الذين سيكونون أصحاب المخاطر، والمسؤولين عن مراقبة المخاطر والسيطرة عليها.
- مراقبة المخاطر : يجب مراقبة المخاطر طوال دورة حياة المشروع حتى يمكن السيطرة عليها.
إذا تم استيفاء شروط أحد المخاطر التي تجاوزت الحد الأقصى الخاص بك، فيمكن أن يعرض مشروعك بالكامل للخطر. لا يوجد عادة خطر واحد فقط لكل مشروع ؛ هناك العديد من فئات المخاطر التي تتطلب التقييم والمناقشة مع أصحاب المصلحة.
لهذا السبب يجب أن تكون إدارة المخاطر عملية استباقية وتفاعلية تكون ثابتة طوال دورة حياة المشروع. الآن دعنا نحدد ما هي خطة إدارة المخاطر.
ما هي خطة إدارة المخاطر؟
تحدد خطة إدارة المخاطر كيفية تنفيذ عملية إدارة مخاطر مشروعك. ويشمل ذلك الأموال والأدوات والنهج التي سيتم استخدامها لأداء أنشطة تحديد وتقييم وتخفيف ورصد المخاطر.
تتضمن خطة إدارة المخاطر عادةً ما يلي:
- المنهجية: تحديد الأدوات والنهج التي سيتم استخدامها لأداء أنشطة إدارة المخاطر مثل تقييم المخاطر وتحليل المخاطر واستراتيجيات التخفيف من حدة المخاطر.
- سجل المخاطر: A سجل المخاطر هو مخطط حيث يمكنك توثيق جميع المعلومات وتحديد المخاطر من المشروع.
- هيكل تقسيم المخاطر: هو مخطط يسمح لك بتحديد فئات المخاطر والهيكل الهرمي لمخاطر المشروع.
- مصفوفة تقييم المخاطر: تسمح لك مصفوفة تقييم المخاطر بتحليل احتمالية وتأثير مخاطر المشروع حتى تتمكن من ترتيب أولوياتها.
- خطة الاستجابة للخطر: A خطة الاستجابة للمخاطر هي وثيقة إدارة المشروع الذي يفسر استراتيجيات التخفيف من المخاطر التي ستستخدم لإدارة مخاطر المشروع الخاص بك.
- الأدوار والمسؤوليات: أعضاء فريق إدارة المخاطر لديهم مسؤوليات كمالكين للمخاطر. إنهم بحاجة إلى مراقبة مخاطر المشروع والإشراف على إجراءات الاستجابة للمخاطر.
- التمويل: احصل على قسم تحدد فيه الأموال المطلوبة لأداء أنشطة إدارة المخاطر الخاصة بك.
- التوقيت: قم بتضمين قسم لتحديد الجدول الزمني لأنشطة إدارة المخاطر.
كيفية عمل خطة إدارة المخاطر
لكل تصميم ويب ومشروع تطوير أو مشروع إنشاء أو تصميم منتج، ستكون هناك مخاطر. هذا حقا مجرد طبيعة إدارة المشروع. ولكن هذا هو السبب أيضًا في أنه من الأفضل دائمًا أن تتقدم عليهم قدر الإمكان من خلال تطوير خطة لإدارة المخاطر. تم توضيح الخطوات اللازمة لوضع خطة إدارة المخاطر أدناه.
1. تحديد المخاطر
يتم تحديد المخاطر في بداية مرحلة تخطيط المشروع، وكذلك طوال دورة حياة المشروع. في حين أن العديد من المخاطر تعتبر “مخاطر معروفة”، فقد تتطلب مخاطر أخرى بحثًا إضافيًا لاكتشافها.
يمكنك إنشاء هيكل لتقسيم المخاطر لتحديد جميع مخاطر المشروع وتصنيفها مع فئات المخاطر. يمكنك القيام بذلك عن طريق إجراء مقابلات مع جميع أصحاب المصلحة في المشروع وخبراء الصناعة. يمكن تقسيم العديد من مخاطر المشروع إلى فئات مخاطر، مثل التقنية أو التنظيمية، ويتم سردها حسب فئات فرعية محددة مثل التكنولوجيا والواجهات والأداء والخدمات اللوجستية والميزانية وما إلى ذلك، بالإضافة إلى ذلك، قم بإنشاء سجل مخاطر يمكنك مشاركته مع كل شخص. تمت مقابلتهم من أجل موقع مركزي لجميع المخاطر المعروفة التي تم الكشف عنها خلال مرحلة تحديد الهوية.
2. تقييم المخاطر
في هذه المرحلة التالية، ستقوم بمراجعة التأثير النوعي والكمي للمخاطر – مثل احتمالية حدوث المخاطر مقابل التأثير الذي سيكون على مشروعك – وتعيين ذلك في مصفوفة تقييم المخاطر
أولاً، ستفعل ذلك عن طريق تعيين درجة احتمالية المخاطرة من الاحتمال المنخفض إلى الاحتمالية العالية. بعد ذلك، ستحدد تأثير المخاطرة من منخفض إلى متوسط إلى مرتفع وتعيين درجة لكل منها. سيعطيك هذا فكرة عن مدى احتمالية تأثير المخاطر على نجاح المشروع، بالإضافة إلى مدى إلحاح الاستجابة.
لجعلها فعالة لجميع أعضاء فريق إدارة المخاطر وأصحاب المصلحة في المشروع لفهم مصفوفة تقييم المخاطر، قم بتعيين درجة المخاطر الإجمالية عن طريق ضرب درجة مستوى التأثير الخاص بك مع درجة احتمالية المخاطر الخاصة بك. يمكنك البدء باستخدام نموذج تقييم المخاطر المجاني الخاص بنا .
3. إنشاء خطة الاستجابة للمخاطر
الاستجابة للمخاطر هي خطة العمل التي يتم اتخاذها للتخفيف من مخاطر المشروع عند حدوثها. تتضمن خطة الاستجابة للمخاطر استراتيجيات التخفيف من المخاطر التي ستنفذها للتخفيف من تأثير المخاطر في مشروعك. عادة ما يكون للقيام بذلك ثمنًا — على حساب وقتك أو ميزانيتك. لذلك ستحتاج إلى تخصيص الوقت والمال لاحتياجات إدارة المخاطر الخاصة بك قبل إنشاء خطة إدارة المخاطر الخاصة بك.
4. تعيين أصحاب المخاطر
بالإضافة إلى ذلك، سترغب أيضًا في تعيين مالك مخاطر لكل خطر من مخاطر المشروع. يصبح أعضاء فريق إدارة المخاطر هؤلاء الذين يمتلكون المخاطر مسؤولين عن مراقبة المخاطر التي يتم تعيينها لهم والإشراف على تنفيذ الاستجابة للمخاطر إذا لزم الأمر.
بالإضافة إلى ذلك، سترغب أيضًا في تعيين مالك مخاطر لكل خطر من مخاطر المشروع. يصبح أعضاء فريق إدارة المخاطر هؤلاء الذين يمتلكون المخاطر مسؤولين عن مراقبة المخاطر التي يتم تعيينها لهم والإشراف على تنفيذ الاستجابة للمخاطر إذا لزم الأمر.
عندما تقوم بإنشاء سجل المخاطر الخاص بك ومصفوفة تقييم المخاطر، قم بإدراج أصحاب المخاطر، وبهذه الطريقة لن يتم الخلط بين أحد فيما يتعلق بمن سيحتاج إلى تنفيذ استراتيجيات الاستجابة للمخاطر بمجرد حدوث مخاطر المشروع، ويمكن لكل صاحب مخاطر اتخاذ إجراءات فورية.
تأكد من تسجيل الاستجابة الدقيقة للمخاطر لكل مخاطر المشروع مع سجل المخاطر واعتماد خطة الاستجابة للمخاطر الخاصة بك من قبل جميع أصحاب المصلحة قبل التنفيذ. بهذه الطريقة يمكنك الحصول على سجل بالمشكلة والحل للمراجعة بمجرد الانتهاء من المشروع بأكمله.
5. فهم المشغلات الخاصة بك
يمكن أن يحدث هذا مع أو بدون وجود خطر قد أثر بالفعل على مشروعك – خاصة خلال مراحل المشروع كوسيلة لمراجعة تقدم المشروع. إذا كان لديهم، فكر في إعادة تصنيف تلك المخاطر الموجودة.
حتى إذا لم يتم تلبية هذه المشغلات، فمن الأفضل وضع خطة احتياطية مع تقدم المشروع – ربما لا توجد شروط لخطر معين بعد الوصول إلى نقطة معينة في المشروع.
6. ضع خطة احتياطية
النظر في سجل المخاطر الخاص بك ومصفوفة تقييم المخاطر وثيقة حية. يمكن أن تتغير مخاطر مشروعك في التصنيف في أي وقت خلال مشروعك، ولهذا السبب، من المهم أن تضع خطة طوارئ كجزء من عمليتك.
يشمل التخطيط للطوارئ اكتشاف مخاطر جديدة خلال مراحل المشروع وإعادة تقييم المخاطر الحالية لمعرفة ما إذا كان قد تم الوفاء بأي شروط لتلك المخاطر. أي إعادة تصنيف للمخاطر تعني تعديل خطة الطوارئ الخاصة بك قليلاً.
7. قياس عتبة المخاطر الخاصة بك
إن قياس عتبة المخاطرة الخاصة بك يدور حول اكتشاف المخاطر العالية جدًا والتشاور مع أصحاب المصلحة في المشروع للنظر فيما إذا كان الأمر يستحق الاستمرار في المشروع أم لا – سواء كان ذلك في الوقت أو المال أو النطاق.
في ما يلي كيفية تحديد عتبة المخاطرة عادةً: ضع في اعتبارك المخاطر التي تحصل على درجة “عالية جدًا”، أو أكثر من بضع درجات “عالية”، واستشر فريق القيادة وأصحاب المصلحة في المشروع لتحديد ما إذا كان المشروع نفسه موجودًا خطر الفشل. مخاطر المشروع التي تتطلب استشارة إضافية هي المخاطر التي تجاوزت عتبة المخاطر.
أفضل الممارسات للحفاظ على خطة إدارة المخاطر الخاصة بك
لا تفشل خطط إدارة المخاطر إلا بعدة طرق: تزايديًا بسبب عدم كفاية الميزانية، أو عن طريق أخطاء النمذجة أو تجاهل المخاطر تمامًا.
خطة إدارة المخاطر الخاصة بك هي خطة تتطور باستمرار طوال دورة حياة المشروع، من البداية إلى النهاية. لذا فإن أفضل الممارسات هي التركيز على مرحلة مراقبة خطة إدارة المخاطر. استمر في تقييم وإعادة تقييم المخاطر الخاصة بك ونتائجها، ومعالجة المخاطر في كل مرحلة من مراحل المشروع.
يمكن أن تكون لوحات معلومات المشروع وميزات تتبع المخاطر الأخرى منقذًا عندما يتعلق الأمر بالحفاظ على خطة إدارة المخاطر الخاصة بك. شاهد الفيديو أدناه لترى مدى أهمية لوحات معلومات إدارة المشاريع والبيانات الحية وتقارير المشروع عندما يتعلق الأمر بالحفاظ على مشاريعك في المسار الصحيح وفي حدود الميزانية.
بالإضافة إلى المراقبة الروتينية للمخاطر، في كل مرحلة رئيسية، قم بإجراء جولة أخرى من المقابلات بنفس قائمة المراجعة التي استخدمتها في بداية المشروع، وأعد مقابلة أصحاب المصلحة في المشروع وأعضاء فريق إدارة المخاطر والعملاء (إن أمكن) وخبراء الصناعة.
سجل إجاباتهم، واضبط سجل المخاطر الخاص بك ومصفوفة تقييم المخاطر إذا لزم الأمر، وقم بالإبلاغ عن جميع التحديثات ذات الصلة لخطة إدارة المخاطر الخاصة بك إلى أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع. ستساعدك هذه العملية ومستوى الشفافية على تحديد أي مخاطر جديدة ليتم تقييمها وستعلمك ما إذا كانت أي مخاطر سابقة قد انتهت صلاحيتها.
