كيفية كتابة المراسلات الإدارية

مع تحرير الإقتصاد والعولمة، أصبح العالم الآن سوقًا واحدًا. نتيجة لهذا، زادت المنافسة التي واجهتها بيوت الأعمال أيضًا متعددة الأضعاف.

يتعين على المنظمات أن تسعى جاهدة لخلق فرص للبقاء والنمو في هذه البيئة. وبالتالي، هناك حاجة للأفراد الذين لديهم معرفة ومهارات متخصصة في مجالات تخصصهم. يُعرف أحد هؤلاء الأفراد المتخصصين باسم “السكرتير”. يتم تعيين الأمناء من قبل الشركات التجارية والجمعيات التجارية والنوادي الرياضية والجمعيات التعاونية والنقابات والإدارات الحكومية والجمعيات غير الهادفة للربح وما إلى ذلك من أجل العناية بالأمور التجارية اليومية. هذا المقال سيغطي المحاور التالية:

• مفهوم الرسائل الإدارية
• أنواع المراسلات الإدارية
• مكونات الرسالة الإدارية
• خصائص المراسلات الإدارية
• كيفية كتابة المراسلات الإدارية
• الفرق بين المراسلات الإدارية والمراسلات العامة

أنواع المراسلات الإدارية

1. المراسلات الداخلية: تشير المراسلات الداخلية إلى المراسلات بين الأفراد والإدارات والأقسام والفروع في نفس المنظمة.

2. المراسلات الخارجية : تشير إلى المراسلات التي تتم مع جهات خارجية في المنظمة من الأفراد والعملاء والموردين والبنوك والمؤسسات المالية ومقرضي الأموال والدوائر الحكومية والمؤسسات التعليمية والإئتمان الخيري وما شابه ذلك.

3. المراسلات الروتينية: تشير المراسلات الروتينية إلى المراسلات المتعلقة بالأمور الروتينية مثل الإستفسارات وإخطارات الشكر والردود والأوامر والدعوات، وخطابات التعيين.

4. مراسلات المبيعات: تشير إلى المراسلات المتعلقة بالمبيعات. وهي عبارة عن خطابات مبيعات وتقارير مبيعات وفواتير وخطابات عرض وخصم وكشف الحسابات وتأكيد الطلب وخطابات التحصيل وخطابات التسليم وخطابات المدين والإئتمان وما شابه ذلك.

5. المراسلات الشخصية: العوامل العاطفية هي المسؤولة عن المراسلات الشخصية. الرسائل المتعلقة بطلب أو منح أو رفض التعاون أو الإحسان أو الرسائل التي تعرب عن الإمتنان أو التقدير أو التهنئة أو الثناء أو خطاب التقديم أو التوصية من فرد أو خطابات التعاطف أو اللوم وما شابه ذلك توصف بأنها مراسلات شخصية.

6. التعاميم: أمر مشترك يتم إبلاغه إلى عدد كبير من الأشخاص أو الشركات. تعاملوا بمجموعة من التعاميم مثل إشعارات تغيير العنوان وتغيير أرقام الهواتف وفتح فرع جديد وإدخال منتج جديد وخط إنتاج وإشعارات بشأن الإجتماعات لأصحاب الأسهم وحاملي السندات والمودعين والمؤسسات المالية وما شابه ذلك.

مكونات الرسالة الإدارية

يستجيب فن كتابة الرسائل لسلسلة كاملة من التدوينات الصغيرة التي تجعلها ساحرة للغاية. لكتابة رسالة إدارية جيدة، يجب عليك أولاً فهم هيكلها وفهم الغرض منها. وبناءً على ذلك، توضع الصيغ الشهيرة للتحية والتأدب والتي تختلف باختلاف الشخص الذي يخاطبه المرء. تتمثل مكونات الرسالة الإدارية في:

التاريخ والمكان: يوجد إلى أعلى يمين الورقة. 

نص الرسالة: هذا هو الحال بالنسبة لخطابات الغلاف التي تستجيب لإعلان أو لخطاب إداري. هذا يسمح للمتلقي بالقراءة بشكل أكثر كفاءة.

صيغة الإستئناف: تحدد هوية مستلم الرسالة:

إذا كان معروفًا: “Mister” أو “Mister X”

إذا كان غير دقيق: “سيدتي، سيدي”

إذا كان المرسل إليه متعدد: “القراء الأعزاء”.

الصيغ غير المناسبة: “سيدي السيد X”، “عزيزي السيد مفتش الضرائب”. 

محتوى الرسالة: يجب أن تكون مكتوبة في فقرات. لا تكون الفقرة ضيقة جدًا ولا متباعدة جدًا، وتتميز عن ما يلي بمسافة أو حتى فقرة. كل فقرة تطور فكرة رئيسية.

طريقة مهذبة للقول: إنه ينهي الخطاب ولهذا السبب يعد أمرًا أساسيًا: فهو يشير إلى المستلم الخاص بك. ومع ذلك، فهي نمطية لدرجة أن قلة من الناس يقرؤونها حقًا ومع ذلك، تعامل معها برسالة تغطية.

الإمضاء: فقط كبار المديرين يمضون رسالتهم. إذا لم تكن واحدًا من هؤلاء حتى الآن، فما عليك سوى تقديم توقيع واضح اكتب بوضوح اسمك الأول واسم عائلتك، مع وضع خط تحته بتكتم إذا كنت ترغب في ذلك.

يجب أن يكون توقيعك سريًا ولكن مقروءًا وقبل كل شيء ليس مركزيًا! وقع على اليمين أو اليسار.

الختام: في الختام، تحترم الرسالة الفعالة والمنظمة جيدًا الإستئناف بوظيفة المستلم، وتطورًا منظمًا ومنطقيًا واستنتاجًا موجزًا ​​يتعلق بموضوع البريد/ الإستفسارات، وعبارة أخيرة مهذبة تحدد موقف المؤلف تجاه القارئ. 

تساعد المراسلات التجارية على تحقيق بعض الأهداف التنظيمية. يمكن للمرء أن يحقق الأهداف من خلاله. دعونا ندرس بعضها بالتفصيل.

1. الحفاظ على علاقة سليمة

ليس من الممكن دائمًا لأي شركة أو مؤسسة الوصول إلى أي شخص على وجه الخصوص. هذا سيكلف أي عمل. هنا ، ستكون المراسلات التجارية بمثابة إنقاذ لأي عمل تجاري.

يساعد في الحفاظ على العلاقات المناسبة بين الطرفين. المراسلات التجارية يقوي الأعمال. كما أنه يساعد في الاتصال الداخلي. يجعل التواصل داخل المنظمة أكثر وضوحًا ودقة.

2. بمثابة دليل

أي شكل كتابي من أشكال الاتصال بمثابة دليل. تساعد المراسلات التجارية الشخص في العمل على الاحتفاظ بسجل لجميع الحقائق. هذه السجلات المكتوبة ستكون بمثابة دليل.

3. خلق والحفاظ على حسن النية

يساعد في خلق والحفاظ على حسن النية بين الأعمال التجارية والعميل. يساعد أي خطاب للاستعلام أو الشكوى أو الاقتراح أو التغذية المرتدة الشركة على النمو والحفاظ على حسن النية.

4. غير مكلفة ومريحة

إنه شكل رخيص ومريح من الاتصالات التجارية.

5. الاتصالات الرسمية

الاتصالات التجارية بمثابة اتصال رسمي بين شخصين. قد يكون البائع والمشتري. يمكن أن يكون بين الموظف وصاحب العمل. اللغة المستخدمة رسمية ومنطقية.

يساعد في إزالة الغموض والشكوك لدى الشخص المشارك في العمل. يتم اتباع الاتصالات الرسمية في العمل ومقبولة.

6. يساعد في توسيع الأعمال التجارية

تساعد المراسلات التجارية الشركة على تحقيق الهدف المحدد. كما يضمن توسيع الأعمال التجارية. مع عدم إهدار الوقت والاستخدام المناسب للقوى العاملة والموارد ، يمكن للأعمال التجارية أن تتوسع.

يمكن القيام بأي معلومات تتعلق ببعض الموارد أو أي منتج أو سوق بسهولة. حتى أخبار توسع الأعمال يمكن أن تنتشر من خلاله.

خصائص المراسلات الإدارية

يختلف أسلوب الصياغة الإدارية عن طرق الصياغة الأخرى بعدة خصائص يمكن تلخيصها أدناه:

الدقة والموضوعية والوضوح

يجب أن يكون الأسلوب الإداري دقيقًا جدًا في استخدام المصطلحات والجمل لتجنب التفسيرات الخاطئة أو غير الصحيحة من قبل المتلقي أياً كان، أو رئيسًا أو تابعًا أو مواطنًا.

 من الضروري أيضًا إظهار الموضوعية من خلال تدفق متناغم منطقي ومنظم للأفكار؛ إن الذاتية في العلاقات بين السلطة والأطراف الأخرى تلطخ إلى حد ما صورة السلطة العامة التي تجسدها الإدارة.

الوضوح في الخطاب الإداري يضع حداً للمضاربة من جهة ويضع موضوع القضية في سياقها الحقيقي من جهة أخرى. هذه ترجمة للإيجاز والتي بدورها تقدم سهولة في التحليل ويهدف هذا النهج إلى وحدة العمل والمبادرة والتفاهم، إذا جاز التعبير، لأن العمل لتحقيق نفس الهدف.

يجب أن تكون لغة الإدارة، كما يقولون، لغة مركبة وبالتالي مشتركة بين جميع المواطنين أو المستفيدين.

الحذر

هذا يعني أنه من الضروري تجنب الإيجاب والبت في قضية لا يتحكم فيها المرء في خصوصيات وعموميات أو عندما يتعلق الأمر بوقائع لا يزال يتعين التحقق منها لأن المحرر يُلزم الدولة التي يخاطر بتقويض مصداقيتها. في هذه الحالة، نستخدم الوقت الشرطي.

المسؤولية

من خلال الأسلوب الإداري يظهر حرص المحرر الدائم على مخاطبته بأسلوب مسؤول. ينعكس هذا على الأقل بالنسبة لأولئك الذين يلتزمون بالقواعد الصارمة في الكلمات المستخدمة وفي نسخ هوية الموقع على المستند. 

بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون ما يتم تسجيله في المستند الإداري من مراسلات إدارية مقنعًا وموثوقًا ويمكن التحقق منه.

الإحترام والمجاملة

الإدارة تحترم المواطن لأنها في خدمته. تنعكس كرامة الإدارة في هذه المجاملة والإعتبار الذي يحظى به محاورها.

تتميز الرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي عن غيرها، بصيغة الإستئناف “سيدي أو سيدتي أو مدموزيل” من جهة والصيغة المهذبة في الختام مثل”أرجو قبول سيدي أو سيدتي أو مادموزيل، مع أطيب تحياتي” من ناحية أخرى، لإظهار احترامه وسلطته وفقًا لموقف المحرر في سلمه الهرمي.

يجب عليه أيضًا أن يتجنب تعبيرات الشارع والعامية والشتائم لذا تجنب التعابير المهينة أو المؤذية، والرفض الوحشي، والأوامر الصارمة.

الهيئة

دون التشبع بالتهديدات أو الضغط عند مخاطبة مستخدم الخدمة العامة أو الموظفين العموميين، يجب أن تعطي صياغة محتوى المراسلات انطباعًا بوجود السلطة والحزم مما يشير إلى عودة الإحترام والثقة ولكن ليس الخوف أو التخوف.

الرصانة والبساطة

وهذا يعني أنه يجب علينا تجنب الأسلوب المعقد للجمل والتكرار الطويلة والمبهمة باستخدام “كلمات مجوفة ومبهجة” من جهة وإفراط في التكرار من جهة أخرى. من ناحية أخرى، من المستحسن أن تميل بشكل خاص نحو أسلوب مباشر وواضح مع الكلمات التعبيرية فيما يتعلق بالفكرة العامة التي تم تطويرها في وثيقته.

الحياد

وينعكس ذلك في لهجة الأسلوب المعتمد وهذا فيما يتعلق بمفهوم الحياد والمساواة للجميع أمام الخدمة العامة، طالما أن مهمة الإدارة هي التصرف بنفس الطريقة. تجاه الجميع في ممارسة صلاحياته.

وعلاوة على ذلك، فإن مبدأ حياد الإدارة هذا أكده الدستور في مادته 23 ” إن حياد الإدارة يكفلها القانون”. ويضاف إلى هذا المبدأ مبدأ المساواة في الوصول إلى الوظائف داخل الدولة والذي يضمنه نفس الدستور في مادته 51.

كيفية كتابة المراسلات الإدارية

مع تقدمك في حياتك المهنية، تصبح المراسلات (مثل المذكرات ورسائل البريد الإلكتروني والإجتماع مع أساتذتك وما إلى ذلك) مع الآخرين مهمة للغاية. الطريقة التي تتواصل بها من خلال الكتابة هي انعكاس مباشر لنفسك، لذا اجعلها جيدة!

بشكل عام، تتبع المراسلات الإدارية الفعالة هذه الإرشادات:

• يجب أن تصل الجملة الأولى إلى صلب الموضوع. لا تتجول.
• استخدم جمل قصيرة وموجزة للتعبير عن أفكارك.
• هذه طريقة للتواصل الرسمي، لذا مارس التنسيق القياسي وتجنب اللغة العامية.
• النغمة مهمة جدا. من السهل إساءة تفسير المراسلات، لذا استخدم لغة بسيطة ومباشرة.
• كن على علم بالجمهور .

الفرق بين المراسلات الإدارية والعامة

المراسلات الإدارية

سلسلة السجلات هذه مخصصة بشكل أساسي لموظفي المستوى الأعلى، مثل المشرفين والمديرين، الذين يرسلون تنفيذ السياسة والإجراءات أو التوجيهات. يتضمن وصف السلسلة المراسلات المتعلقة بصياغة أو تخطيط أو تنفيذ أو تعديل أو إعادة تعريف البرامج أو الخدمات أو المشاريع الخاصة بالحكومة المحلية واللوائح والسياسات والإجراءات الإدارية التي تحكمها. فترة الإحتفاظ بالمراسلات الإدارية هي 4 سنوات.

المراسلات العامة

من المحتمل أن تشمل هذه السلسلة معظم رسائل البريد الإلكتروني بينك وبين زملائك والتي توثق مسار العمل المعتاد في كيانك الحكومي. يتضمن وصف السلسلة المراسلات المتعلقة بالتشغيل المنتظم لسياسات أو برامج أو خدمات أو مشاريع حكومة محلية. فترة الإحتفاظ بالمراسلات العامة هي سنتان.

يمكن للموظفين الآخرين حفظ نسخة من المراسلات الإدارية أو العامة للرجوع إليها، ولكن في معظم الحالات، لا يلزم سوى وصي واحد (عادة المرسل) للحفاظ على البريد الإلكتروني. من المهم لكل شخص يستخدم البريد الإلكتروني لإدارة مراسلاتهم الخاصة وفرز رسائل البريد الإلكتروني التي قد تندرج في سلسلة سجلات أخرى مثل محاضر اجتماعات الموظفين الداخلية أو طلبات/ استجابات قانون المعلومات العامة. إذا كنت تشك في كيفية تصنيف مراسلات البريد الإلكتروني، ففكر في كيفية حفظها إذا كانت مذكرة ورقية.