اجتماعات تحديث حالة المشروع هذه هي أسوأ كابوس لكل مدير. يصل أعضاء الفريق متأخرين أو لا يصلون على الإطلاق، أو تفشل تقنية العروض التقديمية، أو لا يمكن الوصول إلى الاتفاقيات وجداول الأعمال خلال وقت الاجتماع المخصص. حتى الانتقال العالمي الأخير إلى مؤتمرات الفيديو لم يحسن الوضع كثيرًا. ومع ذلك، بصفتك مديرًا، يتطلع عملاؤك وأعضاء فريقك إليك للتواصل بشأن جميع جوانب المشاريع على فترات زمنية منتظمة. هذا هو المكان الذي يعتبر فيه تقرير حالة المشروع آلية أساسية وفعالة لإبقاء جميع الأطراف المعنية على اطلاع دائم بالمجالات ذات الصلة بالمشروع.
كيفية كتابة تقرير حالة المشروع
ولكن كيف يمكنك إنشاء تقارير مشروع جذابة يمكن لعملائك وأعضاء فريقك تقديرها؟ دعنا نلقي نظرة على بعض العوامل المهمة التي يجب مراعاتها عند إنشاء التقارير.
الاعتبار الأول هو في الفترات التي يجب أن يتم إنشاء تقرير حالة المشروع. يمكن أن يختلف هذا حسب نوع المعلومات التي يحتاجها المستلمون. بشكل عام، يتم إنشاء هذه التقارير أسبوعيًا، على الرغم من أنه في بعض الحالات، قد تكون التقارير اليومية أو حتى الشهرية أكثر ملاءمة لمهام أخرى. بغض النظر عن الدورة المستخدمة، يجب أن تكون العملية متسقة لقياس التقدم بدقة.
- تقرير يومي هذا النوع من التقارير هو الأنسب للمشاريع قصيرة المدى. يمكن استخدامه كسجل لإنجازات اليوم، بما في ذلك المهام الناجحة والمهام التي لم تتقدم بسلاسة. يمكن أن يعمل بعد ذلك كسجل يومي لمقارنة التقدم اليومي للمشروع. غالبًا ما تمارس الفرق التي تتبع منهجيات رشيقة عمليات المسح اليومية أو الاجتماعات الاحتياطية لتوفير تحديثات سريعة للحالة.
- تقرير أسبوعي هذا هو الفاصل الزمني الأكثر شيوعًا لأنه يمكن أن يتضمن قدرًا أكبر من البيانات بما في ذلك المهام التي تم إنجازها وما تبقى للقيام به. يحتوي التقرير الأسبوعي على معلومات مماثلة للتقرير اليومي، ويستغرق فقط إطارًا زمنيًا أطول.
- تقرير شهري يعد تقرير حالة المشروع الشهري هو الأنسب للمشاريع التي تستغرق مدة أطول بكثير من التقارير اليومية والأسبوعية ويعرض المعلومات التي لا يمكنهم تغطيتها بدقة. يقدم هذا التقرير تحديثات إضافية مقارنة بالتقارير اليومية والأسبوعية، بما في ذلك ملخص التكاليف والميزانية والفواتير وبيانات المشروع الهامة الأخرى.
يعد تقرير حالة المشروع مهمًا من منظور العميل لأنه يبقيهم على اطلاع بأي تطور مهم في المشروع. يمكن أن يعمل هذا التقرير أيضًا كأداة تعليمية حول تفاصيل المشروع التي قد لا يكون العميل على دراية بها.
مكونات تقرير حالة المشروع – قائمة المراجعة
ما الذي يجعل تقرير حالة المشروع فعالاً؟ بالنسبة للمبتدئين، يجب أن تنقل إحساسًا بالثقة والمعرفة للعميل. بالنسبة للفريق، يعكس هذا التقرير الملكية والمساءلة. فيما يلي نظرة فاحصة على المكونات التي تشكل تقريرًا إعلاميًا وموجزًا.
فيما يلي قائمة مرجعية لما يجب أن يتضمنه تقرير حالة المشروع المواجه للعميل:
- نظرة عامة / ملخص يجب أن يتكون هذا القسم التمهيدي من بضع جمل تلخص بدقة أهم حقائق المشروع. يجب أن يقدم صورة واضحة لشخص قد لا يكون لديه الوقت لقراءة كل تفاصيل التقرير بأكمله.
- جدولة التحديثات يعد تحديث الجدول عنصرا حاسما في تقرير حالة المشروع. في هذا القسم، تتضمن التحديثات العمل الفعلي المنجز والبيانات الأخرى اللازمة لتتبع التقدم بدقة. يحدد هذا الجزء من تقرير الحالة ما إذا كان الفريق يعمل في الموعد المحدد. يتم استخدام مقياسين في هذا القياس هما تباين الجدول الزمني ومؤشر أداء الجدول الزمني. يمكن أن تتواصل هذه الحسابات بشكل فعال إذا كان المشروع متقدمًا أو متخلفًا. في تحديثات الجدول، يمكن استخدام المعالم لتتبع وقت الانتهاء من المشروع بشكل أكثر دقة. من خلال تقسيم المشروع إلى أطر زمنية أصغر، تفصل هذه العلامات نهاية مرحلة عن بداية مرحلة أخرى. يمكن إدراجها في أي وقت للإشارة إلى اكتمال النشاط الهام.
- ملخص الفوترة يُظهر ملخص الفواتير في التقرير للعميل مقارنة مبلغ الفاتورة بإجمالي التمويل المتبقي في العقد. يشار إلى هذا أيضًا بشكل متكرر باسم تراكم العقود.
- مخاطر المشروع المحتملة يمكن أن يساعد الإبلاغ عن المخاطر المحتملة لأصحاب المصلحة في المشروع في تجنب أي مفاجآت غير متوقعة وإجراءات غير معتمدة. إلى جانب المخاطر المحددة، يجب أن يحتوي تقرير حالة المشروع الجيد أيضًا على التحليل النوعي، وأهداف المشروع المحتملة، والتكلفة وتأثير الجدول الزمني، واستراتيجيات التخفيف المقترحة.
- الإنجازات يمكن أن تكون ملموسة أو غير ملموسة التي ينتجها المشروع لتحقيق أهدافه. لكي يتم اعتباره أحد التسليمات، يجب أن يساعد في تحقيق الأهداف المحددة في بداية المشروع. عادة ما يتم توقع التسليمات في أوقات محددة مسبقًا. يعتبر المشروع مكتملاً عندما يتم قبول الهدف النهائي و / أو التوقيع عليه، وقد يكون هناك في الواقع العديد من التسليمات أثناء سير المشروع. يمكن أن يكون لكل منها معالم منفصلة خاصة به ولكنها عادة ما تكون نقطة انطلاق نحو الهدف النهائي و / أو المنتج النهائي. على سبيل المثال، في حالة تطوير البرامج، فإن كل إصدار تم إصداره هو عبارة عن تسليم فرعي يتم اختباره والموافقة عليه قبل الانتهاء من البرنامج النهائي.
يتم تضمين مكونات تقرير حالة المشروع أعلاه كمعلومات للعميل. ومع ذلك، ستضيف التقارير الداخلية عناصر مثل سلامة الميزانية ومعلومات استخدام الموارد والتبعيات.
هناك العديد من الفوائد الإضافية لاستخدام النظام الأساسي الشامل لإدارة المشاريع:
- التعاون وفعالية تفويض المهام قد يواجه أعضاء الفريق الموجودون في أقسام مختلفة وحتى من مواقع بعيدة صعوبة في متابعة حالات المهام خارج دوائرهم المباشرة. تعمل الخدمة المستندة إلى البرامج على حل هذه المشكلة من خلال السماح لأعضاء الفريق بالتعاون بسلاسة وفي الوقت الفعلي. تعد مشاركة المستندات في غاية السهولة لأن النظام يسمح بتتبع التعديلات والتقديمات. والنتيجة هي قدر أكبر من الدقة والمساءلة في تغييرات المستندات، بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمديرين إدراج المهام بسهولة في الجداول الزمنية للمشروع جنبًا إلى جنب مع الإرشادات والمعلومات الأخرى بدلاً من التواصل مع شخص واحد في كل مرة. يمكن لأعضاء الفريق الذين يدخلون إلى النظام عرض أي تغييرات وإضافات بسرعة على المهام المعينة لهم.
- تتبع المعالم يعد تتبع الأحداث الرئيسية أمرًا صعبًا عندما يكمل أعضاء الفريق المهام في أوقات مختلفة من أماكن مختلفة. يمكن للبرامج التعاونية التي تتضمن مخططات جانت مع التحديث في الوقت الفعلي أن تزيل حالة عدم اليقين هذه بحيث يمكن رؤية أي تغييرات وتحويل في الموارد على الفور تقريبًا.
- إدارة الميزانية يجب على المديرين دائمًا مراقبة الميزانية لتجنب التكاليف خارج النطاق والنفقات غير المتوقعة. تُظهر إدارة المشروع المستندة إلى البرامج نشاط كل عضو في الفريق، بما في ذلك الساعات، لمعرفة التكاليف في الوقت الفعلي وتحديد الإنفاق الزائد بسرعة.
- اتصالات العميل لقد ولت أيام تلك المكالمات الجماعية المهدرة لحالة المشروع مع تأخيرات من أي من الجانبين. باستخدام البرامج المستندة إلى مجموعة النظراء، يمكن للعميل الوصول إلى المعلومات وعرض حالة المشروع فورًا وإبداء الرأي.
في إيزي بروجيكتس، يمكن أن تساعد منصات إدارة مشاريع المحفظة الحائزة على جوائز شركتك على تبسيط احتياجات إعداد تقارير المشروع وتحسينها. اتصل بنا للحصول على جولة مجانية للمنتج للحصول على مزيد من المعلومات حول الحلول الأفضل لشركتك.
