كيف تعمل برامج المحاسبة على تحسين إنتاجية الأعمال

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب

كل ما تفعله في مشروعك يمثل شكلاً من أشكال التكلفة. كلما زاد الوقت الذي تستغرقه، زادت الأجور التي يتعين عليك دفعها. وينطبق الشيء نفسه عند إضافة القوى العاملة والنطاق. ولكن كيف تعرف ما إذا كنت بالفعل على وشك تجاوز ميزانيتك، أم أنك لا تزال على المسار الصحيح؟ أدخل أدوات برامج المحاسبة.

يساعدك برنامج محاسبة المشاريع على تتبع تكاليف مشروعك فور حدوثها. هذا يختلف عن أداة المحاسبة المالية، والتي تمكنك من التحقق من الأرباح والخسائر في نهاية فترة مالية محددة. يمنحك برنامج محاسبة المشروع معلومات في الوقت الفعلي حتى تتمكن من تقييم القرارات أثناء متابعة مشروعك.

6 أسباب لماذا تحتاج إلى برنامج محاسبة المشاريع

1. تخصيص الموارد

بالنسبة لمعظمنا، الميزانيات والموارد محدودة. هذا يؤكد على أهمية التخصيص الذكي. هل ستستثمر في الأدوات التي يمكن أن تساعد في تسريع جزء من عمليتك؟ أم أنك ستكون أفضل حالًا بتعيين عضو كبير يمكنه تحسين خط أنابيب الإنتاج الخاص بك ككل؟ هل ستستعين بمصادر خارجية لتوظيف موظفين إضافيين لتسليم مشروعك التالي؟ أم تفضل التفاوض لمزيد من الوقت؟

يمكن أن يساعدك استخدام أداة محاسبة المشروع في تقييم ذلك. باستخدام البيانات، ستتمكن من قياس مسار العمل الذي سيساعدك على زيادة مواردك بشكل أكثر فعالية.

2. اتخاذ القرار السليم

يعد حل المشكلات واتخاذ القرار جزءًا كبيرًا من إدارة المشروع. وهذا يشمل تقييم المخاطر ، وكذلك تقييم التكاليف والفوائد. على سبيل المثال، فإن إضافة قوى عاملة إضافية إلى فريقك عندما تتأخر في جدولك الزمني سيؤدي بلا شك إلى تكبد نفقات إضافية.

ومع ذلك، فإن الحفاظ على الحجم الحالي لفريقك قد يدفعهم إلى العمل الإضافي والعمل الإضافي من أجل الوفاء بالتزامك الزمني تجاه عميلك. هل سيكلف العمل الإضافي والأجور التفاضلية الليلية أكثر من أعضاء الفريق الإضافيين الذين يعملون لساعات منتظمة؟ بينما قد تتضمن بعض القرارات عناصر غير مالية، لا يمكن إنكار أن معظمها لا يزال يتوافق مع نوع معين من التكلفة. يمكن أن يساعدك برنامج محاسبة إدارة المشاريع في مواجهة هذه المشكلات واتخاذ القرار بناءً على الحقائق الثابتة .

اقرأ أيضا:  الريادي الاجتماعي: التعريف، الأهمية، الخصائص

3. إدارة التغيير

مع تقدم الإنتاج، ستصادف حتمًا أجزاء جديدة من المعلومات. بمجرد القيام بذلك، سيتعين عليك تحديد ما إذا كانت هذه المعلومات الجديدة تستحق التعديل عليها، أو ما إذا كانت مجرد إلهاء لأهدافك الحالية. يمكن أن يساعدك برنامج محاسبة المشروع في تقييم التأثير الملموس الذي قد يحدثه التغيير المقترح على التكاليف وسير العمل. يمكن أن تساعدك هذه الأجزاء من المعلومات في عمل نسخة احتياطية من مكالمتك للأطراف التي تبلغ عنها.

قد يدفعك أصحاب المصلحة إلى التفكير في التغيير، ولكن في نهاية اليوم، ستكون مسؤوليتك مساعدة الجميع على التوافق وتحديد التغييرات الجديرة بالتطبيق، وأي التغييرات تحتاج إلى مزيد من التحقيق فيها، وأيها أفضل حالًا تجاهل.

4. المدفوعات والفواتير

يعد إعداد الفواتير وتتبع المدفوعات مهمة أساسية ولكنها مرهقة. بصفتك مديرًا للمشروع، فإن انتباهك مطلوب في العديد من الأشياء: تقدم المشروع، ومعنويات الفريق، وتحديثات العميل، وعمليات تدقيق التسليم، والمزيد. قد تكون إضافة الفواتير (ومطاردة الدفع غالبًا) إلى هذا المزيج أكثر صعوبة مما ينبغي. يمكن أن يساعدك أفضل برنامج محاسبة مشروع متاح في أتمتة هذه العملية. بهذه الطريقة، يمكنك التركيز على ما يحتاج إلى انتباهك في الوقت الحالي، وتثق في أن هذا الجانب الإداري من عمليات مشروعك لن يسقط من خلال الثغرات.

5. التنسيق مع العميل وإعداد التقارير

يعد إرسال تحديثات منتظمة ومفصلة إلى أصحاب المصلحة طريقة ممتازة للحفاظ على علاقة جيدة. هذا يؤكد لهم أنك تحرز تقدمًا، وتعظيم الموارد التي قدموها بشكل صحيح. يتضمن إعداد هذه التقارير جمع جميع البيانات المتاحة وتنظيمها ووضعها بحيث يسهل استيعابها. يمكن أن يكون هذا مملاً، خاصة في الأوقات العصيبة. لأتمتة هذه العملية، ستكون أداة برنامج محاسبة المشروع مفيدة. ببضع نقرات، يمكنك إنشاء تقارير شاملة وتوزيعها. هذا يضمن أنك تشارك معلومات دقيقة ومحدثة كاملة وحسنة العرض.

اقرأ أيضا:  أفضل طرق حل النزاعات بين الموظفين [بدون أضرار]

6. البصيرة الفعالة

أفضل وقت لحل المشاكل هو قبل حدوثها. يمكن أن يساعدك برنامج محاسبة المشاريع مع ميزات الإسقاط في ذلك. تمامًا كما وضعت خطة عملك، قم بتقييم الأجزاء التي تبدو أنها ستستخدم الكثير من مواردك. هل يتوافق هذا مع أهداف مشروعك، أم أن ميزة ثانوية تستهلك الكثير منها؟ في حالة التأخير، كيف ستؤثر قراراتك الحالية على مشروعك ككل؟

إن الوصول السريع إلى الأدوات التي يمكن أن تساعدك على التنبؤ بالنتائج المحتملة سيساعدك أنت وأصحاب المصلحة على اتخاذ القرار بشأن أفضل مسارات العمل. سيساعدك أيضًا في تحديد الحالات الطارئة التي تحتاجها للاستعداد للتخفيف من آثار المشاكل المتوقعة.

مديرو المشروع هم مديرو الموارد

لا يمكنك إدارة ما لا تقيسه. بصفتك مدير مشروع تتمثل وظيفته في إدارة الموارد، فإن التتبع أمر بالغ الأهمية. ستؤثر قراراتك اليومية على النجاح العام لمشروعك. وبصرف النظر عن أهداف وأولويات العمل، فإن تخصيص الموارد يعد عاملاً حاسمًا عند تمييز مسار عملك التالي. تساعدك أدوات محاسبة إدارة المشاريع على تسجيل المعلومات وتنظيمها وتقييمها لاتخاذ قرارات سليمة والإبلاغ عنها بشكل فعال.

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب