كيف تكتب تقرير المشروع

رجاء قبل أي شيء:
"اللهم صل وسلم على سيدنا محمد"

بالإضافة إلى تعيين المهام واستضافة الاجتماعات ، غالبًا ما يتم تكليف مديري المشاريع بإصدار تقارير المشروع المختلفة. يتم تسليم هذه النظرات العامة عالية المستوى وملخصات البيانات الهامة لأصحاب المصلحة في المشروع والقيادة للإبلاغ عن الجوانب المختلفة لتقدم المشروع. هناك العديد من أنواع تقارير المشاريع التي تتعقب التفاصيل والبيانات لكل شيء بدءًا من حالة المشروع وصحته، إلى تعقب المخاطر والوقت.

ما هو تقرير المشروع؟

تقدم تقارير المشروع نظرة عامة عالية المستوى على ما يجري في المشروع بتنسيق بسيط وسهل الفهم. هناك العديد من أدوات إدارة المشاريع التي تقدم خيارات إعداد التقارير، على الرغم من تسليم العديد من تقارير المشروع بتنسيق مكتوب أو عرض تقديمي.

لماذا تعتبر تقارير المشروع مهمة؟

تعمل تقارير المشروع ببساطة على إبقاء أصحاب المصلحة في المشروع على اطلاع دائم بحالة المشروع. كما أنها تساعد أعضاء فريق المشروع على تتبع المشكلات ومعالجتها، بما في ذلك أسبابها وكيفية حلها. الأهم من ذلك، يساعد إعداد تقارير المشروع في بدء التخطيط للخطوات التالية من خلال توفير رؤية شاملة لمكان وجود الأشياء في وقت معين.

أمثلة على تقارير المشروع

تقرير حالة المشروع: تقرير حالة المشروع هو تقرير شائع وهام للغاية يقدم تحديثًا عامًا لكيفية تحرك المشروع نحو أهدافه. يتطرق هذا التقرير إلى التحديثات العامة والقضايا الناشئة والمعالم .

تقرير تتبع الوقت: يسحب تقرير تتبع وقت المشروع البيانات من الوقت المتعقب أو الوقت الذي تم إدخاله يدويًا عبر سطح المكتب أو واجهة التطبيق للوقت الذي يقضيه أعضاء الفريق في العمل على المشروع. يمنحك هذا النوع من التقارير نظرة ثاقبة فورية وقابلة للتنفيذ حول المكان الذي يقضي فيه الوقت في كل مرحلة من مراحل المشروع، بحيث يمكنك إجراء تعديلات على السعة وإجراء التحسينات. توفر العديد من التقارير عناصر مرئية بمعلومات ومقاييس فورية لمساعدة مؤسستك في البقاء على رأس الميزانيات والتكلفة.

اقرأ أيضا:  ما هو تخطيط الطلب؟ نصائح واستراتيجيات وأدوات

تقرير لوحة معلومات المشروع: يعد تقرير لوحة معلومات المشروع ملخصًا مرئيًا رائعًا لأي شخص يطلب تحديثًا شاملاً للمشروع. يسرد هذا التقرير غالبًا المخططات المرئية التي تعرض النسبة المئوية لاكتمال مجموعة المهام، ومؤشر سلامة المشروع، وتحليل المخاطر، والارتباطات إلى مواقع ملفات المشروع المهمة وحتى تقارير المشروع الأخرى. تسمح لك بعض أدوات برامج لوحة معلومات المشروع بمشاركة لوحة المعلومات في البريد الإلكتروني وعلى الشاشة أثناء اجتماعات الحالة. يمكن أن يكون تقرير لوحة معلومات المشروع قابلاً للتخصيص ومرنًا ليشمل بالضبط ما تريد مشاركته بطريقة سهلة.

تقرير مخرجات المشروع: تقرير مخرجات المشروع هو ملخص جيد لجميع مخرجات المشروع حسب الأولوية. يتضمن هذا التقرير حالة التسليم، والنسبة المئوية للاكتمال، وتاريخ البدء والانتهاء لكل تسليم. يمكن عرض قائمة التسليمات في عرض قائمة الشبكة أو طريقة عرض جانت أو طريقة عرض التقويم.

تلميحات حول إنشاء تقارير مشروع مفيدة

  • حدد الغرض: افهم الغرض من تقرير المشروع وما يُطلب منك نقله.
  • تعرف على الجمهور: لمن تقوم بإنشاء التقرير، وما الذي يريدون معرفته عن المشروع؟
  • اختر تنسيق تقرير: اختر ما إذا كان سيكون عرضًا تقديميًا أو ارتباطًا بملف أو مستندًا مطبوعًا.
  • قم بصياغة التقرير: قم بإنشاء مسودة أولية لما تقوم بإعداده وقم بمراجعته بعناية. تأكد من قيامك بتضمين جميع التفاصيل التي تريد مشاركتها مع الفريق، والتواصل مع العملاء المحتملين للفريق لملء أي ثغرات قبل الانتهاء.
  • النظر في التخطيط: امنح التقرير بنية جيدة وتخطيطًا فعالاً. اجعل من السهل تحديد المعلومات الأكثر أهمية أولاً عند الفحص، وقم بإدراج التفاصيل الأخرى على أنها ثانوية.
  • تمييز المحتوى الرئيسي: إذا كان التقرير يزيد عن بضع صفحات في الطول، فأنشئ جدول محتويات وعناوين فرعية للمراجعة بسهولة. يجب أن يكون القراء قادرين على العثور بسرعة على المعلومات الأساسية.
  • التدقيق اللغوي: استخدم لغة بسيطة وسهلة القراءة وخالية من الأخطاء النحوية والإملائية وعلامات الترقيم.
اقرأ أيضا:  كيفية إنشاء مخطط المعالم الرئيسية: شرح المعالم الرئيسية لمخطط جانت

يستغرق إنشاء تقارير مشروع مفيدة وقتًا لإتقانها. اعرض كل تقرير على أنه تجربة تعليمية، حتى تصل إلى تنسيق ومستوى من التفاصيل يزود أصحاب المصلحة بما يحتاجون إليه لاتخاذ القرارات الصحيحة. اطلب تعليقات من زملائك وادمج أفضل النصائح في تقاريرك، مع التخلص من التفاصيل التي لا تقدم قيمة كبيرة.

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب