إعلانات

مهارات الاتصال الفعال – الأشياء العشرة التي تحتاج إلى معرفتها

مهارات الاتصال الفعال

تتطلب غالبية الوظائف أن يتمتع الموظفون بمهارات اتصال جيدة، حتى يتمكنوا من التعبير عن أنفسهم بطريقة إيجابية وواضحة، سواء عند التحدث إلى الناس أو عند الكتابة.

يعد الاتصال أحد المكونات الرئيسية لنجاح الشركات، ولكن المشكلة تكمن في أن عبارة “مهارات الاتصال الجيدة” هي مصطلح مفرط الاستخدام بحيث يصعب تحديد ما يعنيه بالفعل.

ما هي مهارات الاتصال؟

عند التفكير في تعريف مهارات الاتصال، من المهم أن تتذكر أن الاتصال يحدث بعدة طرق وسياقات مختلفة. من الكتابة والتحدث إلى لغة الجسد، نستخدم مهارات مختلفة لنقل المعلومات والحصول عليها.

ومع ذلك، فإن إظهار مهارات الاتصال القوية يتعلق بالقدرة على نقل المعلومات إلى الآخرين بطريقة بسيطة لا لبس فيها.

إنه ينطوي على توزيع الرسائل بوضوح ودقة، بطريقة تتواصل مع الجمهور.

التواصل الجيد هو فهم التعليمات واكتساب مهارات جديدة وتقديم الطلبات وطرح الأسئلة ونقل المعلومات بسهولة.

ربما تكون مهارات الاتصال الجيدة هي المهارات الأساسية التي يمكنك امتلاكها كموظف، لكنها تظل واحدة من أكثر المهارات المطلوبة من قبل أصحاب العمل.

يتضمن التواصل الجيد فهم الطلبات وطرح الأسئلة ونقل المعلومات الأساسية.

أهمية مهارات الاتصال في مكان العمل

مهارات الاتصال ضرورية بغض النظر عن الوظيفة التي تعمل بها أو مستواك في الأقدمية. عندما يكون هناك انهيار في الاتصالات، غالبًا ما تتأثر الكفاءة والمعنويات والأهداف.

في سوق الوظائف التنافسي اليوم، فإن مهارات الاتصال في عالم الأعمال مطلوبة بشدة، حيث يبحث القائمون على التوظيف عن مرشحين يمكنهم توصيل المعلومات والتفاوض والتعامل بثقة مع العملاء.

الاستماع بعناية والتحدث بوضوح والتهدئة من الصفات القيمة التي يجب امتلاكها.

أفضل 10 مهارات اتصال

1. الذكاء العاطفي

الذكاء العاطفي هو القدرة على فهم وإدارة عواطفك من أجل التواصل بشكل فعال وتجنب التوتر والتغلب على التحديات والتعاطف مع الآخرين.

إنها مهارة يتم تعلمها بمرور الوقت بدلاً من الحصول عليها.

هناك أربعة خيوط رئيسية للذكاء العاطفي:

  • الوعي الذاتي
  • الإدارة الذاتية
  • الوعي الاجتماعي
  • إدارة العلاقات

كل من هذه الخيوط مهمة بطريقتها الخاصة وتتيح لك التواصل بثقة مع مجموعة متنوعة من الأشخاص.

2. التماسك والوضوح

التواصل الجيد هو أكثر بكثير من مجرد قول الشيء الصحيح ؛ يتعلق الأمر بإيصال الرسائل بوضوح ودقة .

قبل أن تبدأ محادثة، اكتب بريدًا إلكترونيًا أو ابدأ مناقشة، ضع في اعتبارك الغرض من الاتصال وما هي المعلومات التي تأمل في الحصول عليها نتيجة لذلك.

يمكن أن يؤدي الافتقار إلى الوضوح والتماسك إلى قرارات سيئة وارتباك.

اقرأ أيضا:  كيف تعمل إدارة الجودة الشاملة؟

3. الود

في أي نوع من أنواع الاتصالات، تأكد من ضبط النغمة الصحيحة. ستشجع النغمة الودية الآخرين على التواصل معك.

حاول دائمًا تخصيص الرسائل، لا سيما عند العمل مع الشركاء أو الزملاء.

على سبيل المثال، فإن تمنيات المستلم بعطلة نهاية أسبوع جيدة هي طريقة رائعة لإضفاء الطابع الشخصي على رسالتك.

4. الثقة

في جميع التفاعلات، الثقة (ولكن ليس الإفراط في الثقة) أمر بالغ الأهمية.

إن إظهار الثقة سيمنح العملاء إيمانًا بقدراتك على تقديم ما يحتاجون إليه، وأنك ستتابع ما وعدت به.

يمكن أن يكون التعبير عن الثقة شيئًا بسيطًا مثل الحفاظ على التواصل البصري أثناء المحادثة أو استخدام نبرة حازمة ولكن ودية عند التحدث مع الأشخاص عبر الهاتف.

احرص على ألا تبدو عدوانيًا، لأن هذا سيكون له تأثير معاكس لما تأمل في تحقيقه.

5. التعاطف

في بيئة العمل المزدحمة، سيكون لكل فرد أفكاره الخاصة حول كيفية القيام بالأشياء. حتى إذا كانت لديك خلافات مع زملائك أو شركائك، فيجب مراعاة وجهات نظرهم واحترامها.

يعتبر التعاطف مفيدًا أيضًا عند التحدث مع العملاء في أنواع معينة من الأدوار التي تواجه العملاء.

الهدف هنا هو فهم من أين يأتي الشخص الآخر – واحترام آرائه، حتى لو كانت مختلفة تمامًا عن آرائك.

6. الاحترام

يؤدي التعاطف إلى الاحترام مهارة الاتصال التالية .

إذا كنت تحترم أفكار وآراء الآخرين، فمن المرجح أن يتواصلوا معك.

يمكن أن يكون الاستماع الفعال أو ببساطة استخدام اسم الشخص الذي تتحدث إليه فعالين.

تأكد من أنك عندما تكتب رسائل بريد إلكتروني، فأنت لا تكتب بطريقة غير صادقة.

7. الاستماع

التواصل الجيد هو كل شيء عن الاستماع الفعال .

خذ الوقت الكافي للاستماع إلى ما يقوله الشخص الآخر ومارس الاستماع الفعال.

انتبه لما يقوله الشخص الآخر، واطرح الأسئلة ووضح النقاط، وأعد صياغة ما قاله حتى تعرف أنك فهمته بشكل صحيح.

8. الانفتاح

حاول الدخول في اتصالات دون أن يكون لديك جدول أعمال.

تتطلب الاتصالات القوية عقلًا متفتحًا والتزامًا بفهم وجهات نظر الآخرين.

إذا كنت لا تتفق مع الأشخاص الذين تتحدث معهم، فحاول الوصول إلى حل وسط يعود بالفائدة على جميع الأطراف.

من المرجح أن يؤدي الاقتراب من مناقشة بعقل متفتح إلى نتيجة ناجحة.

9. نبرة الصوت

يمكن أن تحدد نبرة صوتك الحالة المزاجية الكاملة للمحادثة. إذا بدأت المناقشة بطريقة عدوانية أو غير مفيدة، فسيكون المستلم أكثر ميلًا للرد بطريقة مماثلة.

ستشمل نبرة صوتك مستوى العاطفة الذي تستخدمه، ومستوى الصوت الذي تستخدمه ومستوى الاتصال الذي تختاره.

اقرأ أيضا:  ما هو منسق المشروع؟ الوصف الوظيفي والمهارات والراتب

يمكن أن يكون للجملة نفسها معنى مختلف تمامًا اعتمادًا على الكلمات التي يتم التأكيد عليها ونبرة صوتك.

في سيناريو شكوى العملاء، على سبيل المثال، يجب أن تكون نبرة صوتك هادئة قدر الإمكان، لأن نبرة الصوت غير الودية لن تؤدي إلا إلى تفاقم الموقف.

10. طرح أسئلة جيدة

يمكن أن تساعد الأسئلة الجيدة في تدفق المحادثات وتحسين النتيجة.

أثناء المحادثة، حاول دائمًا طرح أسئلة مفتوحة. هذه أسئلة مع مطالبات تشجع المتلقي على التحدث عن نقاط معينة وتتطلب ردودًا أكثر تفصيلاً.

إذا كنت لا تزال بحاجة إلى مزيد من المعلومات، فيمكنك استخدام الأسئلة الاستقصائية التي تطلب المزيد من المعلومات من المستلم، مثل “أخبرني بعملية…”

أثناء المحادثة، قم بتضمين مزيج من الأسئلة بما في ذلك سيناريوهات “ماذا لو” التوضيح والأسئلة المفتوحة للتأكد من تحقيقك لما حددته في بداية المكالمة أو المحادثة.

من المحتمل أنك ستحتاج إلى إظهار دليل على مهارات الاتصال الخاصة بك خلال مقابلة على أساس الكفاءة.

تتضمن الأسئلة التي قد تطرح عليك ما يلي:

  • “أعط مثالاً عن كيفية تعاملك مع موقف صعب أو حساس تطلب اتصالات مكثفة.”
  • “أعطني مثالاً على كيفية تعاملك مع عميل صعب في العمل.”
  • “أخبرني عن وقت كان عليك فيه شرح مشكلة أو عملية لزميل (أو زملاء) في العمل.”
  • “أخبرني عن وقت علمت فيه شخصًا آخر شيئًا ما.”
  • “كيف تشرح الأشياء للآخرين؟”

ما الوظائف التي تتطلب مهارات الاتصال؟

تتطلب كل مهنة تقريبًا مهارات اتصال قوية بطريقة أو بأخرى.

ستحدد الوظيفة التي تتقدم لها مهارات الاتصال التي ستحتاج إليها ومدى استخدامها.

فيما يلي بعض الأمثلة على الوظائف ومهارات الاتصال الأكثر طلبًا لكل منها:

  • التدريس . سيحتاج المعلم إلى مجموعة من مهارات الاتصال، بما في ذلك الوضوح والاستماع الفعال والتعاطف، على سبيل المثال لا الحصر. سيحتاجون إلى استخدام مهارات الاستماع لديهم لفهم الصعوبات التي يواجهها الطلاب، جنبًا إلى جنب مع مهارات الكتابة الممتازة ليكونوا قادرين على إعداد التقارير والخطط لدروسهم.
  • الخدمات المالية . في حين أن مهارات الاتصال الكتابي ضرورية عند صياغة المستندات أو التقارير، يحتاج الماليون أيضًا إلى أن يكونوا جيدًا في الاستماع، وذلك للتعاون مع الشركاء وأصحاب المصلحة والموظفين. سيتطلب المحاسب المالي القدرة على طرح أسئلة جيدة عند إعداد الحسابات أو إجراء عمليات تدقيق الشركة، حتى يتمكنوا من تكوين صورة كاملة عن العمل المعني.
  • تسويق . ضمن دور التسويق، التواصل الجيد ضروري. لن يضطر المسوقون فقط إلى التواصل مع أصحاب الأعمال لمعرفة المزيد عن عملائهم، بل سيحتاجون أيضًا إلى طرح الأسئلة والدخول في مفاوضات بثقة وتأمين أعمال جديدة، وكل ذلك يتطلب مزيجًا فريدًا من مهارات الاتصال الجيدة.
  • الموارد البشرية . سيحتاج موظفو الموارد البشرية إلى طرح الأسئلة الصحيحة والتواصل بوضوح وصياغة المستندات مثل العقود والسياسات. سيتعين عليهم في كثير من الأحيان التصرف بحذر وأخذ الناس إلى ثقتهم.
اقرأ أيضا:  الفساد الإداري

التأكيد على مهارات الاتصال في سيرتك الذاتية أو المقابلة

عند صياغة سيرتك الذاتية ، راجع الوصف الوظيفي والمواصفات الشخصية بعناية، مع إيلاء اهتمام خاص لأي ذكر لمهارات الاتصال.

يمكنك بعد ذلك إضافة مهارات الاتصال هذه إلى سيرتك الذاتية / سيرتك الذاتية داخل قسم المهارات. تأكد من إظهار دليل على كيفية استخدامك لهذه المهارات.

لا تقل ببساطة أن لديك مهارات تواصل جيدة واتركها عند هذا الحد. حددها وقدم مثالاً على كيفية استخدامها بطريقة مفيدة في بيئة العمل.

احتفظ بالمهارات ذات الصلة بالوصف الوظيفي. على سبيل المثال، بالنسبة لدور التعامل مع العملاء، يمكنك أن تذكر كيف تعاملت مع شكاوى العملاء بطريقة محترمة وعاطفية، مما يساعد على حل المشكلة بطريقة مرضية للعميل مع خلق انطباع جيد عن العمل باعتباره الشخص الذي يهتم بأمره. عملائها.

بدلاً من ذلك، بالنسبة لمنصب المبيعات أو دور تطوير الأعمال، يمكنك ذكر مهاراتك التفاوضية القوية وكيف استخدمتها لتأمين صفقة مهمة أو عملية بيع كبيرة.

في حين أنه من المهم أن تبقي سيرتك الذاتية مختصرة إلى حد ما، فقد ترغب في التوسع في واحد أو اثنين من أمثلة المهارات ذات الصلة في خطاب التقديم. إذا تمت دعوتك إلى مقابلة، فستتاح لك الفرصة لتوسيع مهارات الاتصال لديك بشكل أكبر.

يبحث أرباب العمل دائمًا عن فرص لتقييم الطريقة التي استخدمت بها مهارات الاتصال الخاصة بك في الأدوار السابقة أو في دراساتك الأكاديمية.

أثناء المقابلة، ناقش مهارات الاتصال الخاصة بك من حيث المشروع الذي أكملته في العمل أو الجامعة، وكيف استخدمت هذه المهارات للعمل مع الآخرين وتسليم المشروع في الوقت المحدد.

حاول أن تجعل إجاباتك مركزة على الفوائد قدر الإمكان.

لتحقيق ذلك، يمكنك أن تعطي مثالاً على كيفية تواصلك بشكل فعال ثم تتابع لتقول ما هي الفائدة التي حققها هذا، مثل تحويل تجربة عميل سلبية إلى تجربة إيجابية ، على سبيل المثال.

هناك الكثير من الأمثلة للاستفادة منها ولكن تأكد من عرضها بشكل بارز في سيرتك الذاتية وأنك تشرحها بشكل فعال أثناء المقابلة .

هل تحتاج مساعدة في بناء استراتيجية تسويق لمشروعك؟

اطلع على خدماتنا من هنا.

مقالات قد تهمك:

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب