كيفية إنشاء ميثاق الفريق (مثال مضمن)

ميثاق الفريق
رجاء قبل أي شيء:
"اللهم صل وسلم على سيدنا محمد"

تمامًا كما أن المشروع له ميثاق لتحديد نطاقه، كذلك يجب أن يكون لدى فريقك ميثاق لوضع عملهم في سياقه. تحتاج الفرق إلى معرفة من وماذا ولماذا ومتى وكيف للمشروع، كما أن ميثاق الفريق هو الطريقة المثلى لتزويدهم بهذه المعلومات.

بمجرد حصولك على موافقة من الفريق، ويعرفون موقفهم وكيفية المناورة من خلال المشروع، فأنت على طريق النجاح. دعنا نستكشف كيفية وضع ميثاق الفريق معًا.

ما هو ميثاق الفريق؟

ميثاق الفريق هو مستند يوضح سبب انضمام الفريق إلى المشروع، وما الذي يتم تكليف الفريق بإنجازه ، والموارد والقيود التي سيعمل بها الفريق.

غالبًا ما يتم إنشاء ميثاق الفريق في إطار مجموعة، مما يعطي توجيه الفريق وحدوده في بيئة شفافة. يحصل هذا التطوير الجماعي على موافقة من الفريق ويتأكد من أن الجميع يفهم دورهم في المشروع.

ما سبب أهمية ميثاق الفريق؟

هناك سببان رئيسيان لميثاق الفريق. أولاً، يحدد بوضوح أهداف المشروع وكيف يكون الفريق مسؤولاً عن المهام التي تؤدي إلى النتيجة النهائية. ثانيًا، يُعلم أعضاء المشروع الخارجيين بما هو الفريق وما هو غير مسؤول عنه.

فائدة أخرى لاستخدام ميثاق الفريق هي أنه يخلق الشفافية في الفريق، مما يؤدي إلى مزيد من المساءلة. إنه يمنح الفريق الهيكلية اللازمة لبناء اتفاق حول الكيفية التي يرغبون بها في العمل داخل المشروع وكيفية اتخاذ القرارات. يتم ذلك من خلال تحديد وتيرة الاجتماعات واللوجستيات الأخرى.

من الواضح أن ميثاق الفريق يزيل حواجز الطريق ويحدد مسارًا للفريق للعمل معًا بشكل أكثر فعالية، مع الحفاظ على اتساقها مع الأهداف العامة للمشروع. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في التحديد الواضح لدور كل أعضاء الفريق ومسؤولياتهم في المشروع ومستوى سلطتهم في أي جانب معين من جوانب المشروع. كما أنه يحدد الموارد التي يمكنهم طلبها.

ما هي عناصر ميثاق الفريق؟

يتكون ميثاق الفريق من عدة أقسام تتعلق مباشرة بمشاركة الفريق في المشروع. بينما يمكن أن تتغير مخططات الفريق اعتمادًا على المشروع، فإنهم جميعًا يميلون إلى مشاركة العناصر الموضحة أدناه.

اقرأ أيضا:  التخطيط الاستراتيجي: خطوة خطوة لبناء خطة استراتيجية فعالة

1. الخلفية

أول شيء يجب القيام به هو وضع الأساس للمشروع. أي، لخص ما يدور حوله ولماذا بدأ . يتيح ذلك للفريق معرفة مدى ملاءمتها للمشروع ككل، بالإضافة إلى تحديد أصحاب المصلحة الذين استثمروا في نجاح المشروع.

2. الرسالة والأهداف

و بيان المهمة يحدد القسم خلفية أبعد عن طريق تحديد ما يبدو النجاح في مثل هذا المشروع، وبالتالي فإن الفريق يعرف ما نهدف في كل مرة أنها تأخذ على مهمة جديدة. عند التوسع مرة أخرى إلى الصورة الكبيرة، يتم شرح الفوائد والأعمال التي تقود المشروع.

3. الميزانية والموارد

يتم تحديد تمويل المشروع في هذا القسم، بما في ذلك الموارد المخصصة. قد يشعر أعضاء الفريق بالفضول لمعرفة ما إذا كان هناك أي تدريب مقدم، لذلك سيقول قائد الفريق ما إذا كان التدريب مشمولاً أم لا. أخيرًا، فيما يتعلق بالتمويل، يتم تحديد الإدارة التي تدعم الفريق حتى يمكن الاتصال بهم بشأن أي أسئلة تتعلق بالتكاليف.

4. الأدوار والمسؤوليات

يحتاج كل فرد في الفريق إلى معرفة دوره ومسؤوليته حتى لا يعترض أحدهما الآخر. هنا، ضع قائمة بمهاراتهم وخبراتهم، وكذلك من لديه سلطة على من.

5. فريق العمليات

لكي يعمل الفريق بشكل فعال، يجب تحديد هيكله التشغيلي . أيضًا، إذا دخل عضو جديد في الفريق إلى المشروع، فيجب تحديد مساره، بالإضافة إلى استراتيجية خروج لأولئك الذين قد يغادرون الفريق. يتم استكشاف جميع قواعد التشغيل والعلاقات وما إلى ذلك وتوضيحها.

6. النطاق

تم تحديد نطاق المشروع في هذا الجزء من ميثاق الفريق، وكذلك كيفية مشاركة أعضاء الفريق في نطاق المشروع.

7. تقييم الأداء

خلال المشروع، سيتم تقييم أعضاء الفريق على أدائهم وتقدمهم. يجب شرح ذلك مقدمًا، بما في ذلك كيفية قياس هذه المقاييس، ومن سيقوم بتقييمها ومتى.

8. الأنشطة والمعالم

هذا هو المكان الذي يتم فيه سرد المهام التي يتكون منها المشروع، جنبًا إلى جنب مع المعالم. مع هذه، يكون لدى الفريق إحساس أفضل بالعمل الذي ينتظرهم.

اقرأ أيضا:  أربع منظمات أعمال في القطاع الخاص تحتاج إلى معرفتها

9. دليل الاتصال

تم توضيح اتصالات الفريق، سواء فيما بينهم أو مع مديرهم أو قائد الفريق، في هذا القسم. سيتم تحديد طريقة الاتصال، وكذلك عدد المرات التي ستجتمع فيها الفرق وتكرار تقارير الحالة الخاصة بهم.

10. التوقيعات

أخيرًا، بمجرد مناقشة ميثاق الفريق بالكامل وحضور كل فرد في الفريق، سيقوم كل منهم بالتوقيع على المستند وتاريخه. هذا يدل على فهمهم لدورهم ومسؤوليتهم ونطاق المشروع وكيفية مشاركتهم.

مثال على ميثاق الفريق

تم تطوير ميثاق الفريق مع الفريق أثناء تشكيله. للتأكد من أنك قمت بتغطية جميع القواعد، فليس من الجيد استخدام قالب ميثاق الفريق. يحتوي موقع ProjectManager.com على العشرات من قوالب إدارة المشاريع المجانية، بما في ذلك ميثاق الفريق، الموضح أدناه.

عناصر ميثاق الفريق

كما ترى، تم وضع كل قسم في صندوق قابل للتخصيص يمنحك القدرة على التوسع. بالطبع، يمكن دائمًا إرفاق الوثائق الداعمة، ولكن النموذج نفسه سيحتوي على نظرة عامة، ويصل إلى جميع النقاط الرئيسية، وينتهي بصفحة توقيع.

يحتوي قالب ميثاق فريقنا على جميع الحقول التي حددناها أعلاه. يجب ألا يكون كل عضو في الفريق قد شارك فقط في تطوير ومناقشة ميثاق الفريق ولكن يجب أن يكون لديهم نسخة خاصة بهم للرجوع إليها عند الحاجة.

أفضل الممارسات لعمل ميثاق الفريق

أفضل طريقة لعمل ميثاق فريق هي مع الفريق. إنهم بحاجة إلى معرفة خصوصيات وعموميات المشروع، وبالتالي يجب أن يكونوا جزءًا من تطوير ميثاق الفريق. على الرغم من أنهم لا يعرفون التفاصيل، فإن مدخلاتهم ضرورية.

على الرغم من أنك لا تريد أن تضيع في الأعشاب الضارة، يجب أن يكون ميثاق الفريق شاملاً وأن يشرح بالكامل الغرض من الفريق والأهداف القابلة للقياس التي سيتم تقييمها من قبل وإرشادات التشغيل للفريق أثناء تنفيذ المشروع.

ومع ذلك، يجب أن تكون الوثيقة قابلة للفهم، وأن تحتوي على أهداف محددة وقابلة للقياس يمكن أن يتعايش معها كل فرد في الفريق. يجب أن يكون قابلاً للتحقيق ويؤدي إلى نجاح المشروع كما هو مخطط له. قد ترغب في تضمين مدونة لقواعد السلوك وخطة لحل أي نزاعات، مما يخلق بيئة عمل يشعر فيها الجميع بالأمان والقيمة، لأن هذا عادة ما يؤدي إلى معنويات وإنتاجية أكبر.

اقرأ أيضا:  ما هي تحليلات الأعمال؟ الدليل الكامل لأصحاب الأعمال

متى يتم تحديث ميثاق الفريق

يجب تحديث ميثاق الفريق كلما تغيرت خطة المشروع بطريقة ستؤثر على الإرشادات الأصلية. على سبيل المثال، إذا تغير نطاق المشروع بسبب طلب التغيير، فستحتاج هذه المعلومات إلى الارتباط.

سبب آخر لتحديث ميثاق فريقك هو إذا تم إحضار عضو جديد للفريق. في هذه المرحلة، قد تظل تفاصيل ميثاق الفريق كما هي بشكل أساسي، لكن عملية تطويره مع عضو الفريق الجديد ستتطلب إعادة النظر فيه معهم. هذا صحيح أيضًا عندما يخرج أحد أعضاء الفريق من الفريق. يجب مراجعة ميثاق الفريق ومراجعته لتدوين مساهمة عضو الفريق. حتى إذا تركوا المنظمة، يمكن تغيير ميثاق الفريق لجعل هذا الانتقال أكثر سلاسة.

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب