ما هو نظام جودة النظام؟

نظام جودة النظام
رجاء قبل أي شيء:
"اللهم صل وسلم على سيدنا محمد"

يميل العملاء الذين يستمتعون بما يقدمه عملك إلى العودة إليك مرارًا وتكرارًا، بالإضافة إلى إحالة أصدقائهم إليك. تضمن جودة النظام، المعروفة أيضًا باسم نظام إدارة الجودة (QMS)، أن يوفر عملك معيارًا للمنتجات أو الخدمات التي تعكس قيم عملك ونزاهته. عندما يشعر عملاؤك أنهم يتلقون جودة وقيمة جيدة مقابل الدولار، فمن المرجح أن يصبحوا عملاء متكررين، مما يساعدك على زيادة أرباحك وزيادة حصتك في السوق.

فهم إدارة نظام الجودة

تتضمن إدارة نظام الجودة مسؤولية ضمان أن العمليات والمنتجات والخدمات المتضمنة في عملك تفي بالمعايير الخاصة بك أو تتجاوزها. تنفذ عملية إدارة الجودة الخاصة بك إجراءات قصيرة المدى تخلق سمعة طويلة المدى من النزاهة والشخصية لمؤسستك. تتضمن عملية إدارة الجودة الخاصة بك كل ما يلي:

  • تخطيط الجودة: يتضمن تخطيط الجودة فحص مكان الجودة الآن، والمكان الذي تريده، والمعايير التي تريدها لك، وكيف ستحسن الجودة وكيف ستقيس تقدمك. 
  • سياسات الجودة : تتم كتابة سياسات الجودة الخاصة بك في مستند يغطي كيفية التعامل مع الجودة في كل مستوى من مستويات التصنيع والتعبئة والتسويق. يتضمن ذلك كيفية التعامل مع مخاوف العملاء والضمانات وإجراءات رعاية العملاء. 
  • ضمان الجودة : يتضمن ضمان الجودة إلهام الثقة في دعم سياسات ومعايير الجودة لديك داخليًا وخارجيًا. 
  • مراقبة الجودة: تتضمن مراقبة الجودة التفتيش والرقابة التي تدعم سياسات الجودة والضمان. قد يعني هذا فحص المنتجات بحثًا عن العيوب أو اختبارها بحثًا عن وجود مواد ضارة. يمكن أن تنخفض الأموال التي يتم إنفاقها على مراقبة الجودة حيث يتم تطبيق نظام إدارة الجودة الفعال على كل مستوى من مستويات شركتك. 
  • تحسين الجودة : تحسين الجودة هو عملية التحسين المستمر لعملية إدارة الجودة الخاصة بك بحيث تكون أكثر وأكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة. يمكن أن يجعلك التحسين المستمر للجودة في صدارة المنافسة لمساعدتك على اكتساب حصة في السوق وتنمية الأرباح.  
اقرأ أيضا:  كيفية كتابة تقرير حالة المشروع + قائمة مرجعية مجانية

أهداف إدارة الجودة

ستكون أهداف عملك في تنفيذ عملية إدارة الجودة فريدة لمهمتك ورؤيتك وأهدافك وتوقعاتك. على سبيل المثال، قد ترغب خدمة رعاية الحديقة في زيادة جودة التفوق حول أسرة الزهور، بينما قد ترغب شركة التكنولوجيا في تقليل فرصة حدوث خطأ من جانب العميل أثناء استخدام تطبيقاتها. من المحتمل أن تريد شركة تصنيع القمصان عددًا أقل من الملابس المعيبة، بينما يرغب المخبز في الحصول على منتج نهائي ثابت يمكن للعملاء الاعتماد عليه لسنوات قادمة.

مهما كانت أهداف إدارة نظام جودة النظام التي حددتها لنفسك، تأكد من أنها أهداف SMART:

  • محدد : بدلاً من القول أنك تريد تحسين الجودة الشاملة، حدد المجالات المحددة التي تحتاج إلى تحسين أكثر من غيرها. على سبيل المثال، بدلاً من القول بأن جودة القميص بحاجة إلى التحسين، يمكنك تضييقها لتحسين جودة القميص الأحمر للملابس المخيطة في المستودع ج.
  • قابل للقياس : بمجرد تحديد ما يحتاج إلى تحسين بالضبط، تحتاج إلى وضع رقم قابل للقياس له. على سبيل المثال، يمكنك تحسين الجودة بنسبة 25 بالمائة للقمصان الحمراء المخيطة في المستودع ج.
  • قابلة للتحقيق : يجب أن تكون أهداف نظام الجودة لديك واقعية وتشعر بقابلية تحقيقها لك ولموظفيك. إذا كنت قادرًا على تحسين الجودة بنسبة نصف بالمائة فقط في الماضي، فقد يكون تحديد هدف التحسين بنسبة 25 بالمائة أمرًا غير واقعي. بدلاً من ذلك، قد تستهدف ثلاثة إلى خمسة بالمائة. 
  • ذات صلة : يجب أن تتوافق أهداف نظام إدارة الجودة مع الأهداف الأوسع لعملك. على سبيل المثال، ستكون زيادة جودة القمصان الحمراء المخيطة في المستودع C أمرًا ذا صلة إذا كانت شركتك تحاول زيادة مستويات رضا العملاء أو تقليل تكاليف التصنيع. 
  • الوقت المحدد : يجب أن تكون أهداف عملية إدارة الجودة محددة بوقت حتى تتمكن من مراجعة تقدمك بشكل دوري وإجراء التعديلات عند الحاجة. بدلاً من ترك أهدافك مفتوحة، ضع في اعتبارك قول شيء مثل، “ستعمل شركتنا على تحسين الجودة بنسبة خمسة بالمائة للقمصان الحمراء المخيطة في المستودع ج خلال الستين يومًا القادمة.”
اقرأ أيضا:  تعريف المحاذاة التنظيمية

فوائد نظام إدارة الجودة

يمكن لأنظمة إدارة الجودة أن تفيد شركتك على كل المستويات عندما يتم تنفيذها بشكل جيد. تشمل بعض المزايا ما يلي:

  • زيادة رضا العملاء : عندما يعرف العملاء ما يمكن توقعه من منتجاتك وخدماتك، فإنهم يصبحون مخلصين وينشرون الكلمة ويعودون إليك مرارًا وتكرارًا.
  • معنويات معززة : الموظفون الذين يشعرون بالرضا عن المنتجات والخدمات التي ينتجونها لديهم إحساس بالهدف في أيام عملهم. الصداقة الحميمة والشعور بالمجتمع يمكن أن يزداد. قد يتطلع الموظفون إلى أيام العمل أكثر من الخوف منهم. يمكن أن تشمل الآثار الجانبية لهذا أيضًا انخفاض معدل الدوران. 
  • انخفاض التكاليف : عندما لا تدفع لإعادة تصنيع البضائع أو إعادة خدمة العملاء بشكل متكرر كما في الماضي، ستنخفض تكاليفك. يمكن أن يؤدي ارتفاع رضا الموظفين أيضًا إلى انخفاض تكاليف التوظيف والتدريب. 
  • زيادة المحصلة النهائية : منتج أو خدمة عالية الجودة مقترنة بتكاليف منخفضة واحتفاظ أعلى بالعملاء يساوي زيادة في صافي أرباح شركتك. هذا يجعل من السهل النمو، وكذلك تلبية وتجاوز توقعاتك. 
  • سمعة محسّنة : الشركات المعروفة بجودتها الجيدة تبني سمعة النزاهة في صناعتها والمجتمع ومع عملائها. يحب الناس التعامل مع الآخرين الذين يثقون بهم. 
  • زيادة حصة السوق : عندما تكون معدلات الاحتفاظ بالعملاء مرتفعة وتحتفظ بعملاء جدد بسبب سمعة ممتازة، فمن المرجح أن تنمو حصتك في السوق. عندما تؤدي جهود نظام إدارة الجودة (QMS) الخاصة بك إلى نتائج أفضل من المنافسة، فإنك تكتسب مكانة أكثر صلابة في السوق. 
  • كفاءة محسّنة : العودة لإصلاح الأخطاء في منتجاتك أو خدماتك يكلفك الكثير من الوقت والمال. عندما يكون هناك عدد أقل من الأخطاء للتعامل معها، يكون للقوى العاملة لديك الحرية في قضاء وقتها في أشياء أكثر أهمية مثل إنتاج المزيد من السلع أو الابتكار الذي يميزك عن الآخرين. 
اقرأ أيضا:  أفكار تطوير الموظفين في بيئة العمل [9 طرق]

سبعة مبادئ إدارة الجودة

تحدد المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO) معايير الصناعة لنظام إدارة الجودة وقد توصلت إلى سبعة مبادئ لإدارة الجودة لمساعدتك على البقاء على المسار الصحيح:

  1. التركيز على العميل : توقع وتجاوز توقعات العملاء ومتطلباتهم من أجل تقديم قيمة جيدة. 
  2. القيادة : توحيد جميع مستويات الإدارة والقيادة في هدف واتجاه مشترك عندما يتعلق الأمر بالجودة. 
  3. إشراك الأفراد : إشراك جميع الموظفين على كل المستويات في جهود إدارة الجودة لزيادة النتائج وتحسين الإحساس بالهدف والمعنويات. 
  4. نهج العملية : افهم كيف يرتبط كل مجال من مجالات عملك ويتفاعل في عملية الجودة بحيث تعمل بشكل أفضل في التآزر. 
  5. التحسين : تحسين الجودة لا ينتهي أبدًا، ولكن يجب أن يكون عملية مستمرة للنمو والتحسين.
  6. صنع القرار القائم على الأدلة : بدلاً من التفكير في الحدس، من المهم اتخاذ قرارات نظام إدارة الجودة بناءً على الأدلة والأرقام. 
  7. إدارة العلاقات : تتفاعل الشركات مع الموردين والعملاء والأطراف المهتمة الأخرى. الحفاظ على الروابط والعلاقات أمر حيوي للنجاح. 

أثناء تنفيذك لهذه المعايير وتوسيع جهودك في نظام إدارة الجودة، قد تصبح مهتمًا بالالتزام بمعايير ISO 9001: 2015. بمجرد التعرف عليها وتنفيذها، يمكن لهيئة تصديق خارجية إرسال مدقق للتأكد من أن عملية إدارة جودة عملك على قدم المساواة. يمكنهم بعد ذلك إصدار شهادة تفيد بأنك استوفيت أو تجاوزت معايير ISO 9001: 2015، مما يمنحك الثقة في عملياتك، ويعزز سمعتك ويمنحك معيارًا للمحافظة عليه على المدى الطويل.

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب