إدارة المشروع في كل مكان – المصطلح يمر بلحظة. لقد أدرك الناس أن الانضباط في إدارة المشاريع يقدم منهجيات وأدوات مثبتة لإنجاز وظائفهم بشكل أكثر إنتاجية وكفاءة.
في الواقع، تعد إدارة المشروع موضوعًا واسعًا بحيث يدمج أفكار الإدارة الأخرى ويطبقها. إحدى هذه الأفكار هي نظرية القيود. بينما تُستخدم نظرية القيود عادةً في التصنيع، يمكن أن تكون مفيدة في التحكم في معظم أي مشروع.
ما هي نظرية القيود؟
في الأساس، تقول نظرية القيود أن عددًا من القيود يمنع أي نظام إدارة أو تصنيع من تحقيق المزيد من أهدافه . هناك دائمًا قيد أو عامل محدد واحد على الأقل يخلق عنق الزجاجة، وتستخدم نظرية القيود خمس خطوات تركيز لتحديد هذا القيد ثم تحسينه بحيث لا يصبح عنق الزجاجة بعد الآن.
اخترع إلياهو جولدرات نظرية القيود (TOC) في عام 1984 وقدمها للمدراء من خلال كتابه بعنوان “الهدف”. فكر في الأمر مثل البديهية القديمة، “السلسلة ليست أقوى من أضعف حلقاتها”. تعمل نظرية القيود على إيجاد هذا الرابط وتقليل ضعفها. ينطبق ذلك على العمليات والمؤسسات وأعضاء الفريق الفرديين، أيا كان أو أي شخص يمثل عاملاً مقيدًا لإكمال المشروع بنجاح.
عناصر نظرية القيود
تتكون عملية TOC من العناصر التالية:
- القيود: عامل مقيد يؤثر على إنتاجية النظام
- خمس خطوات للتركيز: تسمح خطوات التركيز للمديرين بتحديد القيود وتحسين الأنظمة
- عمليات التفكير: عمليات التفكير هي أدوات لحل المشكلات لتحسين القيود وإزالة الاختناقات
- محاسبة الناتج : طريقة محاسبية تركز على إنتاجية الأعمال
سنستكشف كل منها بعمق أكبر بمجرد أن نغطي الأساسيات حول نظرية الكربون العضوي الكلي.
نظرية القيود الرئيسية الافتراض
الافتراض الأساسي لنظرية القيود هو أنه يمكن إدارة المنظمة عن طريق قياس هذه الأشياء الثلاثة:
- الإنتاجية: المعدل الذي يولد به النظام “وحدات الهدف” (أو المال) من خلال المبيعات
- المصاريف التشغيلية: الأموال التي يتم إنفاقها عند إنشاء “وحدات الهدف”
- الاستثمار: كل الأموال المستثمرة في النظام (مخزون، آلات، إلخ).
قبل أن يتحقق أي هدف، هناك شروط يجب الوفاء بها. عادةً ما تكون هذه هي السلامة والجودة والالتزامات القانونية وما إلى ذلك. تهدف المنظمات الربحية إلى جني الأموال، ولكن يمكن استخدام نظرية القيود مع المنظمات غير الربحية، التي تكون أهدافها في جني الأموال ثانوية.
فوائد نظرية القيود
الهدف الرئيسي من TOC هو تبسيط أنظمة الإدارة والتصنيع لزيادة الإنتاجية. ولكن هذا ليس كل شيء، فإن التنفيذ الناجح لجدول المحتويات (TOC) سيكون له فوائد أخرى:
- تخفيض مصاريف التشغيل
- زيادة الربح والعائد على الاستثمار
- زيادة السعة
- زيادة معدل الصبيب
ما هو القيد؟
لتحديد القيد وتصحيحه، من الضروري فهم ماهية القيد. القيد هو أي عامل مقيد يمنعك من تحقيق هدفك، ويمكن للقيد أن يظهر نفسه بطرق مختلفة. ومع ذلك، تؤكد لجنة الخيارات التقنية أنه لا يوجد عدد لا نهائي من القيود، ولكن هناك قيود واحدة على الأقل، وقليل منها فقط يؤثر على مشروعك أو نظامك.
قيود داخلية وخارجية
يمكن أن تكون القيود داخلية، على سبيل المثال عندما يطلب السوق أكثر مما تستطيع تقديمه، أو خارجية، كما هو الحال عندما تنتج أكثر مما يمكن أن يتحمله السوق. مع هذا الأخير، يجب على المنظمة التركيز على طرق لخلق المزيد من الطلب على منتجها أو خدمتها.
بعض الأمثلة على القيود الداخلية هي المعدات، مثل الطريقة التي يتم بها استخدام المعدات حاليًا تحد من قدرتك على إنتاج المزيد. الناس عائق داخلي آخر، يمكن أن يكشف عن نفسه من خلال الافتقار إلى المهارات والموظفين والمسائل السلوكية. أخيرًا، يمكن للسياسة، سواء كانت مكتوبة أو غير مكتوبة، أن تمنعك من صنع المزيد من المنتجات أو توسيع الخدمات.
تذكر أن القيد هو عامل مقيد. لذلك، فإن المشكلة التي تحدث في مشروع أو مؤسسة لا تعد قيدًا بحكم تعريفها، حتى لو حدثت مع المعدات أو الأشخاص أو السياسات. القيد هو الشيء الذي يمنعك من الحصول على مزيد من الإنتاجية، حتى لو لم يكن هناك شيء خاطئ.
ما هي خطوات التركيز الخمس؟
إذا كان هناك قيد واحد على الأقل يحد من نجاح المشروع، فإن الحل الواضح هو تحديد هذا العامل المحدد. ومع ذلك، حتى إذا قمت بإزالة جميع القيود، فلن ينجح المشروع بالضرورة. هناك دائمًا مخاطر أخرى وعوامل مقيدة. ولكن إذا كان بإمكان المرء إزالة القيود، فسيكون طريق النجاح أكثر وضوحًا.
عملية التركيز هي الأداة التي يمكن من خلالها إيجاد القيود وبالتالي التعامل معها. توفر خطوات التركيز الخمس جدول المحتويات (TOC) وخارطة طريق لإدارة المشروع للتعامل مع القيد بمجرد اكتشافه.
1. تحديد القيد
قبل أن تتمكن من تقوية الحلقة الضعيفة في السلسلة، يجب أن تجدها.
2. استغلال القيد
قم بإجراء تحسينات سريعة باستخدام الموارد الموجودة.
3. إخضاع كل شيء للقرار أعلاه
تأكد من أن جميع الأنشطة الأخرى في العملية تتماشى مع دقة القيد.
4. تخفيف القيد
إذا ظل القيد موجودًا، ففكر فيما يمكن فعله أيضًا لمعالجته، مثل إضافة الموارد.
5. كرر حسب الحاجة
إن عملية جدول المحتويات (TOC) هذه عبارة عن دورة، من حيث أنها تبدأ ولكنها لا تنتهي – يجب على المرء دائمًا أن يكون يقظًا بشأن معالجة القيد، أينما قد يظهر.
تُستخدم خطوات التركيز الخمس هذه في جدول المحتويات للتأكد من وجود تحسينات دائمًا وأن هذه الجهود تركز على قيود المشروع.
عمليات التفكير في نظرية القيود
نظرية القيود هي طريقة لحل المشاكل المتأصلة في مشروعك والتي تمنعك من تحقيق المزيد من أهدافك. جزء من جدول المحتويات (TOC) هو منهجية تسمى عمليات التفكير، والتي يتم إجراؤها لمشاريع معقدة مع العديد من الترابطات.
عمليات التفكير هي أداة السبب والنتيجة، والتي تساعدك على تحديد السبب الجذري للتأثيرات غير المرغوب فيها (المعروفة باسم UDEs) وإزالتها دون إنشاء تأثيرات جديدة. لبدء عمليات التفكير، اسأل نفسك الأسئلة الثلاثة التالية:
- ما الذي يحتاج إلى التغيير؟
- كيف يجب أن يتغير؟
- ما العمل الذي سيغيره؟
عمليات التفكير جولدرات
عندما أنشأ إلياهو جولدرات جدول المحتويات (TOC)، حدد العديد من عمليات التفكير لإدارة الجوانب المختلفة لمشروع أو نظام. لتبسيط الأمور، سنشرح عمليات التفكير في جدول المحتويات الأكثر استخدامًا.
- شجرة الواقع الحالية: شجرة الواقع الحالية عبارة عن رسم تخطيطي يحدد التأثيرات غير المرغوب فيها (UDEs) ويتتبع سببها الجذري
- تبخير شجرة السحابة: إنه رسم تخطيطي يساعد على تحديد تغييرات معينة للتأثيرات غير المرغوب فيها المحددة في شجرة الواقع الحالية. بمثابة انتقال إلى شجرة الواقع المستقبلية
- شجرة الواقع المستقبلي: شجرة الواقع المستقبلي هي رسم بياني يمثل الحالة المستقبلية للمشروع بعد إجراء التغييرات على التأثيرات غير المرغوب فيها
- شجرة الإستراتيجية والتكتيكات: يُظهر مخطط شجرة الإستراتيجية والتكتيكات خطة تنفيذ تشرح كيفية تطبيق التغييرات التي ستحل الآثار غير المرغوب فيها وستأخذ المشروع إلى الحالة المستقبلية
الآن بعد أن غطينا عمليات التفكير في جدول المحتويات، يمكننا الغوص في العنصر التالي من نظرية القيود، محاسبة الإنتاجية.
ما هي محاسبة الانتاجية؟
يتم استخدام محاسبة الإنتاجية في جدول المحتويات ويختلف عن طرق المحاسبة التقليدية. تنظر نظرية القيود إلى المحاسبة باعتبارها عد السلوكيات السيئة. المخاوف المالية مثل المصاريف التشغيلية ثانوية لبيع السلع أو الخدمات (الإنتاجية).
تذكر أن محاسبة الإنتاجية تركز على الإنتاجية، وهو المعدل الذي تجني به المال من خلال المبيعات مطروحًا منه التكاليف المتغيرة. تقيس محاسبة الإنتاجية أيضًا صافي الربح والعائد على الاستثمار والإنتاجية وتحولات الاستثمار.
دعونا نرى كيف يتم حساب قياسات محاسبة الإنتاجية.
قياس الإنتاجية
تحتوي محاسبة الناتج على هذه القياسات الأربعة:
- صافي الربح: الإنتاجية مطروحًا منها مصاريف التشغيل
- العائد على الاستثمار: صافي الربح مقسومًا على الاستثمار
- الإنتاجية: الإنتاجية مقسومة على نفقات التشغيل
- يتحول الاستثمار: الإنتاجية مقسومة على الاستثمار
تسترشد قرارات إدارة التقييد بمدى نجاحها في تحقيق تحسينات تزيد من معدل الإنتاجية، وتقلل من الاستثمار وتقلل من نفقات التشغيل. ومع ذلك، فإن زيادة معدل الإنتاجية هو الأهم من بين الثلاثة، حيث تعطي نظرية القيود الأولوية لزيادة معدل الإنتاجية من خلال المبيعات على خفض نفقات الاستثمار والتشغيل.
كيف تعمل نظرية القيود مع التصنيع الهزيل
يعتبر كل من TOC و lean manufacturing طريقتين لتحسين فعالية مشروعك. ومع ذلك، لديهم وسائل مختلفة لتحقيق غاياتهم.
بينما تدور نظرية القيود حول تحديد وإزالة القيود التي تحد من إنتاجية المشروع بهدف أساسي هو زيادة معدل الإنتاجية والقدرة التصنيعية، فإن التصنيع الخالي من الهدر يهتم أكثر بإزالة النفايات من العملية وخفض التكاليف.
ركز على ما هو مهم
لكن كلاهما يشتركان في التركيز على العميل ويمكنهما العمل معًا. على سبيل المثال، ليس كل قيد يستحق المعالجة، نظرًا لمحدودية الموارد لأحدهم، لذلك يمكن أن تساعدك نظرية القيود في تحديد الأولويات بينما يقدم lean manufacturing الأدوات والتقنيات لتحقيق التحسينات.
يمكن أن تساعد أدوات إدارة المشاريع اللينة أيضًا في تحديد العامل المحدد من خلال أدوات مثل تعيين تدفق القيمة، والذي يشرك الفرق في حل المشكلات، و Gemba، الذي يشجع على فهم قضايا العالم الحقيقي. يمكن أن تساعد أدوات إدارة المشروع الخالي من الهزيلة أيضًا في استغلال قيود جدول المحتويات الأساسية وإخضاعها وتقييمها باستخدام مجموعة متنوعة من الأساليب المختلفة.
إن فوائد التقنيات الهجينة هي مجرد طريقة أخرى تقوم بها إدارة المشروع بتفكيك المنهجيات وتطبيقها للتحكم في العمل لتحقيق نتائج أفضل. وجود المزيد من الأدوات في صندوق الأدوات الخاص بك يعني أن لديك المزيد من الخيارات لمعالجة العملية والمشاكل التي تنشأ أثناء ذلك
