نظم المعلومات الإدارية

يقولون أن المعرفة قوة، وربما هذا صحيح إذا كانت تلك المعرفة منظمة وسهلة الهضم. تأتي المعلومات أحيانًا في شكل كميات هائلة من البيانات التي يمكن بسهولة أن تطغى على الأشخاص الذين ليس لديهم التدريب المناسب. هذا هو السبب في أن الأشخاص الذين هم على دراية  بإدارة نظم المعلومات (MIS) لهم قيمة كبيرة في سوق العمل. هذا المقال سيغطي المحاور التالية:

  • مفهوم نظم المعلومات الإدارية
  • أهمية نظم المعلومات الإدارية
  • أنواع نظم المعلومات الإدارية
  • مجالات عمل نظم المعلومات الإدارية
  • تخصص نظم المعلومات الإدارية
  • إيجابيات تخصص نظم المعلومات الإدارية
  • سلبيات تخصص نظم المعلومات الإدارية

مفهوم نظم المعلومات الإدارية

نظام معلومات الإدارة (MIS) هو مجموعة من الأنظمة والإجراءات التي تجمع البيانات من مجموعة من المصادر، وتعمل على تجميعها وتقديمها في شكل قابل للقراءة. يستخدم المديرون نظام معلومات الإدارة لإنشاء تقارير تزودهم بنظرة عامة شاملة على جميع المعلومات التي يحتاجون إليها لاتخاذ قرارات تتراوح من التفاصيل اليومية إلى استراتيجية المستوى الأعلى. تعتمد نظم المعلومات الإدارية الحالية بشكل كبير على التكنولوجيا لتجميع البيانات وتقديمها، ولكن المفهوم أقدم من تقنيات الحوسبة الحديثة.

أهمية نظم المعلومات الإدارية

اتخاذ قرارات العمل

الغرض الرئيسي من نظم المعلومات الإدارية هو جعل اتخاذ قرارات المديرين أكثر كفاءة وإنتاجية. من خلال تجميع المعلومات من مجموعة من المصادر في قاعدة بيانات واحدة وتقديم المعلومات بتنسيق منطقي، يمكن لنظم المعلومات الإدارية تزويد المديرين بكل ما يحتاجون إليه لاتخاذ قرارات مستنيرة وإجراء تحليل متعمق للقضايا التشغيلية.

جمع المعلومات التجارية

يمكن تطوير نظم معلومات الإدارة MIS لجمع أي نوع من أنواع المعلومات التي يتطلبها مديرو المعلومات تقريبًا. يمكنهم عرض البيانات المالية مثل الإرادات والنفقات اليومية في لمحة وإسنادها إلى إدارات أو مجموعات محددة. يمكن أن تساعد مؤشرات الأداء مثل توقيت المشاريع أو جودة المنتجات المديرين في تحديد مجالات التحسين المطلوبة. يمكن للموظفين إدارة جداول مناوبات العمل والتسليمات الواردة والشحنات الصادرة من أي مكان مرتبط بنظم المعلومات الإدارية.

تسهيل التعاون والتواصل

يمكن لنظم المعلومات الإدارية تسهيل التعاون والتواصل أيضًا. يمكن للموظفين تحرير المستندات ومشاركتها وإبلاغ المعلومات ذات الصلة بالتطورات والتحذيرات المتوقعة عبر المؤسسة.

تجميع تقارير الأعمال

تتمثل إحدى السمات الأكثر قيمة لنظم المعلومات الإدارية في قدرته على سحب البيانات الداخلية والخارجية من مجموعة متنوعة من المصادر وتقديمها بتنسيق سهل التحليل. تقدم التقارير الداخلية المعلومات بطريقة يمكن للمديرين فهمها، من خلال تضمين جميع البيانات ذات الصلة وتجميع البيانات بطريقة منطقية. على سبيل المثال، قد يُظهر التقرير الذي يراه مدير شركة لسلسلة مطاعم الإرادات والمصروفات وساعات العمل وحجم كل منفذ، مما يسمح له بمعرفة المتجر الذي يحقق أكبر قدر من المال لكل موظف في الطابق وأي المتاجر لديها نفقات أعلى مقارنة بالإرادات والحجم كمؤشر على الهدر أو السرقة.

توليد التقارير الحكومية

يمكن للمنظمات غير الربحية استخدام MIS لإنشاء التقارير المطلوبة تلقائيًا من قبل الحكومة. يتيح ذلك للموظفين والمتطوعين تركيز وقتهم على أنشطة أكثر إنتاجية ويمكن أن يقلل الأخطاء والتكاليف المرتبطة بإعادة تقديم التقارير الحكومية.

أنواع نظم المعلومات الإدارية

التحكم في العملية

يراقب هذا النظام العمليات الفيزيائية أو الصناعية للأعمال مثل تجميع السيارات أو العمليات البترولية أو تصنيع المعادن. يقوم نظام التحكم في العملية بجمع البيانات بشكل مستمر ثم إعداد تقرير عن أداء النظام. إنه أحد أهم أنواع نظم المعلومات الإدارية في أي شركة تصنيع.

يساعد التقرير المدير على تقييم أداء العملية والتحدث عن حدوث حدث معين على مدار الوقت. بخلاف ذلك، يخبرنا أيضًا عن عدد المرات التي يختلف فيها نظام الإنتاج عن عملية الإنتاج الدورية.

هذا النوع من المعلومات مفيد في تقييم كفاءة نظام الإنتاج ويساعد أيضًا في الحفاظ على سلامة العمال والآلات قيد الفحص.

اقرأ أيضا:  كيفية تحفيز الموظفين في العمل [لأداء أفضل👌]

نظام التقارير الإدارية

تم تصميم هذا النظام لإنتاج تقارير حول عمليات وتمويل جميع مستويات الإدارة في الشركة. يساعد نظام التقارير الإدارية مدير الشركة على مقارنة أداء الشركة بأداء العام الماضي والأداء المتوقع.

بهذه الطريقة، يمكن للمدير تقييم أدائه والعمل على تحسين أداء الشركة. يتم استخدام هذا التقرير من قبل الإدارة العليا لمقارنة المخرجات المالية وكفاءة العمليات مع الأهداف المحددة للشركة.

مراقبة المخزون

يتضمن مخزون الشركة التلف والمبيعات والسرقة والمخزون في متناول اليد. يتتبع نظام مراقبة المخزون كل هذه الأشياء ويقوم بتحديث الإدارة عنها.

بهذه الطريقة، تحدد الإدارة متى تنخفض العناصر الفردية ومتى يُطلب منها إعادة التخزين في كل من مستودع الشركة ومتاجر البيع بالتجزئة. يتتبع نظام الجرد حركة المخزون في المستودع، إنه أحد أهم أنواع نظم المعلومات الإدارية في أي شركة تتعامل مع تخزين البضائع. البضائع والمنتجات المخزنة هي نقود بالمعنى الحرفي للكلمة وهذا هو سبب حاجتها إلى MIS.

المبيعات والتسويق

يساعد هذا النظام الإدارة على تنفيذ وتتبع كفاءة وظائف التسويق والمبيعات للشركة.

ما يلي هو وظائف التسويق التي يهتم بها نظام المبيعات والتسويق.

  • المبيعات المتوقعة
  • تحسين جودة المنتجات
  • التعامل مع شبكات التوزيع
  • تجميع وتتبع المحلات الإعلانية والجداول الزمنية
  • تطبيق الإعلانات الفعالة والعلاقات العامة والعروض الترويجية للمبيعات
  • التسعير والخصومات والإعلان

تخبر هذه التقارير عن نسبة مبيعات المنتجات وأي المنتجات  التي لا تعمل بشكل جيد في متاجر البيع بالتجزئة المختلفة للشركة.

نظام إدارة الموارد البشرية 

يسمح نظام إدارة المعلومات هذا للإدارة بالتحكم في تدفق المعلومات في جميع أنحاء المنظمة. تعد الأجهزة الإلكترونية التي يستخدمها المديرون للتواصل مع مديري الإدارات الأخرى أو موظفيهم أو حتى من قبل الموظفين للتواصل مع بعضهم البعض، جزءًا من نظام معلومات.

تشتمل أجهزة الوسائط على الهواتف المحمولة والهواتف الأرضية والوسائط المتعددة والإنترنت والبريد الإلكتروني والبريد الصوتي ومؤتمرات الفيديو ومشاركة الملفات. يتتبع نظام إدارة الموارد البشرية الموظفين وتوظيفهم. كما يقوم بالإدارة اليومية للموظفين.

يتتبع هذا النظام العناصر المالية مثل كشوف المرتبات والمزايا والتقاعد والتي تعد أيضًا جزءًا من النظام المحاسبي والمالي. إنه يجعل الإتصال ممكنًا بين الموظفين والموارد البشرية والإدارة من خلال تقديم إشعارات الإمتثال القانوني وأحداث التدريب الإلزامية وسياسات الموارد البشرية. يقوم بجميع الأعمال مثل تتبع حضور العمل وضبط وقت الموظف وتتبع الإجازات المتاحة والمستخدمة والسماح للموظفين بأخذ إجازات مرضية أو إجازات دون إشراك المدير جسديًا.

بالإضافة إلى ذلك، يعمل هذا النوع من نظم المعلومات الإدارية أيضًا على الإهتمام  بجانب التوظيف من خلال جمع السير الذاتية وتقييمها وكذلك تحديد وتجميع الآفاق المحتملة المؤهلة.

المحاسبة والتمويل

يتتبع نظام المحاسبة والتمويل استثمارات وأصول الشركة. يتم تجميع البيانات التي تم جمعها من هذه التقارير لإعداد التقارير المالية التي يتطلبها القانون للتعامل مع وظائف مثل كشوف المرتبات والضرائب المحلية وصناديق الدولة والمعاشات التقاعدية. يقوم هذا النظام بإنشاء التقارير المطلوبة لعمليات التدقيق المالي المنتظمة وأيضًا إنشاء تقارير سنوية للإدارة العليا.

يساعد نظام المحاسبة والتمويل أيضًا في الترحيل اليومي للمعاملات العادية مثل دخل المبيعات والودائع المصرفية والتحويلات والعائدات. يتم إنتاج جميع البيانات الشهرية والسنوية مثل بيانات الأرباح والخسائر والميزانيات العمومية من هذا النظام. تعتبر هذه البيانات مهمة لمعرفة أداء الشركة للمدير المتوسط ​​والعليا ولتتبع ومقارنة الوضع المالي الحالي بالوضع المالي السابق للشركة والأهداف المحددة مسبقًا للنمو المستقبلي.

نظام دعم القرار

تم تصميم نظام الدعم هذا بطريقة تساعد المدير على اتخاذ قرار عند ظهور موقف ما.

يقوم بجمع البيانات من كل من المصادر الخارجية والداخلية. تعد اتجاهات السكان وأسعار الفائدة وتكلفة بناء المنازل الجديدة هي الأمثلة القليلة للمصادر الخارجية، في حين أن المصانع أو المبيعات أو المخزون أو البيانات المالية هي أمثلة على المصدر الداخلي للمعلومات. على سبيل المثال، يأخذ المدير المساعدة من نظام دعم القرار للنظر في العوامل الخارجية والداخلية أثناء تحديد حصص المبيعات السنوية.

اقرأ أيضا:  الاتصال الإداري

نظام الخبراء

تم تصميم نظام الخبراء بطريقة تأخذ وتخزن معرفة خبير بشري حول موضوع معين واستخدام تلك المعرفة لمساعدة الأشخاص ذوي الخبرة الأقل في اتخاذ القرارات.

الذكاء الإصطناعي هو جزء مهم من نظام خبير. يستشعر نظام الخبراء أفعالك على أساس الإجراءات التي اتخذتها في الماضي في مواقف مماثلة واتخاذ القرار على أساس تلك الإفتراضات المنطقية.

نظام المعلومات التنفيذية

تم تصميم نظام المعلومات التنفيذية بطريقة تساعد المدير التنفيذي على إدارة المديرين التنفيذيين. يوفر هذا النظام معلومات في شكل جداول ورسوم بيانية مما يسهل على المدير إجراء التحليل واتخاذ القرارات المهمة.

نظام معالجة المعاملات

يتمثل عمل نظام معالجة المعاملات في جمع ومعالجة البيانات المنتجة أثناء الأنشطة الروتينية للمؤسسة. الأنشطة مثل الطلبات والمدفوعات والودائع أو الحجز.

نظام إدارة المعلومات المدرسية

يمكّن نظام معلومات المدرسة (SIMS) المدرسة من إدارة الأنشطة اليومية للمدرسة بطريقة فعالة. تتبنى العديد من المدارس هذه التقنية لتشكيل عقول الصغار بالإضافة إلى معالجة جميع الأنشطة التي تتم خلف الكواليس في المدرسة.

قلل نظام معلومات المدرسة من أعمال تحديث وإدارة سجلات حضور الطلاب. الآن، يقوم نظام معلومات المدرسة بأداء هذا النشاط بطريقة سلسة ويوفر وقت المعلمين للأنشطة الإنتاجية الأخرى.

قواعد البيانات المحلية

قواعد البيانات المحلية هي أيضا مثال على نظام المعلومات الإدارية. توفر قواعد البيانات المحلية معلومات متعمقة حول المجتمعات التي تعيش في جميع أنحاء البلد. تأخذ قواعد البيانات هذه المعلومات من قوائم الأعمال المفتوحة والبيانات العامة وتقديم الخدمات المحلية المتكاملة ومدخلات المسح الإجتماعي.

مجالات عمل نظم المعلومات الإدارية

تصميم أنظمة الكمبيوتر

قد يصبح الأشخاص المتمرسون في مجال التكنولوجيا ممن لديهم خبرة في نظم المعلومات الإدارية مطوري ويب أو مبرمجين أو مهندسي أنظمة أو مديري مشروعات أو مستشارين تقنيين.

بالطبع، الوظائف المذكورة أعلاه ليست متاحة فقط في الشركات التي تركز على التكنولوجيا. لا توجد منظمة كبيرة تقريبًا لا تحتاج إلى فريق من خبراء الكمبيوتر للمساعدة في الحفاظ على سير الأمور بسلاسة.

المجالات المالية والتأمينية

المعلومات المالية هي البيانات، وفي شكلها الخام، يمكن أن تترك الرؤوس تدور. تتعامل المؤسسات المالية مع ملايين الدراهم من أموال عملائها، وتتوزع جميعها بين عشرات الأنواع من حسابات التوفير وصناديق التقاعد والأسهم والسندات وأشكال أخرى من الإستثمارات. بدون طريقة موثوقة لإدارة كل تلك البيانات، يمكن للفوضى أن تتولى زمام الأمور بسرعة.

لا غنى عن الأشخاص الذين يمكنهم إيجاد طرق جديدة لتنظيم البيانات وإنشاء التقارير في مجال التمويل. في الواقع، وفقًا  لمكتب إحصاءات العمل، يعمل 12 بالمائة من مديري أنظمة الكمبيوتر والمعلومات في المجالات المالية والتأمينية.

مجال الحكومة

يجب على المؤسسات الحكومية التعامل مع التقارير المرحلية والمعلومات المالية والبيانات الأخرى الضرورية لاتخاذ القرارات والمضي قدمًا في المشاريع. يمكن لتطبيقات MIS القوية تقديم المعلومات في الوقت المناسب وبطريقة ثاقبة.

القطاع العام لديه حاجة ماسة بشكل خاص لأنظمة المعلومات الفعالة. حيث يعمل حوالي سبعة بالمائة من مديري أنظمة الكمبيوتر والمعلومات في الحكومة.

الشركات الكبرى 

يحتاج المديرون والمديرون التنفيذيون في الشركة إلى تقارير عن البيانات التي تساعدهم في تقييم الأداء وطرح الأفكار الجديدة للمشاريع. كما هو الحال في المجالات الأخرى، سيحافظ خبراء MIS الذين يعملون في الشركات الكبيرة على تحديث الأجهزة والبرامج ويساعدون في تطوير التطبيقات، وقد يقومون بمهام أخرى مثل إنشاء صفحات الويب.

قد تستخدم العمليات الأصغر أيضًا الأشخاص الذين يعرفون مداخل وعموم MIS. قد تحتاج شركة تأمين صغيرة، على سبيل المثال، إلى شخص ما لتصميم برنامج ينظم الإحصائيات ويساعد الشركة على معرفة كيفية تعديل معدلاتها.

اقرأ أيضا:  القرار الإداري

تعد إدارة نظم المعلومات مجالًا واسعًا للعمل لا يوفر أي نقص في فرص العمل. في الواقع، النمو المتوقع لهذا المجال الوظيفي أعلى بكثير من المتوسط ​​في جميع المهن. إنها حقًا إحدى وظائف المستقبل.

تخصص نظم المعلومات الإدارية

إن تخصص نظم المعلومات الإدارية المعروف كاختصار ب MIS  هو تخصص علمي حيث أنه يدمج  ما بين تكنولوجيا المعلومات والعلوم الإدارية، فمن جهة نجد الجانب التكنولوجي يعد أداة لإنتاج التقارير المحتوية على المعلومات، ومعالجتها وتوزيعها في المنظمات بشكل تقني وعملي، ومن جهة أخرى فالجانب الإداري يعمل على خلق الكفاءة والتنظيم في العمل لتلبية احتياجات المؤسسات. يعمل هذا المجال والعاملين به  بشكل مشترك هدفهم واحد هو تحقيق الاستثمار الأمثل للأفراد والمنظمات والموارد، وأيضا العمليات التجارية، كما  يحرص على  تقديم المساعدة للمدراء في اتخاذ القرارات الإستراتيجية السليمة والناجحة المبنية على  مصداقية وموثوقية المعلومات التي  يقوم النظام  بحفظها وضمان سهولة العودة إليها في أي وقت عند الحاجة لها.

مزايا تخصص نظم المعلومات الإدارية

  • يساعد في تقليل المخاطر في اتخاذ القرار
  • يقوم بمعالجة البيانات واستخلاص المعلومات منها
  • يوفر معلومات حول مختلف جوانب الأعمال
  • يساعد المديرين التنفيذيين على الإستفادة بسرعة من المعلومات المتعلقة بالمجالات الوظيفية
  • تساعد قاعدة البيانات في إجراء البحوث يتم استخدام البيانات المخزنة كبيانات ثانوية
  • يوفر معلومات سليمة فيما يتعلق بالصحة المالية لمنظمة الأعمال
  • يساعد في إعداد تقرير الشركة
  • يساعد مدير تنمية الموارد البشرية في معرفة متطلبات الموارد البشرية وأجورهم ورواتبهم وتقييم الأداء والتدريب والترقية والتغيب عن العمل ودوران الموظفين، وهو أمر مفيد في صياغة سياسات تنمية الموارد البشرية السليمة
  • تساعد البيانات المتعلقة بالإنتاج مدير الإنتاج في اتخاذ قرار بشأن استخدام السعة وعدد حالات الرفض لكل دفعة وتكرار الأعطال وحالة شحن الطلب والمنتج المعالجين 
  • يوفر معلومات بشأن وضع المخزون، ويضمن تقليل فرص نفاذ المخزون
  • يوفر معلومات تتعلق بالمنتج والسعر والترويج والتجزئة والطلب والبيع وما إلى ذلك إلى مدير التسويق على الفور ويضمن الأداء السلس لهذا القسم

في الوقت الحاضر، تولي كل مؤسسة تجارية الأهمية الواجبة لهذا القسم. يعود الفضل في نمو وتطور العديد من منظمات الأعمال إليها. إذا قللت المنظمة من أهمية نظم المعلومات الإدارية، فقد يكون لديها تغييرات أكبر لتوليد ربح سلبي.

سلبيات تخصص نظم المعلومات الإدارية

  • تأخذ نظم المعلومات الإدارية في الإعتبار العوامل الكمية بشكل أساسي، وبالتالي تتجاهل العوامل غير الكمية مثل الروح المعنوية ومواقف أعضاء المنظمة والتي لها تأثير مهم على عملية صنع القرار للمديرين التنفيذيين.
  • نظم المعلومات الإدارية أقل فائدة في صنع القرار غير المبرمج. مثل هذه الأنواع من القرارات ليست من النوع الروتيني وبالتالي فهي تتطلب معلومات قد لا تكون متاحة في نظم المعلومات الإدارية الحالية للمديرين التنفيذيين. تنخفض فعالية MIS بسبب التغييرات المتكررة في الإدارة العليا والهيكل التنظيمي والفريق التشغيلي.
  • نظم المعلومات الإدارية ليس بديلاً عن الإدارة الفعالة. وهذا يعني أنه لا يمكن أن يحل محل الحكم الإداري في اتخاذ القرارات في المجالات الوظيفية المختلفة. إنها مجرد أداة مهمة في أيدي المديرين التنفيذيين لصنع القرار وحل المشكلات.
  • قد لا تتمتع نظم المعلومات الإدارية بالمرونة المطلوبة لتحديث نفسها بسرعة مع الإحتياجات المتغيرة للوقت، خاصة في بيئة سريعة التغير ومعقدة.
  • يتم تقليل فعالية نظم المعلومات الإدارية في المنظمة، حيث توجد ثقافة تخزين المعلومات وعدم مشاركتها مع الآخرين.
  • لا تستطيع نظم المعلومات الإدارية توفير حزم معلومات مصممة خصيصًا ومناسبة لغرض كل نوع من القرارات التي يتخذها المسؤولون التنفيذيون.

كُتب بواسطة

رائد الأعمال العربي

فريق متخصص في البحث والدراسة في عدة مجالات ضمن نطاق ريادة الأعمال، ومن أهم المجالات التي نتخصص في الكتابة عنها هي: كيفية إنشاء المشاريع بالسعودية، الإدارة، القيادة، إدارة الموارد البشرية...