إعلان

وظائف الإدارة الخمس [بالتفصيل] حسب هنري فايول

وظائف الإدارة

توضح هذه المقالة نظرية إدارية من وظائف الإدارة الخمسة التي كتبها هنري فايول بطريقة عملية. بعد القراءة سوف تفهم أساسيات هذه المبادئ القوية للإدارة.

الوظائف الخمس للإدارة هي:

  1. التخطيط
  2. التنظيم
  3. التعيين
  4. التوجيه
  5. الرقابة

مقدمة من الوظائف الخمس للإدارة

في بداية القرن الماضي (1916) ابتكر المهندس الفرنسي هنري فايول المبادئ الأولى لنظرية الإدارة. تم تصنيف Henri Fayol على أنه الأب المؤسس لمنظمة الخط والموظفين على سبيل المثال.

بناءً على خبرته كمخرج ناجح أو شركة تعدين، طور العديد من النظريات التي لا تزال صالحة حتى اليوم. في ذلك الوقت، لم يكن لدى المديرين تدريب رسمي. ومع ذلك، أدى التعقيد المتزايد للمنظمات إلى الحاجة إلى الإدارة المهنية.

وظائف الإدارة الخمسة

اكتسب هنري فايول شهرة عالمية بسبب مبادئه العامة الأربعة عشر للإدارة. وميز ستة أنشطة عامة للمؤسسات الصناعية: فنية وتجارية ومالية وأمنية ومحاسبية وإدارية. حدد خمس وظائف للإدارة لمكون الإدارة ولا تزال تعتبر ذات صلة بالمنظمات اليوم.

تركز هذه الوظائف الخمس على العلاقة بين الموظفين وإدارتها وتوفر نقاط مرجعية بحيث يمكن حل المشكلات بطريقة إبداعية.

التخطيط الإداري كوظيفة للإدارة

التخطيط يتطلع إلى الأمام. وفقًا لهنري فايول، فإن وضع خطة عمل جيدة هو أصعب وظائف الإدارة الخمس.

هذا يتطلب مشاركة نشطة من المنظمة بأكملها. فيما يتعلق بالوقت والتنفيذ، يجب ربط التخطيط والتنسيق على مستويات مختلفة.

يجب أن يأخذ التخطيط موارد المنظمة المتاحة ومرونة الموظفين في الاعتبار لأن هذا سيضمن الاستمرارية.

يتضمن برنامج التخطيط الفعال تأثير كل من العوامل الخارجية والداخلية. العوامل الخارجية هي نقص الموارد. كل من رأس المال والمادي، الاتجاه الاقتصادي العام فيما يتعلق بأسعار الفائدة والتضخم، التقدم التكنولوجي الديناميكي، زيادة التنظيم الحكومي فيما يتعلق بمصالح المجتمع، البيئات السياسية الدولية غير المستقرة، إلخ.

العوامل الداخلية التي تؤثر على التخطيط هي فرص النمو المحدودة بسبب التشبع الذي يتطلب التنويع، وتغيير أنماط القوى العاملة، والهياكل التنظيمية الأكثر تعقيدًا، واللامركزية، إلخ.

بحث حول وظائف الإدارة

لا يمكن للمؤسسة أن تعمل بشكل جيد إلا إذا كانت جيدة التنظيم.

هذا يعني أنه يجب أن يكون هناك ما يكفي من رأس المال والموظفين والمواد الخام حتى تتمكن المنظمة من العمل بسلاسة ويمكنها بناء هيكل عمل جيد.

الهيكل التنظيمي مع التقسيم الجيد للوظائف والمهام له أهمية حاسمة. عندما يزداد عدد الوظائف، ستتوسع المنظمة أفقيًا وعموديًا. هذا يتطلب نوعا مختلفا من القيادة.

وفقًا لهنري فايول ، “لتنظيم عمل تجاري هو تزويده بكل ما هو مفيد أو وظيفته ، أي المواد الخام والأدوات ورأس المال والموظفين”.

وبالتالي فإن وظيفة  التنظيم تتضمن تحديد الأنشطة التي يجب القيام بها من أجل الوصول إلى أهداف الشركة ، وتعيين هذه الأنشطة للموظفين المناسبين ، وتفويض السلطة اللازمة لتنفيذ هذه الأنشطة بطريقة منسقة ومتماسكة.

ويترتب على ذلك أن وظيفة التنظيم تهتم بما يلي:

  1. تحديد المهام التي يجب القيام بها وتجميعها عند الضرورة
  2. إسناد هذه المهام إلى الموظفين مع تحديد سلطتهم ومسؤوليتهم .
  3. تفويض هذه السلطة لهؤلاء الموظفين
  4. إقامة علاقة بين السلطة والمسؤولية
  5. تنسيق هذه الأنشطة
وظائف الإدارة التخطيط والتنظيم

التوظيف يتمثل في تعيين موظفين جدد والاحتفاظ بقوة عمل مناسبة للمؤسسة على المستويين الإداري وغير الإداري. إنها تنطوي على عملية توظيف وتدريب وتطوير وتعويض وتقييم الموظفين والحفاظ على هذه القوة العاملة مع الحوافز والدوافع المناسبة.

نظرًا لأن العنصر البشري هو أهم عامل في عملية الإدارة، فمن المهم تعيين الموظفين المناسبين.

تتضمن الوظيفة الإدارية للموظفين إدارة الهيكل التنظيمي من خلال الاختيار السليم والفعال وتقييم وتطوير الموظفين لملء الأدوار المصممة في الهيكل“.

هذه الوظيفة أكثر أهمية لأن الناس يختلفون في ذكائهم ومعرفتهم ومهاراتهم وخبراتهم وحالتهم البدنية وعمرهم ومواقفهم، وهذا يعقد الوظيفة.

ومن ثم، يجب أن تفهم الإدارة، بالإضافة إلى الكفاءة الفنية والتشغيلية، الهيكل الاجتماعي والنفسي للقوى العاملة.

وفقًا لـ Kootz & O’Donnell ، “تتضمن الوظيفة الإدارية للموظفين إدارة الهيكل التنظيمي من خلال الاختيار السليم والفعال وتقييم وتطوير الموظفين لملء الأدوار المصممة في الهيكل”.

هذه الوظيفة أكثر أهمية لأن الناس يختلفون في ذكائهم ومعرفتهم ومهاراتهم وخبراتهم وحالتهم البدنية وعمرهم ومواقفهم ، وهذا يعقد الوظيفة. ومن ثم ، يجب أن تفهم الإدارة ، بالإضافة إلى الكفاءة الفنية والتشغيلية ، الهيكل الاجتماعي والنفسي للقوى العاملة.

وتشمل الإدارة وظيفة التوجيه مع القيادة، ضمان التواصل الداخلي، والإشراف بحيث يؤدي الموظفين أنشطتهم بالطريقة الأكثر كفاءة ممكنة، من أجل تحقيق الأهداف المرجوة.

والقيادة تنطوي على عنصر إصدار التعليمات وتوجيه المرؤوسين حول الإجراءات والأساليب.

والتواصل يجب أن يكون مفتوحة في كلا الاتجاهين بحيث يمكن تمرير المعلومات إلى المرؤوسين والتعليقات الواردة منها.

التحفيز مهم جدًا لأن الأشخاص ذوي الدوافع العالية يظهرون أداءً ممتازًا مع توجيه أقل من الرؤساء.

سيؤدي الإشراف على المرؤوسين إلى تقارير مرحلية مستمرة بالإضافة إلى طمأنة الرؤساء بأن التوجيهات يتم تنفيذها بشكل صحيح.

يجب أن يكون الاتصال مفتوحًا في كلا الاتجاهين بحيث يمكن نقل المعلومات إلى المرؤوسين وردود الفعل الواردة منهم.

التحفيز مهم جدًا لأن الأشخاص ذوي الدوافع العالية يظهرون أداءً ممتازًا مع توجيه أقل من الرؤساء.

سيؤدي الإشراف على المرؤوسين إلى تقارير مرحلية مستمرة بالإضافة إلى طمأنة الرؤساء بأن التوجيهات يتم تنفيذها بشكل صحيح.

وظائف الإدارة الخمسة الرقابة

تتكون وظيفة ارقابة من تلك الأنشطة التي يتم القيام بها للتأكد من أن الأحداث لا تنحرف عن الخطط المرتبة مسبقًا. تتكون الأنشطة من وضع معايير لأداء العمل وقياس الأداء ومقارنته بهذه المعايير المحددة واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الحاجة لتصحيح أي انحرافات.

“االرقابة والتحكم هو قياس وتصحيح أنشطة أداء المرؤوسين من أجل التأكد من أن أهداف وخطط المؤسسة المرغوبة للحصول عليها قد تم إنجازها”.

تتضمن وظيفة الرقابة الإدارية:

  • أ. إنشاء الأداء القياسي.
  • ب. قياس الأداء الفعلي.
  • ج. قياس الأداء الفعلي بالمعيار المحدد مسبقاً ومعرفة الانحرافات.
  • د. اتخاذ الإجراءات التصحيحية.

كل هذه الوظائف الخمس للإدارة مترابطة بشكل وثيق. ومع ذلك، لا يمكن تمييز هذه الوظائف إلى حد كبير ولا يمكن التعرف عليها فعليًا في الوظيفة.

لذلك، من الضروري وضع كل وظيفة على حدة في التركيز والتعامل معها.

مقالات إدارية بمنصتنا: