ما هو التفاوض ولماذا هو مهم؟
مهارات التفاوض مهمة لجميع مجالات الحياة، ولكن بشكل خاص داخل التوظيف.
قد نفكر في التفاوض على أنه شيء يحدث في الشركات، عندما تتفاوض شركة ما على صفقة مع شركة أخرى. في الواقع، تجري المفاوضات في جميع مجالات الأعمال وعلى جميع المستويات.
التفاوض هو عملية إنشاء اتفاق بين طرفين. سيشمل هذا عادة عملية حل وسط حتى يتوصل الطرفان إلى تسوية تعود بالنفع على الطرفين.
في المستويات العالية، يمكن أن يؤدي ذلك إلى عقود اتفاقية رسمية. لكن هذا ليس هو الحال دائمًا، وأحيانًا ينتج عن التفاوض عقد شفهي بين الأطراف المعنية.
في الأعمال التجارية، تعد المفاوضات طريقة مهمة لحل مشكلة وإيجاد حل أو استراتيجية تدفع الشركة إلى الأمام.
متى قد تحتاج إلى مهارات التفاوض؟
هناك عدد كبير من المواقف التي قد تتطلب مهارات التفاوض.
سيحتاج الأفراد الذين يعملون في مجالات التسويق والمبيعات والعقارات والقانون وخدمة العملاء إلى إتقان مهارات التفاوض من أجل القيام بعملهم بفعالية.
أي منصب يتطلب الأعمال التجارية أو التفاعلات العلائقية سوف يستفيد من مهارات التفاوض القوية.
تتضمن المواقف التي قد تحتاج فيها إلى إظهار مهارات التفاوض في مكان العمل ما يلي:
- التفاوض مع صاحب العمل الحالي على زيادة الأجور
- مناقشة الراتب المبدئي عند قبولك لمنصب جديد
- التفاوض على إجازة مع مشرفك
- تكوين عقد مع شركة للخدمات المستقلة
- التفاوض على صفقة بين شركتك ومورد أو منافس
- الاتفاق على جدول عمل مرن مع صاحب العمل
بغض النظر عن الوظيفة التي تقوم بها، فإن امتلاك القدرة على التفاوض بشأن الموقف يمكن أن يساعدك على التقدم.
ما هي مهارات التفاوض؟
هناك العديد من الأشياء التي يمكن اعتبارها مهارات تفاوض. سواء كنت تحاول تأمين صفقة مع عميل، أو حل نزاع حدث بين الموظفين أو تناقش إجازة مع صاحب العمل، فإن امتلاك مهارات تفاوض جيدة يمكن أن يُحدث فرقًا بين النجاح والفشل.
مهارات جيدة في التعامل مع الآخرين
يتم تعريف المهارات الشخصية على أنها القدرة على التواصل والتفاعل بشكل جيد مع الآخرين.
لهذا السبب، فهي ضرورية عندما يتعلق الأمر بالحالات التي تتطلب التفاوض.
أثناء أي عملية تفاوض، ستحتاج إلى التفاعل مع الآخرين، سواء كان ذلك شخصيًا أو عبر مكالمة فيديو أو مكالمة هاتفية.
تتضمن المهارات الشخصية الجيدة القدرة على الاستماع والتواصل وفهم احتياجات الآخرين.
سيساعد هذا بعد ذلك في توجيه المفاوضات في اتجاه مفيد للطرفين.
التخطيط المسبق
هذه المهارة مهمة بشكل خاص عند التفاوض على الصفقات التجارية مع الشركات والأفراد الآخرين، على الرغم من أنه يمكن استخدامها في أي موقف تفاوضي.
يمكن أن تساعد القدرة على البحث والتخطيط لاستراتيجية في الاستعداد لمجموعة متنوعة من المواقف.
أن تكون مستعدًا مسبقًا يعني أنك قادر على توقع أي عقبات أو مشكلات قد تحدث وتقديم حل مناسب يستهوي الطرفين.
سيشمل التحضير الجيد:
- تحديد الأهداف
- تحديد الحد الأقصى والحد الأدنى للشروط
- البحث عن موقف أو شركة أو فرد
- ابحث عن مفاوضات مماثلة من الماضي للنظر في الأسبقية السابقة
القدرة على بناء علاقة
يسير الوئام جنبًا إلى جنب مع امتلاك مهارات جيدة في التعامل مع الآخرين.
يساعد بناء الوئام على تكوين علاقات متناغمة والتفاهم. تعني القدرة على بناء علاقة أن الأفراد قادرون على إنشاء علاقات عمل والحفاظ عليها.
كما أنها ستجعل عادة العثور على اتفاق مناسب أسهل، حيث يوجد رابط إيجابي في مكانه.
بعد كل شيء، من الأسهل أن تتصالح مع شخص تربطك به علاقة عمل جيدة مقارنة بشخص تربطك به علاقة صعبة.
يمكن أن تؤدي هذه العلاقة إلى علاقات مفيدة طويلة الأمد يمكن إعادة النظر فيها في المستقبل.
القدرة على التكيف
بغض النظر عن مدى جودة البحث والتخطيط، لا تسير الأمور دائمًا بالطريقة التي تتوقعها. قد تظهر معلومات جديدة أو قد لا يتفاعل الآخرون بالطريقة التي تتوقعها.
لهذا السبب من المهم أن تكون قادرًا على التكيف مع أي موقف.
امتلاك مهارات جيدة في التكيف يعني أنه بغض النظر عما يحدث، ستكون قادرًا على التفكير في الخيارات والتوصل إلى حلول بديلة.
مهارات التواصل الجيد
إذا كنت تكافح من أجل التواصل، فقد يكون تكوين مفاوضات مرضية أمرًا صعبًا للغاية.
تساعد القدرة على التواصل بشكل فعال كلا الطرفين على فهم بعضهما البعض. وهذا يعني أيضًا أنهم قادرون على فهم ما يتم تقديمه في المفاوضات بشكل كامل، فضلاً عن أي توقعات.
إذا لم تكن لديك مهارات اتصال جيدة ، فقد يكون هناك ارتباك وسوء فهم. هذا يمكن أن يؤدي إلى خلافات وحتى انهيار المفاوضات.
مهارات تنظيمية
المهارات التنظيمية مهمة بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بالتفاوض على صفقة بين الشركات.
تتطلب المفاوضات واسعة النطاق الكثير من البحث والأعمال الورقية لفهم توقعات ومتطلبات كلا الجانبين بنجاح.
الحفاظ على تنظيم كل هذه المعلومات أمر حيوي. بدون القدرة على تحديد استراتيجيتك الخاصة والمعلومات المحيطة بالصفقة، يمكن ارتكاب الأخطاء ويمكن أن يتعطل الاتصال.
ستتضمن المهارات التنظيمية الجيدة أيضًا أشياء مثل ترتيب الاجتماعات والمكالمات، والتأكد من أنك في الوقت المحدد لتلك الاجتماعات والمتابعة بعد ذلك، إذا لزم الأمر.
التنظيم العاطفي
هناك أوقات يمكن أن تشتد فيها المفاوضات. قد يكون هناك إحباطات ومواقف يمكن أن تؤدي إلى ردود فعل عاطفية.
هذا هو السبب في أنه من المهم أن تكون قادرًا على تنظيم مشاعرك والاستجابة بطريقة محايدة.
يمكن أن يؤدي الاستسلام لمشاعرك إلى تنازلات أكثر مما كنت تأمل. بدلًا من ترك إحباطاتك أو غضبك يتغلب عليك، حافظ على هدوئك، مما سيضمن لك قدرتك على التحكم في الموقف.
هذا مهم أيضًا عند محاولة عقد صفقة مع عميل أو شركة منافسة. إذا كنت تستجيب بمشاعرك دون رادع، فقد يجعلك ذلك تبدو متوترًا وغير موثوق به.
هذه ليست صفات مرغوبة وتعني أن النتيجة المرضية أقل احتمالا.
من خلال تنظيم عواطفك والتحكم فيها، ستعطي انطباعًا بأنك مسيطر وقادر على التعامل مع المواقف الصعبة.
مهارات الاستماع الجيد
بالإضافة إلى القدرة على التعبير عن وجهة نظرك ومتطلباتك، من المهم أن تكون قادرًا على الاستماع.
من خلال الاستماع النشط لما سيقوله الآخرون، يمكن أن يساعد ذلك في توجيه خطواتك التالية في عملية التفاوض.
إذا شعر الآخرون أنه قد تم سماعهم، فهذا يساعد أيضًا في بناء علاقة وعلاقات، والتي يمكن أن تعزز المفاوضات بشكل أكبر.
على سبيل المثال، أثناء التفاوض، قد يكون لدى الأفراد مخاوف بشأن مناطق معينة. من خلال الاستماع بعناية لما يقولونه، يمكنك إنشاء استراتيجيات مصممة للتعامل مع هذه المجالات.
سيساعد هذا المفاوضات على المضي قدمًا ويظهر أيضًا أنك مهتم بالتوصل إلى اتفاق يرضي جميع الأطراف.
الجدارة بالثقة والموثوقية والأخلاق
عند التفاوض، من المهم التأكد من أنك موثوق وجدير بالثقة .
إذا شعر الآخرون أنهم يستطيعون الوثوق بك والاعتماد عليك، فسوف يجعلهم ذلك أكثر عرضة للتوافق مع متطلباتك، حيث سيؤمنون أنك ستكون صادقًا مع كلمتك.
إذا لم يشعر الآخرون أنك ستلتزم بما تقوله، فمن المرجح أن تفشل المفاوضات.
مهارات “الإغلاق” الفعالة
معرفة كيفية إبرام صفقة أمر ضروري في جميع المفاوضات.
أن تكون قادرًا على التواصل ومناقشة المواقف شيء، لكن تحويل تلك المناقشات إلى حل هو شيء آخر تمامًا.
تتطلب بعض المواقف صياغة العقود وتوقيعها. سيتم الانتهاء من الآخرين باتفاق شفهي ومصافحة.
من المهم فهم الاستنتاج المطلوب لكل موقف ومتى يتم تنفيذه، وكذلك التأكد من أن كل شخص مشارك في التفاوض يفهم الشروط ويوافق عليها تمامًا.
أمثلة على مهارات التفاوض الجيدة
الآن بعد أن نظرنا في المهارات التي تعتبر مهمة للمفاوضات، حان الوقت للنظر في كيفية ومتى سيتم استخدام هذه المهارات.
المثال الأول
يتعين على وكلاء العقارات التعامل بانتظام مع مفاوضات معقدة بين البائعين والمشترين.
هم المتصلون الأساسيون بين المبيعات وعليهم التفاوض على الأسعار جنبًا إلى جنب مع الشروط والأحكام الأخرى.
لهذا السبب، من المهم للعملاء أن يكونوا قادرين على الوثوق بهم. إنهم بحاجة إلى إظهار أن لديهم بالفعل مصالح البائعين والمشترين الفضلى في صميم القلب والتفاوض بشأن صفقة تجذب كلا الطرفين، فضلاً عن تلبية المتطلبات القانونية.
خلال هذه العملية، يمكن أن تتصاعد التوترات ويمكن أن تحدث الصراعات.
لهذا السبب، من المهم أن تظل محايدًا تمامًا وأن تعمل على قدم المساواة لكلا الجانبين. يعد التواصل أيضًا أمرًا حيويًا لضمان رضا الجميع عن العملية وفهم كل خطوة.
بدون مهارات التفاوض، يمكن أن تنهار المبيعات أو تستغرق وقتًا أطول بكثير من اللازم لإكمالها.
المهارات المستخدمة في هذه الحالة:
- مهارات التواصل الجيد
- تنظيم جيد
- الجدارة بالثقة
- الحياد العاطفي
- القدرة على بناء علاقة
- القدرة على اغلاق الصفقة
- مهرات الأصغاء
- القدرة على التكيف
المثال الثاني
عندما يكون هناك تعارض بين الموظفين، قد يُطلب من المشرف أو أي فرد آخر التفاوض على اتفاقية وإعادة الانسجام داخل مكان العمل.
إذا تمت دعوتك للقيام بذلك، فستحتاج إلى مهارات تفاوض لتهدئة مشاعر كلا الطرفين وتشكيل نتيجة مرضية. قد يعني هذا التحدث مع الآخرين حول الظروف التي أدت إلى الخلاف.
ستحتاج أيضًا إلى التواصل مع كلا الطرفين لمعرفة نسختهم من الأحداث ومعرفة النتيجة التي يرغبون فيها.
أثناء هذه العملية، ستحتاج إلى التزام الهدوء والتحكم في آرائك وعواطفك حتى تكون محايدًا.
من خلال التواصل الفعال مع كلا الطرفين، والبحث في الظروف والحفاظ على الحياد، ستتمكن من حل الموقف بشكل فعال والتفاوض على حل.
المهارات المستخدمة في هذه الحالة:
- القدرة على بناء علاقة
- مهارات التواصل الجيد
- التخطيط والتحضير المسبق
- التنظيم العاطفي
- مهرات الأصغاء
المثال الثالث
عندما تقبل دورًا جديدًا ، قد تكون هناك فرصة لمناقشة المتطلبات الدقيقة لمنصبك بالإضافة إلى راتبك.
هذه فرصة لك للتفاوض على عقد مع صاحب العمل الخاص بك والذي يعود بالفائدة على الطرفين. ولكن للقيام بذلك، سوف تحتاج إلى إظهار مجموعة من مهارات التفاوض.
إذا كنت تتطلع إلى مناقشة أجر أعلى مما سبق عرضه عليك، فمن المهم أن تبحث وتخطط لمنهجك.
قد يعني هذا تحديد أجور أخرى أعلى للأفراد في أدوار مماثلة، مع الأخذ في الاعتبار عدد ساعات العمل وبناء حجة تدعم وجهة نظرك بشكل عام.
من خلال تقديم هذه المعلومات بطريقة واضحة ومنظمة، من المرجح أن يستمع صاحب العمل. من المهم أيضًا بناء علاقة مع صاحب العمل والاستماع إلى ما يقولونه.
إذا استمعت إلى تحفظاتهم وفهمتها، فيمكن أن يرشدك ذلك إلى خطواتك التالية. بمجرد إبرام اتفاق، يجب صياغة العقود وتوقيعها.
المهارات المستخدمة في هذه الحالة:
- مهارات التواصل الجيد
- القدرة على بناء علاقة
- التخطيط المسبق
- مهارات تنظيمية جيدة
- معرفة كيفية إبرام صفقة
- مهرات الأصغاء
- القدرة على التكيف
المثال الرابع
إذا كنت تعمل في منصب خدمة العملاء، فستظهر المفاوضات بانتظام كجزء من دورك الوظيفي. سواء كنت تتفاوض مع عميل غاضب أو تناقش منتجًا جديدًا قد يكون مفيدًا لهم، فسيتعين عليك إظهار مجموعة من مهارات التفاوض.
أولاً، بغض النظر عن الموقف، من المهم بناء علاقة وإظهار أنك جدير بالثقة.
سيعني هذا أنه من المرجح أن يعتقد العميل أن لديك مصالحهم الفضلى في صميمه ويجعل التفاوض الناجح أكثر احتمالية.
القدرة على الاستماع إلى العميل مهمة أيضًا ؛ للمساعدة في فهم متطلبات الموقف وأيضًا لتوجيه خطواتك التالية.
يمكن أن يعني التكيف مع المعلومات التي يتم تقديمها لك أيضًا أن الوصول إلى نتيجة مرضية أمر ممكن مع ضمان أن يكون العميل سعيدًا بالنتيجة.
المهارات المستخدمة في هذه الحالة:
- القدرة على بناء علاقة
- الجدارة بالثقة
- القدرة على التكيف
- القدرة على الاستماع الفعال
افكار اخيرة
بغض النظر عن منصبك أو دورك، فمن المحتمل أنك ستحتاج إلى التفاوض في مرحلة ما.
جميع أنشطة مكان العمل تقريبًا عبارة عن مفاوضات بطريقة أو بأخرى. من تحديد من يجب أن يأخذ أي استراحة غداء إلى عقد صفقة مع شركة أخرى، فإن المهارات المطلوبة هي نفسها بشكل أساسي.
سيساعدك التأكد من قدرتك على التفاوض بفعالية على تحقيق الطموحات المستقبلية والحفاظ على الانسجام في مكان العمل.
