كيف تكتب طلب إجازة للمكتب (نماذج)

كيف تكتب طلب إجازة
ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب

دائمًا ما يكون طلب الإذن بالابتعاد عن المكتب أمرًا صعبًا، حتى عندما يحق لك الحصول عليه. هناك دائمًا هذا الفكر المزعج في مؤخرة عقلك – ماذا لو قالوا لا؟ الفكر له ما يبرره.

في بعض الأحيان، لا تستطيع الشركة السماح لك بالرحيل، خاصة إذا كان سبب طلب الإجازة غير مناسب.

ومع ذلك، في بعض الأحيان، يتم رفض طلب الإجازة الخاص بك، ليس بسبب السبب وراء الطلب، ولكن بسبب كيفية تقديم الطلب.

على سبيل المثال، إذا قمت بصياغة طلب إجازة بلغة غير مهذبة حيث طلبت حرفيًا السماح لك بالابتعاد عن العمل، فمن المحتمل ألا تتم الموافقة على طلبك.

علاوة على ذلك، هناك تنسيق معين عليك اتباعه عند كتابة طلب الإجازة. تذكر أن طلبات الإجازة من المفترض أن تكون وثائق رسمية. طلب الإجازة هو الطريقة الرسمية لطلب الإجازة.

بالطبع، يمكنك بالطبع أن تطلب من مديرك إجازة شفهية، ولكن حتى لو وافقوا، فقد لا يزال يتعين عليك كتابة خطاب طلب إجازة رسمي.

هذا هو السبب في أن صياغة طلب إجازة فعال هو مهارة يجب أن يتعلمها كل شخص يعمل في عالم الشركات.

إذا كنت لا تعرف من أين تبدأ أو ما يجب عليك فعله وما لا يجب فعله في كتابة طلب الإجازة، فتابع القراءة للحصول على تفصيل كامل لكل ما تحتاج إلى معرفته.

التفاصيل التي يجب تضمينها في طلب الإجازة الخاص بك للمكتب

في طلب إجازة المنصب، تحتاج إلى أن تشرح لقسم الموارد البشرية أو المدير سبب أخذ إجازة الغياب: ما هو الموقف الذي يدفع بالضبط إلى هذا الإجراء؟

فيما يلي بعض التفاصيل المهمة التي يجب أن تتذكر دائمًا تضمينها عند كتابة طلب الإجازة:

  • اسمك الكامل وعنوانك ومعلومات الاتصال ورمز الموظف: هذه هي التفاصيل التي تحدد هويتك.
  • التحية: هذه هي التحية الموجهة لمتلقي طلب الإجازة.
  • موضوع الطلب: هذا هو المكان الذي تحدد فيه نوع الإجازة التي تطلبها. على سبيل المثال، يمكنك كتابة “طلب إجازة أمومة “. وهذا يجعل الأمر واضحًا حتى قبل أن يقرأ المستلم الرسالة بالضبط ما تقدمه.
  • لماذا تأخذ إجازة: في الرسالة نفسها، توضح سبب رغبتك في أخذ إجازة. قد يكون ذلك لأسباب صحية، للدراسة، للذهاب في إجازة، لرعاية حالة طارئة ظهرت، الأمومة، تبني طفل، وما إلى ذلك.
  • عدد الأيام التي ستكون فيها بعيدًا: من المهم جدًا أن تتذكر تحديد عدد الأيام التي تنوي أن تكون بعيدًا عن مكان العمل. سيسمح ذلك للشركة بالتخطيط لغيابك وفقًا لذلك. قم بتضمين التاريخ الذي ستذهب فيه للإجازة والتاريخ الذي ستعود فيه إلى مكان العمل.
  • خطة العمل في غيابك: وغني عن القول أن العمل سيستمر في المنظمة حتى في غيابك. بينما قد يحق لك الحصول على إجازة، فمن الجيد دائمًا أن تظهر المبادرة والتفكير من خلال ضمان التعامل مع مسؤولياتك وواجباتك في غيابك. على سبيل المثال، يمكنك مناقشة هذا الأمر مع مشرفك أو مع زملائك والتأكد من توزيع واجباتك الأكثر إلحاحًا على الزملاء. يمكنك أيضًا تدريب بديل (ربما متدرب). الحل الآخر هو إنشاء مستند يحتوي على معلومات مفصلة عن عملك اليومي. يمكنك أيضًا الإشارة إلى أنك ستكون متاحًا في حالة حدوث أي طارئ أثناء غيابك.
  • معلومات الاتصال: قدم معلومات اتصال دقيقة لضمان إمكانية الوصول إليك أثناء إجازتك. في بعض الأحيان تظهر حالات الطوارئ وأنت الوحيد الذي يمكنه حل المشكلة. على سبيل المثال، إذا كنت الشخص الوحيد الذي يعرف مكان وجود مستند رئيسي معين، فقد يحتاجون إلى الوصول إليك للحصول على المساعدة.
  • المستندات الرسمية: يجب أن تكون مستعدًا لتقديم أي مستندات، إذا لزم الأمر أو إذا طُلب منك ذلك، تدعم أو تؤكد حاجتك لأخذ إجازة. على سبيل المثال، إذا كنت في إجازة مرضية، فقد يكون من الضروري الحصول على خطاب من الطبيب.

أشياء يجب تذكرها عند كتابة طلب الإجازة

فيما يلي بعض الأشياء التي يجب مراعاتها عند كتابة طلب الإجازة ؛

  • استخدم تنسيقًا رسميًا: تأكد من صياغة طلب الإجازة بتنسيق رسمي. هذا لأن طلب الإجازة هو خطاب رسمي، يجعل صاحب العمل على علم رسميًا بغيابك. ربما تكون قد ناقشت بالفعل إجازتك بشكل غير رسمي مع المدير أو المشرف، ولكن خطاب التقديم هو الذي يجعل الأمر رسميًا، ولهذا السبب يجب كتابته بتنسيق رسمي. بالنسبة لمحتويات التطبيق، فقد قمنا بالفعل بتغطية ذلك أعلاه.
  • كن موجزًا: لا تتغلب على الأدغال. بدلًا من ذلك، توصل إلى هذه النقطة على الفور. علاوة على ذلك، لا تفرط في شرح أسباب أخذ إجازة – خاصة لدرجة الكشف عن الكثير من التفاصيل الشخصية. تحديد أهم التفاصيل التي يجب أن تكون في التطبيق والتعبير عنها في بضع فقرات.
  • لغة مهذبة: استخدم لغة مهذبة في التطبيق. بغض النظر عن مدى شعورك بالحصول على طلب الإجازة، لا تعرض هذا الاستحقاق في خطاب الطلب. استخدم لغة مهذبة ولباقة ومقنعة. هذا مهم بشكل خاص عندما تأخذ إجازة – ما يسميه بعض الناس ” سنة فجوة الكبار “. من السهل جدًا رفض طلب إجازة التفرغ. لذلك يجب عليك استخدام لغة لبقة لمحاولة إقناع الموارد البشرية بأن هذا شيء أ) تحتاجه، و ب) قد يكون مفيدًا للشركة.
  • أوضح أنك ستعود: من المعروف أحيانًا أن الموظفين يذهبون في إجازة ولا يعودون، ربما بسبب تعرضهم للصيد غير المشروع من قبل شركات أخرى أو ترك وظائفهم. لتهدئة هذه المخاوف، قدم تأكيدًا للموارد البشرية أو مدير التقارير الخاص بك بأنك ستعود إلى المكتب وواجباتك بمجرد انتهاء مدة الإجازة المسموح بها.
  • أظهر الضمير: أظهر الضمير حيال واجباتك ومسؤولياتك في مكان العمل. هذا يعني أنه يجب عليك إثبات أن واجباتك ومسؤولياتك مهمة بالنسبة لك. إذا كتبت ببساطة خطاب طلب وتحدثت عن الذهاب للمغادرة، لكنك لم تقل أي شيء عن العمل الذي ستتركه دون تغيير، فقد يعطي انطباعًا بأنك لا تهتم حقًا بعملك.
اقرأ أيضا:  صفات الموظف الناجح [كيف تصبح موظفا ناجحا]

أظهر ضميرك من خلال التخطيط لكيفية الاهتمام بواجباتك ومسؤولياتك في غيابك. يمكنك تنظيم ذلك مع مشرفك أو زملائك المقربين.

هذا لضمان وجود سير عمل سلس حتى في غيابك. قد يعني أيضًا أنه عندما تعود من الإجازة، فإنك ستعوض كل الوقت الضائع.

  • عبر عن شكرك: في نهاية خطاب الطلب، تأكد من تضمين جملة واحدة حيث تشكر المدير على قضاء الوقت في قراءة طلبك و (نأمل) للموافقة على طلبك.
  • إذن شفهي: يُنصح أيضًا بالحصول على إذن شفهي من مدير التقارير الخاص بك قبل كتابة طلب الإجازة الخاص بك. يصبح خطاب الطلب بعد ذلك وسيلة لإضفاء الطابع الرسمي على ما تمت الموافقة عليه بالفعل.

لا تكتب طلب الإجازة

فيما يلي بعض الأشياء التي يجب تجنبها عند صياغة خطاب طلب الإجازة الخاص بك:

  • تأكد من عدم وجود أخطاء نحوية في رسالتك. بمجرد كتابته، اقرأه مرتين أو ثلاث مرات على الأقل لتصحيح أي أخطاء نحوية وأخطاء في علامات الترقيم.
  • لا تكتب بنبرة عادية.
  • لا تستخدم المصطلحات المعقدة أو النثر الأرجواني للتباهي. تأكد من أن التطبيق الخاص بك سهل الفهم قدر الإمكان، وهو أمر يمكن قراءته وفهمه بسرعة دون الحاجة إلى الرجوع إلى القاموس.
  • لا تستخدم تنسيقًا غير رسمي أو تجعل طلب الإجازة الخاص بك طويلاً جدًا.

أنواع الإجازات التي يمكنك التقدم للحصول عليها

1. إجازة مرضية

هذا عندما تأخذ إجازة بسبب مرض. تشمل سيناريوهات الإجازة المرضية المرض الجسدي، أو المرض العقلي، أو الفحص الصحي، أو رعاية شخص مريض مقرب أو معال، أو عندما تحتاج إلى قضاء بعض الوقت للتعامل مع التداعيات / الآثار الجسدية والنفسية والقانونية للعنف المنزلي أو التغلب عليها.

في الوقت الحالي، لا توجد متطلبات قانونية اتحادية قائمة للحصول على إجازة مرضية مدفوعة الأجر . ومع ذلك، من المتوقع أن تقدم الشركات التي تخضع لقانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA) إجازة غير مدفوعة الأجر تصل إلى 12 أسبوعًا في حالات طبية معينة.

عند صياغة طلب للحصول على إجازة مرضية، تأكد من تقديم التفاصيل ذات الصلة (غير مفصلة للغاية، مع ذلك) لإثبات المصداقية.

2. الإجازة الدراسية

هذا إجازة تأخذها فقط لغرض الدراسة أو إجراء البحوث. الإجازة الدراسية، براتب أو بدون أجر ، ليست مطلبًا / التزامًا قانونيًا. ما إذا كنت تحصل عليه وما إذا كان يتم الدفع لك أمر متروك لصاحب العمل الخاص بك. ضع ذلك في الاعتبار عند التقدم للحصول على إجازة دراسية – تذكر أنه لا يحق لك الحصول على الإجازة أو الراتب. اختر صياغتك بعناية.

3. التفرغ

إجازة التفرغ هي النوع الذي تتوقف فيه (لفترة معينة) عن الإبلاغ للعمل لفترة طويلة من الوقت ولكنك لا تزال موظفًا في تلك الشركة. اسم آخر لها هو “سنة الفجوة بين البالغين” أو “الانقطاع عن العمل”. من المحتمل جدًا أن تكون إجازة غير مدفوعة الأجر.

اقرأ أيضا:  العمل الجماعي: تعريف، فوائد وسلبيات [قواعده]

لا توجد قوانين تغطيك إذا كنت ترغب في أخذ استراحة وظيفية. قد يكون هذا هو التطبيق الأكثر دقة في الكتابة.

عند كتابة طلب إجازة التفرغ، اكتشف كيف تُظهر أن القيام بذلك سيجعلك أفضل في عملك عندما تعود. لا تعرض أي استحقاق، خشية أ) يتم رفضك، أو ب) تفقد وظيفتك في هذه العملية.

4. إجازة / إجازة

إجازة الإجازة هي الفترة التي تأخذ فيها إجازة من العمل للراحة أو الاسترخاء أو الاهتمام بشؤونك الشخصية. إنها تشبه إلى حد بعيد الإجازة السنوية (إجازة مدفوعة الأجر). بينما لا يغطي القانون إجازة الإجازة، هناك العديد من أصحاب العمل الذين يقدمون إجازة مدفوعة الأجر، عادة كوسيلة لجذب الموظفين.

يجب أن يتم إبلاغ النهج الذي تتبعه عند كتابة طلب إجازة الإجازة بإرشادات شركتك أو لوائحها المتعلقة بإجازة الإجازة.

5. إجازة الأمومة / الأبوة

إجازة الأمومة هي الفترة التي يُسمح فيها للأم، قبل وبعد ولادة طفلها، بأخذ إجازة من العمل. لا تضمن قوانين الولايات المتحدة أي إجازة والدية مدفوعة الأجر بموجب القانون للأمهات والآباء الجدد.

ومع ذلك، هناك بعض الموظفين الذين يحق لهم الحصول على إجازة غير مدفوعة الأجر لمدة 12 أسبوعًا للولادة أو التبني أو الإجازة الطبية بموجب قانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA). لسوء الحظ، لا يتم تغطية جميع الشركات من قبل FMLA (يجب أن يكون لديها ما لا يقل عن 50 موظفًا).

6. طلب ​​الإجازة الطارئة

هذا هو الوقت الذي تحتاج فيه إلى أخذ إجازة للتعامل مع الظروف غير المتوقعة التي ظهرت، مثل وفاة أحد أفراد أسرتك. تتضمن السيناريوهات الأخرى وقوع حادث، أو إجراء عملية جراحية كبرى، أو زيارة أحد أفراد الأسرة المصابين بمرض عضال، وما إلى ذلك.

اترك عينات الطلب

الآن بعد أن غطينا الأنواع المختلفة للإجازات، دعونا نلقي نظرة على عينات من كيفية كتابة الطلبات لبعض أنواع الإجازات المختلفة.

1. نموذج رسالة طلب الإجازة الدراسية

 

اسم المدير اسم
المعهد
التاريخ

الفرع: طلب إجازة لمزيد من الدراسة

سيدي العزيز / سيدتي

أكتب هذا لطلب إجازة دراسية مدتها ستة أشهر، تبدأ في [التاريخ]. خلال فترة الإجازة، سأكون في [اسم المؤسسة التعليمية] أتابع [اسم البرنامج أو الدورة التدريبية]. يبدأ البرنامج في [التاريخ].

بعد أن أكمل فترة دراستي، أعتقد أنني سأحقق قيمة أكبر للمنظمة. في حالة الموافقة على طلب الإجازة الخاص بي، أنوي استئناف واجباتي في المكتب في [التاريخ]. سأكون مدينًا جدًا للشركة لإعطائي هذه الفرصة لمواصلة دراستي.

كما أنني ممتن لإتاحة الفرصة لي لخدمة هذه الشركة.

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،
اسم
الوظيفة
رقم الاتصال

 

2. نموذج رسالة طلب الإجازة المرضية

 

تاريخ
اسم شركة المدير

 

الموضوع: إجازة التطبيق بسبب الأنفلونزا

سيدي العزيز / سيدتي

هذا لإبلاغكم أنني أعاني حاليًا من الأنفلونزا. بعد زيارة الطبيب يوم الأربعاء، تم تشخيصي بالأنفلونزا ووصفت لي الراحة في الفراش.

تصل درجة الحرارة لدي باستمرار إلى أكثر من 100 درجة، وتؤلمني عضلاتي، وأعاني من قشعريرة وتعرق، وأسعل طوال اليوم. أعاني أيضًا من صداع متكرر واحتقان بالأنف واحتقان في الحلق. أخشى أن مرضي لا يجعل من المستحيل علي أداء واجباتي فحسب، بل إنه يشكل أيضًا خطرًا على بقية زملائي الذين قد يصابون أيضًا بالأنفلونزا إذا واصلت القدوم إلى العمل.

لهذا السبب، أتقدم بطلب للحصول على إجازة لمدة عشرة أيام للتأكد من أنني بصحة جيدة عندما أعود إلى المكتب. مرفق بهذا الطلب رسالة من طبيبي. آمل أن تأخذ طلبي بعين الاعتبار.

بإخلاص،

اسم

 

3. نموذج رسالة طلب الإجازة السنوية

 

اسم المدير اسم
الشركة
التاريخ

 

الموضوع: طلب الإجازة السنوية

عزيزي السيد / السيدة. [اسم المستقبل]

أكتب لك هذا لإعلامك بأني سآخذ إجازتي السنوية التي أقرتها شركتي لمدة شهر واحد، بدءًا من [تاريخ البدء] وتنتهي في [تاريخ الانتهاء]. طوال العام، لم أذهب للحصول على إجازة، وأود في هذا الوقت الاستفادة من كامل بدل إجازتي السنوية.

بعد إجراء هذه المناقشة مع مشرفي بالفعل، تم توزيع مسؤولياتي وواجباتي على الزملاء في إدارتي. لذلك يمكنني أخذ هذه الإجازة بضمير مرتاح أن العمل سيستمر بسلاسة في غيابي.

اقرأ أيضا:  ما هي رفاهية الموظف وما أهميتها؟

أثناء الإجازة، أنوي السفر، وبسبب طبيعة خطط السفر المذكورة، سيكون من الصعب التواصل معي عبر الهاتف. لذلك أحث على أنه في حالة وجود أي أمور عاجلة تتعلق بالعمل تتطلب اهتمامي، فقم بالكتابة إليّ عبر البريد الإلكتروني: [أدخل عنوان البريد الإلكتروني].

سأكون ممتنا لرد إيجابي على هذا الطلب.

شكرا لك مع تحياتي

اسم

 

4. نموذج رسالة طلب إجازة التفرغ

 

عزيزي [اسم المستلم]،

اسمي [الاسم] وأنا أعمل في قسم تكنولوجيا المعلومات منذ ثلاث سنوات. لكن في الآونة الأخيرة، شعرت بالرغبة في أن أكون أكثر وأن أفعل المزيد في عملي. أشعر وكأنني عالق في إعادة نفس المهام الرتيبة يوميًا. أود الحصول على إجازة تفرغية لمساعدتي على تجديد حافزي وفي نفس الوقت زيادة مهاراتي، لا سيما في البرمجة والتصميم الجرافيكي. أعتقد أن هذا سيكون مفيدًا في مساعدتي على تحمل المزيد من المسؤوليات والمهام الأكثر تعقيدًا عندما أعود.

بسبب هذه الرغبة في التطوير الذاتي وتجديد شغفي بعملي، أطلب إجازة تفرغية ممتدة لمدة [فترة]. خلال هذا الوقت، سوف أتلقى بعض الدورات التدريبية عبر الإنترنت حول البرمجة والتصميم الجرافيكي.

بصفتي ملتزمة بهذه الشركة، أعتقد أنه عندما أستأنف العمل، سأكون في وضع أفضل لأبذل قصارى جهدي للوظيفة وسيكون حقًا ذا قيمة عالية لـ [اسم الشركة].

بأمل صادق في الموافقة أكتب هذا الطلب.

شكرا لك.

مع أطيب التحيات،

اسم

 

5. نموذج خطاب طلب إجازة الأمومة

 

الموضوع : طلب إجازة الولادة

عزيزي السيد / السيدة،

هذا لإبلاغك بأنني أعتزم أخذ [كتابة عدد الأسابيع / الأشهر] المخصصة للأمومة المتاحة لي، بدءًا من [تاريخ البدء]. في حالة عدم وجود مشاكل غير متوقعة متعلقة بالحمل أو الولادة، أعتزم استئناف واجباتي في نهاية إجازة الأمومة في [تاريخ الانضمام المؤقت].

إذا تغيرت خططي لأي سبب من الأسباب، فتأكد من أنني سأبلغك بسرعة. مرفق بهذا الطلب خطاب من طبيبي مع تأكيد التفاصيل ذات الصلة.

خلال هذه الفترة، يمكنك التواصل معي على هذا الرقم لأي طارئ: [رقم الاتصال].

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،

اسم

 

6. نموذج خطاب طلب إجازة الإجازة

 

الموضوع : طلب إجازة إجازة عائلية

عزيزي السيد / السيدة. [اسم المستقبل]

أكتب هذا لطلب الموافقة على إجازة لمدة 12 يومًا، بدءًا من [تاريخ البدء] وحتى [تاريخ الانتهاء]. كنت أنا وعائلتي نخطط لرحلة إلى البرازيل.

بعد أن عرفت لفترة من الوقت أنني أعتزم أخذ إجازة، فقد قضيت في الأسابيع القليلة الماضية ساعات إضافية في العمل لضمان إنهاء مشاريع العمل الأكثر إلحاحًا. لقد تواصلت أيضًا مع مشرفي المباشرين وتم توزيع واجبات ومسؤوليات عملي على زملائي لضمان استمرارية سلسة حتى في غيابي.

شكرا لكم، وأنا أتطلع إلى ردكم.

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،

اسم

 

7. إجازة طلب الطوارئ

 

الموضوع : إجازة الجنازة

عزيزي السيد / السيدة،

أكتب هذا البريد الإلكتروني لإبلاغك بحالة طوارئ عائلية عطلت حياتي وجعلت من المستحيل علي القدوم إلى العمل. توفيت أختي الليلة الماضية، بعد أن كانت طريحة الفراش في المستشفى خلال الأسبوعين الماضيين بعد إجراء عملية جراحية في القلب. ترتيبات الجنازة – وكذلك الحزن – ستبقيني مشغولاً في الأيام القليلة المقبلة.

أعتذر عن أي إزعاج قد ينجم عن غيابي وقد استدعيت المكتب لتنظيم توزيع واجباتي الأكثر إلحاحًا على الزملاء. على أي حال، سأعود إلى المكتب في [التاريخ]، حيث سأستكمل المهام المتبقية.

شكرا للنظر الكريمة.

يعتبر،

اسمك

 

تغليف

أكبر ما يمكن استخلاصه من هذا هو أن خطابات الطلب يجب أن تكون رسمية ومهذبة وتتبع تنسيقًا معينًا. كما أن محتوى طلبك مهم للغاية، وهذا يعني توضيح سبب رغبتك في أخذ إجازة.

كلما كان سببك أكثر إلحاحًا أو وثيق الصلة، زادت احتمالية الحصول على طلب طلبك.

شيء آخر مهم يجب تذكره هو الضمير. في اللحظة التي تقول فيها أنك تريد الذهاب في إجازة، تبدأ الإدارة في التساؤل عما سيحدث للعمل الذي من المفترض أن تعمل عليه.

على الرغم من أن هذا قد يعتمد على السياق وبروتوكولات المنظمة، إلا أنه من الأفضل لك عادة اتخاذ الترتيبات التي تضمن أن يكون التعطيل في سير العمل في أدنى حد ممكن في غيابك.

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب