الانضباط التدريجي هو تنسيق معياري للتأديب تم استخدامه في العديد من أماكن العمل في جميع الصناعات لسنوات. من المهم بالنسبة لمعظم أماكن العمل التي بها موظفين أن تتأكد من وجود صيغة تأديبية مفهومة من أجل ثني الموظفين عن السلوك غير المرغوب فيه. يمكن أن يساعد الانضباط التدريجي في تحقيق هذا الهدف، ولكن هناك بعض العيوب في النظام والتي يجب أخذها في الاعتبار جنبًا إلى جنب مع المزايا.
ما هو الانضباط التقدمي؟
الانضباط التدريجي هو نظام تأديبي يتم فيه معاقبة أداء الموظف أو المشكلات السلوكية من خلال مجموعة من الإجراءات التأديبية التي تبدأ معتدلة وتتقدم إلى شديدة. يعتمد مدى العقوبات على طبيعة وشدة الجريمة وكذلك عدد المرات التي تكرر فيها المخالفة. على سبيل المثال، قد يتطلب التأخير إجراءً تأديبيًا معتدلًا، مثل التوبيخ غير الرسمي، لكن التأخير المتكرر سيؤدي إلى عقوبات أكثر صرامة بشكل تدريجي، مما يؤدي إلى إنهاء الخدمة في نهاية المطاف. ومع ذلك، قد تتطلب الجريمة الخطيرة عقوبة أشد على الفور بدلاً من التقدم من خلال سلسلة من العقوبات الأكثر اعتدالًا أولاً.
كيف تعمل أنظمة الانضباط التقدمي؟
عادة ما تحتوي أنظمة الانضباط التدريجي في أي مكان من ثلاث إلى خمس خطوات. بعد أن أظهر الموظف بعض السلوك غير المرغوب فيه البسيط، مثل التأخير لبضع دقائق، يتم إعطاء تحذير شفهي. إذا كان السلوك أكثر خطورة أو إذا حدثت عدة مخالفات، فإن الخطوة التالية في الانضباط التدريجي هي إعطاء تحذير كتابي. إذا استمر السلوك بعد التحذير المكتوب أو إذا كانت المشكلات أكثر خطورة، فقد يتم إيقاف الموظفين أو وضعهم تحت المراقبة أو إنهاء خدمتهم.
فوائد الانضباط التدريجي
تقدم الأنظمة التأديبية التقدمية العديد من الفوائد للشركات. فهي لا توفر للموظفين فرصة التعلم من الأخطاء فحسب، بل توفر أيضًا مسارًا ورقيًا لكل إجراء تأديبي. هذا يعني أنه يمكن للشركات إثبات أن الإجراءات التأديبية المناسبة قد تم اتخاذها في كل خطوة على الطريق بحيث إذا ادعى موظف سابق أنه تم فصله ظلماً، يمكن للشركة إثبات أن الإنهاء كان مبرراً.
يوفر توقعات واضحة
تتمثل إحدى ميزات الانضباط التدريجي في أنه يوفر لجميع الموظفين مخططًا واضحًا لما يمكن توقعه إذا لم يتم اتباع القواعد أو إذا كان الأداء لا يرقى إلى المستوى القياسي. هذا يمكن أن يخلق ثقافة التناسق والإنصاف، طالما يتم تنفيذها بشكل صحيح. قد تزداد الروح المعنوية عندما يعلم الموظفون أنهم لن يُطردوا بسبب مشكلة صغيرة وأن الأداء السيئ أو سلوك الآخرين ستتم معالجته.
تقدم فرص التدريب والتعلم
يوفر الانضباط التدريجي طريقة لأصحاب العمل لمعالجة سلوكيات الموظفين وقضايا الأداء بطريقة تجذب انتباههم. يمكن لأصحاب العمل أو المديرين التحدث إلى الموظفين حول الإجراءات التي يمكن اتخاذها لحل المشكلات ويمكنهم تلقي التعليقات من الموظفين حول ما يمكن القيام به لتسهيل تجنب المشكلات التي تحدث.
ينشئ مسارًا ورقيًا
يقوم الانضباط التدريجي تلقائيًا بإنشاء مسار توثيق يمكن أن يكون مفيدًا للغاية إذا لم يساعد الإجراء التدريبي والتأديبي في تصحيح المشكلات السلوكية أو المتعلقة بالأداء ويجب إنهاء الموظف نتيجة لذلك. يمكن أن يؤدي وجود سجل توثيق إلى حماية الشركة من الإجراءات القانونية إذا حاول الموظف رفع دعوى قضائية لإنهاء الخدمة بشكل خاطئ.
سلبيات الانضباط التقدمي
على الرغم من فوائده العديدة، إلا أن الانضباط التدريجي له بعض الجوانب السلبية. ومع ذلك، يمكن تجنب هذه العيوب من خلال تطوير البرنامج التأديبي الصحيح. من المهم ضمان الاتساق حتى لا يعتقد الموظفون أنهم يعاملون بشكل غير عادل. في الوقت نفسه، يجب أن يكون النظام مرنًا بحيث يتم مواجهة الجرائم الأكثر خطورة بعقوبات أكثر صرامة.
قد تبدو غير عادلة في الأوقات
يختلف كل حادث وكل موظف، لذا في بعض الأحيان ما قد يبدو مثل نفس السلوك أو الأداء قد يتطلب في الواقع عواقب مختلفة تمامًا. عندما يتم توبيخ موظف لسلوكه ثم يرى موظفًا آخر لا يتم تأديبه لنفس السلوك، يمكن أن يولد الاستياء ويظهر أن النظام غير عادل. من المهم الحفاظ على الاتساق قدر الإمكان مع أي نظام تأديب.
يمكن أن يكون غير عملي
بالنسبة لبعض الشركات، يكون الانضباط التدريجي مضيعة للوقت أو غير عملي بشكل شامل. إذا كان هناك عدد قليل فقط من الموظفين في الشركة، فقد يكون من المنطقي إقالة موظف لا يمكنه الأداء وفقًا للمعايير أو الذي يظهر مشاكل تأديبية، بدلاً من المرور عبر التقدم وإنفاق الموارد. بالنسبة للشركات الأخرى، قد يعمل النهج الأكثر تفاهمًا والأقل رسمية بشكل أفضل.
خطوات الانضباط التدريجي
واحدة من السمات الرئيسية للنظام التأديبي التدريجي هو أن هناك خطوات مستمرة لزيادة خطورة المشكلة. قد تبدأ المخالفة بتحذير، ولكن بعد ذلك، إذا استمر السلوك، فإن ذلك يؤدي إلى عواقب أكثر خطورة بمرور الوقت. قد ترغب شركتك أيضًا في اتخاذ خطوات مختلفة لمستويات مختلفة من المخالفة بحيث تكون هناك عواقب أكثر خطورة للجرم الأول لمشكلة أكثر خطورة.
تحذير شفهي
عادة ما تكون الخطوة الأولى في الانضباط التدريجي عبارة عن تحذير شفهي. على الرغم من أن التحذير شفهي، إلا أنه يجب توثيق حقيقة أن هذا التحذير قد تم توجيهه. الغرض من التحذير اللفظي هو التأكد من أن الموظف المعني يفهم أن السلوك كان مشكلة والخطوات التي سيتم اتخاذها إذا استمر السلوك.
تحذير مكتوب
التحذير الكتابي هو أكثر رسمية من التحذير الشفهي. يجب إعطاء تحذير كتابي إذا لم يتخذ الموظف خطوات لإصلاح السلوك المشكل. اعتمادًا على طبيعة المخالفة، قد تكون التحذيرات المكتوبة المتعددة مناسبة قبل التصعيد إلى المستوى التالي من الإجراءات التأديبية.
تحذير كتابي نهائي
إذا تلقى الموظف بالفعل تحذيرًا كتابيًا واحدًا على الأقل، ولكن لم يتحسن السلوك، فإن الخطوة التالية هي تحذير كتابي نهائي. يجب أن يكون واضحًا في التحذير أن هذا هو التحذير الكتابي الأخير قبل أن تصبح الإجراءات التأديبية أكثر شدة. يجب أن يفهم الموظفون من التحذير الكتابي النهائي ما هو السلوك الذي يحتاج إلى تصحيح وماذا ستكون العواقب إذا فشلوا في القيام بذلك.
خطة تحسين الأداء
إذا لم تحل التحذيرات المكتوبة مشكلة السلوك أو الأداء، فإن إنشاء خطة تحسين الأداء ، أو PIP، هو الخطوة التالية. الهدف النهائي لـ PIP هو معالجة المشكلة وهو خطة لما يحتاج الموظف إلى القيام به لتصحيح السلوك. يجب أن تتضمن الخطة أيضًا النتائج التي ستنجم في حالة فشل الموظف في معالجة السلوك المشكل.
ايقاف عن العمل
بعد استنفاد الشركة للتحذيرات المكتوبة وإنشاء PIP، حان الوقت لاتخاذ الخطوة التالية إذا لم يتحسن السلوك. عادةً ما يكون التعليق فقط في حالة المشكلات السلوكية الشديدة التي تتطلب استجابة شديدة أو المواقف التي يجب إجراء التحقيقات فيها. يمكن أن يكون التعليق إما بأجر أو بدون أجر، حسب الحالة، ويمكن أن يكون أيضًا التحذير الأخير للموظف. يجب أن يدرك الموظفون الموقوفون أن الخطوة التالية هي الإنهاء.
نهاية
يجب أن يكون الإنهاء هو الملاذ الأخير للقضايا التأديبية. إنه غير مرغوب فيه، ولكنه قد يكون ضروريًا في بعض الأحيان إذا لم يتحسن سلوك الموظف. يجب توثيق كل خطوة قبل الإنهاء بدقة. التوثيق مهم بشكل خاص لأسباب قانونية إذا أصبح الإنهاء ضروريًا. اعتمادًا على الموقع، قد يُطلب من الشركات إظهار سبب عادل للإنهاء وسيساعد التوثيق الشامل الشركات في إثبات هذا التبرير.
كيفية جعل الانضباط التدريجي فعالاً
من المهم أن يكون نظام الانضباط التدريجي متسقًا. إذا رأى الموظفون أن النظام التأديبي يتم تطبيقه بشكل غير متساوٍ، فقد تتأثر الروح المعنوية. سيعتقد الموظفون أن المحسوبية متضمنة أو يخشون أنه قد لا يُسمح لهم بنفس الفرص مثل الموظفين الآخرين. في الوقت نفسه، يجب أن يكون النظام أيضًا مرنًا ليكون فعالًا. التأخير والسرقة من الشركة ليسا مخالفات متساوية ولا يجب بالضرورة معاملتهما على هذا الأساس. قد تحتاج الجرائم الأكثر خطورة إلى البدء بعواقب أكثر خطورة، مثل عدد أقل من التحذيرات المكتوبة، أو البدء مباشرة بـ PIP.
الشيء المهم هو أن تكون متسقًا مع كيفية تأثير النظام التأديبي على جميع الموظفين. يجب أن تنطبق نفس القواعد على الجميع على قدم المساواة وأن تتغير فقط لطبيعة الجريمة وليس الشخص أو المنصب. من الضروري أيضًا التواصل بشكل فعال مع موظفيك.
التواصل مع الموظفين
من أجل أن يكون الانضباط التدريجي فعالاً، يجب أن يكون التواصل واضحاً. يجب أن يعرف الموظفون بالضبط ما هو متوقع منهم في كل خطوة على الطريق. لا يمكن للموظفين معالجة السلوكيات التي تنطوي على مشاكل دون معرفة ماهيتها أولاً وما هي الخطوات التي يجب عليهم اتخاذها لتحسينها. وبالمثل، يجب أن تكون خطوات الانضباط التدريجي واضحة أيضًا بشأن النتائج التي ستحدث إذا فشل الموظف في التحسن.
يجب أيضًا توصيل نظام الانضباط التدريجي نفسه للموظفين بشكل واضح. يجب أن يعرفوا من البداية ما سيحدث إذا كان لديهم أي مشاكل في الأداء أو السلوك في مكان العمل. بهذه الطريقة، سيكون الموظفون أقل توتراً بشأن ارتكاب خطأ. سيعرفون أنهم لن يُطردوا من المخالفة الأولى وستتاح لهم فرص للتعلم من الأخطاء.
