التحليل الوظيفي: مقال شامل عن كيفية تحليل الوظيفة [خطوات]

التحليل الوظيفي (job analysis) هو عملية دراسة وجمع المعلومات المتعلقة بعمليات ومسؤوليات وظيفة معينة.

يتم تحليل المعلومات التي تم جمعها بهذه الطريقة، ويمكن بسهولة معرفة الحقائق المتعلقة بطبيعة ظروف العمل والمهارات الوظيفية المطلوبة في الموظف.

يحدد التحليل الوظيفي الوظائف داخل المنظمة والسلوكيات اللازمة لأداء هذه الوظائف.

التحليل الوظيفي هو استكشاف منهجي ودراسة وتسجيل المسؤوليات والواجبات والمهارات والمسؤوليات وبيئة العمل ومتطلبات القدرة لوظيفة معينة.

كما يتضمن تحديد الأهمية النسبية للواجبات والمسؤوليات والمهارات الجسدية والعاطفية لوظيفة معينة.

تعريف التحليل الوظيفي

عرض ماتيس وجاكسون (1999) التحليل الوظيفي كطريقة منهجية لجمع وتحليل المعلومات حول المحتوى والمتطلبات البشرية للوظائف، وأيضا السياق الذي يتم فيه أداء الوظائف.

يعرّف Dessier (2005) التحليل الوظيفي بأنه الإجراء الذي يحدد من خلاله محلل الوظيفة واجبات المناصب المختلفة في “المنظمة” وخصائص الأشخاص لتوظيفهم.

يعرّف Dale Yoder (1983) التحليل الوظيفي بأنه عملية يتم فيها دراسة الوظائف لتحديد المهام والمسؤوليات التي تشمل علاقاتهم بالوظائف الأخرى، والظروف التي يتم بموجبها أداء العمل، وقدرات الموظفين المطلوبة لأداء مرضٍ.

في رأي Strauss and Sayles (1977)، يتكون التحليل الوظيفي من جزأين، بيان العمل الذي يتعين القيام به (الوصف الوظيفي) والمهارات والمعرفة التي يجب أن يمتلكها أي شخص يشغل الوظيفة (مواصفات الوظيفة).

وفقًا لغاري ديسلر، التحليل الوظيفي هو الإجراء لتحديد واجبات ومهارات الوظيفة ونوع الشخص الذي يجب تعيينه من أجلها.

وفقًا لـ Edwin B. Flippo، التحليل الوظيفي هو عملية دراسة وجمع المعلومات المتعلقة بتشغيل ومسؤوليات وظيفة معينة.

يتضمن تحليل الوظيفة جمع البيانات حول أداء الوظيفة في المنظمة.

ومع ذلك، ربما يكون هذا التعريف شديد التبسيط عند النظر في جميع الأنواع المختلفة من المعلومات التي يجب جمعها.

على سبيل المثال، يجب أن تصف البيانات التي تم جمعها بوضوح ما هو مطلوب لأداء وظيفة معينة.

يجب أن يشمل ذلك:

• المعرفة: تُعرَّف المعرفة بأنها الدرجة التي يُطلب من صاحب العمل بها معرفة مادة تقنية محددة.
• المهارة: تُعرّف المهارة بأنها أداء مناسب في المهام التي تتطلب استخدام الأدوات والمعدات والآلات.
• القدرات: تشير القدرات إلى القدرات المادية والمادية اللازمة لأداء المهام التي لا تتطلب استخدام الأدوات والمعدات والآلات.

علاوة على ذلك، يجب النظر في مكان اكتمال الوظيفة.

لذا فإن أنواع المعلومات التي سيتم جمعها من خلال تحليل الوظيفة موضحة أدناه:

• أنشطة العمل.
• الأنشطة الموجهة نحو العمل.
• الآلات والأدوات والمعدات ومساعدات العمل المستخدمة.
• أداء العمل.
• سياق العمل.
• المتطلبات الشخصية.

وبالتالي، تحليل الوظيفة هو عملية تحديد المعلومات ذات الصلة المتعلقة بطبيعة وظيفة معينة والإبلاغ عنها. وهو تحديد المهام التي تشمل الوظيفة والمهارات والقدرات المعرفية والمسؤوليات المطلوبة من صاحب العمل لأداء وظيفي ناجح.

المنتج النهائي لعملية تحليل وظيفة هو وصف مكتوب للمتطلبات الفعلية للوظيفة.

ميزات التحليل الوظيفي

من التعريفات الواردة في القسم السابق، يمكننا سرد ميزات تحليل الوظيفة على النحو التالي:

1. تحليل الوظيفة هو عملية جمع المعلومات ذات الصلة حول مختلف جوانب الوظيفة ويهتم بتحديد المهام المطلوب أداؤها كجزء منها.
2. إنه يقترب من مهمة تحديد الدور والسياق والظروف والسلوك البشري ومعايير الأداء ومسؤوليات الوظيفة بشكل منهجي.
3. يساعد في تحديد قيمة الوظيفة لمنظمة ما. بمعنى آخر إنه يقيس قيمة ومساهمة الوظيفة في نمو المنظمة.
4. يحدد الارتباط الوظيفي، وهو مدخل حاسم لقرارات الموارد البشرية التي تشمل التوظيف والاختيار والتعويضات والتدريب والصحة والسلامة.

استخدامات أو أهداف التحليل الوظيفي

تُستخدم معلومات تحليل الوظيفة لأغراض عديدة:

الهيكل التنظيمي والتصميم

من خلال توضيح متطلبات الوظيفة والعلاقات المتبادلة بين الوظائف، يمكن تحديد المسؤوليات على جميع المستويات، وتعزيز الكفاءة وتقليل التداخل أو الازدواجية.

تخطيط الموارد البشرية

تحليل الوظيفة هو الأساس للتنبؤ باحتياجات الموارد البشرية وكذلك لخطط لأنشطة مثل التدريب أو النقل أو الترقية.

يتم دمج معلومات أي تحليل وظيفي في نظام معلومات الموارد البشرية.

تبسيط العمل

يوفر التحليل الوظيفي المعلومات المتعلقة بالوظيفة، ويمكن استخدام هذه البيانات لتبسيط العملية أو المهمة.

يعني تبسيط العمل تقسيم الوظيفة إلى أجزاء صغيرة، أي عمليات مختلفة في خط الإنتاج أو العملية، والتي يمكن أن تحسن الإنتاج أو أداء الوظيفة.

وضع المعايير

المعيار يعني الحد الأدنى من الصفات أو النتائج المقبولة أو الأداء أو المكافآت فيما يتعلق بوظيفة معينة.

يوفر التحليل الوظيفي معلومات حول الوظيفة، ويمكن تحديد معيار كل منها باستخدام هذه المعلومات.

دعم أنشطة الموظفين

بحيث أنه يوفر الدعم لمختلف أنشطة الموظفين مثل التوظيف والاختيار والتنسيب والتدريب والتطوير وإدارة الأجور وتقييم الأداء وما إلى ذلك.

المسمى الوظيفي

الوصف الوظيفي هو ملف تعريف وظيفي يصف محتويات وبيئة وحالة الوظائف.

يتم إعداده بناءً على البيانات التي تم جمعها من خلال التحليلات الوظيفية. يوفر معلومات تتعلق بالأنشطة والواجبات التي يتعين القيام بها في الوظيفة.

يميز الوصف الوظيفي وظيفة واحدة عن أخرى من خلال تقديم خصائص فريدة لكل وظيفة.

مواصفات الوظيفة

يعد تحديد الوظيفة هدفًا بارزًا آخر للتحليل الوظيفي.

يتضمن معلومات تتعلق بمتطلبات المهارات والقدرات لأداء مهمة محددة.

ينص على الحد الأدنى من المؤهلات المقبولة التي يجب أن يمتلكها شاغل الوظيفة لأداء الواجب المحدد بنجاح.

ويحدد بيان مواصفات الوظيفة المعرفة والمهارات والقدرات اللازمة للقيام بهذه المهمة على نحو فعال .

نظام تصنيف الوظائف

غالبًا ما تكون أنظمة الاختيار والتدريب والأجور أساسية لأنظمة تصنيف الوظائف.

بدون معلومات تحليل الوظيفة، من المستحيل تحديد هيكل العلاقات بين الوظائف في المنظمة بشكل موثوق.

تقييم الوظيفة والتعويضات

يوفر تحليل الوظيفة أيضًا المعلومات المطلوبة الضرورية لتقييم جدارة الوظائف.

بعد إعداد بيانات الوصف الوظيفي ومواصفات الوظيفة، فإنه يساعد في تقييم الأداء الفعلي مقابل المعيار المحدد مسبقًا.

ثم يتم اكتشاف الانحراف (إن وجد) الذي حدث أثناء العمل.

علاوة على ذلك، فإنه يساعد على تحديد قيمة الوظائف المختلفة بترتيب هرمي، مما يسمح بمقارنة الوظائف بين وظيفة أخرى.

هذه بدورها ذات قيمة في مساعدة المديرين على تحديد أنواع الموظفين الذين يجب عليهم تعيينهم واختيارهم وتطويرهم، فضلاً عن توفير التوجيه للقرارات المتعلقة بالتدريب والتطوير الوظيفي وتقييم الأداء وإدارة التعويضات.

مكونات التحليل الوظيفي

يمكن تقسيم الوظيفة إلى عدة مكونات وترتيبها في تسلسل هرمي لأنشطة العمل.

هذا التسلسل الهرمي مبين في الشكل التالي:

1. العنصر

أصغر وحدة عملية يمكن تقسيم أي نشاط عمل إليها.

2. المهمة

وحدة نشاط عمل يمكن تحديدها يتم إنتاجها من خلال تطبيق مركب من الأساليب والإجراءات والتقنيات.

3. الواجب

العديد من المهام المتميزة التي يؤديها الفرد لإكمال نشاط العمل الذي يكون مسؤولاً عنه.

4. الموضع

الجمع بين جميع الواجبات المطلوبة من شخص واحد يؤدي وظيفة.

5- المهنة

مجموعة من المناصب المتشابهة بدرجة كافية أو مهام عناصر وظيفتها وغيرها ليتم تغطيتها من خلال نفس تحليل الوظيفة.

خطوات عملية تحليل الوظيفة

هناك ست خطوات في القيام بعملية تحليل الوظيفة. دعونا نلقي نظرة على كل منهم.

الخطوات موضحة في الشكل التالي:

1. قرر كيف ستستخدم المعلومات.
2. راجع المعلومات الأساسية ذات الصلة.
3. حدد المناصب التمثيلية.
4. حلل الوظيفة.
5. تحقق من معلومات تحليل الوظيفة.
6. تطوير الوصف الوظيفي والمواصفات الوظيفية.

الخطوة 1: قرر كيف سنستخدم المعلومات

قرر كيف سنستخدم المعلومات لأن هذا سيحدد البيانات التي نجمعها وكيف نجمعها.

بعض تقنيات جمع البيانات – مثل مقابلة الموظف والسؤال عما تستلزمه الوظيفة – مفيدة لكتابة الوصف الوظيفي واختيار موظف للوظيفة.

لا توفر التقنيات الأخرى مثل استبيان تحليل الوظيفة معلومات نوعية لوصف الوظيفة.

بدلاً من ذلك، يقدمون تصنيفات رقمية لكل وظيفة: يمكن استخدامها لمقارنة الوظائف لأغراض التعويض.

الخطوة 2: مراجعة المعلومات الأساسية ذات الصلة

راجع المعلومات الأساسية ذات الصلة، مثل المخططات الهيكلية ومخططات العمليات وتوصيف الوظائف.

تُظهر المخططات الهيكلية تقسيم العمل على مستوى المؤسسة، مع عناوين كل منصب وخطوط متصلة تُظهر تلك التقارير إلى وتتواصل مع من.

يوفر مخطط العملية صورة أكثر تفصيلاً لسير العمل. في أبسط أشكاله، يوضح مخطط العملية تدفق المدخلات والمخرجات من الوظيفة التي نقوم بتحليلها.

أخيرًا، يوفر الوصف الوظيفي الحالي عادةً نقطة انطلاق لبناء الوصف الوظيفي المنقح.

الخطوة 3: حدد المناصب التمثيلية

أنت بجادة لتحديد المناصب التمثيلية، لأنه قد يكون هناك الكثير من الوظائف المتشابهة لتحليلها جميعًا.

على سبيل المثال، عادة ما يكون من غير الضروري تحليل وظائف 200 عامل تجميع عندما تنجح عينة من 10 وظائف.

الخطوة 4: تحليل الوظيفة

قم بتحليل الوظيفة من خلال جمع البيانات عن أنشطة الوظيفة وسلوكيات الموظفين المطلوبة وظروف العمل والصفات والقدرات البشرية اللازمة لأداء الوظيفة.

لهذه الخطوة، استخدم واحدًا أو أكثر من طرق تحليل الوظيفة.

الخطوة 5: تحقق من معلومات التحليل الوظيفي

تحقق من معلومات تحليل الوظيفة مع العامل الذي يؤدي الوظيفة ومع مشرفه المباشر.

سيساعد هذا في التأكد من أن المعلومات صحيحة وكاملة من الناحية الواقعية.

يمكن أن تساعد هذه المراجعة أيضًا في الحصول على قبول الموظف لبيانات واستنتاجات تحليل الوظيفة من خلال منح هذا الشخص فرصة لمراجعة وتعديل وصفنا لأنشطة الوظيفة.

الخطوة 6: تطوير الوصف الوظيفي والمواصفات الوظيفية

تطوير الوصف الوظيفي والمواصفات الوظيفية. وصف الوظيفة عبارة عن بيان مكتوب يصف أنشطة ومسؤوليات الوظيفة بالإضافة إلى ميزاتها المهمة، مثل ظروف العمل ومخاطر السلامة.

تلخص مواصفات الوظيفة الصفات الشخصية والسمات والمهارات والخلفية المطلوبة لإنجاز المهمة.

قد يكون في مستند منفصل أو في نفس المستند مثل الوصف الوظيفي.

طرق التحليل الوظيفي

هناك طرق مختلفة تستخدمها المنظمة لجمع المعلومات وإجراء تحليل وظيفي.

هذه الطرق هي:

1. طريقة المراقبة.
2. دراسة أداء وظيفي.
3. أخذ عينات العمل.
4. مقابلة فردية.
5. استبيان منظم.
6. طريقة الحوادث الحرجة.
7. طريقة اليوميات.

طريقة المراقبة

في هذه الطريقة، يلاحظ المراقب عاملًا أو مجموعة من العمال يقومون بعمل ما. ويضع قائمة بجميع الواجبات التي يؤديها العامل والصفات المطلوبة لأداء تلك الواجبات.

إنها طريقة مباشرة.

يمكن أن يوفر التعرض المباشر للوظائف فهمًا أكثر ثراءً وأعمق لمتطلبات الوظيفة من أوصاف الأعمال لما يقومون به.

إذا كان العمل المعني عقليًا في المقام الأول، فقد تكشف الملاحظات وحدها عن القليل من المعلومات المفيدة.

دراسة أداء الوظيفي

مع هذا النهج، يقوم المحلل بدراسة الوظيفة للتعرف بشكل مباشر على ما يتطلبه.

مع هذه الطريقة، هناك تعرض لمهام الوظيفة الفعلية، وكذلك المتطلبات المادية والبيئية والاجتماعية للوظائف.

إنها مناسبة للوظائف التي يمكن تعلمها في فترة قصيرة نسبيًا.

القيد الرئيسي هو أنه عندما تتم ملاحظة عمل الموظف، يصبح الموظف واعيًا.

هذه الطريقة غير مناسبة للوظائف التي تتطلب تدريبًا مكثفًا أو التي تنطوي على مخاطر.

أخذ عينات العمل

بموجب هذه الطريقة، يمكن للمدير تحديد محتوى وسرعة يوم عمل نموذجي من خلال أخذ عينات إحصائية لإجراءات معينة بدلاً من المراقبة المستمرة وتوقيت جميع الإجراءات.

مقابلة فردية

هنا يقوم مدير أو محلل وظيفي بزيارة كل موقع عمل ويتحدث مع الموظفين الذين يؤدون كل وظيفة. يتم استخدام نموذج مقابلة موحد في أغلب الأحيان لتسجيل المعلومات.

في كثير من الأحيان، يجب إجراء مقابلة مع كل من الموظف والمشرف على الموظف للحصول على فهم كامل للوظيفة. وفي بعض الحالات تقوم مجموعة من الخبراء بإجراء المقابلة. يسألون أسئلة حول الوظيفة ومستويات المهارة ومستويات الصعوبة.

يطرحون الأسئلة ويجمعون المعلومات، وبناءً على هذه المعلومات، يتم إعداد تحليل الوظيفة.

يمكن أن توفر هذه الطريقة معلومات حول الأنشطة القياسية وكذلك غير القياسية والعمل البدني والعقلي.

باختصار، يمكن للعامل تزويد المحلل بمعلومات قد لا تكون متاحة من أي مصدر آخر. القيد الرئيسي هو أن العمال قد يكونون متشككين في المقابلات ودوافعهم ؛ قد يطرح المحاورون أسئلة غامضة.

وبالتالي فإن تشويه المعلومات هو احتمال حقيقي.

استبيان منظم

تم تطوير أداة المسح وإعطائها للموظفين والمديرين لإكمالها.

الميزة الرئيسية لهذه الطريقة هي أنه يمكن جمع المعلومات المتعلقة بعدد كبير من الوظائف بسعر زهيد في وقت قصير نسبيًا. عادة ما تكون هذه الطريقة أرخص وأسرع في الإدارة من الطرق الأخرى.

يمكن إكمال الاستبيانات خارج الوظيفة، وبالتالي تجنب الوقت الإنتاجي الضائع.

القيد الرئيسي له هو أن تطويره يستغرق وقتًا طويلاً ومكلفًا. العلاقة بين المحلل والمستجيب غير ممكن ما لم يكن المحلل موجودًا لشرح وتوضيح سوء الفهم.

قد يكون لمثل هذا النهج غير الشخصي آثار سلبية، يا تعاون وتحفيز المستجيبين.

طريقة الحوادث الحرجة

في هذه الطريقة، يُطلب من الموظف أن يكتب حادثًا خطيرًا واحدًا أو أكثر وقع في الوظيفة.

ستعطي الحادثة فكرة عن المشكلة، وكيفية معالجتها، والصفات المطلوبة ومستويات الصعوبة، وما إلى ذلك. وتعطي طريقة الحوادث الحرجة فكرة عن الوظيفة وأهميتها.

يعني الحرج المهم والحادث أي شيء يحدث في الوظيفة.

تركز هذه الطريقة بشكل مباشر على ما يفعله الأشخاص في وظائفهم، وبالتالي، فهي توفر نظرة ثاقبة لديناميكيات الوظيفة.

لكن هذه الطريقة تستغرق وقتًا طويلاً لجمع الأحداث وتجريدها وتصنيفها. قد يكون من الصعب تطوير ملف تعريف لمتوسط ​​السلوك الوظيفي لأن هذه الطريقة تصف السلوك الفعال أو غير الفعال بشكل خاص.

طريقة اليوميات

بموجب هذه الطريقة، يمكن للشركات أن تطلب من الموظفين الاحتفاظ بسجلات السجل أو اليوميات اليومية، ويمكن إجراء تحليل الوظيفة بناءً على المعلومات التي تم جمعها من السجل.

سجل السجل هو كتاب يسجل فيه الموظف / يكتب جميع الأنشطة التي يؤديها في الوظيفة.

السجلات واسعة النطاق وكذلك مستنفدة في طبيعتها وتوفر فكرة عادلة عن الواجبات والمسؤوليات في أي وظيفة.

في هذه الطريقة، يقوم العامل بالعمل بنفسه، ويمكن بسهولة معرفة فكرة المهارة المطلوبة، ومستوى صعوبة الوظيفة، والجهود المطلوبة.

نموذج التحليل الوظيفي

الآن بعد أن قمنا بتغطية أهم نظرية، سنشارك مثالاً لتحليل يمكن استخدامه كقالب لتحليل الوظائف. يحتوي هذا النموذج على خمس خطوات وسنغطي كل خطوة. 

هل تدرك أن هذا قالب عملية شامل. إذا قمت بإجراء تحليل وظيفي بسيط وسريع من خلال التحدث إلى شخص أو شخصين في الوظيفة، فستكون العملية أسرع بكثير (على حساب الموثوقية). ومع ذلك، قد يوفر هذا بالفعل معلومات كافية لصياغة، على سبيل المثال، وصف الوظيفة.

1. الغرض من تحليل الوظيفة

نقطة البداية لأي تحليل وظيفي هو الغرض منه. لماذا نريد إجراء تحليل؟ يؤثر الغرض من التحليل على معظم خيارات تصميم تحليل الوظيفة، بما في ذلك الميزانية وقيادة المشروع وأصحاب المصلحة.

تم سرد أغراض تحليل الوظيفة مسبقًا ويمكن أن تشمل إنشاء وصف وظيفي قوي أو تحليل احتياجات تدريب العمال أو تخطيط القوى العاملة.

على سبيل المثال، سيشمل  تحليل الوظيفة الذي يتم إجراؤه لأغراض التخطيط الاستراتيجي للقوى العاملة، المزيد من أصحاب المصلحة الكبار، والمزيد من الميزانية، وسيستغرق وقتًا أطول مقارنةً بتحليل الوظيفة الذي يتم إجراؤه لإنشاء وصف وظيفي بسيط.

في الحالة السابقة، من المرجح أن يكون الراعي نائب رئيس أول أو رئيس قسم آخر يرغب في تقييم ما إذا كانت الموهبة الحالية ستكون قادرة على أداء الوظيفة في غضون خمس سنوات. في الحالة الأخيرة، من المرجح أن يكون الراعي هو مدير التوظيف الذي يريد حقًا، بعد تعيينه بشكل سيئ، تحديد ملف تعريف الشخص الذي يوظف من أجله.

وبالتالي سيؤثر الغرض على النطاق الإضافي والميزانية وأيضًا الفريق وقائد الفريق ودرجة مشاركة الأطراف الخارجية، مثل الشركات الاستشارية.

2. طريقة تحليل الوظيفة

بناءً على الغرض، يتم تحديد أنسب طريقة لتحليل الوظيفة. الأساليب الثلاثة الأكثر شيوعًا هي تقنية الحوادث الحرجة، وجرد المهام، وتحليل الوظيفة الوظيفية. اعتمادًا على الطريقة، سيختلف جمع البيانات.

نوصي باستخدام الجدول الذي عرضناه سابقًا في المقالة لتحديد أسلوب تحليل الوظيفة الأكثر فاعلية واستخدامه للتأثير على الإجراءات المستقبلية.

3. جمع البيانات

يعد جمع البيانات وتحليل البيانات أكثر خطوتين استهلاكا للوقت في قالب تحليل الوظيفة هذا. اعتمادًا على الغرض من تحليل الوظيفة، قد يفضل محلل الوظيفة طرقًا مختلفة لجمع البيانات. يشمل تحليل البيانات بيانات المراقبة والمقابلات والاستبيانات.

تركز تقنية الحوادث الحرجة على بيانات الحادث التي تم جمعها هيكليًا من خلال المقابلات وبيانات المراقبة من الأشخاص المتورطين في الحادث. يركز جرد المهام على سرد الواجبات والمهام المختلفة التي يتم إجراؤها في الوظيفة، والتي يمكن القيام بها إما من خلال بيانات المراقبة أو المقابلات أو الاستبيانات المنظمة. ينصب التركيز هنا على إنشاء قائمة بالمهام، والوقت الذي يقضيه في هذه المهام، وأهمية المهمة أو صعوبتها.

طريقة جمع البيانات	وصف
بيانات الرصد	بيانات المراقبة هي أكثر أشكال جمع البيانات حيادية لأنها (من المفترض) لا تقاطع الأداء الطبيعي. يراقب محلل الوظيفة الشخص الذي يقوم بالمهمة، سواء في الحياة الواقعية أو عبر الفيديو. يمكن أن تصف بيانات الرصد الأنشطة بناءً على وحدة التحليل المختارة (انظر الجدول أعلاه). يمكن أن تؤثر الملاحظة المجردة بالفعل على الطريقة التي يدير بها الأفراد الوظيفة، ومن الأمثلة المعروفة تأثير هوثورن .
مقابلة	تعد المقابلات طريقة رئيسية أخرى لجمع البيانات، والتي يمكن استخدامها مع بيانات المراقبة. بناءً على بيانات المراقبة، يتم طرح أسئلة محددة. يجب أن تكون المقابلات معدة بشكل جيد وأن يتم إجراؤها بعناية. هنا مرة أخرى، يمكن للمحاور التركيز على وحدات التحليل المختلفة لتحديد الواجبات والمهام والأنشطة وعناصر العمل.
استبيانات	الطريقة الثالثة لجمع البيانات هي من خلال الاستبيانات. يمكن أن تكون مصممة ذاتيًا أو جاهزة للاستخدام، وأفضل مثال معروف هو استبيان تحليل الوظيفة (PAQ) ، والذي يمكن إدارته من قبل محلل الوظائف.

4. التحليل

الوقت المستغرق في التحليل يعتمد على البيانات التي تم جمعها. عندما يتم جمع كميات كبيرة من البيانات الكمية، من المفيد الإبلاغ عن متوسط ​​الدرجات والانحرافات المعيارية وعدد المشاركين والخطأ المعياري للمتوسط ​​(SEM). هذا الأخير مناسب كمقياس لموثوقية أو دقة النتائج. قد تؤدي قيمة SEM العالية لمهمة معينة إلى إجراء بحث إضافي.

في المثال أدناه، يمكننا أن نرى أن هناك إجماعًا بين المشاركين حول المهام الأربع الأولى ولكن هناك متوسط ​​درجات منخفض حول إدارة التوقعات لوقت انتظار الزائر. قد يشير هذا إلى أن هذا لا يُنظر إليه على أنه جزء من الدور الأساسي. ربما يقوم بذلك عدد أكبر من كبار المتخصصين فقط أو لا يُنظر إليه على أنه جزء من الوظيفة الأساسية (لذلك قد يكون مؤهلًا على أنه سلوك ذو دور إضافي). 

مهمة موظف استقبال	م	SD	ن	SEM
1. الرد على الاتصال الداخلي	4.3	0.5	49	0.1
2. الترحيب بالضيوف وجلوسهم	4.0	0.6	48	0.1
3. تقديم المرطبات للضيوف	3.7	1.2	20	0.3
4. الإجابة على أسئلة الزوار	3.2	1.6	32	0.3
5. إدارة التوقعات بشأن وقت انتظار الزائر	2.5	2	12	0.6

يسرد مورجسون وزملاؤه عددًا من الإجراءات التحليلية الأخرى، بما في ذلك اتفاق بين القضاة، وموثوقية الحكم المتبادل، والاتساق الداخلي كطرق لتقييم الموثوقية، والارتباط والانحدار، وتحليل العوامل والمجموعة ، وغيرها من التقنيات متعددة المتغيرات لقياس الصلاحية.

5. الأثر

الخطوة الأخيرة الأساسية هي إدراك التأثير المقصود لتحليل الوظيفة. يشار إلى هذا بالصلاحية التبعية، وهي الدرجة التي يؤثر بها تحليل الوظيفة على التدخلات المشتقة منه.

بمعنى آخر، هل يؤدي تحليل الوظيفة إلى تأثير ملموس على إدارة الموارد البشرية؟ يصعب تقييم هذا ولكنه مهم عندما يتعلق الأمر باختيارات تصميم تحليل الوظيفة في المرة القادمة. 

إذا أسفرت مقابلة سريعة مع اثنين من موظفي الاستقبال عن نفس الوصف الوظيفي الجيد تقريبًا كدراسة منظمة لجميع الثلاثين، فإن النهج الأول يكون أكثر فعالية من حيث التكلفة من الأخير. ليس فقط لأنه يوفر وقت محلل الوظائف ولكن أيضًا لأنه يوفر لموظفي الاستقبال الساعات والساعات التي يمكنهم قضاءها في الرد على الاتصال الداخلي والترحيب بالضيوف بدلاً من ذلك.

ما هو الفرق بين الوصف الوظيفي والتحليل الوظيفي؟

يمكن فهم تحليل الوظيفة على أنه عملية جمع المعلومات المتعلقة بالوظيفة المحددة. تشمل المعلومات المعرفة والمهارة والقدرة، التي يمتلكها شاغل الوظيفة، لأداء الوظيفة بفعالية. إنه مفيد في إعداد الوصف الوظيفي ومواصفات الوظيفة. أما الوصف الوظيفي هو مستند يشير إلى ما تغطي الوظيفة، أي المهام والمسؤوليات والواجبات والسلطات والصلاحيات المرتبطة بالوظيفة.

بعبارات أدق، يعني تحليل الوظيفة فحصًا متعمقًا وتقييمًا لوظيفة معينة. على العكس من ذلك، فإن الوصف الوظيفي عبارة عن بيان يميز وظيفة معينة.

الفرق بين تحليل الوظيفة وتصميم الوظيفة

الآن بعد أن أصبحت معتادًا على هذين المفهومين، دعنا نلقي نظرة على الاختلافات الرئيسية بين تحليل الوظيفة وتصميم الوظيفة.

المعايير	تحليل الوظيفة	تصميم الوظيفة
هدف	يقوم تحليل الوظيفة بالتحقيق في وتحديد الواجبات والمهام والمسؤوليات والمهارات والمعرفة والمؤهلات الأساسية لملف وظيفي معين.	يركز تصميم الوظيفة على دمج متطلبات واحتياجات الموظف مع أهداف المنظمة.
التركيز الأساسي	لجمع كل المعلومات لرعاية الوصف الوظيفي والمواصفات الوظيفية لعملية التوظيف.	تحديد محتوى الوظيفة ومواءمتها مع الأهداف التنظيمية وضمان الرضا الوظيفي وبيئة عمل أفضل للموظفين.
عوامل	ويغطي معلومات شاملة تتعلق بالوصف الوظيفي، وعملية التوظيف والاختيار، والتعويضات ومكافآت الموظفين، إلخ.	ويغطي أهداف العمل الشاملة وكذلك كيفية رفع الروح المعنوية للموظفين، وتزويدهم بنوعية حياة وبيئة عمل أفضل.
حدوث من حيث عملية التوظيف	يتم إجراؤها قبل بدء عملية التوظيف للتأكد من أن الوصف الوظيفي ومواصفات الوظيفة جيدة التنظيم للحصول على أفضل المرشحين المحتملين.	يحدث بعد عملية التوظيف حيث ينصب التركيز الأساسي على الموظفين الحاليين وكيف يمكن تحسين أدائهم وتسهيل الرضا الوظيفي بشكل أفضل.

أسئلة شائعة حول التحليل الوظيفي