التصميم التنظيمي: تعريف، مبادئ والعوامل المؤثرة

التصميم التنظيمي هو فن بقدر ما هو علم. إن عملية إنشاء نظام يمكن للناس من خلاله العمل معًا لتحقيق أهداف مشتركة معقدة للغاية ولا توجد طريقة واحدة للقيام بذلك بشكل صحيح. في هذه المقالة، سنشرح ماهية التصميم التنظيمي، وما الذي يدفع التصميم التنظيمي، وكيفية تصميم المنظمة، وكيف يمكن قياس التصميم الفعال من حيث الفعالية التنظيمية. دعنا نتعمق!

ما هو التصميم التنظيمي؟ تعريف

للبدء بتعريف تقني: التصميم التنظيمي هو إدارة وتنفيذ الخطة الإستراتيجية للمنظمة. هذا يعني أن استراتيجية المنظمة تحدد التصميم التنظيمي الأمثل. بالإضافة إلى ذلك، هذا يعني أيضًا أنه لا توجد بالفعل أفضل ممارسات التصميم التنظيمي. كما نناقش في برنامج شهادة التطوير التنظيمي الخاص بنا، فإن التصميم التنظيمي يدور حول إنشاء أفضل ملاءمة بين الخيارات الاستراتيجية للمؤسسة والإعداد التنظيمي.

هذا موضح في الشكل أدناه. يتم تحديد التصميم التنظيمي من خلال الاتجاه الاستراتيجي للشركة، ويعرف أيضًا باسم رؤية الشركة ورسالتها وأهدافها. هذه تؤدي إلى الاستراتيجيات التي تتنافس عليها الشركة والتي يتم تمكينها من خلال التصميم التنظيمي.

على سبيل المثال، تعمل الشركة “أ” في سوق قائم وتتطلع إلى الحفاظ على مركزها. سيكون لهذه الشركة إستراتيجية قيادة منخفضة التكلفة تركز على الكفاءة. فيما يتعلق بالتصميم التنظيمي، ستتمتع هذه الشركة بسلطة مركزية قوية ورقابة صارمة والعديد من إجراءات التشغيل القياسية.

الشركة “ب” هي منظمة مبتكرة وسريعة النمو تركز على التعلم. ستتمتع هذه الشركة بتصميم أكثر مرونة ومرونة، وهيكل لامركزي أكثر بكثير، وتحكم فضفاض، ويعمل الموظفون بشكل مباشر مع العملاء، ويتم مكافأتهم على الإبداع والمجازفة.

في الشركة “أ”، تتم معاقبة المخاطرة والفشل بينما في الشركة “ب”، فمن المرجح أن تتم مكافأتها وتقييمها، وسيتم استخدام الدروس المستفادة من المشروع الفاشل كنقطة انطلاق لمشروع جديد.

• قد يهمك: ما الفرق بين الهيكل التنظيمي والتصميم التنظيمي؟

5 مبادئ التصميم التنظيمي

من أصعب الأمور في التصميم التنظيمي ما نصممه. الجواب الواضح سيكون “المنظمة”. ومع ذلك، ما هو بالضبط الذي نصممه حول المنظمة؟ هذا هو المكان الذي تأتي فيه مبادئ التصميم التنظيمي الخمسة.

نقطة انطلاقنا لهذا هو كتاب Goold & Campbell تصميم المنظمات الفعالة . يقترح غولد وكامبل خمسة مبادئ تصميم تنظيمي. التصميم التنظيمي هو شد الحبل بين هذه المبادئ الخمسة. كل مبدأ له اختباره الخاص لمعرفة ما إذا كان الوضع الحالي صحيحًا.

سيكون هذا معقدًا بعض الشيء، لذا انتظر هناك! سنجعلها أكثر واقعية بأمثلة مختلفة لاحقًا.

1. مبدأ التخصص . ينص هذا المبدأ على أن الحدود يجب أن تكون موجودة لتشجيع تطوير المهارات المتخصصة. الاختبار هنا هو ما إذا كانت أي ثقافات متخصصة، وهي كيانات يجب أن تكون مختلفة عن بقية المنظمة، تتمتع بالحماية الكافية من تأثير الثقافة السائدة.
2. مبدأ التنسيق . ينص هذا المبدأ على أن الأنشطة التي يتم القيام بها يجب أن يتم تنسيقها في وحدة واحدة. يمكن أن تكون هذه الوحدة وحدة عمل أو وظيفة عمل (تنسيق أفقيًا) أو وحدة تراكب أو نشاط فرعي أو وحدة موارد أساسية أو وحدة خدمة مشتركة أو وحدة مشروع أو وحدة رئيسية. الاختبار هنا هو ما إذا كانت هناك حاجة إلى التنسيق بين الأقسام التي يصعب القيام بها. هذه “الروابط الصعبة” هي روابط لا توفر فيها الشبكات العادية فوائد التنسيق. في هذه الحالة، يجب أن يكون التنسيق أسهل، أو يجب وضع المسؤولية في وحدة واحدة. هناك العديد من الوحدات المختلفة التي يمكن استخدامها في التصميم التنظيمي، كما سنوضح أدناه.
3. مبدأ المعرفة والكفاءة . ينص هذا المبدأ على أنه يجب توزيع المسؤوليات على الشخص أو الفريق الأنسب للقيام بها. هذا يعني أنه يتم الاحتفاظ بالمهام بمستويات أعلى بناءً على معرفتهم وميزتهم التنافسية. إذا لم يكن الأمر كذلك، فيجب أن يتم وضعهم في مكان أدنى في المنظمة.
   هذا يعني أنه لا ينبغي أن يشارك الرئيس التنفيذي في كل قرار – لا سيما القرارات التي تتضمن متخصصين لديهم معرفة أكثر بالموضوع. الرئيس التنفيذي موجود للصورة الكبيرة وللموازنة بين القرارات المعقدة التي تؤثر على المنظمة والاستراتيجية.
4. مبدأ الرقابة والالتزام . يتعلق هذا المبدأ بالسيطرة الفعالة من ناحية مع الحفاظ على المشاركة والالتزام من ناحية أخرى. هذا دائما توازن. يتمثل الاختبار هنا في الحصول على عملية تحكم تتماشى مع مسؤولية الوحدة، وفعالة من حيث التكلفة للتنفيذ، وتحفيز الأشخاص في الوحدة.
   هذا يعني أن الرئيس التنفيذي لا يعطي قرار الشراء بلوحة مفاتيح بقيمة 30 دولارًا – سيكون هذا محبطًا للغاية ويجب أن تكون السيطرة على مثل هذه النفقات الصغيرة أقل في المؤسسة حتى تكون قابلة للتكيف على أي حال.
5. مبدأ الابتكار والتكيف . ينص هذا المبدأ على أن الهياكل التنظيمية يجب أن تكون مرنة بما يكفي للتكيف مع عالم دائم التغير. الاختبار هنا هو أن التصميم التنظيمي سيساعد في تطوير استراتيجيات جديدة والتكيف مع التغييرات المستقبلية. لاحقًا في هذه المقالة، سنقدم دراسة حالة لمؤسسة لم تكن قادرة على التكيف مع بيئة سريعة التغير، مما أضر بعملياتها الداخلية وخطتها النهائية.

تتأثر هذه المبادئ الخمسة بعوامل مختلفة في البيئة الداخلية والخارجية للمنظمة. تحدثنا في وقت سابق عن الإستراتيجية. تهدف الشركة “أ” المذكورة سابقًا إلى الحفاظ على حصتها في السوق وتحسين هامش ربحها. ستستفيد هذه الشركة من (1) تخصص أعلى لتقليل أوجه القصور، (2) انخفاض التنسيق، (3 و 4) تكمن المسؤولية والسيطرة أعلى في المنظمة، و (5) سيكون الهيكل التنظيمي أكثر صرامة.

تمكن هذه المبادئ الخمسة المصمم التنظيمي من (إعادة) تصميم ومواءمة المنظمة مع العوامل الرئيسية التي تؤثر على التصميم التنظيمي.

خمسة عوامل تؤثر على التصميم التنظيمي

هناك خمسة عوامل تؤثر بشكل كبير على التصميم التنظيمي. هذه العوامل هي:

1. إستراتيجية . تملي الإستراتيجية الأولويات الإستراتيجية للمنظمة. هذا هو أهم عامل مؤثر في الهيكل التنظيمي والتصميم.
2. البيئة . تؤثر البيئة التي تعمل فيها الشركة على استراتيجيتها ولكنها تملي أيضًا كيفية وضع نفسها. في بيئة سريعة التغير، يتعين على المنظمة أن تصمم لمزيد من المرونة، أو القدرة على التكيف، بينما في بيئة مستقرة، يمكن للمنظمة تحسين الكفاءة.
3. التكنولوجيا . تكنولوجيا المعلومات هي عامل تمكين رئيسي لاتخاذ القرار. تؤثر حالة تكنولوجيا المعلومات على التصميم التنظيمي أيضًا. عندما تكون الأنظمة في مكانها الصحيح واتخاذ القرار يعتمد على البيانات، فإن الهيكل التنظيمي والتصميم – بما في ذلك إمكانية التحكم الهرمي – سيكون مختلفًا عن المنظمة حيث يتم تخزين معظم البيانات في أوراق Excel غير المنظمة.
4. الحجم ودورة الحياة . يؤثر الحجم التنظيمي ودورة الحياة أيضًا على الهيكل التنظيمي والتصميم. تواجه شركة مكونة من 20 شخصًا تحديات مختلفة جدًا عندما يتعلق الأمر بالتصميم مقارنة بشركة تضم 200000 شخص.
5. الثقافة . الثقافة التنظيمية هي عنصر أساسي آخر يؤثر على الهيكل التنظيمي والتصميم – والعكس صحيح، يؤثر التصميم أيضًا على الثقافة.

عندما يتم تنظيم وتصميم منظمة بطريقة تناسب الغرض منها، فإنها ستؤدي إلى الفعالية التنظيمية. تتضمن الفعالية التنظيمية الحصول على الموارد التي تتنافس عليها الشركة (أي أن الشركة لديها القدرة على المنافسة)، والكفاءة (أي تحسين الموارد المطلوبة للوصول إلى الأهداف، مما يعني أن هناك عملية تشغيلية سلسة مع القليل من الهدر)، والفعالية (أي. تحقيق الهدف الاستراتيجي).

في القسم التالي، سوف نستعرض كل من هذه العوامل الخمسة، وشرح كيفية تأثير هذه العوامل على التصميم التنظيمي.

1. الإستراتيجية

الاستراتيجية التنظيمية هي أهم نقطة انطلاق للهيكل التنظيمي والتصميم. يتجاوز نطاق هذا المقال لشرح كيفية إنشاء استراتيجية – لدينا مقال رائع عن استراتيجية الموارد البشرية في حال كنت ترغب في التحقق من ذلك.

اقترح مايكل إي بورتر أن المنظمات يمكن أن تنافس من خلال تكلفة أقل أو من خلال القدرة على تقديم منتجات وخدمات مميزة تتطلب سعرًا ممتازًا. الخطوة الثانية هي تحديد ما إذا كانت المنظمة لديها نطاق ضيق أو واسع. هذا يعني أن المنظمة إما تتنافس في العديد من شرائح العملاء أو في قطاعات مختارة.

نتج عن ذلك إطار عمل استراتيجيات بورتر التنافسية، حيث يتم تحديد أربع استراتيجيات تنافسية: قيادة التكلفة، والتركيز على التكلفة، والتمايز، والتمايز المركّز.

الاستراتيجيات المختلفة تبرر تصميمًا تنظيميًا مختلفًا. على سبيل المثال، خذ شركة مشروبات تبيع خمور الويسكي الممتازة. ينصب التركيز هنا على شريحة معينة من السوق (العملاء الميسورون الذين يشربون الويسكي) مع استراتيجيات التمايز التي تنطوي على علامات تجارية قوية.

في هذه المنظمة، قد يكون الإنتاج وحدة أعمال متخصصة تركز على شيء واحد: إنتاج منتج تكنولوجي متخصص لمنسقي الأغاني. هناك بعض التخصص في قسم الإنتاج ولكن الابتكار الحقيقي يحدث داخل فرق المنتجات المتخصصة حيث يكون البحث والتطوير والتسويق على اتصال دائم مع العملاء لتطوير ميزات ومنتجات جديدة يحتاجها السوق.

وبالمثل، تعتبر المبيعات والتسويق وحدات أعمال. لديهم وحدات تراكب مختلفة، تعاونية، منسقة أفقيًا تحتها – مثل العلامات التجارية والرعاية، والتسويق الرقمي، والعلاقات العامة، والفيديو / الوسائط المتعددة. هذه الوحدات متعاونة للغاية مع بعضها البعض وتتواصل باستمرار مع السوق، مما يؤدي إلى تنسيق عالٍ. يتحمل المتخصصون مسؤولية عالية وعلى الرغم من وجود إجراء رسمي لتسجيل الخروج من الحملات التسويقية، إلا أن العديد من الحملات تحدث في فرق المشروع اللامركزية التي تتكون من أشخاص من وحدات تراكب متعددة تتواصل مع بعضها البعض بشكل متكرر لأن السوق هو سوق متخصص فيه يحتاج التسويق إلى التنسيق الجيد.

قارن هذا باستراتيجية قيادة ذات تكلفة مستهدفة واسعة ومنخفضة التكلفة. نأخذ شركة إنتاج الصابون كمثال. إنهم ينتجون المئات من الصابون – وعلى الرغم من قيامهم ببعض عمليات التسويق والمبيعات لمتاجر البيع بالتجزئة لعدد قليل من خطوطهم، إلا أن معظم الصابون يتم إنتاجه للعلامات التجارية الخارجية. الإعداد التنظيمي منعزل للغاية ولا يتوقع أن يتغير.

عندما نطبق هذا على مبادئ التصميم التنظيمي الخمسة، هناك: (1) تخصص عالي بين الإنتاج والمبيعات، (2) مطلوب تنسيق منخفض، (3 و 4) تكمن المعرفة والتحكم بدرجة عالية نسبيًا في المنظمة وهناك ( 5) القليل من التعاون المطلوب بين الإدارات. في الواقع، عندما يتم إدخال خط صابون جديد، يتم إبلاغ التفاصيل إلى قسم الإنتاج وبعد عدة عمليات اختبار، تم تعيين الشركة لإنتاج هذا الصابون لسنوات قادمة.

2. البيئة

تؤثر البيئة أيضًا على الهيكل التنظيمي والتصميم. الصناعة والمواد الخام وسوق (العمل) والحكومة (الدولية) والتأثيرات الاجتماعية والثقافية كلها تشكل التصميم المطلوب بدرجات مختلفة.

أهم عامل هو الاستقرار البيئي. هناك نوعان من الأبعاد التي تؤثر على الاستقرار البيئي:

• أبعاد بسيطة معقدة . يشير هذا إلى الدرجة التي تؤثر بها العوامل الخارجية على المنظمة والمنافسة. هذه متعددة بالنسبة للشركات الكبيرة مثل AT&T و British Telecom، حيث تعمل جميع العوامل المذكورة سابقًا. في المقابل، يواجه متجر الأجهزة المملوك لعائلة في إحدى الضواحي تعقيدًا بيئيًا منخفضًا.
• البعد المستقر غير المستقر . يشير هذا إلى العناصر الديناميكية في البيئة. تتأثر العلامات التجارية الاستهلاكية الكبيرة مثل ماكدونالدز بوسائل الإعلام عبر الإنترنت. إنها مرئية بشكل كبير على منصات مثل Twitter و Instagram و TikTok، ويمكن أن تؤدي تغريدة واحدة أو منشور مدونة إلى إلحاق ضرر كبير بالعلامة التجارية. من ناحية أخرى، كانت شركات المرافق العامة مستقرة لفترة طويلة. خذ على سبيل المثال المكتبات العامة في الولايات المتحدة بين السبعينيات والعقد الأول من القرن الحادي والعشرين. تم تمويلها من قبل المدينة المحلية والمقاطعة والولاية والحكومة الفيدرالية.

بيئة مستقرة للغاية ومتشابهة تبرر العمليات التنظيمية الموحدة وغير الديناميكية. تشمل الأمثلة منتجي الصابون أو مصنعي الحاويات. من ناحية أخرى، تتطلب البيئة غير المستقرة والمعقدة للغاية أن تتكيف المنظمة باستمرار. تشمل الأمثلة صانعي الرقائق وشركات الطيران.

3. التكنولوجيا

تؤثر التكنولوجيا بشكل كبير على التصميم التنظيمي. لقد رأينا ذلك من خلال أزمة COVID حيث انتقلت العديد من الشركات إلى الرقمنة دون عناء حتى أن بعضها أغلق مكاتبها.

WordPress، منصة تدوين شهيرة، لديها قوة عاملة عن بعد بنسبة 100 ٪ . هذا ممكن من خلال الاستخدام المكثف للتكنولوجيا والتعاون القائم على التكنولوجيا.

تمكّن تقنية المعلومات أيضًا المنظمات من أن تصبح أكثر لامركزية، وتحسن التنسيق الأفقي من خلال الشبكات الداخلية، ويصبح التعاون الخارجي ممكنًا من خلال الشبكات الخارجية. في الواقع، تسمح Slack، وهي إحدى أدوات التعاون الأكثر استخدامًا، للمتعاونين الداخليين والخارجيين بالانضمام إلى نفس الفريق من خلال قنوات داخلية وخارجية مختلفة، مما يتيح الاتصال السريع.

4. الحجم ودورة الحياة

الحجم هو عامل آخر يؤثر على التصميم التنظيمي. عادة ما تكون المنظمات الصغيرة سريعة الاستجابة ومرنة ومسطحة وعضوية وريادية. تخلق المؤسسات الكبيرة قيمة من خلال الكفاءات، ولها امتداد عالمي وعلامة تجارية، وسوق أكثر استقرارًا، وتركز بشكل أكبر على المديرين. هذا يؤدي إلى خيارات تصميم تنظيمية مختلفة.

مع نمو المنظمات، فإنها تمر بمراحل مختلفة من التطوير. تساعد معرفة المرحلة التي تمر بها المنظمة على اكتشاف الاختلال بين الأهداف والاستراتيجية التنظيمية والهيكل التنظيمي. بالإضافة إلى ذلك، فهي تساعد على تحديد الأزمة التي من المحتمل أن تواجهها المنظمة.

5. الثقافة

لكل منظمة ثقافتها الفريدة الخاصة بها بناءً على قيمها وافتراضاتها ومعتقداتها ومواقفها ومشاعرها وقصصها وأبطالها ورموزها ولغتها وعاداتها. من الأفضل تلخيص هذه الثقافات في إطار القيم المتنافسة.

يقترح هذا الإطار أن هناك عددًا من القيم المتنافسة في المنظمة: المرونة مقابل الاستقرار، والتركيز الداخلي مقابل التركيز الخارجي. تتنافس القيم، مما يعني أنه من غير الممكن أن تكون مستقرًا ومرنًا، أو مركزة على الصعيدين الداخلي والخارجي.

الثقافات المختلفة تؤدي إلى هياكل تنظيمية مختلفة. ستتمتع المؤسسة التي تركز على الداخل بمزيد من التعاون، بينما سيكون لدى المؤسسة المركزة خارجيًا المزيد من مجموعات المشاريع ووحدات الأعمال التي تواجه العملاء.

وبالمثل، فإن المنظمة شديدة الاستقرار لديها وحدات عمل محددة بوضوح بينما تمتلك المنظمة المرنة وحدات تراكب أفقية تركز على السوق بشكل أكبر والتي تستخدم متخصصين مختلفين لخلق قيمة للعملاء.

الفعالية التنظيمية

بمجرد إنشاء تصميم تنظيمي مناسب للعوامل الخمسة التي ذكرناها سابقًا، تكون النتيجة منظمة فعالة. هذا يعني منظمة قادرة على الوصول إلى مهمتها وأهدافها.

من الصعب قياس الفعالية التنظيمية. ومع ذلك، عندما نفهمها جيدًا، يمكن أن تزودنا الإشارات في المؤسسة بإدخال تحسينات على المنظمة. دعنا نختتم هذه المقالة بثلاث طرق لقياس الفعالية التنظيمية.

المناهج تتوافق مع مراحل مختلفة من عملية الإنتاج. هذا نموذج إدخال – عملية – إخراج (IPO). في كل خطوة، يمكن قياس الفعالية التنظيمية.

1. المؤشر الأول للفعالية التنظيمية هو النهج القائم على الموارد . ينظر هذا النهج في المدخلات ويقيم الفعالية من خلال تقييم ما إذا كانت المنظمة تحصل بشكل فعال على الموارد اللازمة للأداء العالي.
2. ينظر نهج العملية الداخلية في عملية الإنتاج ويقيم الفعالية باستخدام الصحة الداخلية والكفاءة الاقتصادية. تشمل الأمثلة الثقافة القوية والتواصل الموثوق به واتخاذ القرار السريع والتواصل غير المشوه والتفاعل بين المنظمة وأجزائها.
3. المؤشر الثالث هو نهج الهدف . يقيم هذا النهج الفعالية من خلال النظر في مدى جودة وصول المنظمة إلى أهدافها. المفتاح هنا هو التركيز على الأهداف التشغيلية، حيث يسهل تحديدها وقياسها.

لمعرفة المزيد حول الضبط الدقيق للفعالية التنظيمية، راجع دليلنا حول التطوير التنظيمي . 

دراسة الحالة

لتوضيح ذلك، اسمحوا لي أن أشارككم دراسة الحالة هذه حول شركة لإنتاج حبوب البن. تكافح هذه الشركة أحيانًا لتوفير حبوب البن اللازمة للإنتاج. يؤدي هذا إلى مشاكل في الإمداد وبعد أن فشلت الشركة في تحقيق أهداف مبيعاتها الفصلية الأخيرة، يتم إطلاق استفسار.

اتضح أن هناك عدم توافق بين المشهد السياسي غير المستقر على نحو متزايد في البلدان المنتجة للبن، مما يؤدي إلى اضطرابات في العرض، والهيكل التنظيمي الثابت. مزيد من الاستفسار في عمليات صنع القرار، يوضح أن قرارات تبديل خطوط الإمداد يجب أن تتم الموافقة عليها على المستوى C، مما يؤدي إلى تأخير في قدرات اتخاذ القرار. هذه الفواق هي السبب الرئيسي وراء عدم تحقيق أهداف المبيعات الفصلية.

لإصلاح ذلك، قررت المنظمة وضع مسؤولية أجزاء من إدارة سلسلة التوريد وإدارات المشتريات في مستوى أدنى في المنظمة. يؤدي هذا إلى اتخاذ قرارات أسرع، مما يجعل المنظمة أكثر مرونة للاستجابة للتغيرات في البيئة الخارجية.

في دراسة الحالة هذه، رأينا الأعراض على المستويات الثلاثة جميعها: المدخلات والعملية والمخرجات. في النظام المثالي، سترغب في التعرف على هذه الأعراض على مستوى الإدخال أو العملية قبل أن تؤثر على النتيجة. يمكن القيام بذلك عن طريق تنفيذ الضمانات وإنشاء نظام إنذار مبكر.

استنتاج

ونختتم هذا المقال حول التصميم التنظيمي، والذي استعرضنا فيه المبادئ الأساسية الخمسة للتصميم التنظيمي، وهي التنسيق، والتخصص، والمعرفة والكفاءة، والرقابة والالتزام، والابتكار والاعتماد.

هناك سلسلة من العوامل التي تؤثر على هذه المبادئ. ويشمل ذلك الاستراتيجية التنظيمية، والبيئة الخارجية، والتكنولوجيا، والحجم التنظيمي ودورة الحياة، والثقافة. تمارس هذه العوامل ضغطًا على مبادئ التصميم التنظيمي المختلفة.

يحدد تكوين هذه المبادئ الخمسة الشكل الذي ستبدو عليه المنظمة. ستكون المنظمة عالية التنسيق مرتبطة بشكل كبير ولكن على حساب التخصص. ستخسر المنظمة التي تتمتع بدرجة عالية من التحكم والالتزام في مجال الابتكار والتبني.

في النهاية، يدور التصميم والهيكل التنظيميان حول اتخاذ قرارات متوازنة ستمنح المنظمة ميزة تنافسية وستساعدها في الوصول إلى أهدافها.

من المستحيل تغطية كل شيء في هذا الدليل. إذا كان لديك أي أسئلة أو إضافات، فلا تتردد في التعليق أدناه!

أسئلة شائعة حول التصميم التنظيمي