إدارة الموارد البشرية

ما هي الفعالية التنظيمية؟ خصائصها ومبادئها

الفعالية التنظيمية

تقيس الفعالية التنظيمية مدى نجاح المنظمات في الوصول إلى أهدافها. تعمل المنظمة الفعالة بسلاسة وتعمل بشكل جيد. في هذه المقالة، سنشرح اللبنات الأساسية اللازمة لإنشاء منظمة فعالة. سواء كنت قائدًا أو تعمل في دور تشغيلي أكثر، تابع القراءة لتتعلم كيفية تحسين وظيفة مؤسستك (حتى).

سنبدأ بشرح ماهية الفعالية التنظيمية، ونستعرض سبعة نماذج للفعالية التنظيمية، وشرح كيف يمكن قياس الفعالية التنظيمية، ونختتم بتحديد كيفية مساهمة الموارد البشرية في الفعالية التنظيمية.

ما هي الفعالية التنظيمية؟ تعريف

وفقًا لـ Merriam-Webster، الفعالية هي “القدرة على تحقيق النتيجة المرجوة”. كان جي إف كينيدي رئيسًا فعالًا، وجاك ويلش مديرًا تنفيذيًا فعالًا، وجريتا ثونبرج ناشطة مناخية فعالة.

ومع ذلك، في سياق تنظيمي، من الصعب تحديد الفعالية. تعتبر Apple منظمة ناجحة في العديد من المقاييس – ولكن هل هي فعالة أيضًا؟ تعتمد فعالية المنظمة على مهمتها وأهدافها، وكفاءتها الداخلية، والموقع الاستراتيجي، والعديد من العوامل الأخرى.

تظهر الصورة أعلاه ثلاث منظمات. ما هي المنظمة التي قد تصنفها على أنها أكثر فعالية؟ كل واحد منهم له تأثير إيجابي ملموس، سواء على المساهمين أو المستخدمين أو العاملين أو البيئة. هذا يجعل كل واحد منهم فعالاً – بطرق مختلفة.

هذا يدل على أن الفعالية التنظيمية ليس لها تعريف واحد وتعتمد على السياق التنظيمي. يمكن أن تدور حول الدرجة التي تحقق بها المنظمة أهدافها، أو ترضي أصحاب المصلحة فيها، أو لديها الموارد التي تحتاجها للعمل، أو تخلق تأثيرًا مجتمعيًا أو بيئيًا.

هذا يقودنا إلى تعريفنا. نحدد الفعالية التنظيمية على أنها الدرجة التي تحقق بها المنظمة الأهداف التي حددتها لتحقيقها. يمكن أن تكون هذه الأهداف ناتجًا معينًا (الإنتاجية أو جودة الخدمة)، وأهداف الكفاءة التي حددتها، ولكن أيضًا الدرجة التي تتوافق معها عملياتها الداخلية، ودرجة تأمينها للموارد المطلوبة لإنشاء ميزة تنافسية.

7 نماذج الفعالية التنظيمية

في المثال السابق، رأيت أن ثلاث منظمات قامت بأشياء مختلفة على نطاق واسع، يمكن أن تكون فعالة بنفس القدر. هذا بسبب وجود زوايا متعددة للنظر في الفعالية التنظيمية. يوضح الجدول أدناه وجهات النظر السبعة الأكثر شيوعًا حول الفعالية (المعروفة أيضًا باسم نماذج الفعالية) وما تعنيه الفعالية لكل منها.

نماذج الفعالية الفعالية التنظيمية تعني …
نموذج الهدف … تحقيق أهدافها
نموذج العملية الداخلية … عمليات داخلية عالية الجودة
النموذج القائم على الموارد … الحصول على الموارد اللازمة للأداء العالي
نموذج الدوائر الإستراتيجية … إرضاء الفئات المستهدفة الإستراتيجية التي تسيطر على المنظمة
نموذج أصحاب المصلحة … إرضاء أصحاب المصلحة في المنظمة
نموذج القيم المتنافسة … وجود الأضداد المتزامنة
نموذج وفرة … ازدهار وفضيلة

دعنا نتناول كل منها ونشرح في بضع جمل ما تعنيه وكيف يمكن تطبيقها على مؤسسة.

  • يقيس نهج الهدف الفعالية من خلال قياس إلى أي درجة تصل المنظمة إلى الأهداف التي حددتها لتحقيقها. هذه هي الطريقة الأكثر تقليدية لقياس الفعالية التنظيمية. يمكن أن تشمل الأهداف جودة وكمية المنتج أو الخدمة، أو الأهداف المالية، أو قيمة المساهمين، أو التأثير المجتمعي، أو كل ذلك. نهج الهدف أقل قابلية للتنفيذ لأنه يقيس المخرجات ولكنه لا يوفر معلومات حول المدخلات أو العملية.
  • لا ينظر نموذج العملية الداخلية إلى النتيجة ولكن في ما يحدث داخل المنظمة. يقيم هذا النهج الفعالية من خلال الأداء السلس للعمليات التنظيمية. يتم تحقيق ذلك من خلال إدارة المعلومات والتوثيق والتوحيد المستمر.
    أفضل مثال معروف هو نهج العملية الهزيلة ، الذي يركز على التحسين المستمر والكفاءة. العيب هو أن التركيز غالبًا ما يكون على الكفاءة أكثر من الفعالية وأن التركيز يكون أكثر على العمليات الداخلية أكثر من الفرص الخارجية.
  • ينظر النموذج القائم على الموارد إلى المدخلات كمقياس للفعالية. وفقًا لـ Resource-Based View (RBV)، تحقق الشركات ميزة تنافسية من خلال استغلال الموارد القيمة والنادرة والتي يصعب تقليدها أو نسخها.
    تتضمن الأمثلة على هذه الموارد البرامج الاحتكارية مثل Instagram أو Microsoft Windows، أو التكنولوجيا المتقدمة، مثل Apple’s iPhone، أو علامة تجارية قوية للشركة أو سمعتها مثل Apple أو Coca Cola أو McKinsey. يساعد تجميع هذه الموارد على أن تصبح المزايا أكثر عمقًا. خذ، على سبيل المثال، تقنية Apple بالاشتراك مع علامة Apple التجارية القوية. تصبح المنظمات فعالة من خلال تأمين توريد هذه الموارد.
  • يقوم نموذج الدوائر الإستراتيجية بتقييم الفعالية عن طريق قياس الدرجة التي يرضي بها أولئك الموجودين في البيئة والذين يمكن أن يهددوا بقاء المنظمة – أي فئاتها المستهدفة الإستراتيجية أو مجموعات المصالح. كل مجموعة لديها درجة من القوة وتسعى لتحقيق أهداف مختلفة.
    يمكن أن تشمل الدوائر المالكين والإدارة والموظفين والعملاء والموردين والحكومة ومجموعات العملاء. هنا، من المهم تحديد الفئات الإستراتيجية ذات الصلة، وتحديد توقعاتهم، وطريقة تلبية هذه التوقعات.
  • نهج مماثل هو نهج أصحاب المصلحة . وهذا يشمل الدوائر الإستراتيجية ولكن أيضًا أولئك الذين يتأثرون بشكل غير مباشر بالمنظمة ولكن قد لا يكون لديهم سلطة عليها (على سبيل المثال، عائلات العمال والنشطاء والمجتمعات).
  • يعتمد نموذج القيم المتنافسة على إطار القيم المتنافسة لكاميرون وكوين. يقيس هذا النهج الفعالية من خلال قدرة المنظمة على تعزيز القيم المتنافسة في وقت واحد.
    على سبيل المثال، قد ترغب إحدى المؤسسات في إرضاء العملاء وتحقيق أقصى قدر من الأرباح مع الاهتمام بالموظفين أيضًا، وتعزيز الهيكل الداخلي والتنسيق مع تشجيع الابتكار والمبادرات الجديدة، ولديها اتجاه واضح مع توفير الاستقلالية للأشخاص لمساعدة المنظمة في الوصول إلى هناك . إن قدرة المنظمة على التوفيق بين هذه القيم المتنافسة هي مفتاح الفعالية.
الحفاظ على قيم متنافسة متعددة، فإنها ستكون أكثر فعالية.
  • يقترح نموذج الوفرة أن الفعالية تعادل إطلاق العنان لأعلى إمكانات الأنظمة البشرية. هذا عن تقديم القيم الإيجابية والفضيلة. للقيام بذلك بشكل فعال، يجب أن يكون هناك توازن بين القيم الإيجابية والسلبية. على سبيل المثال، لا يمكن أن يتواجد التميز والازدهار دون تحديات صعبة ونضال. كل من العناصر والعواطف الإيجابية والسلبية مطلوبة لدفع إمكانات الأنظمة البشرية.

قياس الفعالية التنظيمية ليس مسألة إما / أو. بدلاً من ذلك، يتعلق الأمر بأخذ وجهات نظر متعددة ومعرفة ما إذا كانت المنظمة تصل إلى الأهداف التي حددتها لتحقيقها، فضلاً عن إمكاناتها الكاملة.

كيف تقيس الفعالية التنظيمية؟ بطاقة قياس الأداء OE

توفر نماذج الفعالية التنظيمية منظورًا لتقييم OE. إذا أردنا قياسه، فنحن بحاجة إلى إنشاء بطاقة أداء أكثر تفصيلاً. يخلق هذا نهجًا منهجيًا يمكن استخدامه بانتظام لإعادة تقييم وتتبع التقدم المحرز بشأن مدى فعالية المنظمة حقًا وأين يمكننا إجراء تحسينات.

استنادًا إلى كاميرون (2015) ، حددنا الأسئلة الخمسة التالية التي يمكنك استخدامها لتقييم الفعالية التنظيمية. كما ستدرك، فإن مجال النشاط والمنظور يشكلان نماذج الفعالية التي غطيناها في القسم السابق.

  1. مجال النشاط . ما هو مجال الأنشطة التي يقيمها OE؟ تشمل مجالات النشاط تحقيق الأهداف، ورضا أصحاب المصلحة، والعائد المالي، وولاء الموظفين، وقيادة المنتج، وعلاقة العملاء الحميمة، وما إلى ذلك.
  2. المنظور . من وجهة نظر من يتم تقييم الفعالية التنظيمية؟ تشمل الأمثلة منظور المساهمين أو منظور الموظف أو منظور العميل أو المنظور المجتمعي.
  3. مستوى التحليل . ما هو مستوى التحليل المطبق؟ يمكن أن يكون هذا على مستوى الفرد أو المجموعة أو القسم أو التنظيم أو الصناعة أو حتى على المستوى العالمي.
  4. الإطار الزمني . ما هو الإطار الزمني المستخدم للتحليل؟ يمكن أن يكون هذا على مدى فترة في الماضي، أو لقطة من المؤسسة الحالية، أو إطار زمني للاتجاهات طويلة المدى.
  5. إطار مرجعي . ما هو الإطار المرجعي لتقييم الفعالية؟ يمكن مقارنة المنظمة بالمنظمة المثالية، أو منافسيها، أو إصدار سابق من المنظمة، أو بأهدافها المعلنة.

تسمح لك هذه الأسئلة بأخذ منظور محدد حول الفعالية التنظيمية وجعلها قابلة للقياس. أضفنا مثالًا مبسطًا أدناه. تُظهر بطاقة الأداء هذه رضا الدائرة الانتخابية في المنظمة على المستوى الإجمالي، ويتم قياسها سنويًا لعامي 2020 و 2021.

تُظهر بطاقة النتائج اتجاهين رئيسيين: العلاقات مع النقابات العمالية والموظفين منخفضة وتتدهور بينما يظل رضا المساهمين ومجلس الإدارة مرتفعاً. قد يشير هذا إلى انفصال بين الإدارة العليا والقوى العاملة الأوسع، وهو ما يمثل خطرًا على الفعالية التنظيمية.

بالطبع، هذا مثال مبسط. هناك العديد من الطرق الأخرى لقياس الرضا – على سبيل المثال، معدلات دوران الموظفين، ودرجة إعلان النقابات العمالية عن الإحباط (في الأخبار)، وقيمة المساهمين. هناك أيضًا العديد من مؤشرات الأداء الرئيسية الأخرى التي يجب تتبعها، مثل الدرجة التي تصل بها المنظمة إلى أهدافها، وموقعها مقارنة بصناعتها، ومدى فعاليتها في الحفاظ على ميزتها التنافسية. ومع ذلك، يوضح المثال قوة قياس الفعالية التنظيمية، وكيف يمكنك استخدام قياس الأداء الداخلي لجعل المؤسسة أكثر فعالية.

كيف يمكن للموارد البشرية المساهمة في الفعالية التنظيمية؟

يقودنا هذا إلى سؤالنا الأخير: كيف يمكن للموارد البشرية المساهمة في الفعالية التنظيمية؟ سيساعد وجود فهم أعمق للفعالية التنظيمية في تحديد كيف يمكن للموارد البشرية أن تضيف قيمة إلى المنظمة.

أولاً، الفعالية التنظيمية هي المحور الرئيسي لوحدة التطوير التنظيمي ، والتي غالبًا ما تكون جزءًا من الموارد البشرية. يدير فريق التطوير التنظيمي تحولات تنظيمية ويخرج بتدخلات أكثر تحديدًا للقوى العاملة والقضايا التنظيمية. على سبيل المثال، قد يؤدي معدل الدوران المرتفع إلى تدخلات تهدف إلى تقليل معدل دوران الأعمال، وضمان استمرارية الأعمال، وزيادة الكفاءات.

ثانيًا، يمكن للموارد البشرية المساهمة في الفعالية التنظيمية من خلال عمليات الأفراد وبناء قدرات القوى العاملة. يتم عرض هذا في الشكل أدناه.

لنستعرض كل خطوة من هذه الخطوات.

  • ممارسات الناس . هذه كلها ممارسات الموارد البشرية الأساسية، بما في ذلك التوظيف والاختيار والتعلم والتطوير والمكافآت والتقدير وإدارة الأداء وتخطيط القوى العاملة. تهدف كل هذه الممارسات إلى خلق قدرات القوى العاملة.
  • قدرات القوى العاملة . هذه هي القدرات التي يبنيها قسم الموارد البشرية في القوى العاملة. تشمل الأمثلة مشاركة الموظفين، وخبرة الموظف ، ومستويات الكفاءة العامة، والأداء المتفوق، والقيادة، والشمول. في كثير من الأحيان، تهدف ممارسات الأفراد بشكل مباشر إلى بناء هذه القدرات. نرسل الموظفين للتدريب لزيادة قدراتهم، ونكافئ الأفراد بإنصاف، بحيث يكون لديهم الحافز ويؤدون أداءً جيدًا، ولدينا برامج تطوير القيادة لزيادة القدرات القيادية لمديرنا.
  • محركات الأداء الرئيسية . سوف تتعرف على محركات الأداء الرئيسية كجزء من الفعالية التنظيمية. وتشمل هذه:
    1. موارد وقدرات فريدة . لقد ذكرنا في وقت سابق النموذج القائم على الموارد: يجب أن تساعد الموارد البشرية بنشاط في بناء الموارد والقدرات التي هي VRIO، وهي اختصار للقيمة والنادرة والفريدة والمنظمة. هذه تؤدي إلى خلق ميزة تنافسية. يمكن للموارد البشرية المساهمة من خلال إنشاء ثقافة عالية الأداء، وإنشاء أفضل ممارسات الأشخاص في الصناعة، ولكن أيضًا المساهمة في قدرات VRIO الحالية من خلال التوظيف الانتقائي، وتوفير أحدث تدريب لبناء المهارات، وعمليات إدارة أداء فعالة .
يوفر إطار عمل VRIO أداة لتقييم ما إذا كان المورد أو القدرة يشكل ميزة تنافسية مستدامة. يحدث هذا عندما تكون الموارد ذات قيمة ونادرة وفريدة من نوعها ومنظمة للحصول على القيمة المثلى.
    1. عمليات وتنظيم فعال . يمكن للموارد البشرية المساهمة في العمليات الداخلية الفعالة والعمليات التنظيمية السلسة من خلال ضمان استمرارية الأعمال من خلال انخفاض الغياب والدوران، والتوظيف الفعال، ونشر القوى العاملة في الوقت المناسب. يوضح هذا كيف تساهم ممارسات الأفراد وقدرات القوى العاملة في الفعالية التنظيمية. مساهمة رئيسية أخرى هي خلق التآزر من خلال ممارسات الموارد البشرية المتكاملة حول ثقافتها وكفاءاتها الأساسية. وتعكس هذه بدورها المتطلبات الاستراتيجية للأعمال ( Ulrich et al.، 2017 ). 
    2. مخرجات المنتج والخدمة . المساهمة الرئيسية التي يمكن للموارد البشرية تقديمها هنا هي من خلال فطنتهم التجارية. يجب أن تضمن الموارد البشرية أن سياساتها تعود بالفائدة على العميل النهائي للمؤسسة، من خلال بناء الثقافة، وإيصال القيم التي تجعل المؤسسة تتماشى مع عملائها، ومن خلال رفع المهارات ، ومكافأة، وتقييم تلك القيم. يجب أن يكون لدى أي مؤسسة في قطاع الخدمات، على سبيل المثال، إستراتيجية وثقافة واضحة وموجهة نحو العملاء، ويجب أن تتوافق جميع أنشطة الموارد البشرية مع ذلك.
  • الأهداف التنظيمية. هذه هي المنطقة التي تمتلك فيها الموارد البشرية أقل مساهمة مباشرة. ومع ذلك، لا يزال بإمكان الموارد البشرية تقديم مساهمة لا تقدر بثمن لهذه الأهداف من خلال الاستفادة من ممارسات الموارد البشرية، وبناء قدرات القوى العاملة، وإضافة محركات الأداء الرئيسية للمؤسسة. ومن الأمثلة على أهداف المؤسسة إنشاء قيمة أكثر تقليدية للمساهمين ( EBITA ، والقيمة الاقتصادية المضافة، والعائد على رأس المال المستثمر، ونمو السوق، وكفاءة رأس المال)، وخلق قيمة لأصحاب المصلحة الآخرين (الموظفين، والمقاولين، والموردين، والمجتمعات)، و خلق قيمة مجتمعية (تغيير اجتماعي إيجابي، بيئة أفضل وأنظف، أو مجتمع أكثر صحة). 

ختاماً

سواء كنت تعمل في دور قيادي أو في قدرة تشغيلية أكثر، فإن فهم دوافع الفعالية التنظيمية سيساعدك على القيام بعمل أفضل ويساعد المنظمة على التقدم بطرق متعددة. تتعلق الفعالية، على سبيل المثال، بتأمين موارد وقدرات قيمة، وتحسين العمليات، وإرضاء أصحاب المصلحة، وضمان وصول المنظمة إلى الأهداف التي حددتها لتحقيقها. يمكن استخدام كل من وجهات النظر هذه لقياس وتحسين مدى فعالية المنظمة – وإنشاء آلة جيدة التجهيز تؤثر بشكل إيجابي على موظفيها وأصحاب المصلحة والمساهمين والمجتمع الأوسع الذي تعمل فيه.

ما هي الفعالية التنظيمية؟

الفعالية التنظيمية هي الدرجة التي تحقق بها المنظمة الأهداف التي حددتها لتحقيقها. يمكن أن تكون هذه الأهداف ناتجًا معينًا (الإنتاجية أو جودة الخدمة)، وأهداف الكفاءة التي حددتها، ولكن أيضًا الدرجة التي تتوافق معها عملياتها الداخلية، ودرجة تأمينها للموارد المطلوبة لإنشاء ميزة تنافسية.

ما هي بعض نماذج الفعالية التنظيمية الشائعة؟

هناك 7 نماذج مشتركة للفعالية التنظيمية - نموذج الهدف، ونموذج العملية الداخلية، والنموذج القائم على الموارد، ونموذج الدائرة الانتخابية، ونموذج أصحاب المصلحة، ونموذج القيم المتنافسة، ونموذج الوفرة.

كيف تقيس الفعالية التنظيمية؟

يتعلق قياس الفعالية التنظيمية بأخذ وجهات نظر متعددة ومعرفة ما إذا كانت المنظمة تصل إلى الأهداف التي حددتها لتحقيقها، بالإضافة إلى إمكاناتها الكاملة. يؤدي إنشاء بطاقة أداء مفصلة بناءً على أهدافك ومؤشرات الأداء الرئيسية إلى إنشاء نهج منظم يمكن استخدامه بانتظام لإعادة تقييم وتتبع التقدم المحرز بشأن مدى فعالية المنظمة حقًا وأين يمكننا إجراء تحسينات.

حول الكاتب

رائد الأعمال العربي

فريق متخصص في البحث والدراسة في عدة مجالات ضمن نطاق ريادة الأعمال، ومن أهم المجالات التي نتخصص في الكتابة عنها هي: كيفية إنشاء المشاريع بالسعودية، الإدارة، القيادة، إدارة الموارد البشرية...