تستخدم الأوصاف الوظيفية لعدة أسباب. إنها أداة للتوظيف، وتحديد نطاقات الرواتب والمستويات أو الدرجات، وإنشاء المسميات الوظيفية، وخلق الأهداف والغايات الوظيفية للموظف، وإجراء مراجعات الأداء.
اقرأ أيضا: مقال شامل عن إدارة الموارد البشرية
يمكن استخدامها أيضًا للتخطيط الوظيفي، وإنشاء وسائل راحة معقولة، وتلبية المتطلبات القانونية لأغراض الامتثال.
لهذا السبب، من المهم جدًا كتابة توصيفات وظيفية تعكس بدقة واجبات ومسؤوليات الوظيفة الحالية للموظفين.
يُطلق على السجل الذي يحتفظ بجميع المعلومات ذات الصلة بالوظيفة وصفًا وظيفيًا. إنه بيان مكتوب بما يفعله صاحب العمل، وكيف يتم ذلك، ولماذا يتم ذلك.
يجب أن يصور بدقة محتوى الوظيفة والبيئة وظروف العمل. يتضمن التنسيق الشائع لوصف الوظيفة ما يلي:
- المسمى الوظيفي
- الواجبات الواجب القيام بها،
- السمات الرئيسية للوظيفة،
- سلطة ومسؤوليات صاحب العمل.
يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن بيئة العمل تتغير بسبب التغيرات في تكنولوجيا الإنتاج والطلب في السوق وخيارات العملاء واستراتيجيات المنافسين.
لذا يجب مراجعة وصف الوظيفة وتحديثه. يجب على مديري الموارد البشرية تقييم التغييرات التي من المحتمل أن تحدث بمرور الوقت.
ما هو الوصف الوظيفي؟
الوصف الوظيفي (Job Description): هو بيان مكتوب لما يفعله العامل بالفعل كيف يفعل ذلك وما هي ظروف العمل في الوظيفة.
إنها قائمة بواجبات الوظيفة والمسؤوليات وعلاقات التقارير وظروف العمل والمسؤوليات الإشرافية – أحد منتجات تحليل الوظيفة.
“الوصف الوظيفي هو بيان واقعي منظم لواجبات ومسؤوليات وظيفة معينة.” – إدوين ب
يشير وصف الوظيفة إلى المهام والواجبات والمسؤوليات الخاصة بالوظيفة. إنه يحدد ما تم القيام به، ولماذا يتم ذلك، وأين يتم ذلك، وباختصار، كيف يتم ذلك “. – ديسينزو وروبينز
تشمل أقسام الوصف الوظيفي النموذجي؛
- تحديد الوظيفة
- ملخص العمل
- المسؤوليات والواجبات
- سلطة شاغل الوظيفة
- معايير الأداء
- ظروف العمل
- مواصفات الوظيفة
أهمية الوصف الوظيفي
عادة ما تكون التوصيفات الوظيفية ضرورية لإدارة الأفراد في المنظمات. الوصف الوظيفي مطلوب للتوظيف حتى يتمكن المديرون والمتقدمون من فهم الدور الوظيفي. الوصف الوظيفي ضروري لمعظم الناس في العمل.
يحدد الوصف الوظيفي دور الشخص ومسؤوليته.
بدون وصف وظيفي، عادة ما يكون من الصعب جدًا على الشخص الالتزام بشكل صحيح بدور ما أو محاسبته.
هذا هو الحال خاصة في المنظمات الكبيرة. تعمل التوصيفات الوظيفية على تحسين قدرة المؤسسة على إدارة الأشخاص ولعب الأدوار بالطرق التالية:
- يوضح توقعات صاحب العمل للموظف،
- يوفر أساس قياس الأداء الوظيفي،
- يقدم وصفاً واضحاً لدور المرشحين للوظيفة،
- يوفر هيكلًا وانضباطًا للشركة لفهم جميع الوظائف وهيكلتها والتأكد من تغطية الأنشطة والواجبات والمسؤوليات الضرورية من خلال وظيفة أو أخرى،
- يوفر استمرارية معلمات الدور بغض النظر عن تفسير المدير،
- تمكن أنظمة الدفع والدرجات لتكون منظمة بشكل عادل ومنطقي،
- يمنع التفسير التعسفي لمحتوى الدور ويحد من قبل الموظف وصاحب العمل والمدير،
- يوفر أداة مرجعية في قضايا نزاع الموظف / صاحب العمل،
- يوفر أداة مرجعية لقضايا الانضباط،
- يوفر نقاط مرجعية مهمة لمجالات التدريب والتطوير،
- يوفر نقاط مرجعية محايدة وموضوعية (على عكس الشخصية أو التعسفية) للتقييمات ومراجعات الأداء والاستشارات،
- تمكن من صياغة مجموعة المهارات ومتطلبات مجموعة السلوك لكل لفة،
- يمكّن المنظمة من هيكلة الأدوار وإدارتها بشكل موحد، وبالتالي زيادة كفاءة وفعالية التوظيف والتدريب والتطوير والهيكل التنظيمي وسير العمل والأنشطة وخدمة العملاء، وما إلى ذلك،
- تمكن من اتخاذ وجهة نظر واقعية (على عكس الغريزية) من قبل الموظفين والمديرين في التقدم الوظيفي وتخطيط التعاقب.
حدود التوصيف الوظيفي
قد يُنظر إلى التوصيف الوظيفي الإلزامي على أنه عائق في ظروف معينة:
- قد لا تكون التوصيفات الوظيفية مناسبة لبعض كبار المديرين حيث ينبغي أن يتمتعوا بحرية أخذ زمام المبادرة والعثور على اتجاهات جديدة مثمرة؛
- قد تكون التوصيفات الوظيفية غير مرنة للغاية في منظمة سريعة التغير، على سبيل المثال، في منطقة معرضة للتغير التكنولوجي السريع؛
- قد تؤدي التغييرات الأخرى على محتوى الوظيفة إلى أن يكون الوصف الوظيفي قديمًا؛
- قد لا تكون العملية التي تستخدمها المنظمة لإنشاء توصيف وظيفي هي الأمثل.
الفرق بين الوصف الوظيفي والتوصيف الوظيفي
يعد كل من الوصف الوظيفي ومواصفات الوظيفة جزأين لا يتجزأ من تحليل الوظيفة.
إنهم يحددون الوظيفة بشكل كامل ويوجهون كل من صاحب العمل والموظف حول كيفية متابعة عملية التوظيف بأكملها.
| المسمى الوظيفي | مواصفات الوظيفة |
| الوصف الوظيفي هو قائمة بواجبات الوظيفة والمسؤوليات وعلاقات التقارير وظروف العمل والمسؤوليات الإشرافية. | المواصفات الوظيفة هي قائمة “متطلبات الإنسان،” وظيفة وهذا هو، على التعليم اللازم والمهارات، والخبرة، والشخصية، وهلم جرا . |
| يحتوي الوصف الوظيفي على المسمى الوظيفي وموقع الوظيفة وملخص الوظيفة وطبيعة وأهداف الوظيفة والمهام والواجبات التي يتعين القيام بها وظروف العمل والآلات والأدوات والمعدات التي سيتم استخدامها في الوظيفة. | تحتوي مواصفات الوظيفة على التعليم والخبرة والتدريب والحكم والمبادرة والجهد البدني ومهارات الاتصال والخصائص العاطفية والمتطلبات الحسية غير العادية مثل البصر والرائحة وسماع الشخص. |
| الغرض الرئيسي من الوصف الوظيفي هو جمع البيانات المتعلقة بالوظيفة للإعلان عن وظيفة معينة. | الغرض الرئيسي من مواصفات الوظيفة هو تحليل ما إذا كان المرشحون مؤهلين للتقدم لوظيفة معينة أم لا. |
| يساعد في جذب واستهداف وتوظيف واختيار المرشح المناسب للوظيفة المناسبة. | يساعد على تعيين فريق من منظمة لفهم مستوى المؤهلات والصفات ومجموعة الخصائص التي يجب أن تكون موجودة في المرشح لجعله مؤهلاً للحصول على الوظيفة الشاغرة. |
| يوضح ما يفترض أن يفعله الموظفون إذا تم اختيارهم لهذه الوظيفة المحددة. | توفر مواصفات الوظيفة معلومات مفصلة حول أي وظيفة ، بما في ذلك مسؤوليات الوظيفة ، والمهارات الفنية والبدنية المطلوبة ، والقدرة على المحادثة ، وغير ذلك الكثير. |
| كما يوضح من الذي سيرفع التقارير لمن. | يساعد في اختيار المرشح الأنسب لوظيفة معينة. |
| الوصف الوظيفي هو كل شيء عن تنفيذ الواجبات. | في حين أن مواصفات الوظيفة تدور حول تعليم وتأهيل الموظف قبل تعيينه. |
| الأوصاف الوظيفية هي ما يتوقع القيام به وما هو متضمن في الوظيفة. | مواصفات الوظيفة هي ما يلزم للقيام بالمهمة. |
خطوات كتابة الوصف الوظيفي
الخطوات التالية مطلوبة لكتابة أو إعداد وصف وظيفي:
- ابدأ بتحليل الوظيفة،
- تحديد الوظائف الأساسية بدلاً من الوظائف الهامشية،
- تغطية المجالات الرئيسية،
- اكتب بأسلوب بسيط.
1. ابدأ بتحليل الوظيفة
عادة ما يسبق كتابة الوصف الوظيفي تحليل الوظيفة.
تحليل الوظيفة هو دراسة للوظيفة أو الدور الذي يساعد صاحب العمل على تحديد ووصف الوظائف الأساسية للوظيفة، بالإضافة إلى الكفاءات والمعرفة والمهارات والقدرات اللازمة لأداء الوظائف.
2. تحديد الوظائف الأساسية وليس الهامشية
الخطوة التالية هي تحديد الوظائف الأساسية للوظيفة، والغرض من الوظيفة، وأهمية وظائف الوظيفة الفعلية في تحقيق هذا الغرض.
عند تقييم أهمية وظائف الوظيفة، ضع في اعتبارك، من بين أشياء أخرى، تكرار أداء الوظيفة، ومقدار الوقت الذي تقضيه في الوظيفة، والعواقب إذا لم يتم تنفيذ الوظيفة. عند تحديد الوظائف الأساسية للوظيفة، من المهم التمييز بين الأساليب والنتائج.
في حين أن الوظائف الأساسية يجب القيام بها، فإنها غالبًا لا تحتاج إلى أداؤها بطريقة معينة.
3. تغطية المجالات الرئيسية
تصف الأوصاف الوظيفية الوظيفة وليس الفرد الذي يشغل الوظيفة. هي روايات مكتوبة عن الواجبات والمسؤوليات الرئيسية لمنصب وظيفي أو دور وظيفي.
يوضح الوصف الوظيفي أيضًا النتائج المتوقعة من أي شخص في الوظيفة. هناك العديد من التنسيقات المستخدمة في إعداد الوصف الوظيفي.
عادة، المجالات الرئيسية التي يجب تضمينها هي:
- عنوان وظيفي،
- تقارير المنصب إلى (عنوان المدير المباشر والموقع والمدير الوظيفي)،
- ملخص الغرض من الوظيفة (من الناحية المثالية جملة واحدة)،
- المسؤوليات والمسؤوليات الرئيسية (أو الواجبات عادة 8-15 نقطة مرقمة)
- مؤشرات الأبعاد / الإقليم / النطاق / النطاق (المجالات التي تمتد إليها المسؤوليات وحجم المسؤوليات – الموظفون، العملاء، الإقليم، المنتجات، المعدات، المباني، إلخ)،
- ساعات العمل
- التاريخ والمراجع الداخلية الأخرى ذات الصلة،
4. اكتب بأسلوب بسيط
يجب كتابة الوصف الوظيفي في جمل موجزة وواضحة. دعونا نلقي نظرة على عينة الوصف الوظيفي؛
