إدارة الموارد البشرية

ما هو تناقص الموظفين؟ كيف يحدث؟ وكيف يتم حسابه؟

تناقص الموظفين

هناك عدد قليل جدًا من الأشخاص الذين يبدأون وينتهون حياتهم المهنية في شركة واحدة. يتحرك معظم الأشخاص بعد فترة من الوقت، أو تجبرهم الشركة على المضي قدمًا في إنهاء الخدمة غير الطوعي. يبدو أن مغادرة الأشخاص للمنظمات أمر بسيط للغاية، ولكن هناك الكثير لتفكيكه مع تناقص الموظفين.

على الرغم من أن المصطلح يستخدم غالبًا بالتبادل مع معدل دوران الموظفين ، إلا أنه ليس هو نفسه. دعنا نلقي نظرة على ماهية استنزاف الموظفين، وأسبابه، وكيفية حساب معدلات الاستنزاف، وكيفية إدارة التناقص في مؤسستك.

ما هو تناقص الموظفين؟

استنزاف الموظفين هو عندما يترك الموظف الشركة من خلال أي طريقة، بما في ذلك الاستقالات الطوعية، أو تسريح العمال، أو عدم العودة من إجازة الغياب، أو حتى المرض أو الوفاة. عندما يتوقف أي شخص عن العمل في الشركة لأي سبب ولم يتم استبداله لفترة طويلة (إن وجد)، فسيكون ذلك تناقصًا للموظفين.

هناك نوعان رئيسيان من تناقص الموظفين:

الاستنزاف الطوعي : عندما يختار الموظف ترك الشركة، فهذا يعد تناقصًا طوعيًا. يمكن أن يشمل ذلك أي سبب يترك الموظف يتركه من تلقاء نفسه، سواء كان ذلك طوعيًا حقًا أم لا. تعتبر الإنهاءات الطوعية الحقيقية، مثل الاستقالات من وظيفة جديدة أو التنقل في جميع أنحاء البلاد، هي أكثر الأشياء التي تعرفها على الأرجح. لكن الموظف الذي يغادر لأسباب صحية أو يستقيل فقط لأن حالة العمل سامة يمكن أن يقع أيضًا تحت الاستنزاف الطوعي. تحتفظ الشركة بقرار عدم استبدال الموظف – على الرغم من أنه في بعض الأحيان قد ترغب الشركة في استبدال شخص ما ولكنها لا تستطيع ذلك.

الاستنزاف غير الطوعي : عندما تقرر الشركة الانفصال عن أحد الموظفين، فإن هذا يعد تناقصًا لا إراديًا. يمكن أن يكون هذا من خلال استبعاد الوظيفة، على سبيل المثال، بسبب إعادة التنظيم أو تسريح العمال، لسبب (مثل السرقة أو القتال)، أو ضعف الأداء، أو الإنهاء عندما يتخلى شخص ما عن وظيفته. (يمكنك أن تجادل بأن الأخير هو الإنهاء الطوعي، لكن الشركة تقوم بإجراء المكالمة النهائية للإنهاء). ثم لا تقوم الشركة بعد ذلك بإعادة ملء المنصب أو إلغائه.

الاستنزاف غير الطوعي من خلال إلغاء الوظيفة هو الشكل الأكثر شيوعًا للاستنزاف، حيث تقرر الشركة بشكل استباقي إلغاء الوظيفة. بالنسبة للأنواع الأخرى من الإنهاء، عادة ما تقرر الشركة بعد الإنهاء ترك الوظيفة شاغرة.

هل استنزاف الموظفين سيء دائمًا؟

في حين أن ترك الموظفين بأعداد كبيرة قد يكون أمرًا سيئًا، إذا احتاجت الشركة إلى إلغاء المناصب للبقاء واقفة على قدميها من الناحية المالية، فلا يجب أن يكون الاستنزاف أمرًا سلبيًا.

عندما يواجه عملك صعوبة، قد يكون من الأسهل عدم استبدال الأشخاص الذين يغادرون طواعية بدلاً من إلغاء الوظائف. (بناءً على مكان وجود مؤسستك، قد يُطلب منك دفع تعويضات إنهاء الخدمة أو الدفع لفترات إشعار طويلة إذا قررت إلغاء الوظائف بشكل استباقي.)

ومع ذلك، إذا كانت مستويات التناقص لديك عالية جدًا، فقد تواجه بعض المشكلات الخطيرة. يمكن أن يكون لديك نقص في الاستمرارية، وثغرات في التدريب، ونقص في المعرفة المؤسسية. قد يستغرق شغل الوظائف وقتًا طويلاً (خاصة الأدوار المتخصصة)، وإذا تركت هذه الوظائف فارغة، فقد يصبح من الصعب ملء هذه الوظائف لاحقًا. يمكن أن تتسبب هذه الثغرات في إرهاق الموظفين المتبقين لديك وانخفاض الإنتاجية الإجمالية، مما يؤدي إلى العملاء غير الراضين.

تقوم الشركات في بعض الأحيان بتجميد التوظيف في محاولة لزيادة الاستنزاف. إذا استقال شخص ما، يجب على الموظفين الباقين استيعاب عملهم. توقف العمل عن القيام به، أو يقوم المديرون بإعادة تنظيم الموظفين لملء الفراغات. 

حتى عندما يكون الاستنزاف غير طوعي ونتيجة لتسريح العمال المخطط لها بعناية، يجب أن تقلق بشأن المستقبل. إذا قمت بتسريح جميع مندوبي المبيعات اليوم بسبب انخفاض مبيعات المنتجات، فلن تتاح لك فرصة للتعافي. عدم وجود مندوبي مبيعات يعني عدم وجود مبيعات، وعدم وجود مبيعات يعني عدم وجود شركة. 

يعد تعيين موظفين جدد وتوظيفهم وتدريبهم أمرًا مكلفًا، لذلك قد تفكر في عدم إنهاء خدمة شخص ما وعدم إلغاء هذا المنصب إذا احتجت إليه مرة أخرى لاحقًا. قد يكون من المنطقي تدريب هذا الموظف لبعض الوقت والاحتفاظ به. 

تناقص الموظفين مقابل معدل دوران الموظفين

في حين أن العديد من الأشخاص يستخدمون هذه المصطلحات بالتبادل، فإن الاختلاف الرئيسي هو أن معدل الدوران يقيس جميع الإنهاءات – بما في ذلك تلك المواقف التي يتم إعادة تعبئتها. ينظر الاستنزاف إلى الوظائف الشاغرة على المدى الطويل أو إلغاء الوظائف تمامًا.

إذا كان معدل الاستنزاف لديك مرتفعًا، فإن شركتك تتقلص. يمكن أن يكون لديك معدلات دوران عالية ولا يزال لديك شركة مستقرة أو حتى في طور النمو. على سبيل المثال، غالبًا ما يكون للمطاعم والتجزئة معدلات دوران عالية، حتى لو نمت الأعمال التجارية.

ما الذي يسبب تناقص الموظفين؟

هناك عدة عوامل تؤثر على التناقص، بعضها تحت سيطرتك وبعضها ليس تحت سيطرتك. وهنا عدد قليل:

بطالة منخفضة: إذا كانت معدلات البطالة في منطقتك أو مجال عملك منخفضة، فقد لا تتمكن من استبدال الموظفين الذين يغادرون، حتى لو كنت ترغب في ذلك. يمكنك إما ترك الوظائف شاغرة (الاستنزاف) أو تقليل معايير التوظيف أو توسيع نطاق البحث.

التركيبة السكانية للقوى العاملة: إذا كانت شركتك مليئة بالموظفين، فقد يؤدي تقاعدهم القادم إلى فقدان الموظفين الذين لا يمكنك استبدالهم بسهولة.

مكان العمل السام: إذا لم يكن عملك مكانًا جيدًا للعمل، فقد تجد صعوبة في الاستمرار في شغل الوظائف. قد ترغب في خفض معدل الاستنزاف الخاص بك ولكنك تجد صعوبة في القيام بذلك لأن الناس يغادرون بسرعة، وتنتشر سمعة شركتك كصاحب عمل سيئ. إذا كنت تعاني من مستوى عالٍ من الاستنزاف، فهذه واحدة من أولى المجالات التي يجب عليك التحقق منها. استمع إلى الموظفين في مقابلات نهاية الخدمة وانتبه لمراجعاتك عبر الإنترنت. إذا كانت تقييماتك على Glassdoor سلبية، فخذها على محمل الجد واعمل على تصحيحها.

نقل العمل: على سبيل المثال، قد يكون من المنطقي أن تنتقل شركتك من كاليفورنيا إلى تكساس، كما أعلن إيلون ماسك للتو. حتى إذا عرضت دفع تكاليف الانتقال بالكامل لجميع الموظفين، فسيختار الكثير منهم عدم الحضور معك. سوف يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لتوظيف بدائل. 

إغلاق Covid-19: كانت هذه مشكلة فريدة لعام 2020 (ونأمل أن يتم حلها قريبًا في عام 2021)، لكن العديد من الشركات كانت بحاجة إلى إنهاء عمل الموظفين عندما طلبت الحكومات إغلاق جميع الشركات غير الأساسية. حتى الشركات التي ظلت مفتوحة ربما فقدت أعمالها، وبالتالي، كانت بحاجة إلى السماح للموظفين بالرحيل.

إعادة التنظيم / إعادة الهيكلة: هذا النوع من الاستنزاف هو الهدف من إعادة تنظيم هذه الشركة. يتم التخلص من المناصب عن قصد وبعناية مع خطة عدم إعادة تعبئتها أبدًا.

كيفية حساب معدل الاستنزاف

أنت تريد أن تنظر بانتظام إلى معدل التناقص الوظيفي لديك للتأكد من أنك لا تخسر موظفين أكثر مما تريد. (في بعض الأحيان، قد ترغب الشركات في الحصول على عدد أقل من الموظفين، لذا فهي تبحث عن معدلات تناقص عالية).

معادلة معدل الاستنزاف سهلة للغاية:

ومع ذلك، تحتاج أولاً إلى جمع بياناتك لإجراء الحساب.

فمثلا: 

أولاً، ابحث عن متوسط ​​عدد الموظفين لديك. لتسهيل ذلك، سنستخدم المتوسط ​​حسب الشهر. لنفترض أن هذا هو 95 موظفًا.

ثم تنظر إلى عدد الموظفين الذين تركوا وظائف شاغرة في ديسمبر: 8. اقسم 8/95 (متوسط ​​عدد الموظفين) = 0.0842.

0.0842 × 100 = 8.42 بالمائة.

مرة أخرى، يفترض هذا الرقم أيضًا أنك لا تخطط لملء تلك الوظائف الثمانية الشاغرة في ديسمبر. إذا كنت تخطط لملء ثلاثة منهم، فإن معدل التناقص هو 

5/95 = 0.056

0.056 * 100 = 5.6 بالمائة.

ستلاحظ الآن أن هذا الرقم سيكون مختلفًا عن رقم الدوران الخاص بك، والذي يأخذ الاستبدال في الاعتبار.

معدل الدوران هو عدد الإنهاءات / متوسط ​​عدد الموظفين * 100. إذا كان لديك الكثير من الأشخاص استقالوا واستبدلوهم جميعًا، فمن الممكن أن يزيد معدل دورانهم عن 100 بالمائة. ليس من الممكن أن يكون الاستنزاف أكثر من 100 بالمائة.

ضع في اعتبارك أن معدل الاستنزاف الذي حسبته لا يخبرك بأي شيء. عليك أن تنظر في الأمر في سياق منظمتك. على سبيل المثال، كيف تطورت عامًا بعد عام، أو شهرًا بعد شهر، أو بعد أن اتخذت خطوات لإدارتها بشكل أفضل؟

علاوة على ذلك، عند النظر إلى معدلات الاستنزاف، قد يكون من الضروري النظر إليها حسب القسم أو الموقع. قد تجد أنه في حين أن شركتك بشكل عام لديها استنزاف منخفض، لديك موقع واحد يفقد الموظفين بينما ينمو موقع آخر، ويلغي كل منهما الآخر. خذ الوقت الكافي لإعداد التقارير التي تمنحك معلومات مفيدة. بعد كل شيء، إذا كان موقعك في باريس ينمو بينما يفقد موقعك في لندن الأشخاص يمينًا ويسارًا، فقد ترغب في تغيير إدارتك في لندن أو معرفة أسباب الاختلاف الكبير.

كلما كانت شركتك أكبر، ستحتاج إلى تقسيم هذه المعلومات حسب المجموعات. يمكنك أيضًا استخدامه للنظر في إحصائيات التنوع الخاصة بك. هل الاستنزاف مرتفع في مجموعة محمية واحدة ولكن ليس في المجموعات الأخرى؟ قد تكون على وشك الكشف عن مشكلة لم تكن تعلم بوجودها.

كيفية منع الاستنزاف الطوعي

إذا وجدت صعوبة في تعيين الموظفين والاحتفاظ بهم، مما أدى إلى معدلات تناقص عالية، فيمكنك العمل على حل المشكلات.

  • احصل على مديرك التدريب الذي يحتاجونه لإدارة الموظفين بشكل فعال. تذكر أن الإدارة مهارة مختلفة عن العمل. استثمر في التدريب على الإدارة إذا كنت ترغب في تقليل التناقص الوظيفي. سيساعدك هذا في الحفاظ على المديرين والموظفين.
  • قم بإجراء مسح للراتب وقياس جميع رواتبك. إذا كنت تدفع أسعارًا أقل من أسعار السوق، فقد يكون من الصعب الاحتفاظ بالموظفين.
  • قم بإجراء مقابلات الإقامة. افعل ذلك فقط إذا كنت مهتمًا بالاستماع إلى الموظفين وترغب في إجراء تغييرات بناءً على ما تتعلمه. إذا كنت تحتفظ بهذه الأشياء ثم لا تتصرف بناءً على جميع المعلومات التي تم جمعها، فسوف تثير الاستياء بين الموظفين.
  • راجع المزايا والامتيازات الخاصة بك لتقديم المزايا التي يحبها موظفوك. قد تحتاج إلى القيام بذلك كل بضع سنوات حيث تتغير احتياجات موظفيك. على سبيل المثال، إذا كان لدى شركتك موظفين أصغر سنًا، فلن يكونوا قلقين بشأن إجازة الحضور إلى المدرسة. ولكن مع تقدم موظفيك في العمر – إذا احتفظت بهم – فمن المحتمل أن ينجبوا أطفالًا ويفضلون المزيد من الامتيازات الملائمة للأطفال.
  • ضع في اعتبارك السماح بمزيد من المرونة ، سواء في أوقات البدء أو العمل عن بُعد. علمت عام 2020 الكثير من الشركات أنه يمكن القيام بالعديد من الوظائف من المنزل بنفس فعالية العمل من المكتب.
  • احرص على توظيف الأشخاص المناسبين في المقام الأول. لا ينبغي أن تضيع الوقت في البحث عن مرشح وحيد القرن، يجب أن تركز على إيجاد شخص يمكنه القيام بالمهمة ويريد القيام بهذه المهمة. يمكن أن يؤدي العثور على الخيار المناسب في عملية الاختيار في المقام الأول إلى تقليل استقالاتك.
  • احصل على إعلانات وظائف دقيقة. يساعد هذا في جذب نوع المرشحين الذين يسعدهم العمل في شركتك. على سبيل المثال، تقوم العديد من الشركات بإدراج الوظائف على أنها “عن بُعد” لكنها تخطط لإحضار هؤلاء الموظفين إلى المكتب عندما ترفع الحكومات القيود. من المحتمل أن يؤدي هذا النوع من الطعم والتبديل إلى زيادة الاستنزاف.
  • تذكر أن تروج من الداخل. نعم، يتطلب الأمر الكثير من الجهد. ومع ذلك، إذا كنت تستخدم التخطيط الاستراتيجي للقوى العاملة – وإدارة التعاقب للتأكد من أنك تملأ فجوات المهارات / القيادة، فستتمكن من ترقية الأشخاص والتخطيط لمستقبل العمل حتى عندما يتقاعد موظفوك أو يغادرون بسبب أسباب أخرى.

هناك أيضًا طرق لإدارة الاستنزاف غير الطوعي. على سبيل المثال، ستساعدك خطط التوظيف المعدة جيدًا على منع التوظيف الزائد ثم الاضطرار إلى السماح للأشخاص بالرحيل عندما لا ينمو عملك على النحو المنشود.

الخلاصة

تركز العديد من الشركات على معدلات دوران موظفيها فقط، ولكن هذا يمكن أن يترك المعلومات الأساسية. أنت بحاجة إلى معرفة ما إذا كانت شركتك تخسر الأشخاص، ولماذا تخسرهم، وما يمكنك القيام به لإدارة فجوات المهارات . أظهر تقرير حديث أنه في معظم الأوقات، يستقيل الناس من أجل أشياء يمكن للشركات تغييرها . من خلال فهم أسباب تناقص الموظفين في مؤسستك والحصول على نظرة عامة على معدلات التناقص، يمكنك استخدام استراتيجيات تخطيط القوى العاملة طويلة الأجل لإدارة التناقص حتى لا تضر مؤسستك.

حول الكاتب

رائد الأعمال العربي

فريق متخصص في البحث والدراسة في عدة مجالات ضمن نطاق ريادة الأعمال، ومن أهم المجالات التي نتخصص في الكتابة عنها هي: كيفية إنشاء المشاريع بالسعودية، الإدارة، القيادة، إدارة الموارد البشرية...