ما هو توسيع الوظيفة؟ المزايا والعيوب

يمكن القول إن توسيع الوظيفة هو أحد أفضل الطرق المعروفة لزيادة التنوع في الوظيفة. سنشرح في هذه المقالة ماهية توسيع الوظائف، ونراجع مزاياها وعيوبها، وننتهي ببعض الأمثلة على توسيع الوظائف في العصر الرقمي لإظهار أهميتها في عالم اليوم الديناميكي.

ما هو توسيع الوظيفة؟ تعريف

إن تعريف توسيع الوظيفة هو إضافة أنشطة إضافية ضمن نفس المستوى إلى دور موجود. هذا يعني أن الشخص سيقوم بمزيد من الأنشطة المختلفة في وظيفته الحالية. على سبيل المثال، موظفة ستدير الآن التخطيط الخاص بها حيث كان يقوم بذلك في السابق بواسطة مديرها.

يعد توسيع الوظيفة تقنية أساسية في إعادة تصميم الوظائف ، إلى جانب إثراء الوظائف، والتناوب الوظيفي، وتبسيط الوظائف.

غالبًا ما يتم الخلط بين توسيع الوظيفة وإثراء الوظيفة. ومع ذلك، هناك فرق واضح. يهدف توسيع الوظيفة إلى توسيع نطاق عمل الفرد من أجل جعل الوظيفة أكثر تحفيزًا. الإثراء الوظيفي هو عملية إضافة محفزات للوظائف الحالية. هذا يعني أن توسيع الوظيفة هو وسيلة لإثراء الوظائف ولكن لا تعتبر جميع أنشطة إثراء الوظائف أيضًا توسيعًا للوظيفة. سنشرح هذا بمزيد من العمق لاحقًا.

تتمثل إحدى الخصائص الرئيسية للتوسيع في أنه يوسع نطاق الوظيفة أفقيًا. ولهذا السبب يُشار إليه أيضًا بالتوسع الأفقي وهو عكس التخصص. في التخصص، يتم إنشاء تقسيم للعمل حيث يقوم الأفراد بتنفيذ المهام المتخصصة. التفكير هنا هو أن الفرد سيكون فعالًا للغاية في تنفيذ هذه المهام. توسيع الوظيفة يفعل العكس. هذا يقودنا إلى مزايا وعيوب توسيع الوظائف.

مزايا التوسيع الوظيفي

انتشر توسيع الوظائف في الستينيات والسبعينيات. خلال ذلك الوقت، كان هناك زيادة في الاهتمام بالعوامل التي جعلت العمل محفزًا حيث أدرك الناس أن خطوط تجميع الإنتاج الضخم التقليدية كانت مملة وغير مرضية للغاية للعمل فيها.

يؤدي توسيع الوظائف المتخصصة للغاية إلى عدد من المزايا.

1. خلق مجموعة واسعة من الأنشطة . في الأساس، يتعلق توسيع الوظيفة بإضافة مسؤوليات إلى الأدوار الحالية. هذا يجعل الوظيفة أكثر تنوعًا، مما يخلق نطاقًا أوسع من الأنشطة.
2. يقلل من الرتابة . نتيجة للنطاق الأوسع من الأنشطة، تقل الرتابة. لا يقوم الأشخاص بنفس المهمة عالية التخصص 30 مرة في الساعة لمدة 9 ساعات متواصلة. بدلاً من ذلك، فهم يشاركون بشكل أكبر من البداية إلى النهاية، حيث يأخذون منتجًا واحدًا عبر مراحل إنتاج متعددة، أو حتى يديرون حزام التجميع الآلي.
3. يعلم مجموعة متنوعة من المهارات ويساعد على النمو الوظيفي . تتطلب مسؤوليات الوظيفة الإضافية التدريب والمساعدة في بناء خبرة إضافية. هذا يعلم الموظفين مهارات إضافية ومفيد من حيث النمو الوظيفي.
4. احصل على أجر أعلى . غالبًا ما تؤدي إضافة مسؤوليات إلى دور إلى تعويض أفضل. الأجور المرتفعة هي ميزة محددة للموظف.
5. يمنح المزيد من الاستقلالية والمساءلة والمسؤولية . تؤدي المسؤوليات الإضافية إلى عدد من العوامل التحفيزية. نظرًا لأن الشخص مسؤول الآن عن العديد من الأنشطة ذات الصلة، يتمتع الشخص بمزيد من الحرية في كيفية قيامه بعمله مما يؤدي إلى مزيد من الاستقلالية. بالإضافة إلى ذلك، فهم أكثر عرضة للمساءلة عن الأخطاء وجودة المنتج لأنهم يواجهون مزيدًا من الملكية والمسؤولية لأن لديهم تفاعلًا أكبر مع منتج أو خدمة واحدة (مقارنةً بالوقت الذي كانوا فيه متخصصين).

لإنهاء هذا الأمر، يمكن أن يؤدي توسيع الوظيفة إلى إنشاء المزيد من التنوع للموظفين الفرديين، والمزيد من الملكية على عملهم، ويمكن أن يجعل العمل تجربة مجزية أكثر

عيوب التوسيع الوظيفي

لتوسيع الوظيفة عدد من العيوب. هناك أسباب وجيهة لماذا جعلت موجة التخصص الوظائف مملة ورتيبة في أوائل القرن العشرين – وأهمها زيادة الإنتاج والأرباح.

من أشهر الأمثلة على ذلك شركة Ford Motor Company. نظرًا لخط التجميع عالي التخصص الذي تم إنشاؤه في مصانعها، كانت الشركة رائدة في السوق. ونتيجة لذلك ، تمكنت الشركة من تقديم حد أدنى أعلى بكثير للأجور للعمال ومنحهم مزيدًا من الإجازة.

1. كفاءة أقل . يؤدي التوسع في الوظيفة إلى تقليل التخصص، مما يؤدي إلى انخفاض التخصص. ببساطة، عندما تقوم بنشاط واحد طوال اليوم، كل يوم، فإنك تحصل على أداء جيد وسريع. وبالتالي، يؤدي توسيع الوظيفة إلى انخفاض الكفاءة.
2. جودة أقل . تماشياً مع السابق، يمكن أن يؤدي التوسيع أيضًا إلى انخفاض الجودة. ومع ذلك، هذا ليس بلا منازع. فعل نفس الشيء طوال اليوم، كل يوم يمكن أن يؤدي أيضًا إلى الملل. أيضًا، إذا كنت مسؤولاً فقط عن جزء صغير من المنتج، فلن تتحمل المسؤولية عن المنتج بأكمله. لا يمتلك الموظفون مفهومًا كاملاً للمنتج ، مما يؤدي إلى نقص الملكية والاستعداد للتحسين.
3. زحف الوظيفة . زحف الوظيفة هو زيادة مستمرة في عبء العمل حيث يتم إضافة المزيد والمزيد من المهام إلى الدور. يمكن أن يؤدي هذا إلى أن تصبح الوظيفة غير واقعية ومرهقة. يحدث زحف الوظيفة عندما تتضخم الوظيفة باستمرار، مما قد يؤدي إلى الإجهاد والإرهاق.
4. زيادة مستويات التدريب وتكاليفه . نظرًا لأن توسيع الوظيفة يتضمن إضافة مهام ومسؤوليات لم يكن لدى الموظف من قبل، فإنه غالبًا ما يتطلب زيادة في مستويات التدريب وتكاليف التدريب. بالإضافة إلى ذلك، سيحتاج الموظف بعض الوقت قبل الوصول إلى مستوى الإنتاجية الأمثل.

الاستنتاج هنا هو أن توسيع الوظيفة له مزايا وعيوب. لذلك يجب تقييم الحالات بشكل فردي بناءً على ما إذا كان التوسيع منطقيًا أم لا. هذا سوف يعتمد على الظروف الفريدة للوظيفة. لذلك يُنصح بالاستعانة بمتخصصين مثل شريك أعمال الموارد البشرية أو أخصائي التطوير التنظيمي للتشاور مع المديرين حول ما إذا كان توسيع الوظيفة (أو أي شكل آخر من أشكال الإثراء الوظيفي) أمرًا منطقيًا للموظف.

مثال لتوسيع الوظيفة

لننهي هذه المقالة بمثالين لتوسيع الوظيفة في الممارسة العملية.

مع زيادة الروبوتات، يتم إجراء قدر متزايد من العمليات الجراحية بواسطة الروبوتات التي يتحكم فيها الجراح من خلال وحدة التحكم، الموجودة عادةً في زاوية غرفة العمليات. عندما نفذ مستشفى أمريكي كبير هذا، وجدوا أن وجود الجراح في جزء مختلف من الغرفة وليس على طاولة العمليات، أعاق التواصل.

تقليديا، أملى الجراح الإجراء وأعطى التعليمات. ومع ذلك، نظرًا لأن الجراح قد تمت إزالته فعليًا من طاولة العمليات، فإنه يفتقر إلى نظرة عامة كاملة على ما يحدث على طاولة العمليات وحولها. هذا يعني أن جزءًا من دورهم يحتاج إلى استبداله بأحد مساعدي التشغيل.

نتيجة لذلك، كان لا بد من تدريب هذا المساعد على مهارات الاتصال مع بقية الفريق وفي تنفيذ الأنشطة المختلفة التي كان من الممكن أن يؤديها الجراح. هذا مثال رائع على كيف يمكن أن تؤدي الأتمتة والروبوتات إلى توسيع الوظائف.

مثال آخر يأتي من فريق اتصالات الشركة في شركة سلع استهلاكية كبيرة متعددة الجنسيات. كان لهذه الشركة مستشارو اتصالات متخصصون لإدارة الاتصالات حول تنفيذ الأدوات الرقمية الجديدة.

كانت إحدى المشكلات التي واجهتها هذه الشركة هي أن تكييف الأدوات ظل منخفضًا. بعد النظر في هذا الأمر، وجدوا أن اتصالات الشركة لا تتوافق دائمًا مع الغرض من الأداة ووظائفها. بعد إجراء مزيد من البحث، تم اكتشاف أن فريق الاتصال لم يكن دائمًا على اطلاع كامل.

تم حل ذلك من خلال توسيع وظائف فريق الاتصالات. سيتم تضمين الفريق في المحادثات الأولية والبحث حول الغرض والوظائف الرئيسية للأدوات، بالإضافة إلى مقابلات المستخدم وصياغة معايير التصميم. أثبتت خبرة فريق الاتصالات أنها مفيدة في هذه المرحلة ومكنتهم من صياغة استراتيجية اتصال في وقت سابق مرتبطة بمشاكل المستخدمين التي كانت أداة البرمجيات الجديدة تحلها.

في ملاحظة أخيرة

على الرغم من انتشار توسيع الوظائف في وقت سئم الناس من العمل الممل في خطوط التجميع المتخصصة للغاية، إلا أن الأمثلة المذكورة أعلاه توضح أن توسيع العالم الرقمي اليوم لا يزال موضوعًا مهمًا. مع تزايد عدد المهام التي يتم تشغيلها آليًا أو رقمنتها، ستتقلص الأدوار بشكل طبيعي وتصبح أكثر تخصصًا. يعد توسيع الوظائف طريقة جيدة لإثراء هذه الوظائف، مما يجعلها أكثر تنوعًا عن طريق إضافة مهام إضافية.