إدارة الموارد البشرية

خدمات الموارد البشرية المشتركة: كل ما تحتاج إلى معرفته

خدمات الموارد البشرية المشتركة

يمكن أن يساعد نموذج الخدمات المشتركة للموارد البشرية أقسام الموارد البشرية على تقديم خدماتها للموظفين بطريقة أسرع وأكثر فعالية. إنه يوفر فرصة لفصل العمليات عن الاستراتيجية بحيث يكون كل جزء من القسم أكثر فاعلية في توفير تجربة إيجابية للموظفين. دعونا نلقي نظرة فاحصة على خدمات الموارد البشرية المشتركة، وفوائدها وتحدياتها، بالإضافة إلى أفضل ممارسات خدمات الموارد البشرية المشتركة.

 

ما هي خدمات الموارد البشرية المشتركة؟

تعد الخدمات المشتركة للموارد البشرية مركزًا مركزيًا للواجبات الإدارية والتشغيلية للموارد البشرية التي تتميز بالخدمة الذاتية للموظفين والأتمتة من خلال الاستفادة من التكنولوجيا ومستويات متعددة من استجابات الخدمة والخدمة. يتيح ذلك للمؤسسات تقديم خدمات الموارد البشرية القياسية بأكثر الطرق فعالية توفر المستويات المختلفة في الخدمات المشتركة للموارد البشرية خدمات مشتركة مثل:

  1. كشف رواتب
  2. إدارة بيانات الموظف
  3. المنافع والإجازة الإدارية
  4. خدمات النقل (الدولية والمحلية)
  5. نظام معلومات الموارد البشرية
  6. عمليات التجنيد
  7. خدمات التعلم
  8. إعداد التقارير والتحليلات
  9. ومركز خدمة الموارد البشرية.

تعد خدمات الموارد البشرية المشتركة جزءًا من نموذج تقديم خدمات الموارد البشرية متعدد المستويات . تمكن الأجزاء الأخرى من قسم الموارد البشرية من التركيز على المبادرات الإستراتيجية.

فوائد خدمات الموارد البشرية المشتركة

تنفيذ خدمات الموارد البشرية المشتركة له فوائد متعددة لمؤسستك، بما في ذلك:

  1. تصبح الموارد البشرية أكثر استراتيجية.  يحرر تقسيم المسؤوليات متخصصي الموارد البشرية الأكثر خبرة للتركيز على الإستراتيجية. يوفر هذا المزيد من الفرص لقياس أداء الموارد البشرية من خلال مقاييس رأس المال البشري التي تجعل نجاحها يتماشى مع تحقيق المنظمة لأهدافها الاستراتيجية. هذا أمر بالغ الأهمية للموارد البشرية لتكون شريكًا تجاريًا حقيقيًا من خلال المساهمة في تطوير استراتيجية العمل. إنه يضمن أن استراتيجية العمل التنظيمية لها تركيز قوي على إدارة الأفراد وتجربة الموظف الإيجابية.
  2. الاتساق والامتثال.  يتم دائمًا التعامل مع مسائل الموارد البشرية بالطريقة نفسها والمتسقة، مما يساعد على ضمان امتثالك للقواعد واللوائح. هذا يؤدي إلى تجربة أفضل للموظفين وتخفيف المخاطر داخل المنظمة.
  3. التفوق التشغيلي. من خلال تحديد مسؤوليات واضحة للعمليات الإدارية، يمكن للمنظمات الوصول إلى الامتياز التشغيلي. يحدث هذا من خلال عمليات مبسطة وسير عمل محسن. علاوة على تقديم خدمة أفضل للموارد البشرية، يؤدي التميز التشغيلي أيضًا إلى تحسين تجربة الموظف وكفاءته.
  4. تحسين تجربة الموظف.  يمكن للموظفين حل مشكلاتهم والعثور على المعلومات ذات الصلة بسرعة وسهولة. هذا له تأثير إيجابي على تجربتهم الرقمية ، وكذلك على  تجربة الموظف بشكل عام . لقد نما الموظفون بحيث يتوقعون أن تكون جميع الأنظمة جذابة، وأن تكون سهلة التنقل، وأن تلبي احتياجاتهم وتوقعاتهم. يتضمن هذا الأنظمة التي يتفاعلون معها في وظائفهم. إذا كانت هناك فجوة بين التوقع والخبرة، فهذا يؤدي إلى إحباط الموظف.
  5. تقليل التكاليف. يمكن أن تساعد خدمات الموارد البشرية المشتركة المنظمات في خفض التكاليف بعدة طرق. على سبيل المثال، أنت بحاجة إلى متخصصين أقل خبرة في الموارد البشرية للتعامل مع خدمات الموارد البشرية للمعاملات، مما يؤدي إلى انخفاض تكاليف العمالة. علاوة على ذلك، تساعد الكفاءة التي يتم تحقيقها من خلال تبسيط الخدمات أيضًا في تقليل التكاليف.

تحديات خدمات الموارد البشرية المشتركة

في حين أن خدمات الموارد البشرية المشتركة يمكن أن تساعد الموارد البشرية على تحقيق التميز التشغيلي وتمكين الإدارة من أن تصبح أكثر استراتيجية، فإن وضعها موضع التنفيذ ليس دائمًا أمرًا مباشرًا. هناك العديد من التحديات التي تواجه المنظمات.

  1. عدم وجود خارطة طريق رقمية لغالبية المنظمات . تتطلب زيادة الأتمتة أجندة رقمية واضحة وخارطة طريق للموارد البشرية لتنفيذ التكنولوجيا التي ستخلق الكفاءات وتؤدي إلى تجربة أفضل للموظفين. تتضمن أمثلة التقنيات أدوات بسيطة مثل الدردشة الحية والوكلاء الافتراضيين مثل ServiceNow والدردشة الحية، ولكن أيضًا تطبيقات أكثر تقدمًا مثل أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) وأدوات تحليلات الموارد البشرية وإعداد التقارير. ومع ذلك، تطبق العديد من المؤسسات الأدوات الرقمية على أساس مخصص، بدلاً من وجود خطة متماسكة للتحول الرقمي للموارد البشرية .
  2. خلق حاجة ملحة للاستثمارات في الخدمات المشتركة و / أو تكنولوجيا الموارد البشرية. من الصعب توضيح تأثير خدمات الموارد البشرية المشتركة على الأعمال. لهذا السبب قد لا يفهم القادة التنظيميون فوائدها على الفور ولماذا يجب عليهم ترتيبها حسب الأولوية. مع وضع هذا في الاعتبار، تحتاج إلى العمل على تحديد القيمة التي تضيفها الخدمات المشتركة إلى العمل بوضوح.
  3. حجم واحد لا يناسب الجميع. للأسف، قد لا تكون خدمات الموارد البشرية المشتركة هي الحل المناسب لكل وحدة عمل. هناك حالات تستفيد فيها خدمات الموارد البشرية المشتركة وتكمل وحدة الأعمال، ولكن بالنسبة لوحدة أخرى، قد يكون ذلك عائقًا. لذلك، من الأهمية بمكان إجراء تحليل التكلفة والعائد لتحديد القيمة التي تجلبها لوحدات العمل، والتنظيم العام، والتكلفة. مثال على ذلك هو العمل مع شريك عالمي متخصص في تطوير المهارات يكون فعالًا للغاية في بناء المهارات في المجالات المشتركة للأعمال ولكنه قد يفتقر إلى قدرات تحسين المهارات في مجالات عالية التخصص من الأعمال.
  4. انتقال المعرفة. عند الانتقال إلى نموذج الخدمات المشتركة للموارد البشرية، من الضروري ضمان التوثيق المناسب للعمليات والأنشطة من الشركات الصغيرة والمتوسطة إلى الموظفين الجدد العاملين في مركز خدمات الموارد البشرية المشتركة. هذا مشروع. هناك حاجة لإدارة الوقت المستغرق لتوثيق ونقل المعرفة وكذلك تطبيق المعرفة حتى تحقق خدمة الموارد البشرية المشتركة مستوى مرضٍ من الكفاءة.
  5. يمكن أن يعاني التعاون داخل فريق الموارد البشرية وعبر المنظمة.  قد يكون هناك انفصال بين مختلف أجزاء فريق الموارد البشرية، وتحديداً بين الخدمات المشتركة والأجزاء الأخرى الأكثر استراتيجية أو المتخصصة من الفريق. لهذا السبب يتعين على المديرين بذل جهود واعية لتعزيز عقلية الفريق. وبالمثل، فإن وجود مركز خدمة مشترك للموارد البشرية لا يلغي الحاجة إلى التفاعل المستمر والتفاعل مع الموظفين. لذلك، من المهم بناء العلاقات باستمرار والمشاركة مع أصحاب المصلحة الرئيسيين في وحدة الأعمال. تدعم الأنظمة الجيدة الأعمال الناجحة، ولكن من خلال العلاقات القوية، تصبح الأنظمة فعالة لتلبية احتياجات العملاء الداخليين.

نموذج نضج خدمات الموارد البشرية المشتركة

يوضح هذا النموذج، المقتبس من منحنى نضج الخدمات المشتركة في سكوت مادن ، كيف تنضج خدمات الموارد البشرية المشتركة بمرور الوقت وكيف تتقدم من إنشاء الأساس من خلال تحسين قدرات الأتمتة والتحليلات إلى التوسع والتحسين المستمر.

أفضل ممارسات خدمات الموارد البشرية المشتركة

استنادًا إلى نموذج نضج خدمات الموارد البشرية المشتركة، كيف يمكن لقسم الموارد البشرية لديك الحفاظ على مركز خدمة مشترك مبتكر وذو قيمة مضافة وقيادته؟

تحول

التحول هو الجزء الأول من نضج خدمات الموارد البشرية المشتركة. هذا هو المكان الذي توجد فيه معظم المنظمات الحالية. وتشمل الأنشطة:

  • تحديد الأنشطة التي ستندرج ضمن خدمات الموارد البشرية المشتركة.  إذا كان يتضمن حجمًا كبيرًا من المعاملات أو العمل الإداري، فقد يكون النشاط بمثابة مركز خدمة مشترك للموارد البشرية مؤهل. بالإضافة إلى ذلك، قد تفكر أيضًا في مهام الموارد البشرية التي لديها إمكانات قوية للتوحيد القياسي لأنها قابلة للتكرار ومباشرة. كما ذكرنا أعلاه، تشمل أنشطة خدمات الموارد البشرية النموذجية كشوف المرتبات، وإدارة المزايا، وعمليات التوظيف، بالإضافة إلى إدارة البيانات التنظيمية والموظفين، وبعض الأنشطة في التعلم والتطوير.
  • تحديد الأدوار والمسؤوليات.  تحتاج إلى تحديد من سيكون مسؤولاً عما داخل فريق الخدمات المشتركة للموارد البشرية. على سبيل المثال، من هم الموظفون الذين سيكونون مسؤولين عن خدمات الموظفين؟ هذا مهم بشكل خاص إذا كنت تقوم بإعداد خدمات الموارد البشرية المشتركة داخل شركة دولية، والتي ستركز خدمات الموظفين عبر مواقع متعددة.
  • اختر التقنية المناسبة لدعمك ودعم القوى العاملة لديك.  يجب أن تمكّن أدوات خدمة الموارد البشرية المشتركة مؤسستك من تقديم الخدمات بفعالية وكفاءة. تتضمن بعض الوظائف التي يجب أن تبحث عنها عند اختيار بائع لتكنولوجيا الموارد البشرية ما يلي:
    • التذاكر
    • إدارة السياسة والمعرفة
    • توجيه الحادث
    • مراقبة جيش تحرير السودان
    • الخدمة الذاتية للموظف.

علاوة على ذلك، ضع في اعتبارك أن هذه الأدوات عادةً ما تدير بيانات الموظف الحساسة، على سبيل المثال، المعلومات الطبية أو معلومات الاتصال. لهذا السبب تحتاج إلى البحث عن حلول الموارد البشرية التي توفر مستويات عالية من أمان البيانات. من الناحية المثالية، ستنفذ حلاً مستندًا إلى السحابة وسهل الاستخدام للجوّال منذ البداية. يجب أن يتكامل أيضًا مع نظام معلومات الموارد البشرية الأساسي الخاص بك.

تعظيم قدراتها

في المرحلة التالية من النضج، يجب أن تكون خدمات الموارد البشرية المشتركة قادرة على:

  • تقديم خدمات جديدة أو موسعة. يتزايد نطاق الخدمات المقدمة داخل منظمة الخدمات المشتركة للموارد البشرية. قد يشمل ذلك توسيع الخدمات إلى مواقع جغرافية أخرى. وفقًا لـ ScottMadden ، “ تعد خدمات الأعمال العالمية (GBS) خيارًا شائعًا لمؤسسات الخدمات المشتركة الناضجة للحصول على مزايا إضافية من خلال الإدارة والتكامل العالميين. تشتمل مؤسسات GBS عادةً على أنشطة ذات قيمة أعلى ويتم تسليمها، بطبيعتها، إلى قاعدة عملاء عالمية “. في هذه الحالة، عملاؤك هم موظفوك بالطبع.
  • توسيع قدرات الأتمتة. نظرًا لأن العمليات التي تتم معالجتها بواسطة خدمات الموارد البشرية المشتركة قابلة للتكرار وموحدة، فإن لديها إمكانات عالية ليتم تشغيلها تلقائيًا. فكر في العمليات التي تحتاج إلى القليل من المشاركة البشرية أو لا تحتاج إلى أي مشاركة وتنفيذ الأتمتة. أمثلة على أتمتة الموارد البشرية هي:
    • تقييمات ما قبل التوظيف
    • تدفقات البريد الإلكتروني الآلي
    • إنشاء مستندات PDF رسمية تلقائيًا عند تعيين موظفين جدد
    • إزالة الوصول إلى التطبيقات عند الاستغناء عن موظف
    • مطالبات بالنفقات
  • تعظيم استخدام التقارير والتحليلات. اكتسبت الموارد البشرية سمعة طيبة في استخدام المقاييس لقياس برامج ومبادرات الموارد البشرية والإبلاغ عنها ومراقبتها. هذا مفيد وسيظل كذلك. ومع ذلك، في السنوات الأخيرة، كان هناك تركيز أقوى على التحليلات التي تتجاوز القياس والمراقبة وإعداد التقارير للتنبؤ والوصفات والتشخيص. لهذا السبب أصبح استخدام أنواع مختلفة من تحليلات الموارد البشرية أمرًا مهمًا بشكل متزايد:   
    • تستخدم التحليلات التنبؤية بيانات الموارد البشرية الحالية والتاريخية للتنبؤ بالنتائج المستقبلية. 
    • تقدم التحليلات الوصفية الإجراءات الممكنة التي يمكن للمؤسسات اتخاذها في ضوء البيانات والاتجاهات التي تظهر من التحليلات التنبؤية.
    • تشير التحليلات التشخيصية إلى مصدر المشكلة، بحيث يمكن استهدافها بشكل مباشر ومعالجتها وفقًا لذلك.
  • دمج وسائل التواصل الاجتماعي. تعرف المنظمات الأكثر تقدمًا أن وجودها على وسائل التواصل الاجتماعي هو مفتاح التفاعل مع عملائها وموظفيها. لا تستخدم أقسام الموارد البشرية الأكثر إستراتيجية LinkedIn فقط للترويج لمنظمتها وجذب المواهب، ولكنها تستخدم أيضًا منصات وسائط اجتماعية أخرى. وفقًا  لمسح Recruiter Nation الذي أجرته Jobvite، يستخدم 87٪ من المجندين LinkedIn، لكن أكثر من نصفهم بقليل يستخدمون Facebook. على العكس من ذلك، من المرجح جدًا أن يستخدم المرشحون Facebook للتحقق من فرص العمل. في الواقع، 67٪ من الباحثين عن عمل الذين استخدموا وسائل التواصل الاجتماعي للعثور على أحدث وظائفهم استخدموا فيسبوك.

تحسين

تستفيد مراكز الخدمة المشتركة للموارد البشرية الناضجة بشكل مكثف من الأتمتة والتحليلات، وهي تعمل بلا كلل على تحسين سير عملها.

  • أتمتة العمليات. تُعرف أتمتة العمليات، المعروفة باسم أتمتة العمليات الروبوتية، بالفرد بربط خدمات الموارد البشرية المختلفة معًا بطريقة مؤتمتة بالكامل. تتضمن الأمثلة جدولة التذكيرات التلقائية في حالة عدم قيام شخص ما بتنشيط حسابه. هذا يمنع البريد العشوائي ويؤدي إلى مزيد من الاتصالات المستهدفة. تشمل الأمثلة الأخرى إنشاء تدفقات بين عمليات الموارد البشرية. إذا تم العثور على مرشح يفتقر إلى مهارة حاسمة ولكن لا يزال يتم تعيينه، يمكن أن يدفع هذا نظام التعلم إلى التوصية بهذه المهارة للمرشح للتدريب. عمليات التكامل هذه بين الأنظمة هي نتائج أتمتة قوية وذات قيمة مضافة.
  • تحسن مستمر.  اجمع التعليقات من موظفيك حول مركز الخدمة المشتركة للموارد البشرية الخاص بك وابحث عن طرق يمكنك من خلالها تحسين تدفقات عملك. يمكنك القيام بذلك من خلال الاستطلاعات العادية. أيضًا، ضع في اعتبارك الاحتياجات المتغيرة للمؤسسة، على سبيل المثال، عندما تنمو المنظمة بسرعة أو تقوم بتغيير سياساتها. كن متجاوبًا، وبذلك، ستطور ثقافة التحسين المستمر.
  • قم بإنشاء خارطة طريق رقمية. يتمثل أحد التحديات الرئيسية في أقسام الخدمة المشتركة في العصر الحديث في الافتقار إلى استراتيجية رقمية متماسكة. من خلال تنفيذ خارطة طريق تكنولوجية وهدف طموح وواضح (على سبيل المثال، “أي عملية ونشاط يمكن أن تتم آليًا، سيتم تشغيلهما آليًا”)، يتحول مركز الخدمة المشتركة من مشرف إداري إلى مركز تكنولوجي بسيط ومتطور.
  • الاستثمار في التطوير المستمر للموظفين العاملين في خدمات الموارد البشرية المشتركة. تتمثل إحدى الصعوبات الشائعة في الافتقار إلى آفاق التطوير للموظفين العاملين في الخدمات المشتركة. وبعبارة أخرى، فإن وجود خارطة طريق رقمية واضحة ورؤية تمكن المؤسسة من تقديم صورة أوضح للأدوار المطلوبة في المستقبل. وهذا يشمل الأتمتة والأدوار التقنية الأخرى، ولكن أيضًا إدارة المشاريع الرشيقة وأدوار إدخال البيانات. سيساعد توفير التدريب المستمر لموظفي الخدمة المشتركة للموارد البشرية مؤسستك على ضمان الكفاءة المستمرة مع زيادة التعقيد.

الخلاصة

يجب أن تسعى المنظمات وإدارات الموارد البشرية دائمًا إلى تقديم خدمات الموظفين بطريقة فعالة وفعالة من حيث التكلفة. يمكن أن يكون تحويل الموارد البشرية إلى خدمات الموارد البشرية المشتركة طريقة ممتازة ليس فقط للارتقاء بتجربة الموظف لديك ولكن أيضًا للسماح بتركيز أكبر على استراتيجية الموارد البشرية المتوافقة مع احتياجات وأهداف العمل.

ومع ذلك، قبل الاستثمار في خدمات الموارد البشرية المشتركة، يجب على القادة النظر في التحديات واتخاذ إجراءات استباقية للتغلب عليها. الاستثمارات في خدمات الموارد البشرية المشتركة هي استثمارات طويلة الأجل. لذلك، للاستفادة باستمرار من نموذج الخدمات المشتركة الفعال للموارد البشرية، تتطلب المنظمات قيادة ذات رؤية، ويجب أن تكون على استعداد لمواصلة الاستثمار في الاستفادة من التكنولوجيا، وتطوير كفاءات موظفي الخدمات المشتركة للموارد البشرية.

حول الكاتب

رائد الأعمال العربي

فريق متخصص في البحث والدراسة في عدة مجالات ضمن نطاق ريادة الأعمال، ومن أهم المجالات التي نتخصص في الكتابة عنها هي: كيفية إنشاء المشاريع بالسعودية، الإدارة، القيادة، إدارة الموارد البشرية...