لا أحد يتوقع منك أن تعمل طوال الوقت. معظم البلدان لديها أيام إجازة إلزامية يجب على الشركات تخصيصها لموظفيها (الولايات المتحدة هي الاستثناء في العالم الغربي). هذا بالإضافة إلى وقت الإجازة، والوقت المرضي، والوقت الشخصي (للتعامل مع ما هو غير متوقع)، والإجازات.
ما لم تكن ترغب في إغلاق عملك بالكامل (وهو أمر قياسي في أيام العطلات)، فأنت بحاجة إلى شخص ما في العمل كل يوم. هناك أوقات يرغب فيها عدد أكبر من الأشخاص في نفس يوم الإجازة أكثر مما يمكن للقسم التعامل معه، لذلك ستحتاج إلى النظر في كل طلب واتخاذ القرارات.
نظرًا لأن الإجازة جزء من حزمة تعويضات الأجر للموظف (والتي تشمل الأجور والمزايا )، يجب على المديرين السعي جاهدًا للموافقة على أكبر عدد ممكن من الطلبات. هذا هو المكان الذي يلعب فيه نموذج طلب الإجازة – إما على الورق أو بتنسيق رقمي -.
في هذه المقالة، سنلقي نظرة على طلب الإجازة، وسنشارك أفضل الممارسات، وكيفية دمج طلب إجازة في نظام معلومات الموارد البشرية الخاص بك، وسنضيف أيضًا نموذج طلب إجازة قابل للتنزيل.
ما هو طلب إجازة
يمكن أن تأتي طلبات الإجازة بأشكال مختلفة. في وظائف ذوي الياقات البيضاء حيث يتعامل الموظفون مع مسؤولياتهم الخاصة، يمكن أن يكون طلب الإجازة عبارة عن بيان أكثر من كونه طلبًا. يتحمل الموظف مسؤولية جدوله الزمني الخاص ويمكنه أن يخبر رئيسه، “سأرحل في أول أسبوعين من شهر يوليو”.
ومع ذلك، هذا لا يعمل مع جميع الوظائف. يحتاج متجر البقالة إلى عدد معين من الصرافين في كل وردية ؛ يحتاج المصنع إلى عدد معين من الأشخاص على الأرض، أو لا تستطيع هذه الشركات العمل. في هذه الحالات، غالبًا ما يكون لدى الشركات عملية رسمية يحتاج الموظفون إلى اتباعها عندما يريدون إجازة، بما في ذلك نموذج طلب الإجازة الذي يجب تقديمه.
عادةً ما يقدم الموظفون طلب إجازة مكتوب (إما على الورق أو من خلال نظام عبر الإنترنت) إلى مديرهم أو قائد الوردية أو أي فرد آخر معين. إما أن يوافق هذا الشخص على الطلب أو يرفضه. سيكون من الحكمة عدم شراء الموظفين لتذاكر الطائرة حتى يوافق المدير رسميًا على طلب الإجازة.
6 طلب إجازة أفضل الممارسات
قد تكون الكتابة على الملصقات وإلصاقها على كمبيوتر الرئيس طريقة سهلة لتقديم طلبك، ولكنها ليست أفضل طريقة للقيام بذلك. فيما يلي أفضل ستة ممارسات.
1. ضع سياسة في مكانها عندما يرغب العديد من الأشخاص في نفس اليوم الإجازة.
هل هو من يأتي أولاً يخدم أولاً؟ أم أنك توافق على أساس الأقدمية؟ هل تفكر في السبب (يعتبر لم شمل الأسرة أكثر أهمية من مهرب الأزواج، والمهرب أكثر أهمية من تنظيف الطابق السفلي)؟
هذه هي الأسئلة التي تواجهها العديد من الشركات. قد يفرض عقد النقابة عليك الموافقة على أيام العطلة، لذا تأكد من أن سياستك تتطابق مع الالتزامات القانونية للشركة.
عندما يكون لديك سياسة قواعد الأقدمية، افهم أن الموظفين الجدد لن يحصلوا أبدًا على الأسبوع بين عيد الميلاد ورأس السنة الجديدة. قد يتسبب ذلك في مشكلة الاحتفاظ. فكر في كل هذه الأشياء قبل إنشاء سياستك. كل عمل مختلف وله احتياجات مختلفة قليلاً.
2. ضع قواعد حول متى يمكن للأشخاص طلب إجازة.
إذا سمحت للناس بطلب إجازة في وقت مبكر بقدر ما يريدون، فستحصل على موظف رائع يختار أفضل الأوقات ويطلب منهم ذلك قبل خمس سنوات. في حين أن هذا قد يكافئ التخطيط، فإن الموظفين الآخرين سيعترضون على هذه الطريقة.
بدلاً من ذلك، ضع قواعد معقولة حول طلب الإجازة – على سبيل المثال، ليس أكثر من عام مقدمًا، أو سيتم النظر في جميع طلبات الصيف إذا تم تقديمها بحلول 31 مارس. إذا كنت تريد أن تقول أن الأشخاص لا يمكنهم طلب أكثر من عامين قبل أشهر، فإنك تحد من قدرة موظفيك على التخطيط للرحلات مع الأصدقاء والعائلة أو حتى الحصول على أسعار معقولة للإجازات.
3. حاول أن تقول نعم.
إذا كان هناك أي طريقة ممكنة للموافقة على يوم عطلة، فوافق عليها. هذا جزء من حزمة تعويضات موظفيك ؛ دعهم يستخدمونها.
4. فصل طلبات أيام الإجازة عن طلبات الإجازة الطبية.
في كثير من الأحيان، يطلب منك القانون توفير أيام مرضية ووقت للموظفين لرؤية الأطباء أو تلقي العلاج أو تلقي العلاج. عادة، يجب أن تذهب إلى الطبيب عندما تمنحك عيادة الطبيب وقتًا معينًا – لا يمكن للموظفين إعادة الجدولة بسهولة. هذه الطلبات تحتاج الأولوية.
5. لا تطلب الكثير من المعلومات الشخصية.
إذا كان لديك تعارض حيث يريد الكثير من الناس إجازة في نفس اليوم، فقد تحتاج إلى تحديد الأولويات بناءً على النشاط المخطط له، ولكن بخلاف ذلك، إذا كان شخص ما يريد يومًا عطلة ولديه وقت الإجازة المتاح ولن يتأثر العمل توقف بدونهم، يجب أن يكون الجواب نعم. التحديق في المعلومات حول السبب الذي يجعل الموظفين يشعرون أنهم بحاجة إلى تبرير إجازاتهم. إجازة هو وقتهم – للجلوس في المنزل أو السفر إلى بيرو.
6. لا تلغي الإجازة التي تمت الموافقة عليها بالفعل.
يضع الناس الخطط. يقوم أزواجهم بجدولة إجازة، ويشترون تذاكر الطائرة، ويحجزون غرف الفنادق. إذا قلت “نعم” في يناير ثم “عفوًا، لا تهتم” في يونيو، فأنت تعامل موظفيك معاملة سيئة.
دمج طلب إجازة في نظام معلومات الموارد البشرية الخاص بك
لحسن الحظ، ربما يكون لدى HRIS الخاص بك بالفعل وحدة طلب إجازة يمكنك إما تثبيتها أو تأتي بشكل قياسي. هذا نظام مثالي يسمح بحفظ السجلات، ولا تضيع الملاحظات اللاصقة، ويقوم النظام تلقائيًا بتحديد يوم عطلة على أنه إجازة أو يوم مرض.
سيقوم النظام النموذجي أيضًا بتوجيه الطلبات إلى الشخص المناسب، بحيث لا يكون هناك أي لبس حول ما إذا كان “حسنًا، قال جو أنه يمكنني الحصول على إجازة”، فقط لمعرفة أن جو ليس لديه السلطة المناسبة. يمكنك في كثير من الأحيان التخصيص لتضمين المعلومات التي تحتاجها وتطبيق القواعد الخاصة بك (الأقدمية، من يأتي أولاً يخدم أولاً، لا يمكن طلبها قبل تاريخ محدد).
هذا يجعل حفظ السجلات والإنصاف أسهل بكثير.
قالب نموذج طلب إجازة
إذا لم يكن لديك نظام في نظام معلومات الموارد البشرية الخاص بك وتحتاج إلى طريقة ورقية أو نموذج مخصص لشركتك الداخلية، فإليك شيئًا لتبدأ
كما ترى، ليس من الضروري أن تكون خيالية. مزيد من المعلومات غير مطلوب ما لم يكن هناك تعارض مع الكثير من الأشخاص الذين يريدون يوم عطلة. سيعتمد المحتوى الدقيق لنموذج طلب الإجازة، من بين أمور أخرى، على المتطلبات المحددة لمؤسستك والبلد الذي تعمل فيه.
عندما لا يستطيع الناس أخذ إجازة دون أن يحل محلهم شخص ما، على سبيل المثال، فقد يحتاجون إلى تضمين اسم الشخص الذي سيغطيهم أثناء غيابهم. سبب متعلق بالبلد يدفع الموظفين لطلب إجازة هو واجب هيئة المحلفين. في حين أن هذا أمر شائع في دول مثل الولايات المتحدة وكندا، إلا أنه غير موجود في دول أخرى.
