إدارة الوقت للمديرين مهمة.
يجب أن تكون قادرًا على استخدامه بحكمة وجيدة إذا كنت ترغب في تحقيق نتائج ممتازة ، سواء على المستوى الشخصي أو في فريقك.
سواء كنت جديدًا في الإدارة أو قائدًا من ذوي الخبرة ، فإن هذه النصائح حول إدارة الوقت للمديرين ستساعدك على تحسين إنتاجيتك وأرباحك:
1. تنظيم نفسك
قبل أن تتمكن من إدارة فريق ، تحتاج إلى ترتيب منزلك الخاص. هذا يعني الدخول مبكرًا وتخصيص الوقت لتنظيم مساحة العمل الخاصة بك.
تحتاج إلى العثور على ما تريده باستمرار وبسرعة وسهولة ، ليس فقط لمصلحتك الشخصية ، ولكن لصالح فريقك.
يعني ضياع وقت أقل في البحث عما تحتاجه توفر المزيد من الوقت لمتابعة الأمور المهمة حقًا – إدارة فريقك حتى يتمكنوا من تحقيق أفضل النتائج الممكنة.
يستغرق تعلم كيفية تنظيم أوراقك ورسائل البريد الإلكتروني والملفات والمجلدات وقتًا ، ولكنه استثمار سيؤتي ثماره دائمًا.
2. تعرف ما يهم
حسنًا ، لقد قمت بمسح الطوابق. عقلك صافٍ وخالٍ من الفوضى الذهنية.
ماذا ستفعل الان؟
من المهم أن توضح بالضبط ما هو العمل المتوقع منك ومن فريقك. هل يعرف الجميع ما الذي يعملون من أجله؟
هذا ينطبق على كل من التوقعات الخارجية والأهداف الداخلية.
بمجرد أن تكون واضحًا بشأن الأمور المهمة ، يصبح من الأسهل التعرف على الإجراءات التي تساهم في النتيجة النهائية وما الذي يبعدك عما تريده.
توضيح من يفعل ماذا يعني أيضًا تحديد من لا يفعل ماذا. تعرف على كيفية تفويض مهام العمل حتى تتمكن من التركيز على العمل الذي يمكنك فقط القيام به.
الأدوار والأهداف تعني وضوح الهدف. حدد لك.
3. دق وقت السياج لفعل ما يهم
من السهل جدًا الانغماس في التفاعل مع المشكلات الملحة ، خاصة إذا كنت مديرًا.
لكن “مكافحة الحرائق” يمكن أن تكون حلقة مفرغة. وكلما فعلت ذلك ، قل الوقت المتاح لك لما هو مهم ولكنه ليس عاجلاً . وكلما قل الوقت الذي تقضيه في التخطيط والإنشاء والصيانة ، زاد الوقت الذي تقضيه في مكافحة الحرائق.
الحل؟
دق السياج بعض الوقت الجيد لنفسك.
تحتاج كل يوم إلى معرفة أنه يمكنك العمل على ما يخلق أكبر قيمة دون خوف من التشتيت أو الانقطاع. كونك مديرًا يعني أنك ستتعرض لكليهما أكثر من غيره.
إذن كيف يمكنك تخصيص الوقت للقيام بأهم أعمالك؟
حدد وقتًا ومكانًا يمكنك فيه تخصيص ساعة أو أكثر بشكل روتيني عندما يمكنك التفكير والتخطيط والعمل بتركيز كامل.
مرة أخرى ، تعلم كيفية الاستيقاظ مبكرًا والبدء في العمل بسلام قبل وصول أي شخص آخر هو استراتيجية مفيدة لكثير من الناس. أو قد تفضل العمل في وقت آخر من اليوم عندما تكون مستويات الطاقة لديك مرتفعة وأنت تعلم أنك لن تشعر بالانزعاج.
النقطة المهمة هي أن أهم عمل إبداعي يحدث عندما يمكنك منحه وقتًا واهتمامًا مكثفًا.
4. وضع حدود
تعني الإدارة الفعالة للوقت للمديرين معرفة وقت التوقف.
لا يوجد سوى ساعات طويلة في اليوم ، لذلك تحتاج إلى وضع حدود زمنية لجميع المهام والأحداث المفتوحة.
إذا كان يجب القيام بشيء ما في ذلك اليوم ، فراجع ذلك حتى النهاية. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فضع حدًا لذلك واستمر غدًا.
سواء كان اجتماعًا أو محادثة أو عملًا ورقيًا أو حتى ذلك الوقت المُحاط بالحلقة المذكور أعلاه ، فبمجرد تحديد الوقت الذي سيستغرقه ، يمكنك التخطيط ليومك وفقًا لذلك.
ومن المزايا الإضافية أن هذه الحدود تشجع على الإبداع والإنتاجية.
على الجانب الآخر ، فإن عدم تطبيق الحدود الزمنية يعني عدم إنجاز بعض الأشياء.
ما هي الأنشطة التي يبدو أنها تعمل مع فريقك؟
كيف يمكنك الحد منها بشكل أكثر فعالية؟
من السهل تطبيق الحدود على كل شيء ، إذا كنت تعرف كيفية معالجة العمل …
5. تعني إدارة الوقت الرائعة للمديرين استخدام نظام قائمة المهام لمعالجة العمل
ينطبق “ما يتم قياسه تتم إدارته” على المشاريع والمهام بقدر ما ينطبق على الأداء والأشخاص.
لإنجاز المهام ، يكتب الأشخاص قوائم المهام. يحددون ما يريدون القيام به ثم يضيفون هذه الأشياء إلى القائمة.
لكن قوائم المهام لها عادة سيئة تتمثل في الإطالة.
لماذا ا؟ لأننا نضيف إلى ما لم يتم فعله .
الاتجاه هو القيام فقط بتلك المهام التي لا “تؤذي” كثيرًا. والقائمة تصبح أطول من أي وقت مضى.
لكي تكون فعالًا حقًا ، عليك أن تعرف كيفية عمل قائمة حتى تفعل كل ما تقرره مهمًا.
6. “DDDD” بريدك الإلكتروني
تعتمد الإدارة الجيدة للوقت للمديرين على القدرة على معالجة رسائل البريد الإلكتروني بنفس الطريقة.
إليك نظام “إدارة الوقت للمديرين” البسيط استنادًا إلى فكرة من Mark Forster والتي ستساعدك على إدارة كل شيء في صندوق الوارد الخاص بك.
لنفترض أن صندوق الوارد الخاص بك يحتوي على مئات من رسائل البريد الإلكتروني.
- قم بإنشاء سبعة مجلدات. اتصل بأحدهم “backlog” ، واسم الخمسة التالية لكل يوم من أيام الأسبوع ، وآخر واحد ، “المستقبل”.
- ضع كل شيء من قبل اليوم في مجلد backlog. لا تضف أي شيء آخر إليها.
- لديك الآن صندوق وارد يحتوي فقط على البريد الإلكتروني غير المقروء لليوم.
- انتقل الآن من خلال رسائل البريد الإلكتروني اليوم. إذا كان الأمر يتطلب حقًا إجراءً عاجلاً في نفس اليوم ، فتعامل معه. خلافًا لذلك ، فوضه إلى شخص آخر ، أو احذفه أو قم بتأجيله حتى اليوم المناسب التالي. من الناحية المثالية ، يعني هذا اليوم التالي ، ولكن قد يتعلق بتاريخ مستقبلي.
افعل كل يوم ثلاثة أشياء:
- معالجة جميع رسائل البريد الإلكتروني اليوم. حذف أو تأجيل أو تفويض أو تنفيذ (إذا كان الإجراء يستغرق وقتًا أقل من التنظيم أو كان الأمر عاجلاً حقًا في نفس اليوم).
- قم بعمل تلك الرسائل الإلكترونية في مجلد مؤرخ اليوم.
- امسح بعض الأعمال المتراكمة لديك ، وفقًا لما هو أكثر إلحاحًا. سواء كنت تفعل القليل أو كثيرًا ، تدريجيًا ، يومًا بعد يوم ، سوف يتضاءل حتى يصبح فارغًا.
ستصبح ثلاثة قريبًا اثنتين حيث يتضاءل حجم الأعمال المتراكمة لديك إلى لا شيء.
* * *
إدارة الوقت للمديرين لا تصل أبدًا إلى النقطة التي يتم فيها “الانتهاء”. ولكن يمكن شحذ مهاراتك وتحسينها تدريجيًا كل يوم.
ابدأ اليوم وشاهد ما سيحدث بعد سبعة أيام من الآن …
