تعد إدارة الوقت في مكان العمل تحديًا حقيقيًا.
الانحرافات ، والاضطرابات ، ورسائل البريد الإلكتروني ، والاجتماعات ، والمواعيد النهائية ، والطلبات ، والطلبات ، والأولويات … يمكن أن تصبح قائمة الأشياء التي عليك إدارتها مربكة بسهولة.
وأنت لست وحدك.
الكثير من الناس من حولك سوف يجدفون بشراسة ، في محاولة يائسة لإبقاء رؤوسهم فوق خط إنتاج الإنتاجية.
بالنسبة لأولئك الذين لا؟
الإجهاد والضغط والشعور بالإرهاق هي النتيجة المألوفة للغاية.
لكن هناك أخبار جيدة.
إن تحسين إدارة وقتك في العمل ليس صعبًا كما تعتقد. ويمكن أن تكون المكاسب ضخمة.
تستحق النتائج الوقت والجهد اللازمين لتعلم بعض النصائح والتقنيات الأساسية.
إن الإجهاد الأقل ، والمزيد من الهدوء والتحكم ، والتحفيز الأكبر ، والطاقة المعززة ، والشعور الحقيقي بالرضا ، ناهيك عن الإعجاب من الزملاء (أو الحسد؟!) كلها ممكنة.
عندما تعمل ، ما الذي تحاول تحقيقه؟
هل هو الرضا الوظيفي؟ ترقية وظيفية؟ هل أنت هناك لإحداث فرق ، أم أن الأمر يتعلق بالمال؟
يمكن استخدام ثلاثة معايير أساسية لتحديد إدارة الوقت الناجحة في مكان العمل:
- الإنتاجية – ما مقدار ما تفعله
- الأداء – مدى جودة ما تفعله
- الإدراك – كيف تشعر أنت والآخرون حيال ما تفعله
مهما كانت أسباب قيامك بما تفعله ، فإن الإدارة الأفضل للوقت في العمل تعني أنك تسعى باستمرار لتحسين فعاليتك (ما تفعله) وكفاءتك (كيف تفعل ذلك) ، وكلاهما مهم لكيفية إدارة حياتك المهنية.
إدارة أفضل للوقت في مكان العمل: 10 طرق للقيام بالمزيد من الأمور المهمة
1. اعرف الأدوار الخاصة بك
هل أنت واضح تمامًا بشأن ما هو متوقع منك؟ هذا أمر بالغ الأهمية لأنه يحدد ما تقرر قضاء الوقت فيه. لست متأكدًا تمامًا مما يفترض أن تفعله؟
اختياراتك بسيطة:
- استمر في التخمين
- وضح ذلك
إذا اخترت الخيار الأول ، فأين ستنتهي؟ أكثر من ذلك ، كم من الوقت يمكنك توفيره إذا قررت معرفة كيفية تفويض مهام العمل بشكل فعال؟
هذا هو حجر الزاوية لإدارة أفضل للوقت في مكان العمل وهو حاسم إذا كنت تريد أن تكون منتجًا في العمل.
2. اعرف أهدافك
هل تعرف ما تهدف إليه ، فرديًا وجماعيًا؟ هل ستكون قادرًا على معرفة وقت وصولك إلى هناك؟ كما هو الحال مع الأدوار ، كذلك مع الأهداف.
اعرف ما تريد أن تكونه ، افعله وامتلكه ، لأنه ، كما يقول المثل ، “إذا لم تزرع البذور ، فسوف ينتهي بك الأمر بالحشائش”.
ضع قائمة بأهداف عملك الرئيسية ، وستعرف ما الذي تقضي وقتك فيه عندما تكون هناك. كل شيء آخر هو مضيعة لوقتك.
3. ابدأ بشكل جيد
يبدأ يومك في الواقع من لحظة استيقاظك. خطط لروتين واقعي قبل العمل يضمن لك العمل في أقرب وقت ممكن. قد (في الواقع ، يجب) أن يبدأ روتينك في الليلة السابقة.
لماذا ا؟ حسنًا ، تلك أول 30 دقيقة تحدد نغمة الساعات التي تليها. لذا ، قم بترتيب ملابسك ، واعرف مكان مفاتيحك وهاتفك وأغراضك الشخصية الأخرى ، واجعل كل شيء جاهزًا.
يمكن تحسين روتين ما قبل العمل باستمرار. يمكنك حتى الوصول إلى النقطة التي ، إذا كنت تقود سيارتك ، فأنت تركن سيارتك لتواجه الطريق الصحيح!
4. كن منظمًا
إذا لم تكن بالفعل ، فتعلم كيف تصبح منظمًا اليوم. ضعها في قائمة المهام الخاصة بك. لا يهم كم من الوقت تفعل ذلك – فقط افعل ذلك كل يوم حتى تصل إلى النقطة التي تعرف فيها ما الذي يذهب إليه. في النهاية لن يكون لديك مكتب فوضوي .
حتى لو أصبحت أكثر تنظيماً بقليل ، فإن العائد من الوقت الذي يتم توفيره سيكون كبيراً. سوف يتدفق يوم عملك بسلاسة ، وستقلل من الإجهاد غير الضروري.
هذا مهم ، سواء كنت تبدأ أو أكثر خبرة.
5. العمل في حدود
تعد كتابة قائمة المهام عادة أساسية إذا كنت ترغب في ممارسة إدارة الوقت بشكل جيد في مكان العمل.
ولكن من السهل جدًا إضافة المهام إليها عند ظهورها ، وبناء قائمة متزايدة باستمرار من الأشياء التي يجب القيام بها.
النتائج؟ تتم الأمور على أساس الاستعجال. يتم تأجيل الأشياء المهمة ولكنها ليست عاجلة حتى تصبح عاجلة.
وهكذا تستمر دورة التوتر.
تتمثل إحدى طرق منع ذلك في وضع حد لقائمة مهامك. إليك الطريقة:
اجمع كل العمل ليوم واحد (على سبيل المثال ، الاثنين). مع مرور اليوم ، ضع كل ما لا يجب القيام به اليوم في صينية واحدة “اليوم التالي”.
- في نهاية يوم الاثنين ، اكتب كل مهمة لمرة واحدة عليك القيام بها غدًا (الثلاثاء). استخدم يوميات عمل للقيام بذلك.
- انقل الورق والتقارير والمذكرات وما إلى ذلك من درج “اليوم التالي” إلى درج “اليوم”.
- اكتب في يوميات الإجراءات الخاصة بك ، الإجراءات الناشئة عن البريد الصوتي أو طلبات البريد الإلكتروني.
- أضف أفعالك المعتادة التي تريد القيام بها يوميًا إلى دفتر يومياتك.
هذا هو حد عملك لهذا اليوم. أنت تعرف بالضبط ما هو الحد الأقصى لعمل يوم واحد.
اترك بعض “الوقت الاحتياطي” ، لأن المهام “العاجلة” ستظهر ، وستتمكن من إدارة الانقطاعات على مدار اليوم. لا بأس بذلك ، لأنك قللت العشوائية – لقد خططت لذلك.
في مرحلة ما ، من شبه المؤكد أنه من المفيد إجراء تحليل أكثر تفصيلاً لعبء العمل لتحديد حجم العمل المتوقع منك القيام به.
سيوفر لك هذا صورة دقيقة ، ويمكّنك من تحقيق إدارة أفضل للوقت في مكان العمل.
6. الالتزام بالأنشطة ذات العائد المرتفع
يبذل الناس أنفسهم المزيد من العمل للقيام به عندما يتطوعون دون داع أو يوافقون على القيام بشيء ما. يقولون “نعم” ، بناءً على مشاعر مثل الحماس لمشروع ما أو الرغبة في التأثير.
من الضروري أن تسأل نفسك ” هل المكافأة تستحق الثمن؟” هل أنت مستعد لتخصيص وقتك وطاقتك وسمعتك لأي هدف أو مشروع أو مهمة مطروحة على الطاولة؟
تعني الإدارة الجيدة للوقت في مكان العمل تطبيق قاعدة 80-20 حيثما كان ذلك ممكنًا – التركيز على “القلة الحيوية”.
7. فكر “قليلاً وفي كثير من الأحيان”
في كثير من الأحيان ، تكون كومة كبيرة من الأوراق أو صندوق الوارد المليء برسائل البريد الإلكتروني بمثابة إشارة لاختيار أي شيء يجذب اهتمامك. ماذا يحدث للباقي؟ ما لم يكن لديك نظام ، فلن يتم إنجازه. مرحبا التسويف!
بدلاً من ذلك ، فكر في “القليل وفي كثير من الأحيان”. إذا كان لديك دور أو هدف أو مشروع مستمر ، فاعمل عليه كل يوم عمل ، مهما كان القليل.
هُزمت المقاومة الأولية ، ويتم عمل المزيد.
8. ضع في اعتبارك أرباع كوفي
واحدة من أفضل الأدوات المعروفة ، ولكن الأقل تطبيقًا لدعم الإدارة الجيدة للوقت في مكان العمل ، هي مصفوفة إدارة الوقت التي أشاعها الراحل ستيفن آر كوفي.
استخدمه لمساعدتك في تحديد مدى إلحاح أو أهمية كل ما تفعله في العمل وبعيدًا عنه أيضًا.
9. ينتهي جيدا
ما لم تكن هناك حالة طوارئ حقيقية ، اذهب إلى المنزل في الوقت المحدد.
مهما كان الأمر ، إذا لم يتم القيام به ، فأضفه إلى إجراءات “اليوم التالي” مرة أخرى حتى يكتمل. اجعل من مهامك اليومية إنشاء روتين شخصي لنهاية العمل. قم بتضمين “التخطيط لليوم التالي”.
اترك العمل في العمل إلى أقصى حد ممكن.
إذا كنت تنوي العمل في المنزل ، فإنه يميل إلى البقاء في ذهنك حتى تفعل ذلك في النهاية – حالة واضحة لوجود قانون باركنسون .
الحل؟ حسنًا ، إذا لم يكن في المنزل ، فلا يمكنك فعل ذلك ، أليس كذلك؟
العمل في العمل والعيش في المنزل – سيظل العالم يتحول.
10. كن على علم
هل تريد الحفاظ على إدارة أفضل للوقت في مكان العمل؟
حافظ على إمكانية الوصول إلى أدوات الإنتاجية الخاصة بك. كلما كانت أسهل في الاستخدام ، زادت ميلك لاستخدامها فعليًا.
لا ترتاح أبدا على أمجادك. بمجرد أن تدرك أهمية الإدارة الجيدة للوقت في العمل ، استمر في البحث عن طرق للحفاظ عليها وتحسينها . ستندهش من تأثير ذلك على دوافعك ورضاك وإنتاجيتك وطاقتك وسعادتك.
أليس هذا هو الهدف من الحياة؟
