كلما أقدم تدريبًا ، هناك ثلاث طرق لإدارة الوقت أقوم بتدريسها دائمًا.
أفعل ذلك لأنني استخدمتها بنفسي لسنوات – فهي تعمل ومن السهل القيام بها.
لذلك أنا دائمًا مندهش من عدد الأشخاص الذين لا يعرفون عنهم:
1. استخدم القوائم المغلقة للمهام
القائمة المغلقة هي ببساطة قائمة تحقق بالمهام التي تريد القيام بها في أي يوم. الفكرة هي أنه لا يمكن تقليص قائمة محدودة إلا (على عكس قائمة المهام التقليدية التي تتم إضافتها باستمرار).
وإليك كيف يعمل:
طوال اليوم ، ضع قائمة بما تريد القيام به تحت تاريخ الغد. لا تفعل ذلك حتى الغد ، إلا إذا كان الأمر عاجلاً حقًا في نفس اليوم. خلاف ذلك ، في نهاية يوم العمل ، ارسم خطًا أسفل القائمة. لا تضيف أي شيء إليها.
في اليوم التالي ، عندما تبدأ العمل ، سيكون لديك قائمة مهام “مغلقة” للعمل من خلالها.
لا يهم ما إذا كنت تقوم بإدراج مهامك رقميًا أو على الورق (على الرغم من أن العديد من المهام تأتي من رسائل البريد الإلكتروني ، لذلك إذا كنت تستخدم مذكرات المهام الورقية ، فاحتفظ بها على الأقل بالقرب من مكتبك). المفتاح هو إخراجها من رأسك وجعل قائمتك تقوم بالعمل الشاق المتمثل في التذكر من أجلك.
أنا شخصياً أفضل المخططين الورقيين ، واحد للعمل والآخر في المنزل ، لكن استخدم ما تجده يناسبك.
يمكنك معرفة المزيد عن هذه الاستراتيجية هنا .
2. العمل في مشروع واحد في كل مرة
إذا كنت مثلي سيكون لديك العديد من المشاريع في وقت واحد.
قدر الإمكان ، اختر مشروعًا واحدًا فقط واعمل عليه حتى يتم الانتهاء منه. عندها فقط تنتقل إلى المرحلة التالية.
بالطبع ، ستكون هناك أوقات لا يمكنك فيها إحراز تقدم في مشروع (على سبيل المثال ، أنت تنتظر شيئًا أو شخصًا ما). في هذه الحالة ، ابدأ واحدة أخرى ، لكن ارجع إلى الحالة الأولى بأسرع ما يمكن.
احتفظ بقائمة مشاريع رئيسية يسهل الوصول إليها في مكان قريب حتى تتمكن من اختيار ما يجب القيام به وإدراج المشروعات الجديدة بسهولة.
إليك مثال على الشكل الذي يمكن أن يبدو عليه:
هذه إحدى أهم طرق إدارة الوقت التي يمكنك استخدامها لتحديد المشاريع التي تهمك.
النصيحة رقم 3 تساعدك على فعلها:
3. العمل في كتل
ينطبق هذا الثلث من أساليب إدارة الوقت على كل من المهام (الإجراءات الفردية) والمشاريع (تتطلب إجراءات متعددة).
مهام
قم دائمًا بتجميع أنواع المهام المتشابهة معًا – الرد على رسائل البريد الإلكتروني هو مثال جيد. إنها دائمًا أسرع وأكثر كفاءة بهذه الطريقة.
نظّم عملك لإنشاء “جيوب زمنية” حيث تعلم أنه يمكنك القيام بكل مهامك دفعة واحدة. عادةً ما تكون 30 دقيقة هي الحد الأدنى الذي تحتاجه لإنجاز هذا العمل.
إذا كنت تواجه مشكلة في معرفة من أين تبدأ ، فاستخدم طريقة Quick Win .
المشاريع
بعض المشاريع سريعة وسهلة ، ويبدو أن البعض الآخر يستغرق وقتًا طويلاً حتى ينتهي.
مهما كانت طبيعة المشروع ، فإن القاعدة الذهبية هي:
اعمل على مشروعك الحالي كل يوم للمدة التي تريدها .
أعلم أن هذا يبدو جنونيًا ولكنه مفتاح النجاح في المشاريع لأنه يزيل الرغبة في المماطلة. لضمان الحفاظ على الزخم ، جرب الملاكمة الزمنية .
احتفظ بمشاريعي على جدول بيانات مستند إلى الويب عبر مُحرر مستندات Google. إذا لم أكن بالقرب من جهاز رقمي ولم أتمكن من إدراج مشروع جديد عليه ، فسألتقطه على قصاصة من الورق أو حتى أقلب ساعتي كموجه تذكير سريع .
لذلك ، ستتألف قائمتك كل يوم من عدد محدود من المهام جنبًا إلى جنب مع مشروع واحد (حالي).
ما هي طرق إدارة الوقت التي تناسب أي جيوب زمنية؟
كل هذا يتوقف على المدة التي لديك.
أقل من 30 دقيقة. من المحتمل أن يكون أفضل استخدام لهذا الوقت هو تجميع بعض (أو كل) مهامك وشطب بعض العناصر من قائمة المهام اليومية المغلقة.
أكثر من 30 دقيقة. يتيح لك هذا تخصيص بعض الوقت لإحراز تقدم حقيقي في مشروعك الحالي.
شيئان يجب تذكرهما
1. لا توجد قاعدة صارمة وسريعة لأن ما تفعله يعتمد على مدى تحفيزك للقيام بذلك . قد تشعر برغبة في العمل في مشروعك الحالي لمدة تقل عن نصف ساعة – ليس بهذه الكفاءة ، ولكن أفضل من عدم القيام بكل شيء.
2. اسأل نفسك دائمًا ، ” هل أنا الشخص الذي يقوم بذلك ، أم يمكن لشخص آخر أن يفعل ذلك؟ “
هل جربت أيًا من هذه الأساليب الثلاثة لإدارة الوقت أو جميعها؟
إذا لم يكن الأمر كذلك ، فجربهم لمدة أسبوع عمل واحد – أعتقد أنك ستكون سعيدًا لأنك فعلت ذلك.
