معرفة كيفية تحديد أولويات العمل هو مهارة أساسية يمكن لأي شخص تعلمها. بمجرد القيام بذلك ، ستغير الطريقة التي تدير بها يومك وستصبح أكثر فاعلية.
بالطبع نحن جميعا نحب أن نشعر بالإنتاجية. لكن هذا يعني غالبًا أننا نقوم بأشياء مشغولة وليست فعالة.
النتائج؟ لا يتم فعل أي شيء يحدث أي فرق. يتم دفع الأشياء المهمة حقًا جانبًا حتى تتحول إلى أزمات.
إذا كنت ترغب في تقليل التوتر والشعور بأنك على رأس الأمور ، فتعلم أن تفعل ما هو مهم عندما يكون ذلك مهمًا:
الخطوة 1 – تعرف بالضبط ما هو عملك
الخطوة الأولى هي معرفة ما يتكون عملك بالفعل .
قم بعمل قائمة بكل ما تريد القيام به ، جنبًا إلى جنب مع أي مواعيد نهائية لديك. لا تعتمد على ذاكرتك – أخرجها من رأسك على الورق (أو على الشاشة إذا كانت هذه هي الطريقة التي تتدحرج بها الآن).
هذا لسببين قويين:
- يمنع الأفكار الجيدة والنوايا من الطفو.
- فعل الكتابة يقلل من العاطفة ويعزز العقل . بمعنى آخر ، تدوين الأشياء يجبرك على أن تسأل نفسك ما إذا كانت مهمة حقًا .
ما عليك سوى سرد الأشياء التي (أ) تريد القيام بها ولكن (ب) يمكن أن تنساها. لذلك ، على سبيل المثال ، ربما لا تحتاج إلى تذكير نفسك بتناول الغداء.
كاختبار نهائي ، اسأل نفسك “ماذا سيحدث إذا لم أفعل هذا؟”
الخطوة 2 – كسرها
بمجرد أن تعرف ما تريد القيام به ، ستلاحظ أن قائمتك تتكون من ثلاثة أنواع من العمل:
- مهام فردية
- المهام المتكررة
- المشاريع
حسنًا ، إليك كيفية تحديد أولويات العمل الذي تحدده على أنه …
مهام واحدة
افعل هذا غدًا.
نعم ، لقد قرأت ذلك بشكل صحيح – غدًا .
تعتمد طريقة تعلم كيفية تحديد أولويات العمل على نظام إدارة الوقت الذي وضعه مارك فورستر ” افعل ذلك غدًا “.
ارسم خطًا أسفل قائمة المهام الفردية المعلقة. هذا هو العمل المتأخر الخاص بك.
كل يوم ، اعمل على الأعمال المتراكمة المحدودة من المهام الفردية البارزة.
ابدأ بالمهام التي تعتبرها أكثر إلحاحًا. ابتعد عن القائمة يوميًا طالما أردت. مع مرور كل يوم ، سيتم تقليل التراكم.
في غضون أيام قليلة سوف تكون قد قمت بمسحها.
من اليوم ، قم بجدولة أي مهام لليوم التالي (ما لم تكن عاجلة بالفعل في نفس اليوم). قم بإدراجها تحت تاريخ اليوم التالي في يوميات المهام اليومية. سيعطيك هذا قائمة محدودة من المهام التي يجب القيام بها في اليوم التالي.
غدا ، قم بهذه المهام. بناءً على جميع العوامل في لحظة الاختيار (الاستعجال ، الأهمية ، الوقت المتاح ، الموقع ، الدافع ، مستويات الطاقة ، إلخ) ما المهمة التي تريد القيام بها أولاً؟ افعلها ، اشطبها من قائمتك ، ثم اختر القائمة التالية.
هدفك هو العمل دائمًا على المهام المجدولة لذلك اليوم. إذا لم تتمكن من إكمال واحدة ، فأضفها إلى قائمة اليوم التالي.
كرر حتى الاكتمال.
لذلك ، كقاعدة عامة ، يتم إنجاز المهام الفردية في اليوم التالي لظهورها.
القيام بذلك يعني أن لديك فكرة واضحة عن المهام التي يتعين عليك القيام بها في أي يوم.
تقتصر قائمتك أيضًا على ما لا يزيد عن المهام الواردة بالأمس (تذكر ، كل ما يأتي اليوم يتم إنجازه غدًا).
المهام المتكررة
افعل ما يناسبك عندما يناسبك.
ستظهر بعض المهام بشكل منتظم ، وحتى يومي ، مثل البريد الإلكتروني والأعمال الورقية وما إلى ذلك.
هل يجب أن تهتم بإدراجها كل يوم في مذكرات المهام الخاصة بك؟
لا توجد قاعدة صارمة وسريعة هنا. إذا كان يساعدك على التأكد من أنك ستفعلها ، فافعل ذلك. لكن قد لا تشعر بالحاجة إلى تدوين نفس الشيء على أساس يومي. إذا كان الأمر كذلك ، فقم بإعداد قائمة مراجعة أسبوعية للمهام المتكررة الخاصة بك وقم ببساطة بوضع علامة عليها أثناء قيامك بها.
المشاريع
افعل واحدًا تلو الآخر (قدر الإمكان).
هذه تتكون من أي شيء تعتبره أكثر تعقيدًا أو يستغرق وقتًا طويلاً من المهمة.
ضع قائمة بكل ما لديك ، ثم اختر “مشروع حالي” بناءً على إلحاحه وأهميته وتأثيره.
اعمل عليها (أي المهام المرتبطة بها) يوميًا لأطول فترة ممكنة.
ركز على الانتهاء من مشروع واحد قبل البدء في المشروع التالي.
المفتاح لمعرفة كيفية تحديد أولويات العمل مثل هذا هو تخصيص وقت كل يوم للعمل عليه. خصص بعض الوقت كل يوم حتى تنتهي قبل أن تبدأ في اليوم التالي.
الخطوة 3 – إعطاء الأولوية للأمور العاجلة فقط – في البداية
الكثير من النصائح حول كيفية تحديد أولويات دعاة العمل الذين يقومون بترتيب جميع مهامك بواسطة A و B و C أو طريقة أخرى للأرقام / الحروف.
لا.
لماذا ا؟ لأنه من الصعب أن تحفز نفسك على مهام سي – لا يبدو أنها مهمة. على أي حال ، إذا تُركت وقتًا طويلاً بما يكفي فإن مهام C هذه لديها عادة سيئة تتمثل في أن تصبح قضايا ملحة على أي حال.
إذا كانت الأشياء موجودة في قائمتك ، فضعها هناك لأنها مهمة.
بدلاً من ذلك ، ابدأ بإعطاء الأولوية للأشياء التي يحركها الموعد النهائي فقط ، خاصةً إذا كان هناك شيء في قائمتك لليوم أو غدًا.
كل شيء آخر؟
امنحها قيمة متساوية وافعلها وفقًا لمكانك وما تشعر به. يمنحك هذا إحساسًا حقيقيًا بالحرية والمرونة عندما يتعلق الأمر بلحظة الاختيار.
في النهاية ستصل إلى النقطة التي عادة ما تقوم فيها بالأشياء كما تظهر ، وليس عندما تنفجر. يصبح تحديد الأولويات على أساس الاستعجال مشكلة أقل إلحاحًا.
بالمناسبة ، هل العمل فعليك أن تقوم به؟ إذا لم يكن كذلك ، فوضها .
بصرف النظر عن معرفة كيفية تحديد أولويات العمل من خلال القيام بالعمل العاجل أولاً ، يجب أن يكون هدفك الرئيسي هو إكمال جميع الأشياء التي خططت للقيام بها في أي يوم.
بمجرد أن تتعامل مع المشكلات العاجلة ، لا يهم الترتيب الذي تتعامل فيه مع مهامك طالما يتم إنجازها جميعًا .
هذا لا يعني بالضرورة أنه يجب إكمال المهمة أو المشروع في ذلك اليوم. هذا يعني فقط أنك تقوم ببعض العمل على ذلك.
افعل ذلك وستجد أن المشاريع تمضي بسلاسة بشكل مدهش ، ولديك عدد أقل من المواعيد النهائية في اللحظة الأخيرة ، والأشياء المهمة تحدث.
