يعد مخطط إدارة الوقت أداة ممتازة لمساعدتك في التخطيط لأسبوعك ومراجعة كيف قضيته بالفعل. سيساعدك استخدام واحد على فعل المزيد مما يهم.
تكمن جاذبيتها في حقيقة أنه يمكنك أن ترى بوضوح مقدار الوقت الذي لديك حقًا بعد طرح التزاماتك المعتادة والأنشطة الأخرى “التي يتعين عليك القيام بها” من 168 ساعة التي تشكل كل أسبوع.
يسمح لك مخطط إدارة الوقت بتحديد الوقت الذي تحصل عليه حاليًا لاختيار كيفية الاستخدام (وهو دائمًا أقل من المتوقع).
يمكنك أيضًا استخدامه للنظر إلى الوراء في كيفية قضاء وقتك بالفعل مقارنة بنواياك الأولية.
ما هي المنافع؟
هناك ثلاث مكاسب كبيرة يجب تحقيقها:
1. الرؤية
يمكنك رؤية الصورة الكبيرة لأسبوعك في لمحة.
هذا يعني أنه يمكنك التخطيط بدقة أكبر لأنك تعرف مقدار الوقت المتاح ومتى.
على سبيل المثال ، يمكنك تحديد جزء كبير من الوقت – هل يمكنك استخدام هذا لجدولة العمل الإبداعي “في المنطقة”؟
في كثير من الأحيان ، لا تدرك كم من الوقت لديك … أو كم هو قليل حتى ترى كل شيء أمامك.
2. الكفاءة
بمجرد أن تعرف ما الذي يحدث ، سيكون من الأسهل بكثير “تقليل الدهون” من أسبوعك.
من خلال التقسيم كل يوم ، يمكنك تحديد تلك الدقائق الضائعة التي يمكن أن تمنعك من فعل ما تريد فعله حقًا.
بالطبع ، أنت فقط من يقرر ما يمثل وقتًا ضائعًا وما لا يمثله ؛ ولكن من المحتمل أن تكون قادرًا على تحديد الفرص لاستخدام وقتك بشكل أكثر كفاءة.
3. الفعالية
يمكنك استخدام مخطط إدارة الوقت الخاص بك لتحديد مهام معينة كل أسبوع لضمان إنجازها. على سبيل المثال ، يمكنك ، من خلال الممارسة ، تخصيص جزء مناسب من الوقت للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني أو تجميع المكالمات الهاتفية أو المهام الأقل إثارة ولكنها لا تزال ضرورية مثل تنظيم ملفات المكتب.
الشيء نفسه ينطبق على تلك الأشياء المهمة – ولكن ليست عاجلة – التي تريد القيام بها لتحريك أو تحسين وضعك.
كيفية عمل مخطط لإدارة الوقت
ظروفك فريدة من نوعها ، لذلك لا يوجد نهج “مقاس واحد يناسب الجميع”. لكن الفكرة الأساسية هي إنتاج تفاصيل أسبوعك وفقًا لما تفعله.
يوضح الرسم أدناه أسبوعًا نموذجيًا في حياة رجل عائلة مشغول يدير نشاطًا تجاريًا عبر الإنترنت. 🙂
من الواضح أن هذه إرشادات توفر لمحة سريعة عن الأسبوع. في الواقع ، ليس من السهل تقسيم الحياة إلى أجزاء زمنية صغيرة وأنيقة. لكن الرسم البياني الزمني لا يزال فعالاً كأداة لمساعدتك في تحديد كيفية استخدامك لوقتك.
قم بإنشاء مخطط إدارة الوقت الخاص بك باستخدام جدول بيانات بسيط ، إما عبر الإنترنت أو خارجها.
اضبط التوقيت على اليسار ليناسب نمط حياتك الحالي. لا تنس حفظها حتى تتمكن من تغييرها في المستقبل ، عندما تتغير الظروف.
المساحات البيضاء ليست بالضرورة وقت فراغ. قد لا تزال هناك حاجة للتفاوض بشأن كيفية استخدامها. لكنهم يسلطون الضوء على مقدار الوقت المتاح حقًا لإنجاز الأمور بما يتجاوز الروتين والالتزامات المعتادة للأسبوع.
وبالمثل ، يمكن تقسيم وقت العمل إلى مهام مختلفة – قد أحجز ساعة في وقت متأخر من اليوم لإجراء مكالمات هاتفية أو الرد على رسائلي الإلكترونية أو معالجة بعض الأعمال الورقية.
دعونا نلقي نظرة على كلا الجانبين بتفصيل أكثر قليلاً …
سوف تتوسع الالتزامات التي تم إبرازها لهذا الأسبوع ، سواء كانت متعلقة بالعمل أم لا ، وتستغرق بعض “الوقت الأبيض” ما لم تضع قيودًا عليها.
لن يقوم أي شخص آخر بذلك نيابة عنك ، لذلك قرر بعناية ما إذا كنت مستعدًا للبقاء لفترة أطول في العمل أم لا وتقبل التأثير الذي يحدث في المنزل أم لا.
من ناحية أخرى ، ستكون هناك فرص لاقتطاع وقت إضافي لنفسك إذا كان بإمكانك الوفاء بالتزاماتك في الوقت المخصص لها.
أنا لا أدعو إلى الاستعجال أو قطع الزوايا مع الالتزامات. ولكن ، من خلال استخدام بعض الاستراتيجيات البسيطة ، ستجد أنه يمكنك الحصول على ما “لديك” لإنجازه بشكل أسرع حتى تتمكن من القيام بما تريد القيام به في أقرب وقت (هذا هو موضوع كتابي الإلكتروني ).
* * *
ماذا عن تلك الكتل الزمنية التي يمكنك استخدامها على النحو الذي تختاره؟ كم من الوقت يقضي جيدا وكم يضيع؟
أنت فقط يمكن أن يكون الحكم على ذلك.
يعتمد ذلك على ما تقدره ، ومدى تواصلك الجيد مع الآخرين ، وما تريد أن تفعله به ، وما يشبه تزلج وضع أهدافك الشخصية . هذا هو الوقت الذي يمكنك فيه تغيير أو الحفاظ على الوضع الراهن في حياتك وعملك.
آخر شيء يجب تذكره عند استخدام مخطط إدارة الوقت …
يجب مراعاة وقت الانتقال (الانتقال من نشاط إلى آخر).
بشكل عام ، كلما قللت من “التقطيع والتغيير” ، كلما كنت أكثر فاعلية.
قم بإعداد مخطط إدارة الوقت الخاص بك. في غضون دقائق قليلة ستتمكن من تحديد الوقت المتاح لك.
جعل أكثر من ذلك.
