إدارة الوقت

كيفية استخدام البريد الإلكتروني لتوفير وقتك كل يوم

كيفية استخدام البريد الإلكتروني لتوفير وقتك كل يوم

هل تعرف حقًا كيفية استخدام البريد الإلكتروني بشكل فعال؟

ما لم تفعل ، تتحول الدقائق الثمينة إلى ساعات بينما تتجول فيها ، وتحاول أن تقرر ما يجب أن تفعله بكل واحدة.

إن الإغراء لدى الكثيرين ، بالطبع ، هو عدم فعل أي شيء.

لذلك يجلسون هناك في بريدك الوارد. مما يعني أنهم أيضًا في مؤخرة عقلك.

لا تحتاج ذلك.

تحكم في بريدك الوارد.

إليك الطريقة…

5 نصائح لتلقي البريد الإلكتروني

1. قم بإيقاف تشغيل إعلام البريد الإلكتروني.

هذه هي الخطوة الأولى والأسهل التي يجب اتخاذها إذا كنت تريد معرفة كيفية استخدام البريد الإلكتروني جيدًا – إذا تجاهلت كل شيء آخر وفعلت شيئًا واحدًا فقط ، فاجعله هذا.

نادرًا ما يكون الإخطار مفيدًا. ماذا يحدث عندما “لديك بريد”؟ أنت تقاطع نفسك وتحقق منه.

أوقف تشغيله ، لأنك ستستفيد أكثر بكثير إذا …

2. تحقق فقط في الأوقات المحددة. 

بالتأكيد ، البريد الإلكتروني مرتب حسب الوقت وكل ذلك في مكان واحد ، لكنه يأتي بشكل عشوائي. من الأفضل التعامل معها عند استخدام نظام.

خصص دفعتين أو ثلاث دفعات فقط من الوقت خلال اليوم. قد تحتاج إلى درجة من المرونة مع هذا ، اعتمادًا على هيكل يومك. إذا لم تتمكن من التحقق من رسائل البريد الإلكتروني على سبيل المثال 8.30 و 12.30 و 4.30 ، فتحقق منها بين المهام بدلاً من ذلك.

المبدأ هو نفسه على الرغم من: تحقق فقط بشكل دوري.

هل تقوم حاليا بالتحقق طوال اليوم؟

لا تحاول النزول مباشرة إلى فحصين أو ثلاثة فحوصات يومية. ابدأ بـ 6 إلى 8 فحوصات مخصصة وقم بتقليلها تدريجيًا.

فيما يلي مثال يبرز عدد الأشخاص الذين يفحصون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم خلال يوم عادي

يسلط هذا الضوء على ميزة استخدام أوقات الفحص المحددة في اليوم

الأرقام اعتباطية ، لكنها توضح النقطة. عدد أقل من الشيكات هو استخدام أكثر كفاءة لوقتك.

لا تدع البريد الإلكتروني يتحكم بك ، تأكد من أنك تتحكم  فيه.

3. عندما تقوم بالتدقيق على الحذف أو التأجيل أو القيام بذلك. 

هذا ينطبق على كل بريد إلكتروني يصل إلى صندوق الوارد الخاص بك. للتعامل مع جميع البريد الوارد ، وللتعامل مع الأعمال المتراكمة ، استخدم نظام صندوق الوارد الفارغ هذا .

4. إدارة قيمة يوم واحد في يوم واحد. 

هل تعرف قيمة البريد الإلكتروني ليوم واحد؟ هذا كل ما يجب عليك معالجته. يعمل نظام البريد الوارد الفارغ لأنك تضع حدًا يوميًا للرسائل التي تعالجها.

إذا كنت تحصل باستمرار على أكثر مما يمكنك إدارته ، فتراجع وانظر إلى الصورة الأكبر. هل لديك الكثير من الالتزامات؟ قد تحتاج إلى قطع واحد أو اثنين.

5. إعداد المجلدات. 

صندوق الوارد الخاص بك ليس قائمة المهام الخاصة بك. بدلاً من ذلك ، قم بفرز الرسائل المؤجلة في مجلدات.

ابدأ بمجلدين: “Backlog” و “Action” ، ثم أضف المزيد عندما تعتاد على هذين المجلدين. المجلدات مفيدة للمشاريع الحالية ، لكنك تحتاج إلى التحقق منها بانتظام.

* * *

حسنًا ، سيوفر لك ذلك الوقت كل يوم.

الآن دعونا نلقي نظرة على الجانب الآخر من العملة …

3 نصائح لإرسال رسائل البريد الإلكتروني

1. كن قدوة.

هل لاحظت من يرسل رسائل طويلة ومن يرسل رسائل قصيرة؟ إذا كنت تريدها قصيرة ، أرسلها قصيرة.

تعرف أيضًا على بعض  نصائح آداب البريد الإلكتروني  للتأكد من أن المستلم الخاص بك يقدر رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك (أو على الأقل لا يشعر بالإهانة من قبلهم).

2. استخدم سطر الموضوع بشكل فعال.

كلما زادت نشاطك ، كان من الأسهل على الأشخاص الاستجابة له. على سبيل المثال ، يمكن أن يعني “اجتماع الموظفين” أي شيء. هل يمكنك عقد اجتماع الموظفين في 23؟ يدعو للرد.

يقوم الأشخاص بفحص رسائل البريد الوارد الخاصة بهم والرد على الرسائل الأكثر جاذبية. لا تسيء استخدام نظام الأولوية – فقط اجعل سطر الموضوع الخاص بك واحدًا يلاحظه المستلمون ويفهمونه.

3. أرسل أقل واحصل على أقل. 

كلما زاد عدد رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها ، زاد عدد الرسائل التي تتلقاها. إذا كنت تريد معرفة كيفية استخدام البريد الإلكتروني بشكل أقل ، فأرسل أقل.

اسأل نفسك عما إذا كان الأمر يستحق حقًا بدء خط دردشة رقمي آخر. يعمل هذا بشكل جيد إذا كنت قد بدأت في التحقق في الأوقات المحددة.

* * *

سواء كنت  تدير حسابات بريد إلكتروني متعددة  أو حسابًا واحدًا فقط ، جرب هذه الأفكار وستوفر المزيد من الوقت لنفسك.

هناك مئات من النصائح والحيل المحددة حول كيفية استخدام البريد الإلكتروني. ما لم يكن هذا هو الشيء الذي تفضله ، اتركه لخبراء التكنولوجيا.

بدلاً من ذلك ، ركز على تطبيق مبادئ بسيطة وفعالة تساعدك على استخدامها كأداة اتصال رائعة تم تصميمها لتكون.

حول الكاتب

رائد الأعمال العربي

فريق متخصص في البحث والدراسة في عدة مجالات ضمن نطاق ريادة الأعمال، ومن أهم المجالات التي نتخصص في الكتابة عنها هي: كيفية إنشاء المشاريع بالسعودية، الإدارة، القيادة، إدارة الموارد البشرية...