إدارة الوقت

كيفية الحصول على صندوق وارد فارغ دون فقد كل شيء

كيفية الحصول على صندوق وارد فارغ دون فقد كل شيء

هل صندوق الوارد الفارغ يستحق كل هذا العناء؟

نعم ، إذا كان من السهل تحقيقه.

وهي – حقًا.

إن وجود صندوق وارد “ممتلئ” يمثل مشكلة بالنسبة لك أكثر بكثير من مزود البريد الإلكتروني الخاص بك. قم بإزالة الفوضى في صندوق الوارد الخاص بك وستفعل الشيء نفسه لعقلك.

لقد استخدمت هذا النظام لسنوات لأنه الطريقة الأسهل والأكثر فعالية لإدارة البريد الإلكتروني.

انك سوف تحتاج:

  • بضع دقائق في نهاية كل يوم.
  • كتلة لبضع دقائق خلال النهار.
  • بضع دقائق في بداية كل يوم.

3 خطوات لصندوق وارد فارغ

تأتي هذه الفكرة من كتاب مارك فورستر الممتاز ” افعلها غدًا “:

الخطوة 1. قم بإنشاء مجلدين – أطلق عليهما “Action” و “Backlog”.

الخطوة 2. عزل الأعمال المتراكمة. جميع رسائل البريد الإلكتروني المستلمة قبل اليوم تدخل في مجلد backlog. (لاحظ أن لدي 23 لأتجاوز – يمكن أن يكون أسوأ بكثير !)

الخطوة 3. الآن يحتوي صندوق الوارد الخاص بك على البريد الوارد اليوم. في نهاية اليوم ، تعامل معها. تستطيع:

  • افعلها.  تصرف إذا كان قصيرًا أو عاجلاً بدرجة كافية.
  • احذفه.  إذا كان غير ذي صلة.
  • تأجيلها . ضعه في مجلد العمل ليوم غد.

لديك الآن صندوق بريد فارغ.

ما مدى شعورك بالرضا ؟!

من الآن فصاعدًا ، يحتوي صندوق الوارد الخاص بك على البريد الوارد اليوم فقط. تحقق من الرسائل إذا كنت تريد ذلك ، ولكن اتركها في بريدك الوارد. في نهاية اليوم هو الوقت المناسب للتعامل معهم.

هذا مفيد للوقت – فأنت تتعامل مع عدد محدود من رسائل البريد الإلكتروني ، بدلاً من الرد على تلك التي تجذب انتباهك. رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لا تتحكم فيك. أنت الآن تتحكم  فيهم .

المرة القادمة للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك صباح الغد. لماذا ا؟ حسنًا ، أنت بحاجة إلى التحقق من رسائل اليوم بشكل دوري لمعرفة أي شيء عاجل. معظم الأشياء ليست كذلك.

إذن ، لديك الآن ثلاثة مجلدات:

  • صندوق الوارد  – بريد اليوم.
  • Backlog  – كل شيء قبل اليوم.
  • العمل  – ليوم غد (إذا كنت في نهاية اليوم).

كل يوم ، ستحتاج إلى إدارة مجلدات بريدك الإلكتروني.

نصيحة: اكتب جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإجراءات في قائمة مهامك اليومية

مثال…

يوم الثلاثاء.  كانت سارة بعيدة لبضعة أيام ، ويحتوي صندوقها الوارد على 403 رسالة. أوتش!

ما الذي تفعله هي؟

  1. تضع سارة جميع الرسائل المستلمة حتى مساء يوم الاثنين في مجلد backlog.
  2. تتعامل مع بريد الثلاثاء في نهاية اليوم. تحذف بعض الأشياء ، وتستجيب لأشياء أخرى. الباقي تضعه في مجلد العمل الخاص بها ليوم غد.

الأربعاء.  لدى سارة ثلاثة مجلدات لإدارتها اليوم:

  1. مجلد backlog – إنها تبتعد عن هذا في الصباح.
  2. مجلد العمل الخاص بها – تهدف سارة إلى فعل شيء حيال كل هذه الأشياء.
  3. بريدها الوارد – حتى يوم الثلاثاء.

سيتقلص مجلد backlog الخاص بـ Sarah حتى يمكن إزالته. سيكون لديها بعد ذلك مجلدين فقط لإدارة: “البريد الوارد” و “الإجراء”.

بصورة اعمق…

يمكنك بسهولة زيادة مرونة هذا النظام. 

بدلاً من مجلد “Action” واحد ، أنشئ مجلدات لكل يوم عمل في الأسبوع ، بالإضافة إلى مجلد يسمى “Future” لأي شيء يتطلب اتخاذ إجراء بعد أكثر من أسبوع.

لذلك ، على سبيل المثال ، بدلاً من نقل بريد إلكتروني من “البريد الوارد” إلى “الإجراء” ، يمكنك نقله إلى المجلد لليوم التالي من الأسبوع. يتمتع هذا بميزة إضافية تتمثل في السماح لك بتحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مجلدات لاتخاذ إجراء في أيام محددة.

الاحتفاظ بصندوق وارد فارغ

خلال يوم عمل عادي ، كم عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها؟ يوم واحد هو كل ما يجب أن تعمل عليه.

استخدم هذا النظام – ستغادر العمل يوميًا مع صندوق الوارد الخاص بك فارغًا ، وعقلك هادئًا … ورأسك صافية.

حول الكاتب

رائد الأعمال العربي

فريق متخصص في البحث والدراسة في عدة مجالات ضمن نطاق ريادة الأعمال، ومن أهم المجالات التي نتخصص في الكتابة عنها هي: كيفية إنشاء المشاريع بالسعودية، الإدارة، القيادة، إدارة الموارد البشرية...