هل تعرف كيف تنظم الأعمال الورقية؟
حتى في العصر الرقمي ، لا تزال بعض الأوراق على الأقل تعبر طريقك ؛ التعامل معها هو مجرد واحدة من تلك الأشياء التي عليك القيام بها.
اختيارك لمدى نجاحك ، لذا استخدم نظامًا يناسبك في العمل والمنزل.
أينما كنت ، سوف تتدفق الأمور بسلاسة عندما يمكنك الحصول على المعلومات التي تحتاجها بسرعة وسهولة.
بشكل أساسي ، أوراقك هي أي شيء وكل ما تريد قراءته أو تسجيله أو تذكره أو الرجوع إليه.
ما هي المشكلة؟
تأتي الأعمال الورقية في أشكال عشوائية في أوقات عشوائية. بعض الأشياء التي ربما تعرف ماذا تفعل بها ؛ يميل الآخرون إلى التجمع في “ماذا أفعل بهذا؟” كومة.
تُترك الأشياء وتضيع الأشياء وتصبح الحياة أكثر صعوبة مما ينبغي.
الحل
يعني إصلاح مشاكل الأعمال الورقية أن عليك فعل شيء حيال ذلك. على وجه التحديد ، هناك شيئان:
احصل على الإمدادات
إذا كنت تريد معرفة كيفية تنظيم الأعمال الورقية ، فستحتاج إلى استثمار القليل من الوقت والمال. سيؤدي القيام بذلك إلى مكافأة لك عدة مرات ، لذا اجعل هذا “حدثًا”.
قم بشراء ما ليس لديك بالفعل مما يلي:
- درج “التقاط” بحجم A4 لتفريغ الأوراق الواردة فيه
- درج آخر مقاس A4 للأعمال الورقية التي ستقوم بمعالجتها
- ملف مربع واحد على الأقل بحجم A4 لتراكم الأعمال الورقية (إذا كان لديك واحد)
- ملفات Ring Binder لأي شيء متسلسل وموضوع ذي صلة
- محافظ بلاستيكية شفافة تسمح لك بتنظيف الأشياء السائبة
- المغلفات مثالية للأشياء الصغيرة مثل الإيصالات
- خزانة الملفات لتخزين …
- تعليق الملفات والتسميات التي تحتفظ بها بالقرب من عملك
- أقلام ملونة وبطاقات لاصقة
- ثقب الناخس
- مقص ودباسة
- فواصل ملونة ومرقمة
- أصحاب المجلات الذين يقومون بتخزين مواد القراءة بدقة
من الواضح أنك ستحتاج إلى مكان لوضع الأشياء ، مما يعني مساحة على الرف. إما أن تضعها أو تستخدم رف كتب يتسع لملفات بحجم A4.
ليس عليك أن تمتلك هذه الأشياء على وجه التحديد. تبيع القرطاسية مجموعة متنوعة من اللوازم المكتبية ، لذا “قطعها لتناسب” احتياجاتك وتفضيلاتك.
حسنًا ، ماذا بعد؟
جرب النظام
يستغرق عمل يوم واحد يومًا واحدًا للمعالجة.
هناك حد لمقدار الأعمال الورقية التي يمكنك معالجتها في يوم واحد.
أفضل طريقة لمعالجتها؟
يوم واحد في كل مرة.
وبشكل أكثر تحديدًا ، تعامل مع الأعمال الورقية ليوم واحد كل يوم – في اليوم التالي لتلقيها.
لديك أشياء تأتي يوميًا ، ومن المحتمل أن يكون لديك عمل متراكم ما زلت ترغب في معالجته أيضًا.
فيما يلي كيفية تنظيم الأعمال الورقية:
- إذا كان لديك عمل متراكم ، فقم بدفعه جميعًا في ملف مربع بحجم A4. خصص بعض الوقت كل يوم لتقليل التراكم. كم من الوقت؟ كل ما يناسبك. النقطة المهمة هي أنك تفعل شيئًا ما.
- ضع جميع الأوراق الواردة اليوم في درج الالتقاط. تحقق من ذلك قبل أن تفعل في حالة الحاجة إلى القيام بأي شيء بشكل عاجل. اتركه هناك حتى الصباح.
- أول شيء ، ضع محتويات علبة الالتقاط في درج الإجراءات. هذا ، إلى جانب الأعمال المتراكمة الخاصة بك ، هو ما تقوم بمعالجته ؛ لا أكثر ولا أقل. مع مرور اليوم ، أين تضع الأوراق الواردة؟ لقد خمنت – – درج الالتقاط!
حسنًا ، لذا اخترت العنصر الأول للعمل عليه. إما أن تتعامل معها أو تؤجلها أو تتخلص منها.
دعونا نلقي نظرة على الثلاثة …
- تعامل مع. هل تحتاج إلى العمل؟ إذا كانت فاتورة ، ادفعها ؛ ايصال؟ قم بحفظه ، (على الرغم من أنه يمكنك تفويض مهام العمل مثل هذه). مهما كان ، افعل شيئًا به. حتى مواد القراءة بدون موعد نهائي تتم قراءتها ، فإذا لم تستطع أو لم تفعل أو لم تفعل ، فسيتم إعادة تدويرها في درج الالتقاط.
- تأجيلها. بعض الأشياء لا يمكن التعامل معها حتى تاريخ لاحق. قم بتأجيلها عن طريق وضعها في ملف معلق يتوافق مع التاريخ. تحتوي على 31 ملفًا معلقًا ؛ واحد لكل يوم من أيام الشهر. ضع التذاكر أو جدول أعمال الاجتماع أو أي شيء عليك القيام به في الملف لذلك التاريخ.
- تفريغها. حتى مع وجود مرشح “التثبيت المسبق” ، فإن بعض الملفات غير المرغوب فيها ستجعلها في علبة الالتقاط الخاصة بك ، وستكون بالتأكيد ضمن الأعمال المتراكمة الخاصة بك. بنها.
حتى الآن ، كان التركيز على كيفية تنظيم الأعمال الورقية. ماذا عن موعد تنظيمه؟
وهذا هو أحد الاعتبارات الهامة. ربما لم يكن لديك الوقت أو الرغبة في قضاء كل النهار والليل في القيام بالأعمال الورقية (هل لديك ؟!)
بدلاً من ذلك ، قم بدفعها. اجعل الأعمال الورقية أولوية في أوقات معينة. قم بإجراء ذلك في بداية ونهاية يومك. في ما بينهما ، تهدف إلى تخصيص كتلة من الوقت للتعامل معها.
غير ممكن؟ ثم ضع الأشياء في مكان وزمان يمكنك ذلك. نعم ، استخدم الروتين ؛ لكن لا داعي لأن نكون عبداً لهم.
إذا كنت تريد معرفة كيفية تنظيم الأعمال الورقية ، فجرب هذا النظام. إنه يعمل إذا كنت تستخدمه. قم بتكييفه وصقله ليناسب احتياجاتك وظروفك ، حتى تعرف بالضبط أين يذهب.
ينطبق هذا المبدأ أيضًا على البريد الإلكتروني .
بمجرد أن تعرف كيفية تنظيم الأعمال الورقية ، ستهدر قدرًا أقل من التفكير والوقت والجهد في الأشياء التي لا تحتاج حقًا أو تستحق الكثير من وقتك واهتمامك.
الآن يمكنك إنفاقها على الأشياء التي تفعل ذلك.
