يدير الكثير من الأشخاص الاجتماعات ؛ لكن كم تعلمون يفعلون ذلك بشكل جيد؟
الاجتماعات المثمرة تتسم بالكفاءة من حيث الوقت والفعالية من حيث التكلفة وتستحق الجهد المبذول ؛ ولكن لتحقيق ذلك يجب التخطيط والتنفيذ بشكل صحيح. هل خططت؟ خطوتك التالية هي معرفة كيفية إدارة اجتماع يربح “القلوب والعقول”.
يجب أن يكون للاجتماع ثلاثة أهداف ، كل منها ضمن سياق المشاركين المشاركين – يجب أن يشعر الناس بأهمية الاجتماع وأن آراءهم موضع تقدير.
- النتائج المتفق عليها – ما العمل بعد ذلك؟
- التزامات واضحة – من سيفعل ماذا؟
- المواعيد النهائية المحددة – متى سيفعلون ذلك بحلول؟
يعتمد نجاح الاجتماع على تصحيح هذه الأمور الثلاثة.
كيف تدير اجتماعًا مهمًا
استخدم الأجندة. إذا كانت هناك قواعد لإدارة الاجتماع ، فيجب أن تكون واحدة منها. إنه أمر لا بد منه. جدول الأعمال يحافظ على تركيز الاجتماع ، في الوقت المحدد ونشط. يحتاج إلى تحديد:
- أوقات البدء والانتهاء. هذا يخلق ضغطا جيدا. لتحقيق ذلك وتشجيع اتخاذ القرار.
- الهدف العام للاجتماع. ما هي الصورة الكبيرة؟ اجعل الناس مستعدين للمشاركة.
- نتائج واضحة يتعين تحقيقها. عدد قليل جدا من الاجتماعات تحدد هذه. اجعل جدولك نادرًا. تأكد من إرسال جدول الأعمال بوقت كافٍ مسبقًا حتى يتمكن الأشخاص من التخطيط والاستعداد.
ابدأ في الوقت المحدد. الناس يحكمون عليك على هذا. قد لا تدرك ذلك – قد لا يدركون ذلك – لكنهم يدركون ذلك. الاعتراف بالمتأخرين بشكل إيجابي. أنت تتصرف بلطف ، لكنك تلفت الانتباه إليهم وتدعو إلى الشرح. إذا تأخرت ، اذكر ذلك واعتذر – فالناس يقدرون ذلك.
ضبط النغمة. تحدد الدقيقة الأولى من الاجتماع عقلية الناس. تحفيزهم ، ولكن ليس على حساب الظهور بمظهر مزيف. الدفء والترحيب أفضل من محاولة أن تكون مرحًا ، إلا إذا كنت تعرف ما تفعله. هذا هو الوقت المناسب أيضًا لمطالبة الأشخاص بإغلاق هواتفهم!
ربط الأطراف السائبة. أي عمل غير مكتمل؟ تعامل معها أولاً ، ثم يمكنك التركيز على القرارات التي يجب اتخاذها اليوم.
حافظ على جدول الأعمال. ينحرف الناس عن مسارهم بسهولة ، وليس من واجبهم إصلاح ذلك ، إنها وظيفتك. استخدم مؤقت الاجتماع لتقييد المناقشة حول كل عنصر في جدول الأعمال.
أبقيها بسيطة. التكنولوجيا التي تفشل هي ألم إذا أثرت عليك ، لكنها كارثة إذا أثرت على اجتماعك. الحد الأدنى؟ قم بالحد من ذلك. في الواقع ، استخدم أقل قدر ممكن.
اهدف إلى المشاركة بنسبة 100٪. سواء كان ذلك من شخصين أو 200 شخص ، شجع الجميع على المشاركة. لا يتعين عليهم جميعًا التحدث – فالمساهمات المكتوبة تناسب بعض الأشخاص. احذر من السماح للأقلية التي تتحدث أكثر من غيرها بالسيطرة. سوف يفعلون إذا سمحت لهم.
خذ دقائق. محاضر الاجتماع ضرورية. يحتاج كل فرد إلى سجل بالإجراءات المتفق عليها والمسؤوليات. قم بتفويض مهام العمل مثل هذه حتى تتمكن من التركيز على إدارة الاجتماع.
توافق على النتائج. يحتاج الاجتماع إلى وضع خطط. من سيفعل ماذا ومتى؟ قم بتنظيمها للتأكد من أنها ذكية (محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومرتبطة بالوقت). سجل لهم لضمان المساءلة.
وضح الوضوح. تأكد من أن الجميع يعرف النتائج المتفق عليها. امنح الناس فرصة للسؤال عما إذا كانوا غير متأكدين. الوقت الذي يقضيه الآن هو الوقت المستغرق بشكل جيد.
توقع ما هو غير متوقع. أي أعمال أخرى؟ اسمح بوقت لـ “AoB” قرب النهاية. من السهل دفع هذا للخارج. ابذل قصارى جهدك كي لا تفعل ذلك. لماذا ا؟ لأن الناس يفكرون أثناء الاجتماعات أكثر من قبلهم. الأفكار التي تحدث يمكن أن تضيف قيمة جيدة. يسمح وقت AoB بذلك.
انتهي في الوقت المحدد. مرة أخرى ، سمعتك على المحك هنا. هل هذه الدقائق الإضافية تستحق النوايا الحسنة التي فقدها الناس؟ كل دقيقة بمرور الوقت يتم ملاحظتها وتدوينها.
* * *
لا تشغل نفسك بالحصول على كل الجوانب بالشكل الصحيح في المرة الأولى. بالتأكيد ، يتطلب الأمر ممارسة ؛ لكنك الآن تعرف كيف تدير اجتماعًا سيكون أفضل من الغالبية العظمى التي يذهب إليها الناس.
برأيك ما الذي يجعل الاجتماع جيد الإدارة؟
