ألا تكره بعض رسائل البريد الإلكتروني فقط؟
ستعمل نصائح آداب البريد الإلكتروني الستة هذه على تحسين اتصالاتك الإلكترونية ، ومنع سوء الفهم وتوفير قدر هائل من الوقت على نفسك والآخرين في النهاية.
البريد الإلكتروني مثل أي أداة قوية أخرى.
إذا استخدم بشكل جيد ، يمكن أن يجعل الحياة أسهل بكثير. إذا تم استخدامه بشكل سيئ ، فقد يتسبب في حدوث تضارب وارتباك غير ضروريين ، ناهيك عن الوقت الضائع في الاضطرار إلى التعامل مع المزيد من الرسائل.
جرب نصائح آداب البريد الإلكتروني هذه للتأكد من أن رسائلك ذات مغزى:
1. استخدم سطر الموضوع
كثيرا ما يتم التغاضي عن هذا. اجعل الأمر واضحًا للمتلقي بشأن ما تتواصل معه بشأنه ، ليس فقط كنقطة مجاملة ، ولكن كطريقة لمسح موضوع كل بريد إلكتروني.
إذا كانت هناك عدة رسائل ترتد ، بدءًا من “Re:” أو بعض الرسائل المشفرة الأخرى ، فقم برفع المستوى بنفسك! قم بالرد على هؤلاء الأشخاص الذين يحتاجون إلى المعرفة بسطر موضوع يعني شيئًا ما ويساعد شخصًا ما.
2. تأكيد الاستلام
إذا تلقيت طلبًا مباشرًا ، فأخبرهم أنك ستتعامل معه. أرسل بريدًا إلكترونيًا معلقًا ، أو اضبط المجيب التلقائي لإعلام الأشخاص الذين ستعود إليهم في وقت محدد.
قم بتضمين رسالة (رسائل) البريد الإلكتروني الأصلية لتسهيل متابعة سلسلة المناقشة.
3. الحفاظ على الشفافية
رسائل البريد الإلكتروني ليست خاصة. قد تعتقد أن المستلم لن يمررها ، لكن لا يمكنك التأكد. لا تفترض أبدًا أن الرسالة ستبقى آمنة.
من القواعد الجيدة أن تسأل نفسك ، “هل سأكون سعيدًا بتلاوة هذا في محكمة قانونية؟” إذا لم يكن كذلك ، فأعد قراءته وغيّر ما يجب تغييره.
يجب استخدام البريد الإلكتروني لنقل المعلومات. إنها أكثر فاعلية كأداة لنقل الحقائق والأرقام ، وليس العواطف والمشاعر – احفظها للاجتماعات وجهًا لوجه أو الرسائل المكتوبة بخط اليد.
4. اجعلها قصيرة ولطيفة
استخدم أقل عدد ممكن من الكلمات ولكن استخدم أكبر عدد تريده لنقل الرسالة التي تريد إرسالها بأدب ،
تحقق من الإملاء والنحو وعلامات الترقيم ، خاصةً إذا كانت متعلقة بالعمل ، وتجنب الاختصارات والمختصرات إلا إذا كنت تعلم أن المستلم سيكون على دراية بها.
لا تستخدم الأحرف الكبيرة دون داع. يبدو أن هذا صراخ.
في ما يلي نوعان من المحتوى يجب أن تكوني حذرة للغاية بشأنهما:
- دعابة*. هذا يمكن أن يساء فهمه بسهولة. ما يجده شخص مضحك قد يكون مهينًا للآخر. ما لم تكن تعرف بعضكما البعض جيدًا بما يكفي (وحتى مع ذلك ، كن حذرًا للغاية) ، احتفظ بالأشياء المضحكة وجهاً لوجه.
- سلبية. سواء كانت أخبارًا سيئة أو رد فعل عاطفي لشيء يُنظر إليه على أنه غير سار ، حافظ على رسائل البريد الإلكتروني إيجابية ، أو على الأقل محايدة في نبرة صوتها. فكر في الأمر – هذا لحمايتك الخاصة. ماذا يحدث إذا تم استخدام الخيط كدليل لأي سبب؟
* تذكر أن بعض التهجئات في الإنجليزية البريطانية (“الفكاهة”) تختلف عن الإنجليزية الأمريكية (“الفكاهة”).
5. تجنب المرفقات
هل يجب عليك إرسال مرفق؟ هل حقا؟ إذا كان الأمر كذلك ، أرسل فقط ما يحتاجون إليه. لقد سئمنا جميعًا منها كما هي ، لذا يجب أن تستحق المرفقات الجهد الذي يبذله لفتحها.
أوه ، وإذا كنت ترسل شيئًا مع مرفق ، فقم بإرفاقه أولاً ثم اكتب الرسالة. بهذه الطريقة لن يتم نسيانها ويجب إعادة إرسالها.
أخيرًا ، من المفيد معرفة نوع الملف الذي تقوم بإرفاقه. إذا لم يكن شائع الاستخدام ، فإن شرحًا موجزًا لكيفية فتحه يساعد (مثل الملفات المضغوطة).
6. تحقق قبل الإرسال
القاعدة الذهبية لنصائح آداب البريد الإلكتروني؟ أعد قراءتها قبل إرسالها. هذا أمر لا بد منه في كل مرة. أيا كان من ترسله إليه ، اجعله عادة التحقق أولاً.
بصرف النظر عن التحقق مما تقوله ، تحقق من الشخص الذي ترسله إليه. لدينا جميعًا الكثير من الرسائل في صناديق الوارد الخاصة بنا دون الحاجة إلى إرسال نسخة إلى معلومات غير ذات صلة.
تأكد من اختيار “الرد” أو “الرد على الكل” بشكل مناسب. من يحتاج حقا أن يعرف؟
* * *
كلما فعلت أكثر من ذلك ، كانت تجربة البريد الإلكتروني أفضل.
