هناك مفتاحان لإدارة وقتك بشكل جيد.
الأول هو القيام بالأشياء الصحيحة .
بالتأكيد ، قد تنجز الأمور بفعالية وكفاءة. لكن هل تنجز الأشياء التي تهمك أكثر من غيرها؟
النصف الأول من هذه المقالة عبارة عن مجموعة مختارة من أفضل الطرق لمساعدتك على تحديد ما يجب القيام به في أي لحظة خلال يومك.
بمجرد أن تعرف ما يجب عليك القيام به ، عليك القيام بذلك في الحال . بمعنى آخر ، ما مدى جودة فعل شيء ما بالفعل؟
تمكّنك أنشطة إدارة الوقت هذه من التركيز على كيفية إنجاز الأشياء الصحيحة بشكل جيد … ولكن ليس إلى حد “الكمال غير المجدي” – بعبارة أخرى ، القيام بأكثر مما هو ضروري لإنجاز الأشياء إلى الدرجة التي يحتاجون إلى القيام به.
افعل الاشياء الصحيحة
1. اعرف ما يهمك.
من أو ما هو المهم بالنسبة لك؟ إن توفير مساحة للتفكير فيما هو مهم حقًا في حياتك هو الخطوة الأولى نحو القيام بالمزيد مما هو مهم وأقل مما هو غير مهم كما توضح المصفوفة الزمنية .
2. اعرف الأدوار الخاصة بك.
ضع قائمة بجميع الأدوار والمسؤوليات والالتزامات الخاصة بك ، سواء في العمل أو في حياتك الشخصية. قم بتنظيمها وضبطها وحتى شذبها لتوفير الوقت لفعل ما تريد.
3. اعرف أهدافك.
نحدد الأهداف باستمرار ، سواء كنا على علم بذلك أم لا. يعد تحديد الأهداف الشخصية الواعية أحد أنشطة إدارة الوقت العديدة التي ستساعدك على الوصول إلى مستوى الإنجاز الذي تريد تجربته في أدوارك المختلفة – لديك شيء واضح تهدف إليه.
4. تتبع وقتك.
بشكل أساسي ، كل ما نقوم به على الإطلاق له درجة من الإلحاح والأهمية. احتفظ بسجل زمني ليوم واحد لمساعدتك في إبراز كيفية قضاء ساعاتك ، ثم استخدم النتائج للتخلص من أسوأ الأنشطة التي تضيع وقتك.
5. تعيين حدود الطول على القوائم.
قوائم المهام رائعة ، إذا كنت تفعلها بالفعل. لسوء الحظ ، يقوم العديد من الأشخاص بإعداد قائمة ثم إضافة المزيد والمزيد من العناصر إليها دون شطب أي شيء آخر قرروا القيام به. إنهم يختارون المهام السهلة أو العاجلة دون أن يفعلوا ما هو مهم حقًا. القائمة تنمو ، لكنهم لا يفعلون.
الحل؟ ضع الحدود. ارسم خطًا أسفل عدد المهام المختارة ولا تنتقل إلى أي شيء آخر حتى تتخذ بعض الإجراءات في كل مهمة.
6. وضع حدود زمنية على الإجراءات.
كما هو الحال مع القوائم ، كذلك مع الإجراءات. ماذا يحدث إذا كان لديك دور أو هدف أو مشروع مستمر لن تنجزه دفعة واحدة. يجب أن تكون منضبطًا بما يكفي لتعرف متى تتوقف في الوقت الحالي. يعد هذا من أصعب أنشطة إدارة الوقت وأكثرها فاعلية لإتقانها.
7. خطط لوقتك.
هل تخطط لوجباتك المسائية؟ في منزلنا ، ننفق أقل بكثير على شراء البقالة عندما نفعل ذلك. نظرًا لأننا نعرف ما نريده ، فمن غير المرجح أن نشتري أشياء لم نكن بحاجة إليها بالفعل. إنه نفس الشيء مع أيامك وساعاتك ودقائقك.
خطط لما تريد القيام به ، وفقًا لما هو مهم – استخدم مخططًا أسبوعيًا ، ولكن اجعله بسيطًا – اترك بعض الوقت المفتوح لإدارة الانقطاعات والأنشطة الأخرى غير المتوقعة التي لا مفر منها.
8. ما هو العمل التالي؟
حدد واتخذ الإجراء الجسدي التالي الذي ستتخذه للمضي قدمًا في خطوة أخرى.
9. طبق قاعدة 80-20.
ما هو العائد المحتمل على استثمار الوقت؟ مهما كان ، هل أنت متأكد من أنه يستحق كل هذا العناء؟ عادةً ما تأتي 80٪ من نتائجك من 20٪ فقط من جهودك. ما هي المهام والأنشطة التي تمنحك أقصى فائدة لجهودك؟
10. افعل ما يهم.
تعتبر نظرية مخلل جار واحدة من أفضل أنشطة إدارة الوقت لمساعدتك في توضيح مقدار الوقت الذي لديك لما يجب القيام به وما الذي تريد القيام به .
11. عمل أقل.
كم عدد الأشياء التي تلتزم بها؟ كل شيء تقوم به يقلل من توافرك لأشياء أخرى. تخيل حياتك وعملك كحديقة – هل ستجعل هذه الالتزامات حديقتك أكثر جمالًا أم ستترك الكثير من الأعشاب الضارة للتعامل معها؟
من أكثر أنشطة إدارة الوقت فاعلية التي يجب تعلمها كيف تكون حازمًا وتقول “لا” للطلبات.
افعل الأشياء بشكل صحيح
12. سد الثغرات.
هل أنت مستعد لخمس دقائق إضافية عندما تنتظر؟ هل يمكنك استخدامه أم تضيعه؟
خطط مسبقًا حتى تعرف أن وقت الانتظار لا يضيع الوقت. من السهل دائمًا الحصول على كتاب أو قلم وورقة عندما يكون لديك نافذة في جدولك.
13. مربع الوقت عليه.
إذا بدت المهمة كبيرة جدًا أو مرهقة ، جرب الملاكمة الزمنية لتتدحرج الكرة. التزم بشيء ما لكتلة صغيرة من الوقت لتبدأ به. يعمل هذا جيدًا بشكل خاص لإحراز تقدم في الأدوار أو الأهداف أو المشاريع المهمة ولكنها ليست عاجلة.
14. اسأل الآخرين.
طور هذه العادة وستوفر مئات ، إن لم يكن آلاف الساعات. من السهل أن تكافح بمفردك ، لكن غالبًا ما يؤدي ذلك إلى إضاعة الوقت والجهد. اسأل الآخرين – قد يساعدون أو لا يساعدون ، لكنك ستستفيد بطريقة أو بأخرى.
15. حقق أقصى استفادة من أكثر نقاطك إنتاجية في اليوم.
يمكن لبعض الأشخاص زيادة الدقائق إلى أقصى حد في وقت متأخر من الليل ، في حين أن البعض الآخر ، بمجرد أن يعرفوا كيفية الاستيقاظ مبكرًا ، يصلون إليه أول شيء.
16. مندوب.
نشاط آخر لإدارة الوقت يساعد كعادة. هل تحتاج حقًا إلى القيام بذلك ، أم أن هناك شخصًا أكثر ملاءمة يمكنه القيام بذلك؟ تفويض مهام العمل والدقائق التي تقضيها ستكافئك بالساعات المحفوظة.
17. قم بمهمة واحدة في كل مرة.
عادة ما يكون تعدد المهام عكسيًا ، خاصة في العمل. امنح ما تفعله أقرب 100٪ من انتباهك – ستفعله بشكل أسرع وأفضل. قد تتفاجأ أيضًا بمدى استمتاعك بها.
يبدو أن التوتر يتلاشى عندما تعيش وتعمل بهذه الطريقة. بالمناسبة ، الاهتمام بنسبة 100٪ لا يعني بالضرورة بذل جهد بنسبة 100٪.
18. تناسب المهمة مع الوقت.
هل لديك خمس دقائق؟ 20 دقيقة؟ ساعة؟ ماذا يحدث إذا أخذت أكثر من اللازم؟ تقدير الوقت الذي ستستغرقه وتناسبها. كما هو الحال مع جميع أنشطة إدارة الوقت ، يتحسن هذا مع الوعي.
19. قم بأصعب مهمة أولا.
تعمل أنشطة إدارة الوقت الفعالة حقًا على تحرير الفكر وكذلك الوقت ، وهذا يعمل حقًا للقيام بذلك. إذا كان عليك فعل ذلك تمامًا ، فقم بإنجازه حتى لا تفكر فيه طوال اليوم ثم افعله على أي حال عندما تكون أكثر إرهاقًا.
استمتع بشعور الرضا الذي يأتي من إنجازها وبعيدًا عن الطريق.
20. القبض.
هل تثق في ذاكرتك لتخزينها حتى تتمكن من تذكرها كلها؟ لا ، ولا أنا كذلك! أخرجها من رأسك باستخدام “أداة الالتقاط” الأبسط والأكثر قابلية للنقل التي يمكنك تسجيلها واسترجاع ما تريد القيام به.
21. حافظ على مكتب نظيف.
هل حالة مكتبك تعكس حالتك الذهنية؟ فيما يتعلق بالإنتاجية ، فإن تنظيف المكتب الفوضوي يجعل من السهل معالجة كل شيء تقريبًا.
22. Ready-Fire-Aim.
وأنا أكتب هذا ، ابني يلعب البولينج. لديه فرصة لإسقاط الدبابيس عندما يكون جاهزًا و “يطلق النار”. لديه فرصة عندما يصوب ويطلق النار. ليست لديه فرصة إذا كان جاهزًا ويهدف فقط. مهما كان الأمر ، استعد ثم أطلق النار – يمكنك دائمًا إعادة ضبط هدفك.
23. تهدف إلى “جيدة بما فيه الكفاية”.
بالعودة إلى قاعدة 80-20 المذكورة سابقًا ، فإن الوقت الذي يتم قضاؤه في معظم المهام له أفضل نقطة فعالة – عادةً ما تكون نسبة الـ 20٪ الأخيرة بمثابة فخ زمني. الحيلة ، بالطبع ، هي معرفة وقت الإقلاع عن التدخين ومتى تستمر.
واحدة من أكثر أنشطة إدارة الوقت فعالية التي يمكنك القيام بها هي القيام بالأشياء بشكل مناسب.
24. اعرف ما هي النهاية في الواقع. ..
كيف تعرف بالفعل متى تنتهي مهمة ما؟ كلما جعلت الأمر أكثر تحديدًا وقابلية للقياس ، كان من الأسهل معرفة متى يتم ذلك …
25. … في الوقت الراهن.
لا يتم إنجاز العديد من المهام ومعظم المشاريع دفعة واحدة. بمجرد أن تعرف كيفية إيقاف التسويف والبدء ، قد يكون من المغري الاستمرار.
تعرف على الوقت المناسب للتوقف لهذا اليوم والتقدم في مشروع آخر مستمر. النهج “الصغير والمتكرر” سيبقي كل شيء نشطًا ويمنع توقف المشاريع.
26. تبرير النهاية.
عندما تقرر إنهاء شيء ما ، يكون ذلك دائمًا لسبب أساسي – ما عليك سوى معرفة ماهيته. اسأل نفسك لماذا انتهيت من ذلك عندما انتهيت. لا تقلق أو تشعر بالذنب المفرط حيال ذلك. ذكّر نفسك أنك اتخذت ما كنت تعتقد أنه أفضل قرار في ذلك الوقت.
* * *
القراءة عن أنشطة إدارة الوقت الفعالة هي البداية. يرفع الوعي بما يصلح. ولكن لتحقيق أقصى استفادة منها حقًا ، قم بممارستها على مدار اليوم.
يتم تشجيع الناس على استثمار الأموال ، ولكن الاعتراف بأهمية إدارة الوقت والاستثمار في تحسين ذلك يستحق العناء أكثر. يمكن دائمًا إنشاء الأموال ، لكن الوقت محدود.
اجعل التعلم واستخدام بعض أنشطة إدارة الوقت الفعالة أولوية وتحويلها إلى عادات يومية.
ستندهش من النتائج في كل من عملك وحياتك الشخصية.
