إدارة المخزون هي نهج لتتبع تدفق المخزون. يبدأ مباشرة من شراء البضائع وتخزينها ويستمر في تدفق المواد الخام أو المخزون للوصول إلى وحدات التصنيع أو السوق ، على التوالي. يمكن تنفيذ العملية يدويًا أو باستخدام نظام آلي.
عند وصول البضائع إلى المبنى ، تضمن إدارة المخزون استلام هذه العناصر وعدّها وفرزها وترتيبها وتخزينها وصيانتها ، أي المخزون ، والمواد الخام ، والمكونات ، والأدوات ، وما إلى ذلك ، بكفاءة.
لنرى كيف يعمل هذا النظام بأكمله ، يجب أن نفهم أولاً تدفق المخزون في المؤسسة. تم تمثيل نفس الشيء في الرسم البياني التالي:
هنا ، يمكن استخدام البضائع المخزنة في المستودع بالطريقتين التاليتين:
- التوزيع المباشر في السوق ، أي إلى تجار الجملة أو التجار أو تجار التجزئة أو العملاء ؛ أو
- يتم إرسالها إلى وحدات الإنتاج لتصنيع السلع التامة الصنع.
أهداف إدارة المخزون
يتم تنفيذ إدارة المخزون لتبسيط الأنشطة التشغيلية. بعض الأهداف الأساسية التي يتم تنفيذها من أجلها هي كما يلي:
- منع المخزون الميت أو القابلية للتلف : مع مستوى المخزون الأمثل ، فرص الهدر في شكل تلف البضائع أو المخزون الميت.
- تحسين تكلفة التخزين : يقلل من فرص الاحتفاظ بالمخزون الزائد ، حتى أن المتطلبات محددة مسبقًا ، مما يؤدي في النهاية إلى خفض تكاليف التخزين غير الضرورية.
- الحفاظ على مخزون كافٍ : الآن ، لا داعي للقلق من قسم الإنتاج بشأن نقص المواد الخام أو البضائع بسبب الإمداد المستمر بها.
- تعزيز التدفق النقدي : للمخزون تأثير كبير على التدفق النقدي للشركة. من خلال الإدارة الفعالة للمخزون ، يمكن للمؤسسة ضمان السيولة النقدية الكافية لتعزيز كفاءتها التشغيلية.
- تقليل قيمة تكلفة المخزون : عندما يكون هناك شراء مستمر للسلع أو المخزون ، يمكن للمؤسسة أن تطلب خصومات ومزايا أخرى لخفض سعر الشراء.
أنواع إدارة المخزون
أثناء تثبيت نظام إدارة المخزون ، يتعين على المنظمة مراعاة الجوانب المختلفة مثل التكلفة والميزانية والمرافق وإمكانية الوصول.
بالتالي أنواع إدارة المخزون هي:
إدارة مخزون الباركود
نظام الباركود هو نسخته الآلية والمبسطة. يمكن للإدارة معرفة المخزون المتبقي بنقرة واحدة فقط على جهاز الكمبيوتر. تتيح الرموز الشريطية الممسوحة ضوئيًا للبرنامج الحفاظ على مسار جميع المشتريات وتدفق المخزون.
إدارة المخزون المستمر
يربط الرمز الشريطي وتحديد التردد اللاسلكي مع نظام المخزون المحاسبي ، والمخزون المستلم ، وأنظمة نقاط البيع جنبًا إلى جنب مع نظام الإنتاج ، لتتبع مسار حركة المخزون. من المفيد في الغالب لأغراض المحاسبة. ويطلق على هذا أيضًا إدارة المخزون الدائم.
إدارة المخزون الدوري
إنها عملية يدوية ، تُستخدم لتحديد قيمة المخزون الختامي ، لوضعها في دفتر الأستاذ في نهاية السنة المالية. اعتمادًا على الحاجة التنظيمية ، يمكن أيضًا تحليلها كل ثلاثة أشهر. ومع ذلك ، فهي طريقة تستغرق وقتًا طويلاً ، حيث يجب عد المخزون فعليًا.
خطوات عملية إدارة المخزون
لأنها عملية تحديد وحل العوائق المتعلقة بالمخزون. فيما يلي طريقة خطوة بخطوة لتحسين نظام إدارة المخزون في المؤسسة:
الخطوة الأولى: تحديد الثغرات
الخطوة الأولى هي تقييم متطلبات المخزون والمخزون الفعلي للبضائع. أيضًا ، يجب التأكد من أسباب هذه الفجوة بين الطلب والمخزون.
الخطوة الثانية: تحليل طلب المستهلك وأنماط الإنفاق
التنبؤ بطلب السوق له نفس الأهمية. هذا لأنه يساعد المنظمة على تقدير كمية الإنتاج ، مما يؤدي في النهاية إلى الحفاظ على مخزون كافٍ.
الخطوة الثالثة: تقييم التكلفة المتضمنة
يتضمن تنفيذه أنواعًا مختلفة من النفقات مثل التخزين والصيانة والنقل والخصومات الكبيرة وتكاليف سلسلة التوريد. يجب تحليل كل من هذه بشكل جيد.
الخطوة 4: تحديد مدى أتمتة العمليات
ليس من الممكن لكل مؤسسة أتمتة عملية إدارة المخزون بالكامل. ومع ذلك ، يمكن للإدارة التعرف على تلك المجالات المحددة حيث توجد إمكانيات الأتمتة.
الخطوة 5: فحص ممارسات وأداء الموردين
الخطوة التالية هي معرفة ممارسات إدارة مخزون الموردين حيث لا يمكن تنفيذ هذه الإستراتيجية فقط. إذا كان المورد يقاوم التغيير ويميل إلى المضي قدمًا بالوسائل التقليدية ، فإن المنظمة تحتاج إلى البحث عن بائعين بديلين.
الخطوة 6: تصنيف المخزون إلى فئات مختلفة
يجب فصل البضائع إلى فئات مختلفة اعتمادًا على نوع المنتج أو فئة العميل أو تكلفة الصيانة أو هامش الربح.
الخطوة 7: تحديد الأهداف لكل فئة من فئات المخزون
لإدارة وتتبع أداء التقنية المطبقة بكفاءة لكل فئة ، من الضروري تحديد الأهداف الفردية. فهو لا يوفر فقط أساسًا للقياس ولكنه يحدد أيضًا المشكلات والقضايا التي تواجهها في كل فئة من هذه الفئات.
الخطوة 8: تحديد أولويات مجالات التحسين
الآن ، بعد أن أصبحنا على دراية بالمشكلات ، فإن الخطوة التالية هي معرفة كثافة كل قضية وتأثيرها. يجب معالجة المخاوف التي يمكن حلها على الفور أولاً. وبعد ذلك ، ينبغي النظر في العناصر المعقدة والتي تتطلب ترميمًا.
الخطوة 9: أخذ المشورة أو الرأي من الخبراء
تصميم نظام مناسب لإدارة المخزون هو مهمة الموظفين المتخصصين في هذا المجال. وبالتالي ، في هذه المرحلة ، تحتاج المنظمة إلى تعيين مستشارين أو خبراء للحصول على المشورة والرأي بشأن التكنولوجيا الحالية وإصلاح المشكلة ضمن الميزانية المطلوبة.
الخطوة 10: صياغة سياسة مناسبة لإدارة المخزون
الخطوة الأخيرة هي تنفيذ إستراتيجية مرضية لإدارة المخزون للتغيير المطلوب. يجب دمج هذا التحسين كسياسة لإدارة المخزون للتعامل مع التغييرات في الطلب وإضافة قيمة إلى تجربة العملاء.
أهمية إدارة المخزون
أدت التكنولوجيا المتطورة وتفضيلات المستهلك المتغيرة إلى إبراز الحاجة إلى نظام قوي لإدارة المخزون. فيما يلي بعض أهم الأسباب التي تعتبر مفيدة لكل كيان تجاري:
تمكن من تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
يستوعب برنامج ERP العمليات التجارية المختلفة ويربطها. هذه هي مشتريات المخزون والتخزين والإنتاج والموارد البشرية والتمويل والتسويق والمبيعات لبعضها البعض. في هذه العملية ، تساهم إدارة المخزون بدورها في توفير البيانات اللازمة.
إدارة المستودعات المناسبة
يوفر نظام الباركود وتقنيات LIFO و FIFO صورة واضحة للمخزون السابق والحاضر المتاح لدى الشركة لتحسين وظائف التخزين.
كفاءة تقييم المخزون
يوفر التقييم المناسب للأنواع المختلفة للمخزون ، أي المخزون في متناول اليد ، وفتح وإغلاق المخزون ، والمواد الخام ، والسلع التامة الصنع ، وما إلى ذلك. تُستخدم هذه البيانات أيضًا لإعداد ورقة التكلفة.
يدعم إدارة سلسلة التوريد
كونها جزءًا من إدارة سلسلة التوريد ، فهي مسؤولة عن تبسيط جميع عمليات التخزين وتدفق المواد الخام أو المخزون.
يدير عمليات المبيعات
المبيعات ، كما نعلم ، هي عملية مستمرة تعتمد على إنتاج السلع أو الخدمات. إذا كانت هناك إدارة مخزون غير فعالة في المنظمة ، فقد تنشأ فرص عدم توفر المواد الخام للتصنيع.
التحديات التي تواجه إدارة المخزون
أصبحت إدارة المخزون جزءًا لا مفر منه في كيانات الأعمال الهامة. أيضًا ، تبنت العديد من المنظمات الصغيرة هذا المفهوم لتتبع مخزونها والمواد الخام.
ولكن أثناء تنفيذها عمليًا ، يتعين على الشركات التعامل مع القيود التالية:
- نقص المعرفة: قد يفتقر الموظفون في إدارتي الاستلام والتخزين إلى الخبرة المطلوبة والمعرفة الكافية لفصل البضائع العادية والموسمية عن المخزون بالكامل.
- توسيع حافظة المنتجات: أدى طلب العملاء ومتطلباتهم لمجموعة واسعة من المنتجات إلى زيادة حجم المخزون بشكل كبير ، مما يجعل من الصعب إدارته يدويًا.
- تعقيد سلسلة التوريد: تفشل المنظمة ، في بعض الأحيان ، في تتبع المخزون أو البضائع أثناء عملية سلسلة التوريد. علاوة على ذلك ، ليس من الضروري أن يحتفظ شركاء العمل أيضًا بنظام إدارة المخزون ، مما يخلق عقبات.
استنتاج
تعد إدارة المخزون طريقة مفيدة لتبسيط جميع أنشطة التخزين في المنظمة. باستخدام هذه التقنية ، يمكن للشركة الآن الوصول وتحديد مخزونها ومخزونها بكفاءة لتسهيل جميع العمليات التجارية.
كما أثبتت أنها أداة قيمة للحفاظ على متطلبات رأس المال العامل.
