يمكن لبرامج المحاسبة السحابية أن تحدث ثورة في كفاءة مسك الدفاتر لديك، وتبسيط إدارتك المالية وتوفير عرض في الوقت الفعلي لأرقامك الرئيسية. ولكن مع وجود العديد من المنصات في السوق، كيف تعرف أيها يناسبك؟ في هذه المقالة سنغطي المحاور التالية:
- مفهوم المحاسبة السحابية
- فوائد المحاسبة السحابية
- أنواع المحاسبة السحابية
- كيف تعمل المحاسبة السحابية
- الفرق بين المحاسبة التقليدية والمحاسبة السحابية
مفهوم المحاسبة السحابية
في أبسط العبارات، تعني المحاسبة السحابية تخزين البيانات والبرامج والوصول إليها عبر الإنترنت بدلاً من محرك الأقراص الثابتة بجهاز الكمبيوتر الخاص بك. السحابة هي مجرد استعارة للإنترنت. يعود إلى أيام المخططات الإنسيابية والعروض التقديمية التي من شأنها أن تمثل البنية التحتية الضخمة للكمبيوتر الخادم للإنترنت باعتبارها مجرد سحابة بيضاء منتفخة، تقبل الإتصالات وتوزع المعلومات أثناء طفوها.
لقد عطلت السحابة وحولت العديد من الصناعات على مدى السنوات العديدة الماضية، مما سمح للشركات بالعمل بكفاءة أكبر وخفض التكاليف وتضخيم النتائج.
فوائد المحاسبة السحابية
لقد كان نقل المحاسبة من سطح المكتب إلى السحابة قفزة هائلة إلى الأمام في الإدارة المالية، مع إزالة العديد من العيوب وآثار التكلفة للمحاسبة التقليدية من المعادلة. ولكن كيف تفيد المحاسبة السحابية عملك بالضبط؟
فيما يلي المجالات الرئيسية التي يضيف فيها نظام المحاسبة السحابية قيمة حقيقية وملموسة:
الوصول إلى حساباتك في أي مكان
تمنحك المحاسبة السحابية الوصول إلى أرقام أعمالك الرئيسية على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، من أي مكان يمكنك فيه الوصول إلى الإنترنت، مما يلغي الحاجة إلى العمل من جهاز كمبيوتر مركزي واحد في المكتب. قم بتسجيل الدخول عبر متصفح الويب من الكمبيوتر المحمول الخاص بك، أو استخدم تطبيق الهاتف المحمول الخاص بمزود الخدمة للوصول إلى حساباتك من هاتفك أو جهازك اللوحي.
الوصول إلى المعلومات في الوقت الحقيقي
من خلال تحديث مسك الدفاتر والتسوية المصرفية الخاصة بك، يمكنك تحقيق التقارير في الوقت الفعلي. بدلاً من النظر إلى التقارير التاريخية التي تعد أيامًا أو أسابيع أو حتى شهورًا قديمة، لديك نظرة عامة فورية على الوضع المالي الحالي للشركة. تعد هذه النظرة العامة في الوقت الفعلي أمرًا حيويًا عند النظر إلى وضعك النقدي، وتخطيط الإنفاق المستقبلي، وعند اتخاذ قرارات مالية واستراتيجية كبيرة كفريق إداري.
الوصول إلى النظام البيئي للتطبيق
تعني واجهات برمجة التطبيقات المفتوحة أنه يمكنك إضافة مجموعة من تطبيقات وأدوات الطرف الثالث لتوسيع نظام عملك الأساسي. هناك تطبيقات للتنبؤ بالتدفق النقدي وتطبيقات الفواتير عبر الإنترنت وأدوات إدارة المشاريع الخاصة بالصناعة ومجموعة من الحلول العملية الأخرى للإختيار من بينها. تمكّنك هذه الأدوات من توفير المزيد من الوقت وتقليل تكاليف الموارد وتحديد المشكلات مقدمًا، وتخفيف آلام المسؤول غير الضروري الذي يثقل كاهلك بشكل عام.
الإطلاع على الحسابات المصرفية
تقدم العديد من منصات المحاسبة السحابية موجزًا مباشرًا لحساباتك المصرفية، مما يمنحك القدرة على ربط حسابك المصرفي مباشرة بحسابك. بدلاً من إدخال كل سطر كشف حساب بنكي يدويًا، أو تحميل ملفCSV الذي قمت بتنزيله من بوابة الخدمات المصرفية عبر الإنترنت، يقوم الموجز المباشر بسحب بياناتك المصرفية مباشرة إلى حساباتك. يؤدي ذلك إلى تسريع تسوية البنك ويمنحك عرضًا أكثر دقة لرصيدك المصرفي.
العمل دائمًا مع أحدث إصدار من البرنامج
عندما تقوم بتسجيل الدخول إلى نظام المحاسبة الخاص بك في السحابة، فأنت تستخدم دائمًا أحدث إصدار من البرنامج. ليست هناك حاجة للتحديثات التي تستغرق وقتًا طويلاً والمكلفة ما عليك سوى تسجيل الدخول وبدء العمل. بالإضافة إلى ذلك، لا يتعين عليك أن تكون مسؤولاً عن تطبيق إصلاحات الأمان سيتولى موفر البرنامج الخاص بك التعامل مع ذلك تلقائيًا.
تبادل آمن للبيانات
عندما تعمل مع محاسبك أو مصرفك أو مستشارين آخرين، يمكنك بسهولة منح حق الوصول إلى حساباتك باستخدام برامج المحاسبة السحابية. ليست هناك حاجة لوحدات ذاكرة USB أو إرسال رسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا. يتمتع مستشاريك بوصول آمن إلى جميع معلوماتك المالية في الوقت الفعلي. هذا أسرع وأكثر أمانًا ويمنح مستشاريك المعلومات اللازمة لدعمك وتقديم المشورة لك، للمضي قدمًا.
أنواع المحاسبة السحابية
SaaS (البرنامج كخدمة): يمكن لموظفيك الوصول إلى جميع البرامج والتطبيقات اللازمة لأداء مهامهم من خلال واجهة عن بُعد، يمكن الوصول إليها من خلال اتصال إنترنت بسيط. يعد نظام تأجير الخدمات مفيدًا، خاصة بالنسبة للشركات التي ليس لديها ميزانية كافية للحصول على تراخيص تشغيل للبرامج الإحترافية. الأدوات التعاونية (مثل Office 365 أو G Suite) والمراسلة هي الأدوات الأساسية المتوفرة في وضع SaaS. ولكن هناك العديد من الوحدات القابلة للتطوير التي يمكن إضافتها، مثل CRM أو برنامج تخطيط موارد المؤسسات، على سبيل المثال.
IaaS (البنية التحتية كخدمة): مع السحابة في وضع IaaS، يتم الإستعانة بمصادر خارجية لنظام تكنولوجيا المعلومات ككل واستضافته بواسطة مزود الخدمة. يتضمن ذلك جزء البرنامج (البرامج والتطبيقات) ولكن أيضًا جزء الأجهزة (الخوادم والشبكات). يمكن للشركات التي ليس لديها الوسائل الكافية للحصول على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بها الإستفادة من هذه التكنولوجيا. يتم دعم عمليات الصيانة والتحديث بشكل كامل من قبل مزود الخدمة.
PaaS (النظام الأساسي كخدمة): يمكن للشركات التي تحتاج إلى بيئة تقنية أكثر تعقيدًا، من أجل تطوير تطبيقاتها الخاصة على سبيل المثال، أن تتحول إلى المحاسبة السحابية في وضع PaaS. تدعم هذه البيئة لغات البرمجة المعقدة وتوفر مساحة تخزين كبيرة لاستضافة عدد كبير من قواعد البيانات.
كما رأينا، هناك أنواع مختلفة من المحاسبة السحابية. لكن نوع الخدمات السحابية ليس هو المعيار الوحيد الذي يجب أخذه في الإعتبار عند الرغبة في التحول إلى المحاسبة السحابية. هناك تطبيقات مختلفة تقدم مستويات مختلفة من الأمان والتخصيص.
السحابة العامة: يتم تخزين موارد تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالشركة على خادم مشترك، بمعنى آخر يتم مشاركتها بين العديد من العملاء، ويمكن الوصول إليها عبر الإنترنت. يتم تقسيم هذه الخوادم لمنع تسرب البيانات.
السحابة الخاصة: كما يوحي اسمها، فهي مخصصة لمستخدم واحد. تتمثل ميزة السحابة الخاصة في المستوى العالي من الأمان، المعزز باتصال VPN. يتم إدارة السحابة الخاصة من قبل الشركة نفسها أو مقدم الخدمة.
السحابة المختلطة: تستخدم الشركة كلا من السحابة الخاصة والسحابة العامة لتنفيذ أنشطة معينة. على سبيل المثال، يتم استخدام السحابة العامة من قبل الموظفين للمهام التشغيلية، بينما يتم استخدام السحابة الخاصة لاستضافة موقع التجارة الإلكترونية للشركة أو بياناتها المالية، لتقليل مخاطر القرصنة.
سحابة المجتمع: نادرًا ما يتم استخدامها، فهي تتكون من مشاركة مساحة معينة بين عدة شركات لها نفس المتطلبات من حيث الأمان والسرية. لذلك فهي تشبه السحابة الخاصة المشتركة.
كيف تعمل المحاسبة السحابية
يشترك المستخدمون في أحد حلول برامج المحاسبة عبر الإنترنت وينقلون كتبهم إلى السحابة. منذ ذلك الحين، يمكنهم الوصول إلى حساباتهم من أي متصفح ويب أو من تطبيق على هواتفهم. يقوم معظم المستخدمين بتوصيل البرنامج بحسابهم المصرفي التجاري، بحيث تتدفق المعاملات المصرفية تلقائيًا من البنك إلى الدفاتر. هذا يوفر عليهم الكثير من إدخال البيانات.
الفرق بين المحاسبة السحابية والمحاسبة التقليدية
برامج المحاسبة التقليدية
قبل السحابة، كانت معظم برامج المحاسبة تعتمد على سطح المكتب. بمعنى آخر، تم تثبيت التطبيق الفعلي وتشغيله من القرص الصلب لجهاز كمبيوتر سطح المكتب في مكتبك. هذا له عدد من العيوب، بما في ذلك الوصول المحدود إلى بياناتك، والحاجة إلى تحديثات البرامج المستمرة والتكلفة المستمرة لعمل نسخة احتياطية من كل هذه المعلومات المالية.
برامج المحاسبة السحابية
المحاسبة السحابية (أو المحاسبة عبر الإنترنت) لها نفس الوظائف مثل محاسبة سطح المكتب، ولكنها تنقل العملية برمتها إلى السحابة وتتوسع فيها. لا يوجد تطبيق سطح مكتب ثابت حيث يمكنك تسجيل الدخول عبر الإنترنت بشكل دائم ومن أي متصفح في أي مكان، ويتم تخزين جميع البيانات بأمان على خادم سحابي. تحتوي معظم الأنظمة الأساسية السحابية أيضًا على واجهة برمجة تطبيقات مفتوحة، مما يعني بشكل أساسي أن برنامج الطرف الثالث يمكنه الإتصال بنظامك لتوفير قيمة إضافية لك بصفتك مالكًا للأعمال.
