ما هي الحسابات الدائنة؟
الذمم الدائنة هي المبلغ الإجمالي لالتزامات الفرد قصيرة الأجل بالدفع للموردين مقابل المنتجات والخدمات التي تم شراؤها بالدين. إذا لم يتم دفع الحسابات المستحقة الدفع ضمن شروط الدفع المتفق عليها مع المورد، فإن الدائنين يعتبرون متخلفين، مما قد يؤدي إلى دفع غرامة أو فائدة، أو إلغاء أو تقليص الائتمان الإضافي من المورد. يمكن أن يشير المصطلح أيضًا إلى القسم الذي يعالج الذمم الدائنة.
تعتبر الحسابات الدائنة مصدرًا للنقد، لأنها تمثل الأموال التي يتم اقتراضها من الموردين. عندما يتم دفع الحسابات المستحقة الدفع، فإن هذا يعد استخدامًا للنقد. بالنظر إلى اعتبارات التدفق النقدي هذه، لدى الموردين ميل طبيعي للضغط من أجل شروط دفع أقصر، بينما يرغب الدائنون في إطالة شروط الدفع. عندما يكون النشاط التجاري يعاني من نقص في النقد، تفرض الإدارة في كثير من الأحيان تأجيل سداد الحسابات المستحقة الدفع، لأن هذا يمثل قرضًا بدون فائدة من الموردين.
محاسبة الحسابات الدائنة
تتمثل المحاسبة العادية للحسابات الدائنة في الخصم إما من حساب المصروفات أو الأصول المرتبط بالشراء، وإيداع حساب الذمم الدائنة (وهو حساب التزام). عندما يتم دفع الالتزام، يكون الإدخال خصمًا على حساب الحسابات الدائنة (وبالتالي إلغاء الالتزام) وائتمانًا للحساب النقدي (تقليل الرصيد في ذلك الحساب). تستخدم هذه المحاسبة في نظام مسك الدفاتر مزدوج القيد.
عندما يتم تسجيل حسابات الدفع الفردية، يمكن القيام بذلك في دفتر الأستاذ الفرعي للدائنين، وبالتالي الحفاظ على عدد كبير من المعاملات الفردية من تشويش دفتر الأستاذ العام. بدلاً من ذلك، إذا كان هناك عدد قليل من الذمم الدائنة، فقد يتم تسجيلها مباشرة في دفتر الأستاذ العام. تظهر الحسابات الدائنة داخل قسم المسؤولية الحالية في الميزانية العمومية للكيان.
أمثلة على الحسابات الدائنة
يتم إنشاء حساب مستحق الدفع عندما يقدم المورد خدمات أو يسلم سلعًا لم يتم الدفع نقدًا على الفور. أمثلة على هذه المعاملات هي تسليم البضائع إلى مستودع الشركة لإعادة بيعها، أو توفير اللوازم المكتبية، أو المسؤولية المتكبدة عند بدء الاشتراك في المجلة، أو عندما تدخل شركة ما في اتفاقية إيجار، أو عندما توفر المرافق المحلية الكهرباء لرجال الأعمال. الأنواع الأخرى من الذمم الدائنة التي لا تعتبر حسابات دائنة هي الأجور المستحقة الدفع وأوراق الدفع.
إجراءات الحسابات الدائنة
من وجهة نظر الإدارة، من المهم بعض الشيء أن يكون لديك سجلات دقيقة للحسابات الدائنة، بحيث يتم الدفع للموردين في الوقت المحدد ويتم تسجيل الالتزامات بالكامل وفي غضون الفترات الزمنية الصحيحة. خلاف ذلك، سيكون الموردون أقل ميلًا لمنح الائتمان، وقد تكون النتائج المالية للشركة غير صحيحة. هذا يعني أنه يجب معالجة الحسابات الدائنة وفقًا لإجراء صارم يتم اتباعه بنفس الطريقة تمامًا في كل مرة. يتضمن هذا الإجراء الأنشطة المذكورة أدناه.
الخطوة 1. استلام فواتير المورد
يتم توجيه جميع فواتير الموردين على الفور إلى قسم المدفوعات بمجرد استلامها. قد تكون هذه خطوة معالجة صعبة، حيث ربما تم إرسال الفواتير إلى الشخص الذي يأذن بالشراء، أو ربما إلى شركة تابعة. في كلتا الحالتين، يجب أن يكون هناك متطلبات مؤكدة للمستلم لإرسال الفاتورة على الفور إلى قسم المدفوعات. مصدر قلق خاص هو عندما يتم إرسال الفواتير إلى الأشخاص الذين لم يعودوا يعملون لدى الشركة – ربما عن طريق البريد الإلكتروني ؛ إذا كان الأمر كذلك، فقد يتطلب الأمر استفسارات متكررة من المورد قبل العثور على الفاتورة.
الخطوة الثانية. مراجعة تفاصيل الفواتير
يجب فحص كل فاتورة مستلمة للتحقق مما إذا كانت الشركة مدينة بالفعل بالمبلغ المحدد، وكذلك لتحديد ما إذا كانت تحتوي على كميات الوحدة الصحيحة وأسعار الوحدات وتاريخ الدفع. إذا لم يكن الأمر كذلك، يجب على قسم المدفوعات الاتصال بالمورد لطلب إرسال فاتورة مصححة. قد يقارن القسم أيضًا الفاتورة بأمر الشراء المفوض للتأكد من الموافقة على التسليم، ومقارنته باستلام المستندات للتأكد من استلام مبالغ الفواتير بالفعل. أيضًا، اعتمادًا على حد موافقة الشركة، قد يكون من الضروري الحصول على موافقة المشرف قبل دفع الفاتورة.
الخطوة 3. تحديث السجلات المحاسبية
بمجرد اكتمال الخطوة السابقة، يتم تسجيل الفاتورة في نظام محاسبة الشركة، باستخدام تاريخ الفاتورة كتاريخ الإدخال. يعتمد تاريخ الدفع على تاريخ الفاتورة. على سبيل المثال، إذا كان تاريخ الفاتورة هو 1 سبتمبر وكان يجب دفعها في غضون 30 يومًا، فسيتم تسجيل الدخول اعتبارًا من 1 سبتمبر، حتى يقوم نظام المحاسبة بدفعها في 30 سبتمبر.
الخطوة 4. ادفع للموردين
في كل تاريخ دفع مجدول، يقوم المحاسب بتشغيل سجل شيكات أولي ومراجعته للتأكد من أن جميع المدفوعات المذكورة يجب أن تتم. إذا لم يكن الأمر كذلك، فسيتم وضع علامة عليها ليتم دفعها في وقت لاحق. تتم المدفوعات المتبقية، إما باستخدام الشيكات أو المدفوعات الإلكترونية. اعتمادًا على الضوابط المستخدمة، قد تحتاج هذه المدفوعات إلى الموافقة عليها قبل إصدارها.
عرض الحسابات الدائنة
يتم تصنيف الذمم الدائنة دائمًا تقريبًا على أنها خصوم متداولة. هذا بسبب استحقاق السداد بشكل عام في غضون فترة زمنية قصيرة، مثل 30 يومًا من تاريخ الفاتورة. وبالتالي، تظهر الحسابات الدائنة عادةً بالقرب من الجزء العلوي من قسم الخصوم في الميزانية العمومية، وعادةً ما تظهر كبند أول معروض. في تلك الحالات النادرة التي لا يكون فيها الحساب مستحق الدفع لأكثر من عام، يتم تصنيفها كالتزام طويل الأجل، وبالتالي يتم عرضها بشكل أقل في الميزانية العمومية، بين قسم الخصوم المتداولة وقسم حقوق الملكية.
أفضل ممارسات الحسابات الدائنة
هناك طرق متعددة لتحسين تشغيل عملية الحسابات الدائنة. الأول هو مطالبة جميع الموردين الجدد بملء نموذج W-9 قبل أن يتم الدفع لهم في البداية. هذه هي النقطة الوحيدة التي تمتلك فيها الشركة نفوذًا عليها للحصول على النموذج، بحيث يمكنها إصدار نموذج 1099 بعد نهاية العام. أفضل ممارسة أخرى هي التحميل الفوري لجميع فواتير الموردين المستلمة في نظام المحاسبة ثم بعد ذلكالحصول على موافقة المدير ؛ يضمن هذا النهج عدم تأخير مدفوعات الموردين، وبالتالي تجنب شكاوى الموردين. من أفضل الممارسات الأخرى استخدام الموافقات السلبية، حيث يُفترض أن المديرين وافقوا على كل فاتورة ما لم يذكروا خلاف ذلك ؛ يؤدي القيام بذلك إلى تقليل الجهد المطلوب للحصول على موافقات المدير للفواتير. أفضل ممارسة أخرى هي إجراء المدفوعات الإلكترونية، وبالتالي تبسيط عملية الدفع ؛ الشيكات المطبوعة والبريدية أقل كفاءة. تهدف كل هذه الممارسات الفضلى إلى تحسين كفاءة عملية الدفع.
المدفوعات التجارية مقابل الذمم الدائنة غير التجارية
الذمم التجارية الدائنة عبارة عن مبلغ يتم إرسال فاتورة به إلى الشركة من قبل مورديها مقابل البضائع التي يتم تسليمها أو الخدمات التي تستهلكها الشركة في سياق الأعمال المعتاد. يتم إدخال مبالغ الفواتير هذه، إذا تم دفعها بالائتمان، في وحدة الحسابات الدائنة في برنامج محاسبة الشركة، وبعد ذلك تظهر في تقرير تقادم الحسابات الدائنة حتى يتم دفعها. لا تعتبر أي مبالغ مستحقة للموردين يتم دفعها نقدًا على الفور ذمم دائنة تجارية، لأنها لم تعد التزامًا. يتم تسجيل الذمم الدائنة غير التجارية، مثل المصروفات المستحقة أو توزيعات الأرباح أو الأجور المستحقة الدفع، في حسابات أخرى من أجل التعرف عليها بسهولة أكبر.
يتمثل أحد الاختلافات الرئيسية بين الدائنين التجاريين والذمم الدائنة غير التجارية في أن الدائنين التجاريين يتم إدخالها عادةً في نظام المحاسبة من خلال وحدة حسابات خاصة للدائنين تقوم تلقائيًا بإنشاء الإدخالات المحاسبية الضرورية، في حين يتم عادةً إدخال الذمم الدائنة غير التجارية في النظام باستخدام دفتر يومية دخول.
الذمم الدائنة مقابل الذمم المدينة
عكس الذمم الدائنة هو الذمم المدينة، وهي التزامات قصيرة الأجل مستحقة الدفع لشركة من قبل عملائها. يتمثل الاختلاف الأساسي بين الاثنين في أن الحسابات الدائنة تمثل الالتزامات قصيرة الأجل للشركة تجاه مورديها، بينما تمثل الذمم المدينة الالتزامات قصيرة الأجل للعملاء تجاه الشركة. الفرق الآخر هو أن الذمم الدائنة يتم تصنيفها على أنها التزام قصير الأجل، بينما يتم تصنيف الذمم المدينة كأصل قصير الأجل. أيضًا، يتم تسجيل حساب مستحق الدفع مع وجود دائن لحساب الذمم الدائنة، بينما يتم تسجيل حساب مستحق مع خصم على حساب الذمم المدينة.
هل الحسابات الدائنة هي مصروفات تجارية؟
الذمم الدائنة هي جميع الخصوم المتداولة المستحقة للموردين والأطراف الأخرى. على هذا النحو، الحسابات الدائنة هي حساب المسؤولية ؛ انها ليست مصاريف تجارية. وبسبب هذا الاختلاف، يتم ذكر الحسابات الدائنة كبند في قسم الخصوم المتداولة في الميزانية العمومية، بينما يتم تضمين مصروفات الأعمال ضمن بنود متعددة في بيان الدخل.
شروط مشابهة للحسابات الدائنة
تُعرف الحسابات الدائنة أيضًا باسم الدائنين أو الدائنين التجاريين.
