يمكن اعتبار تقنيات إدارة المخزون أداة مفيدة في أيدي الإدارة. إنه يضمن توافر النوع المناسب من المخزون، في الوقت المناسب ، في المكان المناسب وبالكمية المطلوبة. كما أنها تمكن المديرين من مطابقة المخزون المعروض في دفاتر الحسابات مع ذلك المتاح.
مثال: وجدت صناعة الملابس الجاهزة أنها زادت مبيعاتها في السنة المالية 2018-2019 بنسبة 33٪. ومع ذلك، أظهر بيان التدفق النقدي رصيدًا منخفضًا للغاية، مما يشير إلى أن الشركة تفتقر إلى رأس مال تشغيلي كافٍ.
عند تحليل دفاتر الحسابات، تبين أن الشركة قد أوقفت رأس مالها العامل في المخزون الفائض.
تم الحفاظ على المخزون بكميات كبيرة تشغل مساحة المستودع، مما يتطلب تكلفة صيانة عالية وحتى أن بعض المخزون أصبح قديمًا.
كل هذا هو نتيجة إدارة المخزون دون المستوى وغير المخطط لها.
قبل البدء بشرح كل من هذه الطرق ؛ يرجى ملاحظة أنه لا توجد طريقة مثالية لإدارة المخزون. بدلاً من ذلك، يمكن للمؤسسة استخدام أسلوب واحد أو أكثر لتخطيط المخزون وإدارته وتحسينه.
الآن دعنا ننتقل إلى الوصف التفصيلي لتقنيات إدارة المخزون المختلفة:
أول ما يدخل، يخرج أولًا (FIFO)
أولاً، ما يرد أولاً هو أبرز طريقة لتقييم المخزون لإدارة البضائع القابلة للتلف. وتشمل هذه الزهور والفواكه والخضروات والأسماك ومنتجات اللحوم ومنتجات الألبان والمواد الكيميائية والمستحضرات الصيدلانية.
تنص FIFO على أن البضائع التي تم استلامها أولاً (المخزون القديم) يجب استهلاكها في البداية. وبالتالي، تقليل تلف تلك البضائع التي لها مدة صلاحية قصيرة.
لهذا الغرض، يجب أن يضمن المتجر المسؤول الترتيب المناسب للمخزون. يجب أن يتم وضع أحدث الدُفعات في الرفوف الأخيرة، بينما يجب وضع الأقدم في المقدمة.
إحدى طرق تنظيم البضائع هي من خلال أرقام الدُفعات أو تواريخ انتهاء الصلاحية.
في أعمال إعادة البيع، تعمل هذه الطريقة أيضًا على تحسين مخزون العناصر غير القابلة للتلف التي شغلت مساحة المتجر منذ فترة طويلة.
عندما يكون المنتج نفسه جاهزًا لإطلاقه بميزات جديدة، شكل أو عبوة أو تصميم ؛ يتم استخدام FIFO لتجنب تقادم المخزون القديم المتبقي.
آخر ما يدخل، آخر ما يخرج (LIFO)
آخر ما تم الحصول عليه هو تقنية تقييم المخزون المستخدمة للسلع غير القابلة للتلف والمتجانسة. بعضها طوب، أسمنت، حجارة، رمل، إلخ.
نظرًا لأن هذا النوع من المخزون يتم ترتيبه عادةً في أكوام، فإن أحدث عقد يكون في الأعلى. لذلك، يجب استخدام السلع الأحدث أولاً، متبوعًا بالمخزون الأقدم، والذي يوجد في الأسفل.
رغم ذلك، تُظهر هذه التقنية بيان دخل متفوق ؛ و تبلغ قيمة الميزانية العمومية سيئة مع المخزون القديم.
أيضًا، تحظر المعايير الدولية لإعداد التقارير المالية (IFRS) والمعايير المحاسبية للمؤسسات الخاصة (ASPE) استخدام LIFO في المحاسبة. في الولايات المتحدة، لم تفرض مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP) أي قيود من هذا القبيل.
كمية الأمر الاقتصادي (EOQ)
يتم استخدام EOQ كطريقة لإدارة المخزون لتقدير الكمية المثلى من المواد التي سيتم شراؤها. إنه لتلبية متطلبات الإنتاج بحيث تكون تكلفة صيانة المخزون في حدها الأدنى.
فيما يلي الهدفان الرئيسيان لـ EOQ:
الهدف الأساسي من هذه الطريقة هو تقليل إجمالي تكلفة المخزون. تتضمن هذه التكاليف تكلفة الأمر، ومصروفات الاحتفاظ، وتكلفة النقص.
بعد ذلك، تأكد من طلب الكمية الصحيحة من البضائع في كل دفعة. لن يقلل فقط من تواتر تقديم الطلب ؛ ولكنها ستحتفظ أيضًا بفحص المخزون الفائض.
صيغة EOQ لإدارة المخزون هي:EOQ لإدارة المخزون
حيث:
Q هي وحدات الطلب المثلى ؛
D هو الطلب الدوري (بالوحدات) ؛
S هي تكلفة كل طلب شراء ؛
H هي تكلفة الحيازة السنوية لكل وحدة.
في وقت لاحق، تم تطوير نموذج EOQ الخاص بشركة Baumol كأسلوب لإدارة النقد للحفاظ على المستوى الأمثل للنقد في الأعمال.
تحليل ABC
طريقة أخرى لمراقبة المخزون هي تحليل ABC الذي يسرد البضائع تحت ثلاث فئات على النحو التالي:
- أ، أي، مهم للغاية : هذه هي البضائع التي تكلفتها مرتفعة، وبالتالي، يتم الاحتفاظ بها بكميات صغيرة.
- ب، أي، مهم إلى حد ما : وهو يشكل المخزون الذي يحتوي على متوسط قيمة يتم الاحتفاظ بها بالكمية العادلة.
- C، أي أقل أهمية : هذه البضائع متوفرة بكميات ضخمة بسبب قيمتها أو تكلفتها المنخفضة
وبالتالي، فإن الفئة A مكلفة للغاية، وتتطلب مراقبة مستمرة من خلال EOQ، والتحقق الدوري من الكمية المتاحة، وميزنة المخزون، وتحليل النسب.
يجب طلب البضائع التي تندرج تحت الفئة ب وفقًا لمتطلبات السوق أو الإنتاج.
علاوة على ذلك، فإن تلك التي تنتمي إلى الفئة C لا تتطلب الكثير من التحكم. بدلاً من ذلك، يكفي نهج مراقبة التكلفة فقط لمثل هذه السلع.
تصنيف حيوي وأساسي ومرغوب (VED)
يستخدم تصنيف VED في الغالب في الصناعات التي تستخدم فيها الآلات للإنتاج. يميز المخزون حسب أهمية استخدامه إلى الفئات الثلاث التالية:
- العناصر الحيوية : تسمى العناصر التي تدل على شريان الحياة لعملية الإنتاج على أنها عناصر حيوية. في غياب هذه، ستتوقف العملية برمتها.
- أساسي : تكلفة مخزون العناصر الأساسية مرتفعة جدًا. وبالتالي، فإن غيابهم يؤدي إلى خسارة كبيرة.
- مرغوب فيه : العناصر المرغوبة لا تعيق الإنتاج على الفور ولديها أيضًا مخزون ضئيل من التكلفة.
في التصنيف أعلاه، يمكننا أن نرى أن العناصر الأساسية لها أهمية قصوى لأن عدم توفرها سيؤدي إلى إيقاف عملية الإنتاج مؤقتًا. تتكون هذه العناصر عادة من آلات تتطلب تحكمًا مفرطًا.
إسقاط الشحن
دروبشيبينغ هو ذلك النوع من الأعمال الذي يضمن مراقبة المخزون للبائعين. لا تحتفظ المنظمة بأي مخزون.
عند استلام الطلب من أحد العملاء، تقوم الشركة بإرساله إلى الشركة المصنعة أو المورد أو تاجر الجملة. وبعد ذلك، يقوم البائع بشحن المنتج مباشرة إلى العميل.
وبالتالي، فإن توزيع البضائع له المزايا التالية:
- الحد الأدنى من تكلفة المخزون ؛
- الاستثمار الضئيل في بدء التشغيل ؛
- قابلية التوسع مع مخاطر منخفضة ؛
- الحد الأدنى من مصاريف تنفيذ الطلب.
التخطيط للطوارئ
يمكن اعتبار استراتيجية الطوارئ كخطة احتياطية . وبالتالي، فإن هذا النوع من تقنيات إدارة المخزون يساعد في التعامل مع أي من ظروف العمل السلبية التالية:
- نقص المساحة في المستودعات ؛
- تقييم أو حساب مخزون خاطئ ؛
- نفاد مخزون البائع ولا يمكنه الوفاء بالمواعيد النهائية للطلب ؛
- تؤدي الزيادة المفاجئة في الطلب إلى المبالغة في تقييم المخزون ؛
- توقف الصانع أو البائع عن التعامل في سلع معينة دون أي معلومات مسبقة ؛
- نفد رأس المال العامل الكافي للشركة للحصول على المنتجات الأساسية.
في هذه الطريقة، يجب على المنظمة توقع المخاطر المتعلقة بالمخزون وتأثيرها. وفقًا لذلك، يجب أن تخطط للإجراءات التي سيتم اتخاذها، في حالة ظهور أي من المشكلات المذكورة أعلاه.
إلى جانب ذلك، يجب بذل جهد مستمر لبناء علاقات عامة قوية من أجل وجود طويل الأمد.
لذلك، يعد التخطيط للطوارئ ضروريًا للإدارة الفعالة للمخزون.
التنبؤ الدقيق
يلعب تحليل الطلب في السوق وتقدير المبيعات دورًا مهمًا في إدارة المخزون. إذا كانت المنظمة تفتقر إلى المعلومات المناسبة حول عدد محدد من وحدات المبيعات المستقبلية، فهناك فرص كبيرة لهدر أو نقص المخزون.
في حين أن التنبؤ الدقيق بالطلب يجب على المنظمة النظر في العوامل التالية:
- ظروف اقتصادية؛
- اتجاهات السوق
- الإعلانات والترويج المخطط لها ؛
- تكلفة التسويق
- معدل نمو المستهلكين ؛
- التأثير الموسمي على الطلب ؛
- سجل مبيعات العام الماضي.
تعيين مستويات PAR
يشير الحد الأدنى لمخزون الأمان أو مستوى التجديد التلقائي الدوري (PAR) إلى إنشاء معايير الحد الأدنى للمخزون لكل نوع من أنواع البضائع. إذا انخفض المخزون عن الحد المعين، فهذا مؤشر على أن الحد الأدنى الجديد يجب أن يتم وضعه.
لاتخاذ مثل هذا القرار، يحتاج مدير المتجر إلى تحليل وتيرة المبيعات أو فترة الإنتاج والمشتريات. مع طلب السوق المتغير، والقدرة الإنتاجية، وقدرة التخزين، وتكلفة الصيانة وعوامل أخرى مختلفة ؛ يمكن تغيير مستويات PAR.
لذلك، يجب على المنظمة مراجعة مستويات PAR مع الأخذ في الاعتبار هذه العوامل، من وقت لآخر. في غياب المدير، تساعد مستويات مخزون السلامة الموظفين على اتخاذ قرارات شراء المخزون الفوري .
تجهيز الجرد
تجميع المنتجات كما نسميها هو طريقة لإنشاء حزمة من خلال تجميع المنتجات المختلفة وتغليفها وتسويقها معًا كوحدة واحدة.
في إدارة المخزون، عند بيع الحزمة، يقوم النظام تلقائيًا بربط بيع الحزمة ببيع العناصر المضمنة فيها، بشكل منفصل.
فيما يلي بعض فوائد هذه الطريقة:
- البيع التلقائي للمنتجات المختلفة يساعد على تقليل تقادم المخزون ؛ مع تخليص المخزون القديم.
- يقلل من إجمالي تكاليف التخزين والصيانة والشحن.
- يبدأ تتبع المخزون والحد الأدنى من الصيانة.
- يحسن متوسط قيم الطلب ويعزز إيرادات المبيعات.
Just-In-Time (JIT) إدارة المخزون
Just-in-time هي إحدى تقنيات إدارة المخزون اليابانية، والتي تؤكد على الاحتفاظ بـ ” مخزون صفري “.
كما يوحي الاسم، فإنه يشير فقط إلى الحفاظ على هذا القدر من المخزون المطلوب في الوقت الحاضر، لتنفيذ عملية الإنتاج أو التجارة.
تتلقى بعض المؤسسات الطلب أولاً من العملاء، ثم يشرعون في أنشطة شراء وتصنيع المخزون.
فيما يلي المزايا المختلفة لـ JIT:
- تستفيد JIT من خلال طلب المخزون الجديد فقط عندما يكون المخزون القديم على وشك الانتهاء. وبالتالي، فإنه يقلل من تقادم أو انتهاء صلاحية المخزون الحالي.
- يضمن تدفق نقدي إيجابي ، مع وجود رأس مال عامل أقل في المخزون.
- كما ينص على تحسين تكلفة المخزون عن طريق تقليل مصاريف التخزين والتأمين.
ومع ذلك، فإن أحد أهم عيوب هذه التقنية هو أنها قد تؤدي إلى نفاد المخزون. نظرًا لوجود احتمال فشل فريق المشتريات في طلب البضائع في الوقت المحدد أو تأخير تسليم المخزون.
تخطيط متطلبات المواد (MRP)
تُعرف باسم طريقة MRP، وهي نهج تحليلي. يضع المدير الأمر مع البائعين، للمخزون الجديد فقط بعد معرفة طلب السوق وتوقعات المبيعات، المكتسبة من مجالات العمل المختلفة.
للمصنعين والتجار وتجار الجملة والبائعين ؛ إنها تقنية مفيدة لأنها توفر تحسينًا لمخاطر الأسعار وتقلل أيضًا من عدم اليقين في المخزون الزائد.
إدارة المخزون الدائم
إنه نظام جرد مستمر يساعد في التتبع المنتظم لتحركات المخزون في الوقت الفعلي.
في هذه الطريقة، يتم تحديث المخزون على الفور في دفاتر الحسابات، بمجرد إجراء شراء أو بيع البضائع.
وبالتالي، يعد هذا أسلوبًا متفوقًا على نظام الجرد الدوري الذي يبدأ فقط في إجراء فحص عرضي أو عشوائي للمخزون من خلال العد المادي للبضائع.
فيما يلي النقاط الإضافية المختلفة لنظام الجرد الدائم:
- التنبؤ الفعال بالمخزون ؛
- التسجيل الفوري لمعلومات المخزون ؛
- المختصة من حيث الوقت والتكلفة ؛
- خالية من الأخطاء بسبب البيانات التي تم التحقق من صحتها.
جرد سريع، بطيء وغير متحرك (FSN)
تتمثل الوظيفة الحاسمة لتقنية مخزون FSN في فهم مدى تكرار استهلاك منتج معين للإنتاج أو التجارة. دعونا الآن نستعرض عناصره الثلاثة التالية:
- الجرد سريع الحركة : يُطلق على البضائع التي يمكن بيعها أو استهلاكها بكميات كبيرة اسم مخزون سريع الحركة. معدلات دوران المخزون من هذا المخزون مرتفعة للغاية.
- الجرد بطيء الحركة : يتم تصنيف المخزون الذي لا يتم استهلاكه والذي يؤدي في كثير من الأحيان إلى انخفاض معدل الدوران، ضمن المخزون بطيء الحركة.
- الجرد غير المتحرك : بعض البضائع في المستودع تخرج عن الطلب وبالتالي تصبح قديمة. في كثير من الأحيان، يؤدي هذا المخزون غير المتحرك إلى مخزون ميت.
يجب على المدير اتخاذ خطوات لاستخدام أو القضاء على المخزون غير المتحرك لإنشاء مساحة في المستودع. أيضًا، يجب تخزين البضائع بطيئة الحركة بكميات محدودة لتجنب فرص التقادم.
من ناحية أخرى، يجب الاحتفاظ بالمخزون سريع الحركة بكميات كافية لإنتاج أو توريد السلع دون انقطاع.
تتبع الدفعة
في جميع مراحل إدارة سلسلة التوريد ، يتم تسجيل البضائع وتتبعها وفقًا لأرقام الدُفعات الخاصة بها، وذلك لتسهيل تتبع القطع.
يستخدم على نطاق واسع لمعرفة مكان المخزون، من استلامه وتخزينه إلى الإنتاج أو المبيعات. حتى أنه يتتبع تاريخ انتهاء صلاحية المنتجات (إن وجد).
فيما يلي فوائد تتبع الدُفعات للمؤسسات:
- يعد تتبع الدُفعات طريقة أكثر كفاءة لإدارة المخزون عند مقارنتها بالعملية اليدوية.
- إنه يحسن علاقة البائعين من خلال تحديد واختيار الموردين البارزين.
- يساعد على تحديد المنتجات المعيبة دفعة واحدة، وبالتالي يقلل من فرص الخسارة.
- A نظام قوي لمراقبة الجودة يمكن أن تنشأ من خلال نظام التتبع الكثير. نظرًا لأن تاريخ انتهاء صلاحية كل منتج أو دفعة معروفة، تقل فرص تدهور الجودة.
استنتاج
لقد رأينا أن إدارة المخزون مهمة حيوية لأي مؤسسة تجارية. في الشركات الكبيرة، تصبح هذه العملية أكثر تعقيدًا. وبالتالي، دخلت الطرق الآلية لإدارة المخزون حيز التنفيذ لتبسيط العملية برمتها.
لقد ناقشنا الطرق الأكثر شيوعًا أعلاه. بخلاف هذه، هناك العديد من التقنيات الصغيرة التي تسهل أيضًا عملية إدارة المخزون. بعض هذه تشمل نسبة دوران المخزون، ومراجعة المخزون المنتظم، ونظام الجرد الدوري، وحساب الدورة، والطلب الخلفي، والشحن، وما إلى ذلك.
