تعريف شجرة الحسابات
يتكون مخطط الحسابات من حسابات الميزانية العمومية (الأصول والخصوم وحقوق المساهمين) وحسابات بيان الدخل (الإيرادات والمصروفات والمكاسب والخسائر). يمكن توسيع مخطط الحسابات وتخصيصه ليعكس عمليات الشركة.
غالبًا ما تستخدم الشركات مخطط الحسابات لتنظيم سجلاتها من خلال توفير قائمة كاملة بجميع الحسابات في دفتر الأستاذ العام للشركة. يسهل الرسم البياني إعداد المعلومات لتقييم الأداء المالي للشركة في أي وقت.
يوفر دليل الحسابات اسم كل حساب مدرج ووصفًا موجزًا ورموز التعريف الخاصة بكل حساب. يتم إدراج حسابات الميزانية العمومية أولاً، متبوعة بالحسابات في بيان الدخل.
تشتمل حسابات الميزانية العمومية على الأصول والخصوم وحقوق المساهمين، ويتم تقسيم الحسابات إلى فئات فرعية مختلفة. تشتمل الحسابات في بيان الدخل على الإيرادات والمصروفات، ويتم تقسيم هذه الحسابات أيضًا إلى فئات فرعية.
شجرة الحسابات،إنها فهرس لجميع الحسابات المالية في دفتر الأستاذ العام لشركتك. يسمح لك بتقسيم جميع المعاملات التي قام بها عملك خلال فترة محددة إلى فئات فرعية مختلفة. من خلال فصل الإيرادات والمطلوبات والأصول ونفقات الأعمال، يمكّنك مخطط الحسابات من اكتساب نظرة ثاقبة على فعالية المجالات المختلفة لعملك.
كيف يعمل مخطط الحسابات؟
ضمن دليل الحسابات الخاص بك، من المحتمل أن تحتوي هذه الفئات العريضة على عدد كبير من الفئات الفرعية. على سبيل المثال، يمكن أن تشمل الأصول الحسابات الفرعية التالية:
- الذمم المدينة
- نقدي
- النفقات المدفوعة مسبقا
- المخزون
- أصول ثابتة
- مبلغ صغير
- الأوراق المالية القابلة للتسويق
- بدل للديون المشكوك في تحصيلها
- الاستهلاك المتراكم
يمكن أيضًا تقسيم الخصوم إلى هذه الحسابات الفرعية:
- حسابات قابلة للدفع
- أجور مستحقة الدفع
- أوراق الدفع
- الضرائب المستحقة
- مسؤوليات متراكمة
بينما قد تتكون حقوق المساهمين من الحسابات الفرعية التالية
- الأسهم الممتازة
- الأرباح المحتجزة
- الأسهم العادية المباعة
علاوة على ذلك، قد تقرر هيكلة مخطط الحسابات الخاص بك بحيث يتم تصنيف الإيرادات والمصروفات وفقًا لوظيفة العمل أو خط الإنتاج أو قسم الشركة.
يحتوي كل حساب في دليل الحسابات على رمز تعريف ووصف واسم. هذا يجعل من السهل تحديد موقع حسابات محددة، حيث يمكن أن يصبح مخطط الحسابات معقدًا، خاصة بالنسبة للشركات الكبيرة جدًا. بالنسبة لشركة دولية ذات أقسام متعددة، قد يتضمن مخطط الحسابات آلاف الحسابات المالية الفردية.
أهمية شجرة الحسابات
مخطط الحسابات مهم لعدة أسباب. والأهم من ذلك، أنه يوفر لك صورة واضحة عن الوضع المالي لشركتك. يعد هذا مفيدًا ليس فقط لأصحاب الأعمال، ولكن أيضًا للمستثمرين والمساهمين الذين قد لا يكون لهم دور في العمليات اليومية لشركتك. كما أنه يسهل على الشركات الامتثال لمعايير إعداد التقارير المالية، مما يجعل مخطط الحسابات مفيدًا للغاية للشركات من جميع الأحجام.
التي يمكن الحصول عليها من COA نفسها. نظرًا لأن شهادة توثيق البرامج تغذي بياناتك المالية، فإن أكبر فائدة تحققها شهادة توثيق البرامج المنظمة هي إعداد تقارير دقيقة ومفيدة.
إن الرؤى المالية المستمدة من مثل هذه التقارير هي التي تمكن الشركات من تحديد خطط نمو معقولة، ومعرفة الوقت المناسب للبحث عن استثمارات إضافية، واكتساب رؤية أكثر شمولاً لكيفية أداء الأعمال بشكل عام.
كيف يمكنني استخدام مخطط الحسابات؟
في كل مرة تدون فيها ملاحظة بشأن معاملة تجارية من الفواتير إلى مشتريات المكتب يجب عليك تسجيلها في شهادة توثيق البرامج الخاصة بك. لكن كيف تعرف الحساب الذي تسجله فيه؟ بشكل عام، هناك بيانات مالية مختلفة يتوافق معها كل حساب: الميزانية العمومية وبيان الدخل.
تظهر الميزانية العمومية الصورة الكبيرة لعملك. من خلال معرفة ما تمتلكه الشركة (الأصول)، وما تدين به (الخصوم) وما يتبقى لمالكي الشركة بعد سداد أي التزامات مالية (حقوق ملكية المالك)، يمكنك الحصول على لمحة عن مكان عملك بالضبط في مكان معين التوقيت.
تشمل حسابات الميزانية العمومية الخاصة بك:
- حسابات الأصول
تسجيل حسابات الأصول أي مورد تمتلكه شركتك يوفر قيمة. وهذا يشمل: المخزون، والعقارات، والمعدات، وحسابات القبض.
- حسابات المسؤولية
تُظهر المسؤولية جميع الديون المستحقة على شركتك. وهذا يشمل: الذمم الدائنة والضرائب المستحقة والأجور المستحقة الدفع.
- حسابات الأسهم
يقيس حقوق الملكية مدى قيمة الشركة للمساهمين الخارجيين. إنه في الأساس ما يتبقى عندما تطرح التزامات الشركة من أصولها. وهذا يشمل: الأسهم العادية والأسهم المفضلة والأرباح المحتجزة.
يوضح لك بيان الدخل نوع المال الذي يجب أن تعمل به. يوجد نوعان من الحسابات هنا:
- حسابات الإيرادات: هذه الحسابات هي انعكاس للإيرادات التي يجلبها عملك من المبيعات.
حسابات المصاريف: تعكس هذه الحسابات جميع الأموال والموارد التي يستخدمها عملك لتوليد الإيرادات.
لماذا تستخدم شجرة الحسابات؟
فيما يلي بعض الطرق التي يمكن أن يفيد بها مخطط الحسابات عملك:
1. فهم أرباحك
يمنحك مخطط الحسابات نظرة ثاقبة لإيرادات عملك. لا يخبرك فقط مقدار الأموال التي تكسبها، بل يُظهر القمم والانخفاضات في دخلك، ومقدار التدفق النقدي تحت تصرفك والمدة التي يجب أن تستمر فيها بالنظر إلى متوسط نفقات عملك الشهرية.
2. السيطرة على الديون
يمنحك مخطط الحسابات صورة واضحة لمقدار الأموال المستحقة عليك، سواء من حيث الديون قصيرة الأجل أو طويلة الأجل. يمكن أن يساعدك مخطط الحسابات في تحديد مقدار دخلك الشهري الذي يمكنك دفعه نحو ديونك ويساعدك على تطوير خطط سداد الديون طويلة الأجل.
3. أنفق بذكاء
ليس من الممتع دائمًا رؤية قائمة مباشرة بكل ما تنفق عليه أموالك التي كسبتها بشق الأنفس، ولكن مخطط الحسابات يمكن أن يمنحك نظرة مهمة على عادات الإنفاق الخاصة بك. يمكنك التعامل مع النفقات المتكررة الضرورية، مثل الإيجار والمرافق والإنترنت. يمكنك أيضًا فحص نفقاتك الأخرى ومعرفة أين يمكنك خفض التكاليف، إذا لزم الأمر.
4. تحسين التقارير الخاصة بك
ينظم دليل الحسابات أموالك في نظام مبسط من الحسابات المرقمة. إن وجود مخطط دقيق للحسابات يسهل عليك أو على أخصائي المحاسبة تطوير تقارير مالية متعمقة لمساعدتك على فهم الوضع المالي لشركتك، بما في ذلك بيان التدفق النقدي والميزانية العمومية وبيان الدخل.
5. ملف الضرائب
من المزايا الإضافية المتمثلة في وجود مخطط حسابات منظم بشكل صحيح أنه يبسط موسم الضرائب. يتتبع مخطط الحسابات دخل ومصروفات عملك، والتي ستحتاج إلى إعداد تقرير عن إقرار ضريبة الدخل الخاص بك كل عام.
ما هي الحسابات الرئيسية؟
توفر الحسابات الرئيسية هيكل مخطط الحسابات الخاص بك، مع تقسيمه إلى فئات منفصلة من المعلومات. تم إنشاء العديد من التقارير المالية المهمة حول نفس الفئات الخمس. الحسابات الخمسة الرئيسية التي تستخدمها لإنشاء مخطط الحسابات الخاص بك هي:
- الأصول: الأصول هي موارد مملوكة لنشاطك التجاري يمكن تحويلها إلى نقد وبالتالي يكون لها قيمة نقدية. تشمل أمثلة الأصول الذمم المدينة والمركبات والممتلكات والمعدات.
- الخصوم: الخصوم هي الديون التي تدين بها شركتك لشخص آخر. سيشمل ذلك حساباتك المستحقة الدفع وأي ضرائب تدين بها للحكومة.
- حقوق الملكية: يختلف دور حقوق الملكية في مخطط الحسابات بناءً على ما إذا كان عملك قد تم إنشاؤه كملكية فردية أو شركة ذات مسؤولية محدودة أو شركة. لكن المعادلة الأساسية لتحديد حقوق الملكية هي أصول الشركة مطروحًا منها ديونها.
كيفية تعديل شجرة الحسابات الخاص بك
قواعد إجراء تعديلات على مخطط الحسابات الخاص بك بسيطة: لا تتردد في إضافة حسابات في أي وقت من السنة، ولكن انتظر حتى نهاية العام لحذف الحسابات القديمة. إذا حذفت حسابًا في منتصف العام، فقد يؤدي ذلك إلى إفساد كتبك.
لنفترض أنه في منتصف العام، أدركت دوريس أن عملها في مجال تقويم الأسنان ينفق الكثير من الأموال على الجبس، لأن متدربتها الخرقاء تستمر في الحصول على نسبة الماء إلى المسحوق بشكل خاطئ عند مزجها.
بدلاً من تسجيله في حساب نفقات “Lab Supplies”، قد تقرر Doris إنشاء حساب جديد للجص.
للقيام بذلك، ستقوم أولاً بإضافة الحساب الجديد – “Plaster” – إلى مخطط الحسابات.
ستقوم بعد ذلك بإجراء تعديل إدخال لنقل جميع نفقات الجبس التي سجلتها بالفعل في حساب نفقات “مستلزمات المعامل” إلى حساب نفقات “الجص” الجديد.
إذا كانت قد أنفقت بالفعل 2000 دولار على الجبس حتى تلك النقطة، فسيبدو إدخال التعديل كما يلي:
| حساب | مدين | الإئتمان |
|---|---|---|
| جص | 2000 دولار | |
| لوازم المعامل | 2000 دولار |
ملاحظة: نقل مصاريف الجص من حساب مصاريف مستلزمات المعامل إلى حساب مصاريف الجص.
ملخص
باختصار، مخطط الحسابات هو أداة تزود الشركة بقائمة كاملة ودقيقة لكل حساب في دفتر الأستاذ العام. يتم تقسيم هذه الحسابات إلى فئات فرعية مختلفة. إنها طريقة جيدة لتنظيم الشؤون المالية وإعطاء المساهمين نظرة أكثر ثاقبة على الصحة المالية للشركة بشكل عام.
كما أن وجود مخطط حسابات لعملك يجعل من السهل تحديد مبالغ محددة. سيكون لكل حساب أسماء حسابات، ووصف موجز للحساب، إلى جانب رمز التعريف. يمكن تخصيص مخطط الحسابات ليناسب عمليات الشركة المحددة.
