عندما ينضم شخص جديد إلى عملك ، فسيكون أمامه الكثير للقيام به. يحتاجون إلى تعلم الكثير من المعلومات الجديدة في فترة زمنية قصيرة من أجل أداء وظائفهم. فكر في كل ما تعرفه لعملك، ثم تخيل أنه يتعين عليك تمرير هذه المعلومات بسرعة. إذا لم يكن لديك نظام فعال للقيام بذلك، فقد لا يتم تبادل المعلومات بسلاسة.
هذا مجرد سيناريو واحد حيث يمكن لنظام إدارة المعرفة أن يساعد عملك. إذا كنت تبحث عن طريقة أكثر فاعلية لإدارة جميع المعلومات الحيوية لعملك وموظفيها، فستحتاج إلى التفكير في نظام إدارة المعرفة. في هذه المقالة، سنناقش ما يفعله هذا النوع من الأنظمة وكيفية تنفيذه.
ما هو نظام إدارة المعرفة؟
نظام إدارة المعرفة هو قاعدة بيانات تخزن وتدير مجموعة واسعة من المعلومات ذات الصلة بعملك. يمكن للشركات استخدام برامج إدارة المعرفة لتخزين جميع المعلومات المطلوبة عمليًا لتشغيل عملياتها بنجاح. علاوة على ذلك، يمكن مشاركة جميع البيانات الموجودة في برنامج إدارة المعرفة بسهولة بين الموظفين.
على سبيل المثال، قد يكون لدى الموظف مستندات تحدد متطلبات مشروع معين. إذا أخذ هذا الموظف إجازة، فعليه تعليم بديله كيفية أداء وظيفته. أسهل طريقة للقيام بذلك هي مشاركة تلك المستندات الأساسية.
تخيل الآن عدد المستندات الموجودة في أي عمل، ومقدار المشاركة، ويمكنك أن ترى لماذا يمكن أن يكون نظام إدارة المعرفة مفيدًا. ينظم هذا النظام كل شيء في مكان واحد ويجعل المشاركة والتعاون في المستندات بسهولة وسرعة.
ما هي الميزات التي يجب البحث عنها في برامج إدارة المعرفة
هناك العديد من خيارات برامج إدارة المعرفة في السوق. عند استعراض خياراتك، هناك بعض الميزات التي تريد أن تكون على اطلاع عليها. إحدى هذه الميزات هي القدرة على إنشاء نسخ احتياطية من ملفاتك. هذا يضمن لك عدم فقد أي معلومات إذا قام شخص ما بحذف شيء ما عن طريق الخطأ.
ميزة أخرى جيدة هي ميزة البحث. من خلال وظيفة البحث القوية، يمكن للمستخدمين العثور على المستندات التي يبحثون عنها باستخدام عدد قليل من الكلمات الأساسية الأساسية. بالنسبة للمؤسسات التي تحتوي على آلاف المستندات في مجلدات مختلفة، فإن الحصول على طريقة سهلة للعثور بسرعة على ما تحتاجه يعد فائدة عظيمة. أخيرًا، ابحث عن برنامج إدارة المعرفة الذي يمنحك قدرًا كبيرًا من التحكم في المحتوى الخاص بك. يكون الأمر أسهل كثيرًا إذا كان بإمكانك إجراء تغييرات على المستندات مباشرةً داخل قاعدة البيانات، بدلاً من الاضطرار إلى فتحها في برنامج منفصل.
بمجرد العثور على بعض الخيارات بالميزات التي تريدها، جرب بعضها. ستمنحك بعض أنظمة إدارة المعرفة نسخة تجريبية مجانية لمعرفة ما إذا كنت ترغب في خدمتهم. إذا لم يكن الأمر كذلك، فيمكنك دائمًا الاشتراك لمدة شهر ومعرفة ما إذا كنت ترغب في ذلك قبل تحديد ما إذا كنت تريد المتابعة. من المهم الحصول على برنامج يؤدي جميع الوظائف التي تبحث عنها مع الحفاظ على سهولة الاستخدام، لذلك لا تتعجل في اتخاذ القرار.
كيفية تنفيذ نظامك الجديد
بعد اختيار نظام إدارة المعرفة لاستخدامه، حان الوقت لتنفيذه على مستوى الشركة. أول شيء تريد القيام به هو البدء في نقل المستندات الخاصة بك. اطلب من كل موظف نقل مستنداته الأساسية، دون حذف نسخه الأصلية. ستحتاج إلى التأكد من أن كل شيء يعمل بشكل جيد قبل إزالة مستنداتك من مصدرها. من الجيد إنشاء تسلسل هرمي ونظام تنظيمي داخل قاعدة البيانات أولاً قبل البدء في نقل كل شيء.
الشيء التالي الذي عليك القيام به هو تعليم موظفيك كيفية استخدام هذا البرنامج الجديد. لتحقيق أقصى استفادة منه، تحتاج إلى أن يستخدمه موظفوك بانتظام بدلاً من اللجوء إلى أساليبهم القديمة. قم بإجراء بضع ندوات تدريبية وتذكير الموظفين باستخدام النظام الجديد عندما يخطئون.
أخيرًا، بعد استخدام النظام الجديد لفترة، ارجع وراجع نتائجك. هل جعل استخدام قاعدة البيانات الجديدة الأمور أسهل؟ كيف يمكنك زيادة تحسين استخدامك؟ من المهم التأكد بانتظام من حصولك على أقصى استفادة من التكنولوجيا الخاصة بك وأن برنامج إدارة المعرفة الجديد الخاص بك لا يختلف.
افكار اخيرة
بمجرد إنشاء نظام إدارة المعرفة وتشغيله في عملك، فمن المرجح أن يعمل كل شيء بشكل أكثر سلاسة. ومع ذلك، فإن الوصول إلى هناك يستغرق بعض الوقت. ابدأ في النظر أكثر في أنظمة إدارة المعرفة الآن حتى تتمكن من البدء في الحصول على الفوائد عاجلاً وليس آجلاً.
