بغض النظر عن مدى انخفاض معدل دوران شركتك، سيتعين عليك في النهاية مواجهة مغادرة الموظفين. قد يجد بعض الموظفين عروض أفضل في مكان آخر. قد يقوم الآخرون بتغيير الأقسام داخل مؤسستك. سيتقاعد آخرون. من المهم أن يكون لديك خطة لنقل ما يعرفه الموظفون ذوو الخبرة إلى الموظفين الجدد. يمكن أن يساعد ذلك في الحفاظ على خبرتهم ومعرفتهم داخل الشركة. بالإضافة إلى ذلك، سواء كان الموظفون ذوو الخبرة يستعدون للمغادرة أم لا، فإن معرفتهم ستفيد التعيينات الجديدة.
يمكن أن يساعد وجود خطة لنقل المعرفة في ضمان بقاء المعرفة القيمة داخل شركتك، بدلاً من أن يأخذها الموظفون معهم عند مغادرتهم أو تقاعدهم.
ما هو نقل المعرفة؟
نقل المعرفة هو عملية تخزين المعلومات التي يعرفها موظفوك ونقلها إلى موظفين جدد وعبر المؤسسة. يمكن استخدام هذه المعرفة المخزنة لتدريب الموظفين الجدد وكذلك إعداد الموظفين الحاليين للانتقال إلى وظائف جديدة داخل شركتك. إن وجود خطة لنقل المعرفة يمكن أن يساعد أيضًا في ضمان عدم فقدان أي معلومات قيمة إذا ترك الموظف أو تقاعد.
ما ليس نقل المعرفة
إن نقل المعرفة ليس مجرد تدريب. على الرغم من أنه يمكن استخدام استراتيجية نقل المعرفة للتدريب، إلا أن نقل المعرفة يتجه أكثر نحو تسخير الخبرات والمهارات الشخصية لموظفيك ذوي الخبرة. يتعلق نقل المعرفة بتحديد مهارات ومعارف الموظفين وتطبيق تلك المعلومات أكثر من كونه مجرد تدريب أو تعميم البيانات.
ما هي استخدامات المعرفة؟
المعرفة المخزنة كجزء من عملية نقل المعرفة لها استخدامات عديدة للشركات. على الرغم من أن نقل المعرفة ليس مجرد تدريب، يمكن استخدام المعلومات المكتسبة من العملية في التدريب. يمكن استخدامه أيضًا لإعداد الموظفين للترقيات. يمكن أن يساعد نقل المعرفة أيضًا جميع الأقسام على العمل بكفاءة أكبر لأنها يمكن أن تعمل معًا بشكل أكثر فعالية.
كيف يمكن أن يساعد نقل المعرفة في مكان العمل؟
يقدم نقل المعرفة العديد من الفوائد للمؤسسة. يمكن أن تساعد خطة نقل المعرفة الفعالة في نشر المعلومات الضرورية بسرعة أكبر عبر شركتك بأكملها. يمكن مشاركة المعرفة بسرعة أكبر بين الإدارات وبين الموظفين. تساعد خطط نقل المعرفة أيضًا على ترسيخ ثقافة مشاركة المعرفة. سيكون الموظفون أكثر استعدادًا لمشاركة معارفهم وخبراتهم مع بعضهم البعض. علاوة على ذلك، يمكن تخصيص المعرفة المنقولة لكل فرد لأهداف وظيفته وحياته المهنية في شركتك.
تحديات نقل المعرفة
تتمثل أكبر التحديات التي تواجه النقل الفعال للمعرفة في الافتقار إلى الموارد والافتقار إلى نهج رسمي للنقل. غالبًا ما تشعر المنظمات أنه لا توجد ساعات عمل كافية للموظفين لتكريسها لنقل المعرفة وأنه لا توجد أموال كافية في الميزانية لتكريسها لتطوير نهج رسمي لنقل المعرفة. ومع ذلك، قد يؤدي الفشل في تخصيص موارد كافية لنقل المعرفة إلى تدهور الشركة بمجرد تقاعد الموظفين المطلعين.
أفضل ممارسات نقل المعرفة
في حين أن التكنولوجيا يمكن أن تكون مفيدة للغاية في تعزيز النقل الفعال للمعرفة، فمن المهم اتباع أفضل الممارسات واستخدام التكنولوجيا لزيادة سهولة نقل المعرفة. إن مجرد الاعتماد على برنامج تم الحصول عليه دون بذل جهود لضمان نجاح أنظمة نقل المعرفة لن يكون فعالًا في العادة. يمكن أن يضيع هذا قدرًا هائلاً من الوقت والمال دون تحسين طرق نقل المعرفة الخاصة بالشركة.
تتضمن بعض أفضل الممارسات التي يتم الاستشهاد بها شيوعًا لنقل المعرفة الفعال ما يلي:
- بدء تدريب نظير إلى نظير، خاصة بين كبار الموظفين والمتدربين الجدد
- تطوير نظام رسمي لنقل المعرفة واستخدامه بشكل يومي
- تقديم محتوى بتنسيق مثير للاهتمام وسهل الاستخدام
- استخدام مستودع واحد للمعلومات التي يتم تحديثها باستمرار
- مراجعة ممارسات نقل المعرفة بانتظام وتحديثها أو تغييرها حسب الحاجة
كيفية نقل المعرفة بفاعلية
إن نقل المعرفة بشكل فعال له فوائد عديدة للمؤسسة. يمكن أن يؤدي الفشل في نقل المعرفة إلى إعاقة الموظفين عن أداء وظائفهم بشكل منتج. لكن كيف يمكنك نقل المعرفة بشكل فعال؟
هناك العديد من الطرق التي يمكن من خلالها نقل المعرفة داخل المنظمة. اعتمادًا على المنظمة، قد تكون بعض الطرق أكثر فعالية من غيرها. تستخدم معظم المنظمات نوعًا من برامج التدريب أو التوجيه لتسهيل نقل المعرفة وضمان نجاحها. في حين أن هذا غالبًا ما يُشار إليه على أنه أكثر الوسائل فعالية لنقل المعرفة، إلا أنه ليس من الممكن دائمًا التداخل بين الموظفين الجدد والموظفين الأكبر سنًا.
تشمل الممارسات الأخرى التي غالبًا ما تُستخدم لتسهيل نقل المعرفة ما يلي:
- إنشاء واستخدام أدلة مرجعية قصيرة
- تجميع مكتبة موارد كبيرة
- برامج التدريب عبر الإنترنت أو الكمبيوتر
- احالة مشاريع العمل الجماعي
- توفر الدردشة أو المنتدى أو الوظائف الاجتماعية الأخرى
- أدلة تدريب بالفيديو
- ممارسة المحاكاة
- التجريب الموجه
صقل المعرفة لنقلها
الخطوة الأولى في أي خطة لنقل المعرفة هي جمع المعرفة التي تريد نقلها. يمكن جمع هذه المعرفة من خلال العصف الذهني للأفكار، والبحث عن حلول للمشاكل داخل الشركة، والتدريب، ودعوة المساهمات من الموظفين، ثم توثيق الأفكار التي تظهر.
أنواع المعرفة التي يمكن نقلها
في مكان العمل، هناك نوعان مختلفان من المعرفة: الصريحة والضمنية. من السهل مشاركة المعرفة الصريحة إما من خلال الكتابة أو من خلال التحدث. المعرفة الضمنية، من ناحية أخرى، أكثر صعوبة. المعرفة الضمنية هي المعرفة التي يطورها الموظفون بمرور الوقت من خلال الخبرة. إنها رؤاهم وملاحظاتهم التي تم جمعها بمرور الوقت. يمكن مشاركة المعرفة الصريحة بسهولة أكبر من خلال التدريب، بينما قد تتطلب المعرفة الضمنية العمل معًا أو برنامج إرشاد لنقلها إلى موظفين جدد.
تخزين المعرفة المنقولة
بمجرد أن تنمي المعرفة التي تريد نقلها، من المهم تخزين تلك المعرفة في مكان يسهل الوصول إليه. هذا يعني الاستثمار في شيء أقوى قليلاً من مجرد استخدام Google Drive. يجب أن يكون التركيز الأساسي على جعل المعرفة متاحة بسهولة ويسر الوصول إليها. يمكن لقاعدة المعرفة الكاملة تخزين المعرفة الصريحة والضمنية. يمكن تخزين هذه المعرفة في شيء مثل مكتبة المستندات أو مدخل المعرفة لسهولة الوصول إليها. يمكن أن يكون نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) أداة مفيدة لإنشاء مثل هذه القاعدة المعرفية.
شارك بالمعرفة
بمجرد أن يتم تخزين المعرفة ذات الصلة في مكان يسهل الوصول إليه، فقد حان الوقت لبدء مشاركتها. يجب أن تتضمن هذه الخطوة من العملية خطة لكيفية، ومتى، ولمن يجب نقل المعرفة. قد يكون من الجيد إنشاء مستند يحدد العملية بحيث يمكن متابعتها ثم تعديلها حسب الحاجة. التواصل هو أيضًا جزء أساسي من هذه العملية. قد يكون لدى الموظفين الذين يتعلمون من عملية نقل المعرفة أسئلة ويجب أن يكون لديهم وصول سهل إلى شخص يمكنه تقديم تفسيرات.
تطبيق المعرفة
بمجرد حصول الموظفين على المعرفة الجديدة في مجموعات الأدوات الخاصة بهم، فقد حان الوقت لاستخدامها. يمكنك استخدام نظام معلومات الموارد البشرية لتتبع المهام ثم قياس فعالية عملية نقل المعرفة. يمكن للبرنامج تتبع تقدم المهمة وتقسيم المهام إلى أجزاء أصغر. من خلال قياس تقدم المهام والمشكلات، يمكنك قياس فعالية نقل المعرفة.
ابدأ العملية مرة أخرى
لا تنتهي عملية نقل المعرفة. بمجرد حصول الموظفين على المعرفة الموجودة بالفعل في قاعدة بيانات المعرفة الخاصة بك، فقد حان الوقت لبدء عملية تنمية المعرفة مرة أخرى. قد يتضمن ذلك العودة إلى الموظفين ذوي الخبرة لجمع المزيد من معارفهم. قد يشمل أيضًا تطوير منتجات أو خدمات جديدة. من المهم الاستمرار في الابتكار والإضافة إلى ما هو موجود في قاعدة معارفك لمواصلة تحسين كل من موظفيك وشركتك ككل.
استخدام التكنولوجيا في نقل المعرفة
يشير نقل المعرفة إلى الأنظمة التي تستخدمها الشركة لنشر المعرفة من جزء من المنظمة إلى جزء آخر. يعتبر نقل المعرفة أكثر أهمية عند تعيين موظفين جدد أو عندما تتغير الجوانب الداخلية للمؤسسة. يمكن أن يساعد وجود نظام فعال لنقل المعرفة المؤسسات على الاستمرار في البقاء والازدهار بعد تقاعد الموظفين الأكبر سنًا وتحديث الأنظمة. هذا أمر بالغ الأهمية بشكل خاص لأن جيل طفرة المواليد يصل إلى سن التقاعد، حيث بدأت العديد من المنظمات في رؤية عشرات الموظفين يتقاعدون. قد يساعد استخدام التكنولوجيا الشركات على تبسيط عمليات نقل المعرفة.
يمكن للتكنولوجيا أن تجعل نقل المعرفة أسهل بكثير. باستخدام التكنولوجيا، يمكن للموظفين التعلم والتدريس وفقًا لجدول زمني أكثر مرونة. في حين أن الحصول على نظام معلومات مناسب يمكن أن يكون مكلفًا، يمكن للنظام أن يساعد في زيادة كفاءة نقل المعرفة للمؤسسة، مما قد يؤدي إلى تحسين العمليات والإيرادات في نهاية المطاف. يمكن أن يساعد وجود نظام معلومات أيضًا في الحفاظ على جميع المعلومات منظمة وحديثة وذات صلة. عند استخدام التكنولوجيا لتسهيل نقل المعرفة، يتم أيضًا القضاء على الحواجز الجغرافية ويكون من الأسهل تحقيق الاتساق عبر المؤسسة، بغض النظر عن تباعد مواقع الشركة.
