غالبًا ما يتم تقييم تقنية المعلومات في قطاع الأعمال بسبب المكافآت الفورية التي تقدمها للمستخدمين. من الجيد البحث عن معنى كلمة أو عبارة والحصول على إجابة لسؤالك في غضون ثوانٍ. إنه لمن دواعي الشعور بالرضا بنفس القدر أن تكون لديك القدرة على الاتصال بالعديد من الأشخاص في وقت واحد بغض النظر عن مكان وجودك في العالم. ومع ذلك، هناك فوائد أكثر لتكنولوجيا المعلومات مما قد يراه المرء على المستوى السطحي.
مزايا تكنولوجيا المعلومات والاتصالات عديدة وثورية في طبيعتها خاصة عندما يتعلق الأمر بنمو الأعمال والشركات.
5 مزايا وعيوب تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في الأعمال
تابع القراءة للتعرف على المزايا الخمس لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات في مجال الأعمال!
-
تكنولوجيا المعلومات يحسن الاتصال
غيرت رسائل البريد الإلكتروني طريقة تفاعل الموظفين مع بعضهم البعض خلال التسعينيات. توافد الكثيرون على America Online لنقل الرسائل ووجدوا أن الردود على الاتصالات الرقمية كانت أسرع بكثير من تلك الخاصة بإرسال خطاب لشخص ما. الشيء الوحيد الذي تجاوز الأيام الخوالي للاتصال عبر البريد الإلكتروني هو المكالمة الهاتفية.
الآن، بفضل الهواتف الذكية ووسائل التواصل الاجتماعي، يمكن للموظف الحصول على رد من زملائه في غضون ثوانٍ إذا استخدموا الوسائل الصحيحة. لقد أدت تقنية المعلومات أيضًا إلى ولادة الحوسبة السحابية ، والتي تتيح للموظفين الوصول إلى المعلومات المهمة عندما لا يكونون في المكتب. ليست هناك حاجة للاتصال بمحرك أقراص ثابتة عند استخدام التخزين السحابي. إذن، يتخطى عالم تكنولوجيا المعلومات الخطوات الإضافية لجعل الاتصال أسرع.
الاتصال الفعال هو مفتاح نجاح الشركة، وتساعد تكنولوجيا المعلومات في تبسيط الاتصال. في مشهد أعمال واسع ومتصل بسرعة، يتطلب التوظيف والاستفادة من الموظفين والاحتفاظ بهم تواصلًا مستمرًا وجهودًا تعاونية. تتمثل إحدى الفوائد الأساسية لتكنولوجيا المعلومات في قدرتها على تبسيط الاتصال خارجيًا وداخليًا.
على سبيل المثال، توفر مؤتمرات الفيديو ومنصات الاجتماعات عبر الإنترنت مثل GoToMeeting و Zoom و Skype للشركات العمل عن بُعد في الوقت الفعلي، مما يقلل بشكل كبير من التكاليف التي تأتي مع وجود عملاء في الموقع أو التفاعل مع الموظفين الذين يعملون عن بعد. بفضل تكنولوجيا المعلومات، أصبحت الشركات قادرة على الاتصال والتواصل بسهولة تقريبًا مع المستهلكين والموردين الدوليين.
-
تكنولوجيا المعلومات تقلل التكاليف
بالطبع، عندما تتحدث عن التخلص من خطوات العمل، فهناك إمكانية لتوفير المال. تتمثل إحدى المزايا الخمس الرئيسية لتكنولوجيا المعلومات في قدرتها على الاحتفاظ بالمال في الحساب المصرفي لشركتك. بعض الناس يخافون من فكرة تكنولوجيا المعلومات بسبب التكاليف الأولية التي تشعر أحيانًا بالارتباك. لكن الحقيقة هي أن النظام المحدث يدفع ثمنه في غضون أسابيع. يؤدي تحسين الاتصال وحده إلى زيادة الإنتاجية وبالتالي زيادة الأرباح. تكنولوجيا المعلومات هي استثمار يجب على جميع أصحاب الأعمال متابعته.
في حين أنه قد يبدو في البداية أن تنفيذ تكنولوجيا المعلومات مكلفًا، إلا أنه على المدى الطويل سيصبح فعالًا من حيث التكلفة بشكل كبير من خلال تبسيط العمليات الإدارية والتشغيلية للمؤسسة. في الأساس، يتيح تطبيق تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في مجال الأعمال للشركات تحقيق المزيد بموارد أقل، دون المساس بالقيمة أو الجودة.
-
تشجع تكنولوجيا المعلومات التفكير الاستراتيجي
يؤدي التواصل الأفضل إلى مزيد من التفكير النقدي. يقل اهتمام الموظفين بكيفية الاتصال بزملاء العمل عندما يعلمون أنه يمكنهم نقل المعلومات عبر السحابة. وبالتالي، مع ضغوط اكتشاف كيفية التواصل، يمكن للعمال أن يأخذوا المعلومات المشتركة ويخلقون استراتيجيات أفضل للتحسين. وبالتالي، فإن إحدى مزايا اتصال البيانات هي توفير المزيد من الوقت، مما يؤدي إلى تخطيط أكثر فاعلية.
يمكن أن تساعد تكنولوجيا المعلومات المؤسسة على تعزيز قدرتها التنافسية في السوق، من خلال تشجيع نقل المعرفة والتفكير الاستراتيجي. على سبيل المثال، من خلال الاستفادة من قواعد بيانات الاشتراك والشبكات الاجتماعية، يتم تمكين الشركات من تنظيم البيانات وتفسيرها ونقلها بشكل لم يسبق له مثيل. وقد أتاح ذلك للمؤسسات وصولاً لا مثيل له إلى المستهلكين والعملاء، مما ساعد الشركات على تقديم منتجات أفضل ومبتكرة.
-
تكنولوجيا المعلومات تحمي المعلومات
سيكون هناك دائمًا مكان للملفات التقليدية في قطاع الشركات. ومع ذلك، قد لا يكون ترك أثر ورقي هو أفضل فكرة عندما يتعلق الأمر بالمعلومات الحساسة. لصوص الهوية وسيلة لأخذ أبسط المعلومات، مثل الاسم أو تاريخ الميلاد وتحويلها إلى سلاح يوقع ضحية للأفراد المطمئنين. من الأفضل، إذن، الاستثمار في تكنولوجيا المعلومات باستخدام التشفير والتدابير الأمنية الأخرى التي تمنع العيون غير المصرح لها من عرض المعلومات السرية.
في حماية المعلومات السرية، تعمل تقنية المعلومات على درء الدعاوى القضائية. غالبًا ما يتعقب ضحايا سرقة الهوية المصدر حيث تمكن اللصوص من سرقة المعلومات. ليس من غير المألوف أن يقاضي هؤلاء الأشخاص الشركات المسؤولة عن الأضرار المتعلقة بالجريمة. يمكن لقرارك بالبقاء على اطلاع بأحدث التقنيات أن يحافظ بشكل أساسي على الرسوم القانونية للإهمال.
-
تكنولوجيا المعلومات تتخطى الحواجز الثقافية
التنوع أمر تواصل الشركات السعي لتحقيقه على الرغم من القوانين في الولايات المتحدة التي تحظر التمييز على أساس العرق والجنس والتوجه الجنسي والعمر وعوامل أخرى تجعل الشخص مختلفًا بشكل فريد. الشيء الجيد في عالم تكنولوجيا المعلومات هو الذكاء الاصطناعي ، والذي لا يأتي تلقائيًا بنفس المرشحات التي اعتاد البشر عليها.
لا يهتم الكمبيوتر بما إذا كان الشخص رجلاً أو امرأة إذا كانت السيرة الذاتية للمرشح المحتمل تفي بالمؤهلات المحددة مسبقًا للوظيفة. لذلك، يمكن أن تساهم تكنولوجيا المعلومات في التنوع من خلال تصميم أنظمة التشغيل.
مساوئ تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في الأعمال التجارية
-
التقليل من فرص العمل المتاحة للبشر
تعتبر المؤسسات التكنولوجيا “موظفًا” أفضل عندما يتم استخدامها في عمليات إنتاج الأعمال. لا يمكن إنهاء العمل في الوقت المحدد فحسب، بل يمكن أيضًا أتمتة بعض العمليات لسهولة التشغيل. ومن ثم، فإن أدوات البرمجيات لديها القدرة على أداء المهام المخصصة للموظفين البشريين. ما يعنيه ذلك هو أنهم أصبحوا منافسة للبشر لأن الشركات لا ترى الحاجة إلى توظيف أكبر عدد ممكن من الأفراد للوظائف التي يمكن أن يقوم بها عدد أقل من الموظفين والبرامج الذكية.
في حين أن هذا الانخفاض في الطلب على العمالة البشرية قد يكون خبراً جيداً لأصحاب الأعمال، إلا أنه لا يفيد العاملين في المجال البشري. عندما يتم استخدام التكنولوجيا بدلاً من البشر، لا ترى المشاريع التجارية أي جوهر لتوظيفهم. وبالتالي، يرتفع معدل البطالة ويوجد في المجتمع المزيد من الناس الذين يكافحون لإطعام أسرهم ودفع فواتيرهم. لذلك من المهم أن تفهم الشركات كيفية توظيف العاملين البشريين بدلاً من مجرد تسريحهم نتيجة للتقدم التكنولوجي.
على سبيل المثال ، من الأفضل أن تتمكن مؤسسات الأعمال من إعادة تدريب عمالها، وبعد التدريب، يجب إعادة تعيين الموظفين للقيام بأدوار أخرى وشغل مناصب جديدة لا تستطيع الآلات القيام بها. علاوة على ذلك، من المناسب أن نتذكر أن الأجهزة التكنولوجية ستعمل على النحو الأمثل فقط عندما يتم تشغيلها بواسطة موظفين بشريين ماهرين.
-
أدى التقدم التكنولوجي إلى جعل الموظفين غير اجتماعيين
أدخلت التكنولوجيا قنوات للأفراد للتواصل مع بعضهم البعض دون الحاجة بالضرورة إلى التواجد داخل نفس المنطقة. هذا ممكن بفضل العديد من أدوات الاتصال مثل Skype. نتيجة لذلك، يمكن لزملاء العمل عقد اجتماعات مؤتمرات من أجزاء مختلفة من العالم.
على الرغم من روعة هذا الأمر، فإن المشكلة تكمن في أن الجزء الأكبر من الاتصالات البشرية قد انتقل إلى الإنترنت. وفي الوقت نفسه، فإن الموظفين الذين تبنوا استخدام الأجهزة التكنولوجية للغالبية العظمى من اتصالاتهم يعانون من تدهور في مهاراتهم الاجتماعية. حدث تغيير في السلوكيات الفردية لأنهم معتادون على قضاء معظم وقتهم في استخدام الأجهزة التكنولوجية مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف المحمولة.
ولكن هناك شيء يمكن للشركات القيام به لحل المشكلة. لا ينبغي إجراء جميع المؤتمرات والاتصالات عبر الإنترنت. يجب على أصحاب الأعمال تنظيم فترات معينة في العام حيث يمكن لموظفيهم الاجتماع والتفاعل جسديًا.
-
الاعتماد المفرط على الأجهزة التكنولوجية
كما نعلم جميعًا، تعد الأجهزة التكنولوجية مفيدة في أتمتة عمليات المؤسسة المعقدة. هذا شيء عظيم لشركتك. ومع ذلك، يمكن أن تتعطل جميع الآلات في أي وقت بسبب عدة عوامل. عندما يحدث ذلك، تتوقف عمليات الإنتاج فجأة وهذا يمكن أن يلقي بعملك في حالة من الذعر.
عندما يكون العمل آليًا، يميل الناس إلى الاعتماد كثيرًا على الأجهزة التكنولوجية. نتيجة لذلك، يشعرون أنه من غير الضروري فهم كيفية تنفيذ هذه العمليات يدويًا. تتوقف العملية التجارية بأكملها عندما تكون هناك مشكلة في الأجهزة التكنولوجية. لهذا السبب، بصفتك صاحب عمل، يجب ألا تسمح لعملياتك بالاعتماد فقط على التطبيقات التكنولوجية.
قم بتدريب العاملين لديك حتى يعرفوا ما يجب عليهم فعله عند حدوث خلل في التطبيقات التكنولوجية. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون لديك أدلة كاملة تحدد ما يجب القيام به لإفساد الشركة والعمليات التجارية في حالة تعطل الجهاز غير المتوقعة.
-
تكاليف التنفيذ والامتثال التنظيمي
يستغرق تنفيذ الحلول الجديدة وقتًا ومالًا. بشكل نموذجي، تتوقف خدمات الأعمال عند تنفيذ مراحل جديدة من العمليات. هناك حاجة إلى تدريب إضافي للموظفين وقد يضطر العملاء إلى تحمل انخفاض في جودة الخدمة أثناء عملية التنفيذ.
عادةً ما تقوم المنظمات بتوظيف مقاولين خارجيين لتنفيذ حلول الأجهزة والبرامج الجديدة. في حين أن حلول تقنية المعلومات أصبحت أقل تكلفة مع التحسينات في التكنولوجيا، يجب على المنظمات التي لديها متطلبات امتثال واسعة النطاق التأكد من التزامها بجميع اللوائح أو أنها ستتعرض لخطر الإجراءات القانونية والعقوبات.
-
المزيد والمزيد من اللوائح البيانات
في العالم الحديث، المعلومات هي عمل ضخم. هذا هو السبب في أن حماية البيانات والاستخدام الأخلاقي لها لهما أهمية قصوى للسلطات التنظيمية والمشرعين. لا يمكن لأصحاب المؤسسات أن يجهلوا ما ينطوي عليه حماية بيانات العميل. بعض القطاعات لديها لوائح أعلى بكثير من غيرها، مثل الخدمات المالية وصناعات الرعاية الصحية، لأنه في عملياتها التجارية اليومية، تجمع هذه الشركات معلومات خاصة وحساسة من المرضى والعملاء.
ومع ذلك، لا يعني مجرد امتلاكك لمتجر أزياء أنك خالٍ من اللوائح. الطريقة التي تتعامل بها مع قوائم البريد الإلكتروني ؛ عملية تأكيد عمر الأفراد الذين تجمع المعلومات عنهم ؛ وكيفية إدارتك لبيانات بطاقة الائتمان، كلها خاضعة للتنظيم. يعد إعداد البروتوكول القياسي واعتماده أمرًا أساسيًا لحماية شركتك وعملائك.
افكار اخيرة
التفسيرات أعلاه ليست سوى بعض مزايا وعيوب استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في الأعمال التجارية . الخبر السار هو أن هناك إجراءات وسياسات يمكنك تنفيذها بصفتك صاحب عمل من أجل معالجة السلبيات. بشكل عام، نظرًا لأن شركتك تتبنى استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في الأعمال التجارية، فاستعد لمعالجة الآثار السلبية أيضًا.
