بدون معرفة معايير نجاح مشروعك، هل يمكنك حقًا القول بأن مشروعك ناجح؟ الجميع يريد أن ينجح مشروعهم، لكن القليل منهم يأخذ الوقت الكافي لتحديد ما يعنيه ذلك.
لنفترض أنك قدمت منتجًا أو خدمة في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية – هل هذا نجاح؟ يمكن أن يكون الأمر كذلك، ولكن ليس إذا لم يلبي توقعات أصحاب المصلحة. تعد معايير نجاح المشروع مهمة لمعرفة ما إذا كان المشروع قد استوفى هذه المقاييس بالفعل.
كيفية تحديد نجاح إدارة المشروع
يتم تعريف نجاح إدارة المشروع من خلال مدى كفاءة مديري المشروع في تحقيق أهداف المشروع وغاياته. بالطبع، تريد إحضار مشروع قبل الموعد النهائي وبأقل من الميزانية. هذا كل شيء عن استخدام الموارد المحدودة بأفضل طريقة ممكنة. لكن في الوقت نفسه، تحتاج إلى تطوير علاقات جيدة مع جميع أصحاب المصلحة.
أصحاب المصلحة لديهم توقعات يجب إدارتها. كل شخص يستثمر في المشروع لديه صورة لما يبدو عليه النجاح، ومن المهم فهم وإدارة تلك التوقعات وإلا سيكون هناك أصحاب المصلحة الذين يشعرون أن المشروع قد فشل بغض النظر عن الوفاء بالميزانية والجدول الزمني وأهداف النطاق.
جانب آخر لنجاح إدارة المشروع هو جودة المنتج أو الخدمة المقدمة. من يهتم إذا صنعت أداة لا تعمل ولكنها سلمتها في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية المعتمدة؟ يجب عليك إدارة الجودة وعدم إغفال الفوائد التي تمثل الأهداف والغايات الأساسية للمشروع.
هذا لا يعني أن تحديد نجاح إدارة المشروع أمر سهل. هناك الكثير من العوامل التي يجب أخذها في الاعتبار وبعضها لا يمكن تقييمه إلا بعد فترة طويلة من إغلاق المشروع. لذلك، من المهم أن نفهم أن نجاح المشروع ونجاح إدارة المشروع ليسا نفس الشيء.
قد يهمك أيضا:
كيفية تقييم نجاح إدارة المشروع
يعتمد نجاح المشروع فقط على مدى كفاءة إدارة المشروع أثناء تحقيق أهدافه وغاياته. مع ذلك، هناك ستة مقاييس يتم من خلالها قياس نجاح أي مشروع:
- النطاق: تحقيق النتائج المرجوة من المشروع.
- الجدول الزمني: الوفاء بالموعد النهائي، بما في ذلك جميع المعالم.
- الميزانية: تسليم المشروع بالمبلغ المتفق عليه.
- رضا الفريق: التأكد من شعور الفريق بالرضا عن المشروع.
- رضا العملاء: احصل على تعليقات إيجابية من العملاء والجهات الراعية وأصحاب المصلحة وغيرهم.
- الجودة: تحقيق توقعات أصحاب المصلحة.
إن الشيء العظيم في تحديد معايير نجاح المشروع هو أنه لا يقودك إلى مشروع ناجح فحسب، بل يساعد أيضًا في المشاريع المستقبلية. يمكن أيضًا اعتبار استخدام معايير النجاح على أنه ممارسة نحو التحسينات المستمرة من خلال التعلم من التجربة.
اقرأ أيضا:
ما هي معايير نجاح المشروع؟
كما هو مذكور أعلاه، تختلف معايير نجاح المشروع ونجاح إدارة المشروع قليلاً. حتى هذه الاختلافات يمكن أن تختلف من منظمة إلى أخرى ومن مشروع إلى مشروع وحتى فريق إلى فريق. لكن في الأساس، نحن نتعامل مع نوعين من النجاح.
النوع الأول يتعلق بإدارة المشاريع. يتعلق الأمر بإدارة المشروع بكفاءة والمواءمة مع أهداف العمل للمؤسسة. يمكن القيام بذلك من خلال الاجتماعات المنتظمة، ومراجعة حسابات المشروع، والوفاء بالجدول الزمني والمواعيد النهائية وكذلك الوصول إلى الجودة المتوقعة للمنتج أو الخدمة.
النوع الثاني مرتبط بالمخرجات. عند قياس هذا النوع من النجاح، استمر في التركيز على ما وعد المشروع بتحقيقه. تريد الوصول إلى الأهداف كما هو موضح في دراسة الجدوى الخاصة بالمشروع، مثل توصيل المنتج أو الخدمة للمستخدمين وتلبية رضا العملاء، إلخ.
اقرأ أيضا:
ما هي معايير النجاح الثلاثة للمشاريع؟
معايير النجاح الثلاثة للمشروع هي التكلفة والنطاق والوقت (القيد الثلاثي). في حين أن التفاصيل قد تكون مختلفة اعتمادًا على الصناعة أو الشركة أو هدف المشروع، إلا أن النجاح سيعيش أو يموت بسبب هذه العوامل الثلاثة.
إذا كان بإمكانك تسليم مشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية وتحقيق النطاق كما هو محدد في مستندات المشروع، فهذا يعد نجاحًا. ولكن كما تعلمنا، غالبًا ما يكون هناك المزيد من المشاركة ومن الأفضل أن تكون أكثر تحديدًا.
على سبيل المثال، لا يقتصر الأمر على إدخال المشروع في الميزانية أو أقل منها فحسب، بل إنه يخلق أيضًا قيمة للاستثمار وجني الفوائد لأصحاب المصلحة. من الأفضل تحديد ما تعنيه التكلفة والنطاق والوقت بخلاف الفكرة العامة لتكوين فكرة أفضل عن المشروع الناجح.
ثلاثة أشياء يجب وضعها في الاعتبار عند تتبع النجاح
لقد كنا نناقش نجاح إدارة المشروع في الملخص. في حين أنه من المهم تحديد معايير نجاح المشروع، فإنه لا يتحدث عما يجب القيام به للمساعدة في تحقيق هذا النجاح. لنتحدث عن بعض القواعد لإبقاء المشروع على طريق النجاح:
1. المعالم
تحديد المعالم، وهي أي تواريخ مهمة في المشروع، يجعل المشروع أكثر قابلية للإدارة. الطريقة الأكثر وضوحًا لتحديد المعالم هي تحديد نهاية أي مرحلة وبداية المرحلة التالية. من خلال إجراء اختبار تقييم بعد كل مرحلة، يمكنك معرفة ما إذا كنت تحقق التقدم المخطط أم لا. لا يساعد هذا في التتبع فحسب، بل إنه يعزز الروح المعنوية للفريق عندما يكملون مرحلة رئيسية من المشروع. الفريق السعيد هو فريق أكثر إنتاجية، وهو مؤشر رئيسي لنجاح إدارة المشروع.
2. الاتصالات
الاتصالات تشحم العجلات في كل جانب من جوانب إدارة المشروع. من الضروري وجود خطة اتصال في بداية المشروع. كلما زادت فعالية الاتصال بين أعضاء المشروع وأصحاب المصلحة، قل احتمال وجود مشاكل تسبب التأخير. يعد إبقاء خطوط الاتصال مفتوحة أمرًا أساسيًا، وكذلك استخدام التقارير لتوصيل بيانات المشروع الحيوية. استخدم تقارير الحالة للتحقق من القيد الثلاثي في الوقت الفعلي وتتبع التقدم الفعلي مقابل التقدم المخطط له.
3. استخدم أداة إدارة المشروع
يوفر برنامج إدارة المشروع الديناميكي أدوات لإعداد المعالم وتعزيز التعاون حيث يمكن لأعضاء الفريق البقاء على اتصال. يضيف استخدام برنامج قوي لإدارة المشاريع كفاءات للمشروع، وهو تعريف نجاح إدارة المشروع.
