سواء كنت تتحدث عن الإنتاجية في مكان العمل أو تحاول تنظيم فريق أو تخطط لقضاء إجازة، أو تجعل الجميع في المكتب يعملون على المشاريع والأولويات، ستحصل على العديد من أنظمة إدارة المشاريع التي يمكن أن تكون ذات فائدة كبيرة.
لسنوات، تعمل إدارة المشاريع كممارسة على نقل نجاح المشاريع إلى مستوى جديد وأدوات وبرامج إدارة المشاريع هي السبيل إلى التقدم الطبيعي.
للاستفادة حقًا من نظام إدارة المشروع، لا تحتاج فقط إلى معرفة كيفية استخدامه ولكن أيضًا توخي الحذر عند اختيار نظام لنفسك. في هذه المقالة، نلقي نظرة على بعض الميزات الفريدة لأفضل أنظمة برامج إدارة المشاريع التي تجعل إدارة المشاريع فعالة.
قد يهمك أيضا:
فوائد نظام إدارة المشاريع
برنامج إدارة المشاريع هو أداة تساعد الشركات على إدارة الموارد والأهداف والمواعيد النهائية. يمكن استخدامه لتنسيق مختلف الأنشطة والفرق والمشاريع. تحتوي هذه الأنظمة على ميزات محددة تجعلها مناسبة لإدارة أنواع مختلفة من المشاريع – سواء كانت صغيرة أو كبيرة أو عالمية النطاق.
-
تواصل أبسط
يتيح لك نظام إدارة المشروع التواصل بسهولة مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الآخرين. يمكن أن يساعدك في إرسال الرسائل وتعيين المهام وتتبع التقدم.
يتيح لك أيضًا إنشاء مكتبة مستندات حيث يتم تخزين جميع المستندات المهمة، بما في ذلك محاضر الاجتماعات وتقارير الحالة وعناصر الإجراءات والمزيد. بهذه الطريقة، إذا احتاج شخص ما إلى شيء من الماضي، فمن السهل عليه العثور عليه في مكان واحد.
اقرأ أيضا:
-
رؤية أفضل
ربما تتساءل، “كيف يكون هذا ممكنًا؟”
بعبارات بسيطة، تساعد برامج إدارة المشاريع الفرق على رؤية الصورة الأكبر. يمكن للفرق رؤية ما يحدث في الفرق الأخرى وكيف يتناسب عملهم مع المشروع ككل.
إنهم قادرون على فهم ما يعمل عليه كل عضو في الفريق في أي وقت معين (ومن لديه أكبر قدر من العمل). النتيجة: يشعر الجميع بأنهم أكثر ارتباطًا ومسؤولية أكثر عن أدوارهم في تحقيق النجاح للمشروع ككل.
-
زيادة السرعة
يمكن أن يمنحك نظام إدارة المشروع نظرة عامة على المشروع بأكمله ، مما يساعدك على تحديد الاختناقات والمناطق التي يتم فيها الإفراط في استخدام الموارد. يتيح لك ذلك إجراء التعديلات حسب الضرورة، مما يضمن أن كل عضو في الفريق يعمل بكفاءة وفعالية.
يمكن لأعضاء الفريق أن يكونوا على اتصال دائم ببعضهم البعض من خلال غرف الدردشة أو البريد الإلكتروني. هذا يجعل من السهل عليهم مشاركة المعلومات بسرعة وكفاءة – لا مزيد من تعقيد رسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا!
ستتمكن أيضًا من رؤية ما يعمل عليه الجميع في الوقت الفعلي (عبر لوحة معلومات عبر الإنترنت)، لذلك إذا احتاج شخص ما إلى مساعدة أو مساعدة في مهامه، فستعرف ذلك على الفور – مما يوفر الوقت والمال من أي سوء الاتصالات على الطريق.
اقرأ أيضا:
-
مزيد من التحكم في العملية
بصفتك مدير مشروع، لديك القدرة على:
- اعرف ما يجري في مشاريعك. باستخدام PMS، يمكنك تتبع وإدارة كل جانب من جوانب مشاريعك من البداية إلى النهاية.
- تحكم في الموارد في مشروعك. من خلال تتبع تخصيص الموارد والتكلفة مقابل حزم العمل، ستعرف دائمًا مقدار الأموال التي يتم إنفاقها على أي مهمة أو نشاط معين.
- السيطرة على الميزانية والتنبؤ للمشاريع المستقبلية. من السهل معرفة مقدار الأموال التي ستكون مطلوبة للمهام المستقبلية عندما تكون معروضة بالفعل أمامنا كجزء من عملية حالية.
- التحكم في تقارير التقدم ومقاييس الأداء التي تخبرنا ما إذا كان فريقنا يحقق أهدافه أو يتأخر عن الجدول الزمني (أو كليهما!). سيكون لديك أيضًا إمكانية الوصول إلى التحديثات المنتظمة من أعضاء الفريق بحيث يظل الجميع على اطلاع بما يحدث مع بعضهم البعض في جميع الأوقات – وإذا كانت هناك مشكلات في التخمير تحت الأقدام، فسيظهرون مبكرًا بما يكفي بحيث لا يكون الوقت قد فات. ومن بعد!
- السيطرة على استراتيجيات إدارة المخاطر من خلال عمليات محددة مسبقًا مثل تحليلات الأسباب الجذرية (RCAs). تسمح لنا اختبارات تحليل المخاطر (RCAs) كمدراء ليس فقط بالسيطرة على المخاطر ولكن أيضًا تقييمها بعد حدوثها حتى نعرف بالضبط سبب حدوث خطأ ما – لأنه في بعض الأحيان مجرد معرفة شيء ما لا يكفي ؛ لقد تم إثباته مرارًا وتكرارًا من خلال الدراسات العلمية “.
أنواع أنظمة إدارة المشاريع
إدارة المشروع هي عملية تستخدم للمساعدة في تحقيق الهدف. يمكن تطبيقه على أي نوع من المشاريع، ولكنه يستخدم عادة لتخطيط وتنفيذ المشاريع التي تستغرق أكثر من عام واحد. هناك عدة أنواع من أنظمة الإدارة للمشاريع، ولكل منها نقاط قوتها وضعفها.
تخطيط المشروع : يركز هذا النوع من النظام على خلق بيئة حيث يمكن للموظفين العمل معًا بشكل فعال للتأكد من تحقيق أهداف المنظمة . يركز على مساعدة الموظفين على فهم كيف يمكنهم تقديم مساهماتهم الخاصة نحو تحقيق تلك الأهداف.
التحكم في المشروع : يوفر هذا النوع من النظام هيكلًا لإدارة المشاريع من خلال توفير إرشادات لتحديد الميزانيات والمواعيد النهائية ، بالإضافة إلى مراقبة التقدم أثناء مراحل التنفيذ.
معلومات إدارة المشروع : يركز هذا النوع من النظام على جمع البيانات حول مدى أداء الفرق الفردية بحيث يمكن للمديرين اتخاذ قرارات مستنيرة حول أفضل السبل لتخصيص الموارد أو تحسين العمليات للمشاريع المستقبلية.
التقنيات والمنهجية : تركز هذه الأنظمة على تطوير تقنيات أو منهجيات محددة لإدارة أنواع معينة من المشاريع ؛ على سبيل المثال، قد تستخدم مشاريع تطوير البرمجيات منهجيات Agile بينما قد تستخدم شركات الإنشاء منهجيات Waterfall.
اختيار نظام إدارة المشروع بالميزات الرئيسية
ربما لا يمكنك تحمل ارتكاب خطأ عند اختيار أفضل نظام لإدارة المشروع. بصفتك مدير مشروع، تحتاج إلى إعداد خطة مشروع، وتحديد نطاق المشاريع ، وجدولة كل شيء في الأداة. لذلك، من المهم تحديد نظام إدارة المشروع بحكمة.
دعنا نتعرف على الميزات الأساسية التي يجب أن يمتلكها النظام لجعل إدارة المشروع فعالة.
1. إدارة المخاطر
الخطر هو أي حالة غير مؤكدة قد تؤثر على مشروعك. لا يوجد مشروع معين بدون مخاطر. من البداية إلى مراحل التطوير، هناك فرصة لظهور مواقف غير متوقعة وترك آثار كبيرة على المشروع. لذلك، يستخدم مديرو المشاريع عملية إدارة المخاطر لتقليل أي مشاكل محتملة قد تؤثر على الجدول الزمني للمشروع. يجب أن يكون نظامك قادرًا على تحديد وإدارة المخاطر في خطة المشروع وحساب جميع المخاطر مسبقًا.
2. إدارة الموارد
تخطيط تخصيص الموارد هو العملية التي تصف نوع المورد المطلوب وفي أي وقت يعد هذا أمرًا بالغ الأهمية لإدارة الموارد . لذلك، من الملائم استخدام أداة توفر إدارة الموارد. لكل مشروع، تعد إدارة الموارد جزءًا لا يتجزأ من شأنه أن يدرك تكلفة المشروع بالكامل والأشياء الأخرى ذات الصلة. لذلك، يصبح من الملائم حقًا أن يكون لديك وظيفة إدارة الموارد على أداة إدارة المشروع لحساب النفقات وتوزيع المهام جيدًا على طول.
مثال: تقدم Mavenlink حلولاً لتخطيط الموارد والتعاون والإدارة المالية.
3. التبعيات والمعالم والمسار الحرج
من الشائع جدًا البحث في مشروع ترتبط فيه المهام ببعضها البعض، مثل المهمة الثانية قد تكون مرتبطة بالمهمة العاشرة. في هذه الحالات، لا يمكن تنفيذ المهام بشكل منفصل عن بعضها البعض. من العدل أن يكون لديك نظام يمكنك من خلاله تحديد جميع مراحل تطوير المشروع جنبًا إلى جنب مع تبعيات المهام . أيضًا، سيؤدي تعيين المعالم لتمييز نقاط محددة في المشروع إلى التأكد مما إذا كان مشروعك يتحرك في الاتجاه الصحيح.
مثال: مخططات جانت
4. سهولة الاستخدام
تعد سهولة الاستخدام من المتطلبات ذات الأولوية لمديري المشاريع الذين يضطرون بلا شك إلى التوفيق بين العديد من المشاريع والأشخاص في نفس الوقت. إنهم بشكل عام لا يحبون استخدام الأدوات التي قد يكون من الصعب استخدامها واستنزاف موارد الشركات الصغيرة. يجب أن يكون نظام إدارة المشروع متاحًا بسهولة للموظفين الذين يستخدمون أجهزة متعددة، ويجب أن يكون له تصميم بسيط مع واجهة سحب وإفلات بسيطة ووظائف سهلة وصيانة ودعم سلس.
5. تكامل الطرف الثالث
مع اعتماد الفرق على نظام إدارة المشروع كل يوم، فمن المنطقي أن تكون أداتك قادرة على مزامنة البيانات مع التطبيقات الأخرى. توفر مجموعة متكاملة وظائف ذات صلة بمختلف الأعمال التجارية لأغراض مختلفة. هذه طريقة سهلة ومباشرة لنقل إدارة مشروعك إلى مستوى آخر. يجب أن يبحث مديرو المشاريع عن نظام إدارة مشروع مع دعم تكامل للتطبيقات الشائعة مثل Dropbox و Google Drive و OneDrive و Box. تتضمن جميع الاختيارات الأفضل مثل ProofHub عمليات تكامل مع Google Drive و Dropbox و FreshBooks وغير ذلك الكثير.
6. نظام سير عمل رشيق
Agile هي منهجية لإدارة المشاريع، وهي من أكثر الطرق شيوعًا لإدارة المشاريع. وفقًا لمعهد إدارة المشاريع ونبض المهنة 2015: الحصول على قيمة إدارة المشاريع 2015:
- حققت 75٪ من المؤسسات عالية المرونة أهدافها / نواياها التجارية
- 65٪ انتهى في الوقت المحدد
- 67٪ انتهى في حدود الميزانية
من الواضح أن المنظمات الرشيقة تنمو بشكل أسرع من المنظمات غير الرشيقة. ستحافظ أداة إدارة المشاريع الرشيقة على سير العمل السلس، وتضمن شفافية أفضل، وتجلب المرونة والمرونة، وتساعد الفرق على أن تكون أكثر إنتاجية .
7. استخدام اللوحات لإدارة المشاريع
مجالس إدارة المشروع هم صانعو القرار الذين سيساعدون في ربط الأشخاص الذين يعملون في المشروع. يركز على حالة المهام، والتي يمكن من خلالها نقل المهمة عبر مراحل مختلفة من المشروع. يمكن للفرق التي تعمل في المشاريع تتبع ما هو قيد التقدم في لمحة، وإدارة المشاريع بطريقة مرئية. ستساعد اللوحات في نظام إدارة المشروع مثل ProofHub في الحفاظ على التدفق الثابت للمهام بطريقة متسلسلة، وبالتالي تسريع عملية تسليم المهام.
8. فعالية تتبع الوقت
يتوق المزيد والمزيد من المديرين إلى تتبع الوقت كميزة مهمة لتخطيط أفضل وتقدير دقيق للوقت والعمل بدقة كبيرة في مهام المشروع. سيؤدي نظام إدارة المشروع المزود بأداة تتبع الوقت إلى تحسين الطريقة التي تمضي بها المشاريع إلى الأمام.
9. تدفقات عمل قابلة للتخصيص
يجب على كل فريق العمل باستخدام تقنيات وأدوات مختلفة لأن الحجم الواحد لا يناسب الجميع. التخصيص هو الطريقة التي تعمل بها الفرق الحديثة بشكل فعال. وفقًا لاحتياجات الفريق، يجب أن يكون النظام مرنًا بدرجة كافية للتكيف مع عملية فريدة تتعقب تقدم العمل. سير العمل المخصص في نظام إدارة المشروع سيتتبع تقدم العمل بدقة. يصبح من السهل معرفة من يعمل على ماذا وأي مرحلة من سير العمل موجودة فيه لتسهيل المراقبة.
10. تطبيق جوال أصلي
غالبًا ما يكون مديرو المشاريع أثناء التنقل أو في الاجتماعات أو يقومون بمهام. لا أحد يريد أن يقتصر على أجهزة الكمبيوتر المحمولة. أصبحت تطبيقات الهاتف المحمول بحاجة إلى البقاء في الحلقة كل دقيقة. يعد تطبيق إدارة المشاريع للأجهزة المحمولة طريقة مريحة لتتبع المهام والمعالم والمواعيد النهائية.
11. التعاون بسهولة
يعد التعاون جزءًا كبيرًا من إدارة المشروع، وعندما تستخدم نظامًا لإدارة المشاريع، يجب أن يكون من الأسهل عليك التعاون في جميع المشاريع . يجب أن يسمح لك النظام بمشاركة المستندات والملفات والحالة والجداول الزمنية والمهام بسهولة وبسرعة مع عدد كبير من الأشخاص. يجب إجراء المناقشات والدردشة بسهولة فيما يتعلق بالفرق البعيدة وداخل المنزل.
12. تفويض المهام بسهولة
عندما تدير مجموعة من الأشخاص، من الجيد تفويض المهام لكل فرد لضمان إكمال المشروع بنجاح. يجب أن يسمح لك نظام إدارة المشروع الخاص بك بتعيين المهام بسهولة عبر جميع أعضاء الفريق. يمكنك تعيين أدوار لكل شخص في الفريق وتزويدهم بالوصول إلى معلومات المهمة ذات الصلة.
الخط السفلي
في الوقت الحالي، تتوفر العديد من أنظمة إدارة المشاريع التي يمكنك استخدامها لإدارة مشاريعك. اعتمادًا على حجم عملك وفريقك، يمكنك الاستفادة من ميزات إدارة المشاريع الأكثر تخصصًا. يمكن للفرق من أي حجم وأي صناعة وأي قسم استخدامها للتعامل مع مشاريع متعددة في وقت واحد. يمكن أن يساعدك بالتأكيد على إعادة مشاريعك تحت السيطرة.
