يدور تخطيط المشروع حول الإجراء المستخدم لتحديد كيفية إكمال مشروع / مهمة في فترة معينة أو محددة – باتباع خطة إنفاق محددة – واستخدام مجموعة الموارد المتاحة.
لتحقيق أهداف عمل / مشروع مختلفة، يجب وضع خطة مشروع، لأنها ستساعدك في التخطيط خطوة بخطوة لمهامك حتى تتمكن من إكمال المهمة في الموعد المحدد.
نجاح المشروع لا يكمن فقط في تسليم المشروع وليس أكثر من ذلك. المشروع الناجح هو عندما يتم الانتهاء من المشروع ضمن إطار زمني محدد، مع الحد الأدنى من الخسارة والمخرجات المرضية.
ما هو تخطيط المشروع؟
تخطيط المشروع هو خارطة الطريق للعملية بأكملها التي تؤدي إلى نجاح المشروع. هناك مجموعة من القواعد التي يجب اتباعها طوال العملية. بكلمات بسيطة، كل ما تفعله لإنجاح مشروع ما مدرج ضمن تخطيط المشروع. هناك أدوات تخطيط المشروع التي يمكن أن تساعد في صياغة خطة مشروع جيدة. يتضمن تخطيط المشروع العناصر التالية
- تحديد الأهداف
- تحديد النواتج
- جدول التخطيط
- صياغة الخطط الداعمة ( إدارة المخاطر والموارد البشرية وطريقة الاتصال)
تعتمد شدة الوقت والجهد اللذين يجب تكريسهما لتخطيط المشروع على نوع وتعقيد المشروع. يمكن إجراء تخطيط المشروع يدويًا وتلقائيًا بواسطة برنامج إدارة المشروع.
يتعامل تخطيط المشروع مع الوضع الحالي للتمارين المرتبطة بالمشروع.
من المفيد فحص التعهد والتحكم فيه. العديد من الأفراد في المنظمة الذين يستخدمون تخطيط المشروع هم-
- مديرو / مديرو المشروع- يستخدمون تخطيط المشروع لبناء أنشطة الموارد المختلفة ونقل حالة المهمة إلى الشركاء أو أصحاب المصلحة.
- الزملاء / أعضاء الفريق- يستخدمون تخطيط المشروع لفهم العمل الذي يقومون به بسهولة.
- كبار المديرين / المديرين التنفيذيين- يستخدمون تخطيط المشروع للتحقق من أن تكاليف المشروع والعمل حسب الخطة
- الشركاء / أصحاب المصلحة – يستخدمون تخطيط المشروع للتأكد من أن المهمة على الهدف وأن أعمالهم محمية.
لماذا يعد تخطيط المشروع مهمًا؟
قال أبراهام لينكولن ذات مرة – امنحني 6 ساعات لقطع شجرة، وسأقضي أول 4 لشحذ فأس . هذه هي قوة التخطيط. بدون خطة المشروع، لا تضيع وقتًا وجهدًا إضافيين في المشروع فحسب، بل تقلل أيضًا من فرصة النجاح. هذه هي الخطوة الأولى نحو العمل في أي مشروع ؛ بعد حصولك على الموافقة على المشروع.
ببساطة – التخطيط الأفضل، والأفضل هو فرصة النجاح. تحت تخطيط المشروع، أنت تخطط لكل شيء ؛ من خارطة الطريق إلى المخاطر المحتملة، من الإنفاق إلى الوقت. لذلك، لا تقلق عندما يكون لديك خطة مثالية لمشروع ما. أنت مستعد لكل شيء. لا يهم إذا كانت مواردك البشرية لا تتبع ؛ لا يهم إذا واجهت الفشل في بعض المراحل – فأنت مستعد لكل شيء.
يعد تخطيط المشروع أمرًا ضروريًا لأن هذا هو المكان الذي تقوم فيه بإبرام 50 ٪ من الصفقة. لا شك أن التنفيذ هو المفتاح، لكن إذا لم يكن لديك خطة، فانسى أمر التنفيذ. خطة المشروع هي الضوء الذي يوجهك بطريقة مظلمة نحو الجانب الأكثر إشراقًا.
جانب إيجابي آخر لتخطيط المشروع هو الرصد. كيف تعرف ما إذا كنت تنفذ خطتك جيدًا؟ أنت تخطط لطريقة مراقبة أثناء تخطيط المشروع. يمنحك ميزة العودة في أي وقت وإصلاح العيوب. يضمن أن جهودك تلبي النتيجة المستحقة.
كيف تدير خطة مشروعك؟
إدارة الخطة هي مجموعة فرعية من تخطيط المشروع. هناك أيضًا فرص لحدوث عيوب في خطتك ؛ ومن ثم يجب أن يكون لديك خطة إدارة لإصلاح تلك. اصنع نافذة للعودة في أي وقت وتحقق من الخطة بحثًا عن أي عيوب. خطط مثل خطة الشراء وعملية إدارة التكلفة هي روح خطة المشروع ؛ ومن ثم لا تتغير هذه أبدًا وتبقى كما هي طوال العملية.
تساعد خطة الإدارة في مراقبة التنفيذ بشكل أفضل. قد يكون هناك وقت عندما ترى أن خطتك المثالية لا تعمل ؛ هذا حيث تستخدم إدارتك – يمكنك إصلاحها ومراجعتها مرة أخرى.
كيف تخطط لمشروع؟
السؤال الأهم هو كيف تخطط لمشروع؟
أنت تعرف جوهرها، لكنك لا تعرف كيف تفعل ذلك. إذا كنت تخطط للقيام بذلك باستخدام برنامج إدارة المشاريع، فسيكون التخطيط سهلاً بالنسبة لك، ولكن عندما تفعل ذلك يدويًا، يكون لديك المزيد من التحكم والمرونة في كيفية التخطيط له.
إذا اخترت طريقة يدوية، فإليك الخطوات التي يجب عليك اتباعها
1. تحديد الاحتياجات
لا يمكنك التخطيط لأي شيء دون معرفة ما تريد. لديك رؤية واضحة . ناقش الأمر مع المسؤولين والعملاء – حيث سيكون هذا من بين النقاط الحاسمة في خطتك.
2. ترتيب المعلومات
احصل على كل ما يتعلق بمشروعك. بغض النظر عما إذا كانت التفاصيل صغيرة أو كبيرة، فقط احصل على كل شيء.
3. تحديد المهمة
بناءً على المعلومات التي تم جمعها وتحديد الاحتياجات ؛ تحديد ما يجب القيام به. لا تقلق بشأن ترتيبها بالتسلسل ؛ فقط اكتشف كل ما ستفعله لإنجاح المشروع.
4. تحديد الأولويات
هذا هو المكان الذي سترتب فيه أولويات المهام المحددة والاحتياجات. هنا ستحدد ما يأتي بعد ماذا.
5. تحديد موعد نهائي
أنت الآن تحدد الموعد النهائي لمشروعك.
6. تحديد معالم
هنا تقسم مشروعك الكبير إلى مراحل. هذا يساعد في إدارة أفضل لمشروعك.
7. احصل على فريقك وقم بتعيين العمل
بعد الانتهاء من المراحل الرئيسية، يمكنك تشكيل فريق وتعيين العمل لأعضاء الفريق. كن حذرًا جدًا هنا حيث يجب أن تحصل على أقصى استفادة من موهبة أعضائك.
8. قم بإعداد خارطة طريق
أنت تعرف كل شيء عن عمليتك الآن ؛ تحديد متى ستفعل ماذا. تحتاج إلى تعيين جدول زمني لمشروعك لضمان اكتماله بنجاح في إطار زمني.
9. خطة المراقبة والإدارة
تقوم بتعيين خطة مراقبة وإدارة لمشروعك. تعيين الأشخاص المعنيين للوظيفة الذين لديهم الخبرة في مجال المشروع.
يجب عليك اتباع هذه الخطوات لتخطيط مشروع مثالي في حياتك المهنية وكذلك الشخصية. الآن في القسم التالي، سنتحدث عن بعض الخطوات الضرورية لوضع خطط مشروع عملك-
كيف تفعل تخطيط المشاريع لمشاريع عملك
إلى جانب الخطوات الأساسية لتخطيط المشروع التي شرحتها أعلاه، تحتاج أيضًا إلى الانتباه إلى بعض الخطوات المحددة لتخطيط مشروع الأعمال. دعونا نستعرضها أيضًا-
1. تعرف على أصحاب المصلحة في المشروع واحتياجاتهم وأهداف المشروع
سيكون التعامل مع مشروعك ناجحًا عندما يلبي متطلبات الشركاء أو أصحاب المصلحة، بالإضافة إلى أنه يمكّنك أيضًا من تحقيق أهدافك . سيكون شريكك في المشروع أو أصحاب المصلحة هم أولئك الذين يتأثرون بشكل مباشر أو غير مباشر بنتائج أو إنجازات أهداف معالجة مشروعك.
أول شيء أولاً، يجب أن تميز أصحاب المصلحة لديك. يمكن لبعض أصحاب المصلحة أن يكونوا راعي المشروع، والمستخدمين الذين يتلقون التسليمات، والمستهلكون المختلفون لمخرجات المشروع، وفريق المشروع، ومدير المشروع.
بعد تحديد أصحاب المصلحة في مشروعك، يجب أن تكتشف ضروراتهم واحتياجاتهم.
يمكنك القيام بذلك من خلال إجراء مقابلات مع أصحاب المصلحة. سيساعدك هذا في معرفة متطلباتهم الأساسية التي تحقق أرباحًا حقيقية. في بعض الأحيان سيناقش الشركاء الاحتياجات التي ليست ذات صلة ولا تنقل الفوائد.
يجب إعطاء الأولوية للاحتياجات التي ستنقل الفوائد على مستوى أعلى مقارنة بالأساسيات التي لا توجد بها فوائد ذات صلة. في المرحلة اللاحقة، يجب تنظيم جميع الاحتياجات.
الآن، من قائمة الاحتياجات ذات الصلة وذات الأولوية، يجب أن تضع أهدافك أو أهدافك القابلة للقياس الكمي . يمكنك القيام بذلك باستخدام الدليل الإرشادي، والذي سيسمح بتحقيق الهدف.
يجب تسجيل أهداف مشروعك في خطة مشروعك.
يميل إلى أن يكون ذا قيمة أيضًا لدمج متطلبات ورغبات شركائك.
بمجرد الانتهاء من هذه العملية، حان الوقت للانتقال إلى الخطوة التالية-
2. اكتشف مخرجات مشروعك
بمجرد معرفة أصحاب المصلحة في المشروع، واحتياجاتهم، وبناءً عليه، قررت أهداف المشروع، فإن الشيء التالي الذي من المفترض أن تفعله هو معرفة مخرجات مشروعك.
لهذا، يجب عليك استخدام أهداف المشروع لعمل ملخص للأشياء التي يجب أن يقدمها المشروع لتحقيق أهداف المشروع هذه.
يجب عليك أيضًا تحديد مكان وموعد وكيفية تسليم كل هذه العناصر.
ثم يجب عليك تضمين التسليمات في خطة المشروع مع تاريخ التسليم المتوقع.
الآن، في الخطوة التالية من جدولة المشروع، ستتمكن من القيام بتقدير أكثر دقة لتواريخ التسليم، لذا دعنا نراجع ذلك أيضًا-
3. القيام بجدولة المشروع الصحيحة
في هذه الخطوة، يجب عليك عمل قائمة بالمهام / المهام التي يجب إجراؤها لكل نتيجة حددتها في الخطوة 2.
بالنسبة لهذه المهام، يجب أن تقرر مقياس الجهود المطلوبة لإنهاء التعيين إلى جانب الموارد التي تعتبر محورية لإكمال المشروع. سيتيح لك ذلك معرفة تفاصيل الجهد والموارد المطلوبة لكل منتج. وفقًا لذلك، يمكنك تحديد تاريخ التسليم المحدد.
الآن، يمكنك تحديث الجدولة في مقطع تسليمات المشروع الخاص بك بمواعيد تسليم أكثر دقة. بعد ذلك، يمكنك اختيار أداة جدولة مشروع مثل Microsoft Project لتحديد جدولك الزمني.
يمكنك أيضًا العثور على العديد من التنسيقات المجانية التي يمكن الوصول إليها على الويب وملء الأعمدة المتعلقة بالتسليمات والمهام وتواريخ التسليم والموارد.
في حالة فرض كفيلك موعدًا نهائيًا غير ممكن وفقًا لتقديرك، فيمكنك إعادة التفاوض بشأنه والذي سيطلق عليه تأخير المشروع أو يمكنك استخدام موارد إضافية تسمى زيادة التكلفة، أو يمكنك تقليل مدى المشروع الذي يُفهم على أنه أقل تسليمًا.
4. تعرف على خطط دعم مشروعك
الآن، في الخطوة الأخيرة، يجب أن تضع خططًا ستكون جزءًا لا يتجزأ من إجراءات تخطيط مشروعك. خطط الدعم المختلفة التي تحتاج إلى الالتفات إليها هنا هي-
أ) خطة الموارد البشرية
تمييز، بالاسم، الأشخاص والجمعيات ذات الوظيفة الرئيسية في المهمة. لكل فرد من الأفراد المعنيين، تحتاج إلى وصف أدوارهم وواجباتهم في المهمة.
يجب عليك أيضًا تحديد عدد ونوع الأفراد المتوقع إكمالهم التعهد. التخطيط السليم للموارد البشرية لإنجاز المشروع أمر لا مفر منه لأي تخطيط ناجح للمشروع.
ب) خطة الاتصال
يجب أن يشتمل تخطيط المشروع على خطة اتصال جيدة التنظيم لإعلام أولئك الذين يشكلون أجزاء عملية توجيه المشروع.
يجب أن تتحدث خطة الاتصال أيضًا عن الوسائل التي يجب استخدامها لإرسال المعلومات واستلامها. يجب أن تحتوي أيضًا على آلية لتقارير الحالة من أسبوع بأسبوع أو من شهر لآخر.
يجب أن يتحدث أيضًا عن كيفية أداء المهمة والإنجازات التي تم إنجازها والعمل الذي صممته للمدة التالية.
ج) خطة إدارة المخاطر
الشيء التالي الذي يأتي في عملية تخطيط المشروع هو إدارة المخاطر.
من الضروري معرفة عدد المخاطر التي قد يواجهها مشروعك قبل إنجازه. فيما يلي بعض الأمثلة على مخاطر المشروع العادية التي يجب أن يأخذها تخطيط مشروعك في الاعتبار –
- تقدير الوقت والتكلفة المفرط في التفاؤل
- أداة مسح العملاء بطيئة ودورة الإدخال
- تخفيضات غير متوقعة في خطة الإنفاق
- وظائف وأدوار ومسؤوليات غامضة
- عدم الحصول على مدخلات أصحاب المصلحة / الشركاء
- عدم الاعتراف باحتياجات الشريك أو أصحاب المصلحة
- التغيير في متطلبات أصحاب المصلحة أو إضافة متطلبات جديدة من قبل أصحاب المصلحة
- قلة الاتصال أو سوء الاتصال يسبب سوء الفهم
- عدم وجود التزام من مصادر مختلفة
أخيرًا، دعنا نطلع على بعض أفضل الأدوات التي ستساعدك في تخطيط مشروعك-
أفضل أدوات تخطيط المشاريع بالنسبة لك
فيما يلي بعض الأدوات المجانية وسهلة الاستخدام التي يمكنك استخدامها لتخطيط المشروع –
- Asana – واحدة من أفضل الأدوات وأكثرها شيوعًا لتخطيط المشاريع. يمنحك النفوذ للتخطيط لمشاريع من أي حجم.
- Trello – لقد قمت بتعيين معالمك على اللوحات في هذه الأداة. هناك ميزات لإضافة الكثير من المرفقات إلى خطتك من أجل التعامل بشكل أفضل.
- أنيق – هذه الأداة معروفة بميزة التعاون الخاصة بها. يمكنك التخطيط لمشروعك باستخدام مخطط جانت على هذه الأداة.
- nTask – هذا من بين الأدوات المثالية لربط مشروعك الحالي بالمشاريع الجارية الأخرى لفهم وضع الشركة بشكل أفضل. بقية الميزات الأساسية هي نفسها في هذه الأداة.
الأفكار النهائية حول تخطيط المشروع!
كان هذا كل شيء عن تخطيط المشروع. يمكنك استخدام الطرق المذكورة أعلاه للتخطيط لنجاح مشروعك.
الأدوات المذكورة أعلاه سهلة الاستخدام وسهلة الاستخدام.
تأكد من استثمار وقتك وجهدك في التخطيط لضمان نجاح مشروعك.
ما مدى أهمية دور تخطيط المشروع في تحسين نسبة النجاح في إدارة الأعمال؟ شارك بآرائك معنا في قسم التعليقات.
