كيفية إنشاء موجز المشروع (مثال مشمول)

المشاريع لا تحدث فقط. هناك الكثير من العمل قبل الموافقة عليها، وبمجرد حصولهم على الضوء الأخضر، هناك حاجة إلى المزيد من التخطيط والجدولة! كيف يمكنك توصيل هذه المعلومات مع أصحاب المصلحة والفريق حتى يفهموا المشروع؟

يمكنك استخدام موجز المشروع، وهو مستند مهم يحدد ما يدور حوله المشروع، للقيام بذلك بالضبط. يتيح لك موجز المشروع نقل الأهداف الرئيسية للمشروع حتى يفهم الجميع ما سيفعلونه.

تابع القراءة لمعرفة المزيد عنها، وكيف تصنع واحدة لنفسك.

ما هو موجز المشروع؟

يوضح موجز المشروع سبب ومنهج المشروع والعمليات التي سيتم استخدامها لإدارته. إنها ليست مفصلة مثل خطة المشروع، على الرغم من أهميتها.

يحتاج أصحاب المصلحة وفريق المشروع إلى عرض تقديمي قصير وموجز لشرح المشروع. موجز المشروع هو وسيلة لتقديم هذه المعلومات في ملخص يحدد أهداف المشروع ونطاقه والمخرجات الرئيسية والمعالم والجدول الزمني .

يساعد استغراق الوقت في إنشاء موجز شامل عن المشروع في جمع الجميع معًا للوفاء بشكل أفضل بتفويض المشروع. كما أنه سيمهد الطريق لخطة وجدول زمني أفضل للمشروع. كلما كان موجز مشروعك أفضل، ستحقق أهداف وغايات المشروع.

ما هو الغرض من موجز المشروع؟

يقوم موجز المشروع بأكثر من مجرد تأطير المشروع – فهو يعمل أيضًا كأداة اتصال فعالة. يساعد موجز المشروع القوي أصحاب المصلحة والفرق والمصممين وأي شخص مشارك في المشروع على فهم متطلباته وهدفه. إنها وثيقة أساسية عند بدء المشروع، من حيث أنها تجمع الجميع لخدمة غاية مشتركة.

ليس من المبالغة القول إن موجز المشروع هو الوثيقة الأكثر أهمية لقيادة مشروع ناجح. هنا تحدد نطاق المشروع وتفتح الباب أمام محادثة بين جميع الأطراف المشاركة في الوصول إلى الهدف بكفاءة.

من الناحية العملية، سيوضح موجز المشروع ما هي أهداف عميلك، ومن هو الجمهور أو السوق المستهدف للمنتج أو الخدمة، وحتى المنافسين الرئيسيين في هذا المجال.

من يقوم بإنشاء موجز المشروع؟

نظرًا لأنه مستند أساسي في أي مشروع، يتم إنشاء موجز المشروع بواسطة مدير المشروع. مدير المشروع مسؤول عن إنشاء خطة المشروع والجدول الزمني، بالإضافة إلى إدارة الموارد ، لذلك من الطبيعي أن يشاركوا في إنشاء موجز المشروع لأنه سيوجه جميع مكونات المشروع الأخرى.

ومع ذلك، فإن مدير المشروع لا يسحب المعلومات الواردة في موجز المشروع من قبعته. مثل إنتاج خطة المشروع والجدول الزمني، هناك موارد سينقر عليها مدير المشروع للتأكد من أن المستند يلتقط مهمة المشروع بدقة .
بطبيعة الحال، من الطبيعي أن يكون الشخص الأول والأهم من بين الأشخاص الرئيسيين الذين يجب التحدث إليهم هو العميل وأصحاب المصلحة في المشروع. هم من يوجد من أجلهم المشروع ويمكنهم تحديد أهدافه وغاياته.

بمجرد أن تصبح الرؤية واضحة، يمكن لمديري المشاريع الرجوع إلى المشاريع القديمة للحصول على البيانات التاريخية التي يمكن أن تساعد في توجيه اتجاه هذا المشروع الجديد. مورد آخر هو مديرو المشاريع الآخرون الذين أداروا مشاريع مماثلة، وبالطبع الفريق، الذي تم تجميعه من أجل مهاراتهم وخبراتهم.

بينما يتوقف المسئول عن مدير المشروع، يوجد الكثير من الطهاة في هذا المطبخ. كلما تم إجراء المزيد من البحث والتحضير قبل أن يضرب القلم الرصاص على الورقة، كانت النتائج أفضل، مما سيحدد نغمة المشروع بأكمله الذي يليه.

ماذا يجب أن يتضمن موجز المشروع؟

موجز المشروع قليلا من تناقض لفظي. يجب أن يصف المشروع بأكمله بدقة مع تقديم ملخص فقط في نفس الوقت. إنه لا يختلف كثيرًا عن الملخص التنفيذي، من حيث أنه يعمل في مكان ما بين خطاب المصعد ونظرة عامة على جدول الأعمال.

في حين أن ملخصات المشروع يمكن أن تختلف من حيث الشكل، فإن معظمها سيتطرق إلى هذه الموضوعات.

• عنوان
• العميل (معلومات الاتصال ونوع العمل وقاعدة العملاء)
• تعريف المشروع (الخلفية، النتائج، النطاق)
• نهج المشروع (العمليات والإجراءات)
• هدف المشروع
• تفاصيل المشروع (الجمهور المستهدف، الأهداف، الجدول الزمني، المرحلة، المراجعة، إلخ)

مثال موجز عن المشروع

دعنا نلقي نظرة على ملخص المشروع ونرى واحدًا يتم فيه تجميع كل هذه العناصر معًا في صفحة. يحتوي موقع ProjectManager.com على الكثير من القوالب المجانية لكل جانب من جوانب إدارة المشروع، بما في ذلك نموذج موجز مجاني للمشروع.

يمكنك أن ترى أن كل شيء تم وضعه بشكل واضح ونظيف. يظهر اسم المشروع في المقدمة، وكذلك تاريخ إنشاء ملخص المشروع ومعلومات عن العميل ونظرة عامة على المشروع نفسه.

يتم وصف الأهداف والأشياء والقيود والافتراضات ونطاق المشروع مفصل. يمكنك أيضًا إضافة الجمهور المستهدف والأشخاص المخول لهم اعتبار المشروع ناجحًا وبأي معايير.

بعد ذلك يتبع المزيد من التفاصيل حول تنفيذ المشروع، مثل الميزانية والجدول الزمني والمدة والمعالم.

كيفية إنشاء موجز المشروع

عندما تكتب موجزًا ​​عن المشروع، يتعين عليك دمج الخلفية وأهداف المشروع وما الذي سيحدد ما إذا كان ناجحًا أم لا. يجب أن يكون هناك مخطط تفصيلي لجدول المشروع والجمهور المستهدف.

في أبسط صوره، يمكن لموجز المشروع الإجابة على هذه الأسئلة وخدمة الغرض منه. يمكنك سرد الأقسام كنقاط نقطية في مستند من صفحة واحدة أو إذا كان رابطًا رقميًا للوثائق الداعمة. لا توجد طريقة واحدة لإنشاء موجز المشروع، ولكن ما يلي هو دليل عام لكيفية البدء:

ملخص المشروع

ابدأ بجمع معلومات الاتصال. إنها بداية جيدة وسهلة. قم بتدوين العميل وعقده وملخصًا عن أعماله وقاعدة عملائه. وجود خلفية قوية سيُعلم بقية موجز عملك.

أهداف المشروع

إن معرفة أهداف مشروعك هو كيف تحصل على فهم أفضل للمشروع ككل. انظر إلى النواتج التي لديك، وخاصة النهائية. هذه أيضًا هي الطريقة التي تبدأ بها في تحديد شكل المشروع الناجح. استخدم طريقة SMART، بحيث تكون محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية ومحددة زمنياً.

الجدول الزمني للمشروع

لقد حددت ما يجب عليك تقديمه، والآن تحتاج إلى معرفة الإطار الزمني الذي يتعين عليك فيه تحقيق هذه النتائج. هذا يعني معرفة متى ستبدأ وما هو الجدول الزمني للمشروع. ما تقوم به هنا هو T in SMART، الجزء المحدد زمنيًا. لتنقيح الجدول بشكل أكبر، انظر إلى المعالم (التواريخ المهمة، على سبيل المثال، عندما تنتهي مرحلة وتبدأ أخرى).

من هو الجمهور المستهدف؟

ملخص المشروع هو أكثر من مجرد ما تفعله وعندما تفعله، فأنت بحاجة إلى تحديد من تقوم به. بدون جمهور مستهدف، لا يمكنك تحديد ما إذا كان مشروعك ناجحًا أم لا. يمكنك إنجاز كل ذلك في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية وما زلت تفشل لأنك لم تحقق توقعات الجودة لجمهورك المستهدف. وهذا يعني الخصائص الديموغرافية والتنميطات الأخرى للتأكد من أنك تلبي احتياجات هذا الجمهور.

اربطها بأصحاب المصلحة والفريق

أخيرًا، تريد ربط جميع الأجزاء بأصحاب المصلحة والفريق، وهم الجمهور المستهدف لموجز المشروع. هذا يعني، اجعلها ذات صلة بهم من خلال تضمين موارد المشروع، وتحديد الميزانية، وحتى خطة الاتصال وتحديد الأدوار والمسؤوليات. كم تريد إضافته هو أمر متروك لك، ولكن يجب أن يحقق توازنًا جيدًا بين ما هو مهم وما هو موجود أيضًا في الأعشاب الضارة. تذكر أنك لا تريد أن تحجب رسالتك.

أشياء يجب تجنبها عند إعداد موجز عن المشروع

هناك أخطاء شائعة يرتكبها الأشخاص عند صياغة ملخص مشروعهم ؛ دعنا نلقي نظرة سريعة على تلك الأخطاء أدناه.

قضم أكثر مما تستطيع مضغه

احترس من المزالق مثل تحديد الكثير من الأهداف. يجب أن يكون موجز المشروع جيدًا ومختصرًا، ولن يؤدي وجود الكثير من الأهداف إلى جعله طويلاً فحسب، بل سيجعل فهمه أكثر صعوبة.

الاتصالات المربكة

الوضوح هو مفتاح موجز المشروع الناجح. إذا لم تكن واضحًا عند تحديد جمهورك المستهدف، فستتوقف مشاهد المشروع من البداية. حتى لو كان الهدف بعيدًا قليلاً، فسيكون التأثير تراكميًا على مدار المشروع وسيكون الناتج النهائي الخاص بك بعيدًا عن الواقع.

عدم الدقة

شيء آخر يجب تجنبه هو التعميمات. الكتابة الجيدة محددة، ويشترك موجز المشروع المكتوب جيدًا بنفس الدقة. تجنب المصطلحات وأي تعبئة لا معنى لها. قل ما تريده هو بضع كلمات جيدة التحديد تصف ما تتحدث عنه، مع التركيز عليه.

الاتصال به في

أخيرًا، لا تكن كسولًا. ضع في العمل. قم بإجراء جميع الأبحاث، وتحدث إلى كل شخص تريده لتقديم موجز قوي عن المشروع. هذه وثيقة أساسية تؤدي إلى خطة المشروع، لكنها أيضًا أداة اتصال. إذا لم يكن لديك ملخص واضح للمشروع، فسوف يعاني باقي المشروع.