إعلان

كيفية تنمية المهارات الإدارية؟

المهارات الإدارية
ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب

ما هي المهارات الادارية؟

المهارات الإدارية هي الصفات التي تساعدك على إكمال المهام المتعلقة بإدارة الأعمال. قد يتضمن ذلك مسؤوليات مثل تقديم الأوراق، والاجتماع مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، وتقديم المعلومات المهمة، وتطوير العمليات، والإجابة على أسئلة الموظفين والمزيد. هناك العديد من المهارات الإدارية التي تساعدك على أداء هذه المسؤوليات بطريقة فعالة وجودة.يحتاج الموظفون في كل صناعة وشركة تقريبًا إلى مهارات إدارية قوية. هذه المهارات قابلة للتحويل بشكل كبير، مما يعني أن نفس القدرات المستخدمة في شركة متخصصة في العقارات ستكون ذات صلة ومطلوبة في شركة تكنولوجيا أيضًا. 

يقدم الأشخاص ذوو المهارات الإدارية الدعم الذي يمكّن الشركات من النجاح في مهمتها الأساسية، سواء كانت خدمة العملاء أو بيع الأدوات. المهارات الفنية، مهمة في الوظائف الإدارية. ولكن  المهارات الشخصية أيضًا مثل الاتصال والقدرات التنظيمية.  

لماذا تعتبر المهارات الإدارية مهمة؟

تعتبر تنمية المهارات الإدارية مهمة لأنها تحافظ على سير العمليات التجارية بسلاسة. يجب أن يكون لدى أي منظمة ناجحة وفعالة مهنيين إداريين يتمتعون بمهارات قوية في هذا المجال، بالإضافة إلى مساهمين فرديين لديهم مهارات إدارية جيدة.لماذا تعتبر إدارة المشروع مهارة مهمة؟

نحن ندرك جيدًا أننا لسنا موضوعيين تمامًا عندما يتعلق الأمر بمعالجة أهمية إدارة المشروع . لكن الأمر يستحق التأكيد لأن القائد الذي يتمتع بمهارات ممتازة في هذا المجال يكون أكثر فاعلية.

1. يجب على المديرين حمل الشريط

على الرغم من أن المديرين لا يشاركون شخصيًا في كل مشروع، إلا أنهم لا يزالون مطالبين بقيادة فريقهم والتأكد من تلبية التوقعات (بما في ذلك المواعيد النهائية للمشروع والميزانيات).

بالإضافة إلى ذلك، لا تسير جميع المشاريع كما هو مخطط لها. عندما تصبح الأمور صعبة ، يجب على المديرين التدخل للمساعدة في التغلب على العقبات أو حل النزاعات، سواء كانوا مشاركين شخصيًا في المشاريع المعنية أم لا.

أخيرًا، يكون المدير مسؤولاً عن الإشراف على توافر أعضاء الفريق المختلفين وتعيين المهام لهم مع ضمان توافق المشاريع والطلبات بشكل جيد مع أهداف الشركة.

يتطلب الكثير من العمل، أليس كذلك؟ سيكون من الصعب فهم هذا المستوى من القيادة وصنع القرار المصاحب له إذا لم يكن لديك أي مهارات في إدارة المشروع . 

2. يجب على المديرين تحديد أولويات الفريق بطريقة متوازنة

على الرغم من حسن نيتك، من المستحيل أن تقول “نعم” لكل شيء لأنك تقابل الكثير من الأشخاص في فريقك وهناك ساعات طويلة في اليوم. الأمر متروك لمدير لتحديد المشاريع والمهام ذات الأولوية.

هل يحتاج فريقك إلى تحديث عملية الإعداد الخاصة بك أو إجراء إصلاح شامل لنظام تسجيل المزايا الخاص بك؟ ما الذي يجب مراعاته أولاً؟

ستشعر غالبًا أنه يتعين عليك إدارة الأولويات المتضاربة، و ستضطر إلى التوفيق بين العديد من المشاريع والأهداف والمواعيد النهائية. ستكون خبرة إدارة المشروع مفيدة في تحديد أشياء بشكل فعال مثل أهداف المشروع ونطاقه، والتي يمكنك تحديد أولوياتها والتخطيط وفقًا لذلك لفريقك.  

يتلقى فريقك طلبًا غير متوقع من قسم آخر عندما يركزون بالفعل بشكل كامل على مشروع عاجل. هل يجب عليك تلبية هذا الطلب؟ أو هل تفضل السماح للموظفين بالعمل في المهمة المطروحة؟

هذا هو نوع مديري القرار الذين يتخذون كل يوم، ومهارات إدارة المشروع يمكن أن تساعدهم على فهم مواردهم بشكل أفضل (فكر في عوامل مثل الميزانية والوقت وتوافر الموظفين). وإدارتها بشكل مناسب.

إذا تجاهلت قيود الموارد، يمكن أن يكون لديك عيون أكبر من معدتك بسرعة وينتهي بك الأمر بقلة عدد الموظفين. والعمل المستمر في الوقت المناسب يمكن أن يؤثر بسرعة على الروح المعنوية.

إن معرفة كيفية فهم الموارد لا يسمح لك فقط بأن تكون أكثر واقعية بشأن عبء العمل الذي يمكن أن يدعمه فريقك ولمنع الإجهاد في العمل، ولكن أيضًا تحديد جداول زمنية أكثر دقة للمشاريع وإدارتها بشكل أفضل.توقعات أصحاب المصلحة الآخرين. 

3.عزز مهاراتك في إدارة المشاريع وقيادة فريقك بثقة

تريد أن تكون قائدًا فعالًا يساعد فريقك على تحقيق أهدافهم، ويغذي ثقافة إيجابية، ويحافظ على أفضل مواهبهم بدلاً من اخافتهم.

لتحقيق ذلك، ستحتاج إلى إتقان عدد كبير من المهارات. نعتقد أن إدارة المشروع في حد ذاتها تستحق اهتماما خاصا. لماذا ؟

تساعدك مهارات إدارة المشروع على ضمان القيادة.

تساعدك مهارات إدارة المشروع على تحديد الأولويات بطريقة متوازنة.

تساعدك مهارات إدارة المشروع على تخصيص الموارد بكفاءة.

تساعدك مهارات إدارة المشروع على تتبع التقدم نحو الأهداف.

أنواع المهارات الإدارية

التواصل اللفظي

الاتصال  هو مهارة إدارية ناعمة حاسمة. غالبًا ما يتعين على الموظفين الإداريين التفاعل مع أصحاب العمل والموظفين والعملاء، إما شخصيًا أو عبر الهاتف. من المهم أن يتحدثوا بوضوح وبصوت عالٍ، مع الحفاظ على نبرة إيجابية.

الاستماع

أن تكون متواصلاً جيدًا يعني أيضًا أن تكون مستمعًا جيدًا  . تحتاج إلى الاستماع بعناية إلى المديرين والموظفين الآخرين وأسئلة العملاء ومخاوفهم.

التواصل الكتابي

مهارات الاتصال الكتابي مهمة للغاية أيضًا. تتضمن معظم المناصب الإدارية الكثير من الكتابة. غالبًا ما يُطلب من الموظفين الإداريين كتابة مجموعة متنوعة من المستندات، بما في ذلك المذكرات الخاصة بأصحاب العمل، أو نسخها لموقع الشركة على الويب، أو رسائل البريد الإلكتروني للموظفين .

يجب أن يكون المساعدون الإداريون قادرين على التعامل مع العديد من التفاصيل والمواقف الصعبة في وقت واحد. إنهم يحافظون على مكتب يعمل بسلاسة بينما يدعمون جهود المدير التنفيذي أو المدير أو صاحب العمل أو المجموعة المهنية. يمكن لأولئك الذين أصبحوا ماهرين للغاية في هذا المجال التقدم إلى مناصب أعلى، ودعم كبار المسؤولين في الحكومة والتعليم العالي والمؤسسات غير الربحية والشركات الخاصة. يمكن أن يؤدي امتلاك سمعة طيبة للمهارات الإدارية غير العادية إلى زيادة الرواتب والترقيات.

مهارات التكنولوجيا

يعمل المساعدون الإداريون مع برامج البرامج المكتبية، بما في ذلك جداول البيانات وقواعد البيانات ومعالجة الكلمات وبرامج العروض التقديمية الرسومية. على سبيل المثال، يُتوقع إتقان بشكل عام في Microsoft Office Word و Excel و PowerPoint و Publisher. تعد الراحة والمهارة في التعامل مع التكنولوجيا أمرًا ضروريًا لأن الرئيس قد يعتمد بشكل كبير على مساعد إداري لتنسيق العروض التقديمية والأدلة والنشرات الإخبارية محتوى موقع الويب والمواد التسويقية ذات المظهر الاحترافي. يتوقع العديد من أصحاب العمل أيضًا أن يكون المساعدون الإداريون بارعين في إرسال الرسائل عبر البريد الإلكتروني والرسائل الاجتماعية.

مهارات التواصل

في المكتب المزدحم، يستخدم المساعد الاتصالات الودية للتفاعل مع مجموعة واسعة من الأشخاص، وتبادل المعلومات بشكل متكرر حول عمليات المكتب. على سبيل المثال، عادةً ما يتعامل المساعد الإداري مع إجراءات توجيه البريد وطلب الإمدادات في المكتب. يقوم كبير المساعدين الإداريين في المكتب بتدريب والإشراف على كتبة الإيداع الجدد أو كاتبي الطباعة أو موظفي الاستقبال في نفس المكتب. تكون الاتصالات الكتابية والشفوية الممتازة مفيدة عند تفويض المهام وإعطاء التعليمات وتقديم الملاحظات. تعزز المهارات الشخصية القوية العمل الجماعي وتخلق روابط إيجابية مع العملاء.

القدرة التنظيمية

يجب على المساعدين الإداريين التفكير في أقدامهم والتوفيق بين العديد من المهام في وقت واحد. يتطلب يوم العمل المحموم تحديد الأولويات ووضع خطة عمل. يقدر الرؤساء المساعدين الإداريين الذين يمكنهم مساعدتهم في إدارة تقويمهم وتذكيرهم بالاجتماعات أو المواعيد النهائية. تنظيم السجلات والملفات هو مسؤولية أخرى مهمة. يقوم المساعدون الإداريون بإدارة نظام حفظ الملفات بكفاءة وتتبع المكالمات الواردة وإرسال المراسلات الصادرة. يجب تخزين المستندات السرية واسترجاعها وتمزيقها وفقًا لبروتوكولات المكتب المعمول بها لإدارة البيانات.

تعبير كتابي

يحتاج المساعدون الإداريون إلى مهارات في اللغة الإنجليزية القياسية المكتوبة، وفي بعض المنظمات، اللغة الإنجليزية للأعمال. يمكنهم الوصول إلى دورة في الاتصالات التجارية أو الكتابة من خلال كلية المجتمع أو المدرسة المهنية التقنية أو مزود التعليم الإلكتروني. ستعمل مهارات الكتابة الجيدة على تحسين جودة المراسلات المكتبية ورسائل البريد الإلكتروني والمذكرات. تعتبر العناية بالتفاصيل أمرًا ضروريًا عند التدقيق اللغوي للمستندات المهمة بعناية.

إدارة الوقت

المساعدون الإداريون هم مديرو وقت كفؤ يقدرون الالتزام بالمواعيد. يستخدمون تقويمًا إلكترونيًا في برنامج بريد إلكتروني لتحديد مواعيد الاجتماعات التي تناسب جميع المدعوين وجدولتها. يتم الوفاء بالمواعيد النهائية بانتظام. عند ظهور قضايا غير متوقعة، يعيد المساعدون الإداريون تعديل الأولويات وفقًا لذلك. يستخدم المساعدون الإداريون المهرة الوقت المناسب بحكمة لتحقيق الإنتاجية المتميزة.

تنسيق المكتب

يدير المساعدون الإداريون عمليات المكتب للحفاظ على تدفق العمل دون تشتيت الانتباه أو الانقطاع. يعرفون كيفية استخدام وصيانة المعدات المكتبية، مثل آلات التصوير والماسحات الضوئية. يتم وضع أوامر الإصلاح في الوقت المناسب. يتم جرد الإمدادات وطلبها بانتظام عادة، يتطلب هذا معرفة الحجز الأساسي تتبع المشتريات والبقاء ضمن ميزانية المكتب. يتم دفع الفواتير واسترداد الأموال أو الاستبدال.

خدمات إدارية

يحتاج بعض المساعدين الإداريين إلى مهارات إدارية لأنهم يوجهون تصرفات الآخرين ويوصون بالتصحيحات لتحسين الأداء. مثال على ذلك هو مكتب تنفيذي مشغول حيث يدير المساعد جميع الموظفين الكتابيين ويتعامل مع الطلبات من الموظفين الآخرين، مثل طلبات الإجازة. يمكن للمساعدين الإداريين تطوير المهارات الإدارية من خلال الدورات التي يقدمها أصحاب العمل أو الجمعيات المهنية أو الكليات المحلية أو مقدمو التعليم الإلكتروني.

 حل المشاكل

مساعد إداري مشغول يحل مشاكل مثل كيفية تغيير جدول الرئيس عند ظهور التزامات غير متوقعة. يتم حل النزاعات الشخصية بين موظفي المكتب من خلال المناقشة والحلول الوسط الميسرة. يتم تصحيح الأخطاء في الطلبات لإرضاء العملاء. يطلب المساعدون الإداريون من أعضاء الفريق مساعدة بعضهم البعض إذا تخلف أحدهم عن الركب بسبب ظروف لا يمكن السيطرة عليها، مثل اتخاذ أمر ضخم.

كيف يمكن تحسين العمل الإداري؟

لتحسين وتنمية المهارات الإدارية :

1. تعزيز صنع القرار الخاص بك

يعتبر اتخاذ القرار السليم مهارة حاسمة للمديرين. من الإشراف على فريق إلى قيادة اجتماع مهم ، يتطلب كونك مديرًا فعالًا معرفة كيفية تحليل مشاكل العمل المعقدة وتنفيذ خطة للمضي قدمًا.

في أساسيات إدارة الدورة التدريبية عبر الإنترنت ، يتم تقديم المكونات التالية – يشار إليها باسم “العناصر الثلاثة” – باعتبارها لبنات أساسية لعملية صنع القرار الناجحة:

الصراع البناء : يتضمن هذا إشراك أعضاء فريقك في عملية صنع القرار. وهو يدعو إلى وجهات نظر ونقاشات متنوعة، ويحفز حل المشكلات الإبداعي.

الاعتبار: يجب أن يشعر جميع أصحاب المصلحة المشاركين في اتخاذ القرار بأن وجهات نظرهم قد تم أخذها في الاعتبار بشكل عادل قبل تحديد الحل. بدون هذا الشعور بالاعتراف، قد يكونون أقل ميلًا الالتزام بالحل وتنفيذه.

الإغلاق: هذه وظيفة تضمن توافق أصحاب المصلحة قبل المتابعة. فهي تتطلب تعريف ما يشكل مشروعًا أو مبادرة على أنها “تم” خلال فترة زمنية محددة، وتحديد ما إذا كان هناك شيء يتعين إنجازه، والتأكد من موافقة الجميع على ما إذا كانت النتيجة ناجحة.

من خلال التأكد من أن عملية اتخاذ القرار الخاصة بك تشمل هذه الصفات، يمكنك أن تصبح مساهماً رئيسياً في مؤسستك وتؤثر على السياق الذي يتم فيه اتخاذ القرارات.

2. زرع الوعي الذاتي

يعد المستوى العالي من الوعي الذاتي أمرًا بالغ الأهمية للمديرين، وهو ما يميز أصحاب الأداء العالي عن أقرانهم في مكان العمل.

يتطلب هذا المبدأ الأساسي للذكاء العاطفي التأمل والتقييم الصادق لنقاط القوة والضعف لديك. من خلال الانخراط في التقييم الذاتي والتحول إلى زملاء موثوق بهم لاكتساب نظرة ثاقبة لميولك الإدارية، يمكنك رسم مسار تطورك المهني الذي يشحذ في المجالات التي تحتاج إلى التحسين فيها، مما يتيح لك إبراز أفضل ما في نفسك والآخرين. .

أفضل طرق لتحسين المهارات الإدارية

لتحسين وتنمية المهارات الإدارية يجب تتبع الخطوات التالية:

1. تعرف على فريقك

بغض النظر عما إذا كنت مديرًا جديدًا أو كنت في هذا المنصب لفترة من الوقت، فمن المهم أن تتعرف على فريقك.

إنهم جميعًا أفراد يتمتعون بنقاط قوة ومهارات ودوافع مختلفة، ومعرفة من هم وكيف يفضلون العمل يساعد على زيادة مشاركة الموظفين، وتعزيز بيئة عمل أفضل ، وبناء الثقة.

قد لا يكون شخص ما هو الأكثر متعة في التواجد حوله، لكنه العامل الأكثر اجتهادًا لديك، في حين أن دقة شخص آخر تترك شيئًا مرغوبًا فيه، لكنهم رائعون في تفاعل العملاء.

إذا كنت على دراية بنقاط قوتهم وضعفهم، ستتمكن من تعيين المهام التي تلعبها لنقاط القوة هذه للحصول على نتائج أفضل لفريقك. 

مشاركة الموظفين هي طريق ذو اتجاهين والقادة الذين يعرفون موظفيهم جيدًا لديهم فرصة أفضل لخلق ثقافة عمل تدعم رؤية وأهداف العمل على المدى الطويل. إذا كنت تتولى المسؤولية من مدير آخر، فمن الأفضل دائمًا التحدث إليه قبل أن تبدأ. ستزودك بمعلومات مفيدة عن كل من الفريق وأسلوب إدارة سلفك.

يمكن أن تكون أنشطة بناء الفريق أو اللقاءات غير الرسمية طريقة رائعة للتواصل أيضًا، وبما أن معظم تفاعلاتك اليومية مع فريقك ذات طبيعة مهنية بحتة، فمن الجيد التحدث بطريقة أكثر ودية مرة واحدة. 

2 بناء الثقة

 من خلال الحفاظ على سياسة الباب المفتوح

بمجرد الانتهاء من العمل الأساسي للتعرف على فريقك وإقامة علاقة معهم، فإن الخطوة التالية هي إنشاء بيئة يمكنهم من خلالها طرح أفكارهم على الطاولة، وسماع ملاحظاتهم، فضلاً عن تلقي النقد البناء القيّم من زملائهم في الفريق. 

يمكنك إنشاء سياسة الباب المفتوح من خلال طرح أسئلة على فريقك، والانتباه ومنح الائتمان عند استحقاقه، والمشاركة مع موظفيك بانتظام، وقبول التعليقات والتصرف بناءً عليها بسرعة. 

يزيد التواصل الواضح والمباشر من التعاون والتحفيز ويعزز حل المشكلات بشكل فعال. لنأخذ مثالاً مدرسة لغة أجنبية ، حيث يتفاعل الموظفون (المعلمون) مع العملاء (الطلاب وأولياء أمورهم) يوميًا. 

يحل المعلمون المشكلات ، لكنهم يكتشفون أيضًا مناهج وأساليب تدريس جديدة.

إذا حافظ المدير على سياسة الباب المفتوح وكان معلمو مرتاحين لمشاركة أفكارهم، فسيكون قادرًا على تنفيذ ابتكاراتهم في جميع أنحاء المدرسة وتحسين أعماله. إذا كانت هناك أي مشاكل مع الطلاب أو تعارض مع المعلمين ، فسوف يكتشفها أيضًا مبكرًا.  

من المهم اكتشاف المشاكل قبل أن تتفاقم وتخرج عن السيطرة. من المهم بنفس القدر أن تكون متسقًا في إظهار الانتباه لموظفيك عندما يأتون إليك بأسئلة أو تعليقات، وأن تتابع استفساراتهم – لا تتركهم معلقين. 

بعد كل شيء، أنت تعمل على تحقيق هدف معًا، لذا فإن التواجد في نفس الصفحة أمر بالغ الأهمية. 

3.تحديد الأهداف

من الضروري توصيل أهدافك للفريق بوضوح. الأهداف تخلق بيئة منظمة وأهدافًا واضحة للعمل من أجلها.

من الأسهل تخصيص الوقت والموارد لهدف ما إذا كان واضحًا ومستهدفًا، ومن المرجح أن ينجح فريقك أيضًا. احتفظ بالأهداف في مكان واحد، ويفضل أن تكون عبر الإنترنت، بطريقة يمكن لفريقك الوصول إليها حتى يتمكنوا من استخدامها كمرجع متى أرادوا.  

مع العلم أن عملك يؤثر بشكل مباشر على الشركة وأهدافها تجعلك أكثر ارتباطًا بعملك و بالمؤسسة.

4. جدولة الاجتماعات العادية

إن تسجيل الوصول بانتظام مع فريقك يجعلهم أكثر إنتاجية ويساعد في الحفاظ على العلاقات ويوفر الإشراف.

عندما يقوم المديرون بتسجيل الوصول معهم بانتظام، فإن أعضاء الفريق يرون أن التعليقات ذات مغزى أكبر، ويكونون أكثر تحفيزًا وانخراطًا في عملهم. 

يساعدك حجز اجتماعات منتظمة مع فريقك أيضًا في التعرف على نقاط القوة والضعف لفريقك.

هناك بعض النقاط الأساسية التي يمكنك تنفيذها لجعل الاجتماعات المنتظمة فعالة ومثمرة. 

الخطوة الأولى هي وضع حد زمني صارم . يساعد وجود هيكل محدد اجتماعاتك على ابقائها مبسطة. 

إجعل المحادثة تتحرك ولا تبتعد عن الموضوع. 

كما هو الحال مع تحديد الأهداف، فإن جعل أهداف الاجتماع واضحة لجميع المشاركين مسبقًا يساعد في الحفاظ على سير الاجتماع بكفاءة. 

إذا جعلت اجتماعاتك موجهة نحو النتائج، فإنها تحافظ على تفاعل الأشخاص مع النتائج والإجراءات والمواعيد النهائية.

5. اتخاذ الإجراءات

تحافظ الاجتماعات المنتظمة على مشاركة فريقك وإنتاجيته ، ولكن اتباع نهج استباقي كمدير لا يقل أهمية عن ذلك. 

ركز طاقتك على الحفاظ على رؤية عالية المستوى لأهداف فريقك والتقدم المحرز بحيث يمكنك أن تكون استباقيًا في نهجك إذا لاحظت أن الأمور لا تسير وفقًا للخطة. 

إذا علم موظفوك أن لديك نهجًا استباقيًا للتعامل مع المواقف، فستكون ثقتهم في المنظمة وقدرتك على التعامل مع أسئلتهم وطلباتهم أعلى.

من المهم أيضًا أن تكون قدوة يحتذى بها . هل تريد أن يحضر موظفوك في الوقت المحدد؟ تأكد من أنك في الوقت المحدد أيضًا. هل تريد أن يتواصل الناس بصراحة ويعملوا بكفاءة؟ أظهر لهم الطريق. 

إن توضيح مبادئك وقيمك الإرشادية لموظفي يساعدهم على التركيز على ما هو مهم، وإضاعة وقت أقل في ما هو ليس كذلك. يمكنك بناء سمعة طيبة كقائد إذا كنت حازمًا ومتعاطفًا في نفس الوقت. 

إن معرفة متى تتخذ إجراءً أو متى تختار قضاء وقتك بحكمة هو ما يميزك عن الآخرين.  

6. تعزيز صنع القرار وتجنب الإدارة الجزئية

تبحث الإدارة المصغرة في الطريقة التي يعمل بها شخص ما في وظيفته تحت المجهر. قد تعتقد أنه مفيد، لكنه ليس كذلك. 

قد يكون من الصعب رؤية شخص يرتكب أخطاء ويمتنع عن التدخل وتغيير مسار العمل، ولكن مهما كان الأمر صعبًا، فمن الضروري أن تسمح له بالاستقلالية. 

بمجرد أن ينمو فريقك، لن تكون لديك القدرة على مراقبة فريقك عن كثب على أي حال. تدمر الإدارة الجزئية ثقة موظفيك، وتجعلك تفقد مسار الصورة الأكبر، وغالبًا ما تزيد من معدل دوران الموظفين. 

غالبًا ما يكون كونك مديرًا دقيقًا علامة على بعض مشكلات الثقة الأعمق مع فريقك. إذا كنت تشعر أنه لا يمكنك الاعتماد على فريقك، فيجب عليك معالجة هذه المشكلات في أقرب وقت ممكن. 

عليك أن تبدأ بالثقة في أن شخصًا آخر يمكنه القيام بالمهمة كما تفعل أنت. إذا سمحت للموظفين باتخاذ قراراتهم بأنفسهم وأظهرت ثقتك بهم، فسوف يجعلهم ذلك يشعرون بمزيد من الثقة في عملهم وبالتالي أكثر انخراطًا.

7. الاعتراف بالأخطاء (وتقديم الحلول)

نتعلم هذا عندما نكون صغارًا. لا تلقي اللوم على شخص آخر. ومع ذلك، فإننا مبالغين ما زلنا نوجه أصابع الاتهام إلى الآخرين عندما لا تسير الأمور وفقًا للخطة. 

بصفتك مديرًا، فأنت ملزم ببعض الأخطاء على طول الطريق. من المهم أن تقر هؤلاء. الضعف يساوي القوة. تعلم مما فعلته بشكل خاطئ واستخدم هذه المعرفة لتعليم الآخرين كيفية تجنب نفس الأخطاء. لا يتعين عليك الاعتذار عن كل خطأ صغير ترتكبه، وكذلك فريق العمل لديك. التعاطف هو أداة إرشادية سهلة الاستخدام عندما لا تكون متأكدًا مما إذا كان يجب عليك الاعتراف بالخطأ والاعتذار.

إذا وضعت نفسك مكان موظفك وتعتقد أنك تقدر الاعتذار عن خطأ ارتكب، فمن المحتمل أنك يجب أن تكون مديرًا. 

والأهم من ذلك، بدلاً من التركيز على الخطأ، كن موجهًا نحو الحل. تساعد الشفافية في اتصالاتك مع فريقك على خلق بيئة عمل مبنية على الثقة. 

القيادة بالقدوة والفشل علانية. إذا قمت بتعيين مثال على أنه لا بأس من ارتكاب الأخطاء طالما أنك تعمل على حل ، فإن فريقك سيفعل الشيء نفسه.

8. تقديم الحوافز الصحيحة لإبقاء أصحاب الأداء الأفضل

يمكن أن يكلف معدل دوران الموظفين صاحب العمل 33٪ من الراتب السنوي للموظف . هذا كثير! إن تقليل عدد الموظفين الذين يغادرون وتحفيز أصحاب الأداء المتميز على البقاء هو استراتيجية لتوفير المال. 

مع ذلك، هناك طرق أكثر لتحفيز موظفيك أكثر من الناحية المالية. دائمًا ما يكون إظهار الامتنان تجاه أعضاء فريقك فكرة جيدة، ليس فقط عندما تعلم أنهم قد يبحثون عن فرص جديدة. 

لا تقلل من شأن قوة قول الشكر. يُعد منح الائتمان بشكل علني لأعضاء فريقك طريقة رائعة لإظهار تقديرهم.

للحفاظ على الموظفين ذوي الأداء الأفضل، تأكد من مشاركتهم وتحديهم في عملهم.

إنهم أصحاب الأداء الأفضل على وجه التحديد لأنهم أذكياء واستباق يون فضوليين، لذا تأكد من إطعام هذا الدافع للحصول على معلومات وتحديات جديدة لتجنب الملل. 

لا مفر من أن يتقدم بعض موظفيك 

، لذا تأكد من إجراء مقابلات إنهاء الخدمة الجيدة والحفاظ على العلاقات المهنية معهم. 

لا تعرف فقط متى قد يعودون إلى مؤسستك، ولكن ضع في اعتبارك أن كلاً من الموظفين الحاليين والسابقين هم سفراء العلامة التجارية لمؤسستك.

9. كن منظمًا

كلما كنت منظمًا ، كلما كنت أفضل في إدارة فريقك. تعمل الإدارة الفعالة (أعباء العمل الخاصة بك وفريقك) على تقليل التوتر وزيادة الإنتاجية ومنع الناس من الشعور بالإرهاق. 

إن الحصول على عرض دقيق رفيع المستوى لأهداف فريقك وأهدافه يجعل من السهل تحديد أولويات المهام لك وموظفيك.

البرنامج يساعد في ذلك. تساعدك تطبيقات إدارة المشاريع والمهام في الحصول على نظرة عامة واضحة على تقدم الجميع ، بينما تساعد جدولة البرامج أيضًا في تنظيم التحول وعبء العمل.

لا أحد يرغب في العمل لساعات إضافية بسبب سوء التنظيم، ولهذا السبب يجب عليك الاستفادة من هذه الأدوات.

أحد أهم الدروس بالنسبة للمدير لأول مرة هو أن تفويض المهام جيدًا أمر حاسم للنجاح. إن التخلي عن السيطرة على مواقف معينة يمنع الإدارة التفصيلية، ويمنح فريقه الفرصة للنمو وتعلم مهارات جديدة، ويسمح بمستوى أعلى من الإنتاجية بشكل عام.

ومع ذلك، يعتمد التفويض على التنظيم الجيد، مما يعني أنك بحاجة إلى تحديد أولويات المهام والمشاريع بدقة وتخصيص موارد كافية لكل نشاط تقوم بتعيينه. 

10. استمر في التعلم

من السهل أن تنسى تطويرك الشخصي عندما تركز على فريقك. ولكن لكي تكون أفضل مدير للموظفين، عليك أن تخصص بعض الوقت لمواصلة تعليمك الخاص. 

حاول حضور دورات الإدارة، سواء عبر الإنترنت أو شخصيًا ، لتحافظ على صدارة لعبتك .

إنها لفكرة رائعة أيضًا أن تقرأ على نطاق واسع، ليس فقط في موضوعات الإدارة ولكن أيضًا على نطاق أوسع – فأنت لا تعرف أبدًا أين قد تتعلم شيئًا سيكون مفيدًا لك في العمل. هناك أساليب إدارة مختلفة لتثقف نفسك بشأنها، وقد يستغرق الأمر بعض الوقت لمعرفة النهج الأفضل مع فريقك. 

التعلم مدى الحياة هو حجر الزاوية الحياة أكثر إرضاءً وسعادة. لذلك، خصص بضع ساعات في الأسبوع للسماح لنفسك بتلقي معلومات جديدة وتعلم مهارات جديدة. 

11. ابحث عن مرشد

في حين أن التظليل الوظيفي مفيد في أي مرحلة من حياتك المهنية، إلا أنه مهم بشكل خاص للمديرين الجدد. يمكن أن يوفر العثور على مرشد سواء داخل مؤسستك أو خارجها بعض الإرشادات التي تشتد الحاجة إليها لمساعدتك في العثور على قدميك. 

مفتاح العثور على مرشد جيد هو التواصل وبناء العلاقات.

ابدأ بالعثور على الشخص الذي تبحث عنه وتعرف عليه بشكل أفضل بطريقة عضوية. بالإضافة إلى اكتساب المزيد من الخبرة، يجب أن يتمتع هذا الشخص بسجل جيد من النجاح والقدرة على نقل معرفته إلى شخص آخر.

قبل أن تبدأ في البحث عن شخص يمكنه إرشادك، من الجيد أن تقوم بتحليل فجوة المهارات بنفسك لمعرفة المجالات التي يمكنك تحسينها واختيار مرشد يتفوق في تلك المجالات. 

علاوة على ذلك، كما هو الحال مع أي نوع من العلاقات، نادرًا ما ينجح إجبار الاتصال مع شخص ما ، لذا تأكد من قضاء بعض الوقت في التعرف على الشخص بصدق قبل أن تطلب معروفًا. 

قد يعمل أيضًا في الاتجاه المعاكس، حيث يتابع شخص لديه خبرة أكبر في رحلتك ويعرض أن يكون مرشدك. يعد إجراء عملية العثور على مرشد طريقة جيدة لاستعراض عضلات الشبكات، وهو أمر مفيد لعملك. 

12. قدم نفسك بثقة

المديرين الجيدين لديهم بعض الصفات القيادية المشتركة ؛ الفضول والثقة والتعاطف والفكاهة والتفاؤل والوعي الذاتي. ومع ذلك، قد لا تشعر بثقة كبيرة عندما تبدأ للتو، أو إذا كنت مديرًا كبيرًا لديك للتو فريق جديد. 

من المهم إظهار الثقة حتى لو كنت لا تشعر بها. سلوكك ينعكس على فريقك ويؤثر على سلوكهم.

بالنسبة للمبتدئين، قد يفسر موظفوك عدم شعورك بالأمان فيما يتعلق بجودة عملك على أنه عدم ثقتك في عملهم. 

الثقة معدية، وإذا قدمت لنفسك الثقة بالنفس، فيشعر فريقك بمزيد من الحافز للقيام بعمله. سيؤثر ذلك أيضًا على الطريقة التي ينظر بها رؤسائك إليك، لذا تأكد من الحفاظ على علاقات جيدة معهم، حيث سيرى فريقك أنك تتفاعل معهم وتقلد سلوكك.

هناك ما هو أكثر للثقة من الكلمات أيضًا.

كما أن وضعك والطريقة التي تقدم بها نفسك ونبرة صوتك تنقل أيضًا رسالة. القيادة بالقدوة مهمة في الحصول على النتائج التي تريدها. 

13. كن مرنًا

في الأعمال التجارية، لا يسير كل شيء وفقًا للخطة. من المهم أن تكون رشيقًا في نهجك وأن تغير مسارك عند الحاجة. إن إظهار المرونة تجاه موظفيك يساهم أيضًا في تحسين بيئة العمل. 

وفقًا للبحث، فإن تنمية عقلية النمو هي إحدى الصفات الرئيسية للمدير الناجح. ببساطة، إنه الاعتقاد بأنه يمكن تنمية الذكاء والموهبة بمرور الوقت.

إذا كان لديك عقلية تنمو، فأنت تستمتع بتجربة طرق جديدة للعمل مع فريقك وتحدي الوضع الراهن – مما يعني أنك مرن. ترى الفرص والتحديات كطريقة لتعلم أشياء جديدة والنمو.

اسأل نفسك عما إذا كانت معتقداتك تقيدك بأي شكل من الأشكال. في أي وقت تصبح فيه ثابتًا على فكرة أو طريقة عمل، من الجيد أن تتوقف مؤقتًا وتفكر فيما إذا كان ما تفعله هو الطريقة الأكثر فاعلية وإفادة للتعامل مع الموقف. 

بعد كل شيء، تتغير التقنيات دائمًا، والسوق في تحول مستمر، ومن واجبك مواكبة ذلك. 

14. احتفل بنجاحات فريقك

لست بحاجة إلى انتظار فريقك لتحقيق إنجازات كبيرة قبل الاحتفال بنجاحاته. يعد الاعتياد على الثناء على الإنجازات الصغيرة طريقة رائعة لزيادة مشاركة فريقك وإنتاجيته. 

أظهرت دراسة أن الأشخاص الذين كان مديروهم جيدًا في منح الائتمان والتقدير أبلغوا عن أعلى معنويات في العمل.

نحن نحاول جاهدين عندما تشعر بالتقدير. استهدف الاحتفال بالنجاح على مدار العام ، سواء كان إنجازًا كبيرًا أو صغيرًا أو شخصيًا أو جهدًا جماعيًا.

ليس عليك أن تفعل كل ذلك بنفسك بالرغم من ذلك. يمكنك أن تطلب من فريقك مشاركة قصص نجاحهم الشهرية أو إنشاء مبادرة على مستوى الشركة تشارك قصص النجاح على شبكة الإنترانت الخاصة بالشركة على سبيل المثال. لا تنسَ مشاركة إنجازاتك أيضًا.

ما هي النصائح التي تنفذها لتصبح مديرًا أفضل؟

أن تصبح مديرًا رائعًا لا يحدث بين عشية وضحاها. 

يستغرق التحسين الكثير من الوقت والجهد والتعلم المستمر، لكن النتائج تستحق الوقت والطاقة. قد ترى زيادة في إنتاجية موظفيك ومشاركتهم وتحفيزهم. 

سواء كنت تركز على الاحتفال أكثر بنجاحات فريقك، أو تتحسن في الاعتراف بأخطائك أو تأخذ الوقت الكافي لتنظيم أعباء العمل بشكل أفضل – فإن فريقك سيقدر ذلك. 

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب