ما هو أصحاب المصلحة في المشروع؟
أصحاب المصلحة هو فرد أو مجموعة أو منظمة تتأثر بنتيجة مشروع أو مشروع تجاري. أصحاب المصلحة في المشروع ، كما يوحي الاسم، لديهم مصلحة في نجاح المشروع، ويمكن أن يكونوا داخليين أو خارجيين للمؤسسة التي ترعى المشروع.
يمكن أن يكون لعلاقات أصحاب المصلحة تأثير إيجابي أو سلبي على دورة حياة مشروعك، لذلك ستحتاج إلى تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين وإنشاء خطة إدارة أصحاب المصلحة لتلبية متطلباتهم.
يعد تتبع أصحاب المصلحة الرئيسيين باستخدام برنامج إدارة المشاريع طريقة رائعة للبقاء على اطلاع دائم بالأمور وضمان أن يظل أصحاب المصلحة في المشروع راضين ومنتجين.
من يمكن أن يكون صاحب المشروع؟ هذه قائمة طويلة. بعض الأمثلة هي كالتالي.
- مدير المشروع وأعضاء فريق المشروع
- العملاء الخارجيون
- المقاولون والمقاولون من الباطن
- المستثمرون
- الموردين
- وكالات الحكومة
هناك نوعان رئيسيان من أصحاب المصلحة في المشروع: داخلي وخارجي. دعونا نرى كيف تختلف عن بعضها البعض وكيف تعمل عملية إدارة أصحاب المصلحة لكل مجموعة من أصحاب المصلحة.
الفرق بين أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين
أصحاب المصلحة الداخليون
صاحب المصلحة الداخلي هو شخص ترتبط مصلحته في المشروع ارتباطًا مباشرًا بكونه جزءًا من المنظمة التي تدير هذا المشروع. يريد أصحاب المصلحة الداخليون تحقيق أهداف العمل والأهداف الإستراتيجية للمشروع. يمكن أن يكونوا مديري المشروع أو أعضاء الفريق أو الرعاة أو المالكين أو حتى المستثمرين في المنظمة.
أصحاب المصلحة الخارجيين
أصحاب المصلحة الخارجيون هم أولئك الذين لا يرتبطون مباشرة بالمنظمة، لكنهم مهمون للعمل أو يتأثرون بالمشروع إلى حد ما. هم عادة جزء من سلسلة التوريد أو الدائنين أو المجموعات العامة.
ما هي إدارة اصحاب المصالح؟
إدارة أصحاب المصلحة هي عملية إدارة المشروع التي تتكون من إدارة توقعات ومتطلبات جميع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين المشاركين في المشروع.
للقيام بذلك، يحتاج مديرو المشروع إلى إنشاء خطة إدارة أصحاب المصلحة، وهي وثيقة مهمة لإدارة المشروع تشرح استراتيجيات إدارة أصحاب المصلحة التي سيتم تطبيقها أثناء المشروع.
بالإضافة إلى ذلك، يستخدم مديرو المشاريع الأدوات والتقنيات مثل تقارير حالة المشروع لتسهيل عملية إدارة أصحاب المصلحة خلال كل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع.
وتجدر الإشارة إلى أن مصطلح إدارة أصحاب المصلحة لا يقتصر على إدارة المشروع، ولكن يمكن أن يرتبط أيضًا بإدارة الأعمال. تعد إدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة مهمة بالنسبة للشركات الصغيرة كما هي بالنسبة للشركات الكبيرة والشركات متوسطة الحجم وحتى المنظمات غير الهادفة للربح.
نصيحة احترافية: يشير معهد إدارة المشروع (PMI) إلى إدارة أصحاب المصلحة على أنها ” مجال معرفة إدارة المشروع “.
ما هي خطة إدارة أصحاب المصلحة؟
كما هو مذكور أعلاه، فإن خطة إدارة أصحاب المصلحة هي وثيقة إدارة مشروع تحدد أصحاب المصلحة في المشروع والاستراتيجيات التي ستستخدمها للتواصل معهم وتلبية متطلباتهم.
تتضمن خطة إدارة أصحاب المصلحة عادة العناصر التالية.
- قائمة بجميع أصحاب المصلحة في المشروع بالإضافة إلى معلوماتهم الأساسية.
- A خريطة أصحاب المصلحة أو مصفوفة مصلحة السلطة.
- قسم تحديد أولويات أصحاب المصلحة.
- A خطة التواصل أصحاب المصلحة .
- قسم يصف مختلف استراتيجيات إدارة أصحاب المصلحة التي سيتم تطبيقها في سيناريوهات مختلفة، مثل حل النزاعات أو تقنيات الإبلاغ عن حالة المشروع.
كيفية عمل خطة إدارة أصحاب المصلحة في 5 خطوات
على الرغم من أن كل نهج إدارة أصحاب المصلحة يمكن أن يكون مختلفًا اعتمادًا على احتياجات مشروعك أو عملك، إلا أن هناك بعض أفضل الممارسات لإدارة علاقات أصحاب المصلحة.
اتبع هذه الخطوات الخمس للتأكد من تغطية جميع القواعد الخاصة بك في خطة إدارة أصحاب المصلحة.
1. تحديد أصحاب المصلحة الخاص بك
تتمثل الخطوة الأولى لأي خطة جيدة لإدارة أصحاب المصلحة في تحديد أصحاب المصلحة بشكل صحيح. حدد أصحاب المصلحة الفرديين الرئيسيين ومجموعات أصحاب المصلحة لمشروعك أو عملك.
2. إعطاء الأولوية لأصحاب المصلحة الخاص بك
لاحظ أصحاب المصلحة الرئيسيين الذين سيكون لهم تأثير أكبر على المشروع، وفي أي مرحلة يصبح تأثيرهم أقل أو أكبر. يمكنك استخدام مخطط البصل لعملية تحديد أولويات أصحاب المصلحة. راقب دائمًا العلاقات مع أصحاب المصلحة الرئيسيين حيث يمكن أن يكون لها أكبر تأثير في مشروعك أو عملك.
3. مقابلة أصحاب المصلحة
قد يكون العمل مع أصحاب المصلحة الجدد أمرًا صعبًا في البداية. معرفة أصحاب المصلحة هو مفتاح الإدارة الفعالة للعلاقة مع أصحاب المصلحة. لهذا السبب، يُنصح بإجراء مقابلة مع أصحاب المصلحة في المشروع، وإليك بعض الأمثلة.
- ما هي توقعاتك لهذا المشروع؟
- ما هي المخرجات التي تهتم بها أكثر؟
- ماذا تأمل أن يتغير هذا المشروع بعد الإطلاق؟
- ما مدى سرعة تنفيذ هذا المشروع في رأيك؟
- إذا كنت تشعر بإيجابية تجاه هذا المشروع، فلماذا؟
- إذا كانت لديك مخاوف بشأن هذا المشروع، فلماذا؟
4. إنشاء شبكة مصلحة الطاقة
و شبكة المصالح السلطة أو مشروع مصفوفة الفائدة هو المخطط الذي يسمح لك لتحديد مستوى من القوة والفائدة التي أصحاب المصلحة الخاصة بك لها في المشروع. إنها أداة إدارة مشروع مفيدة للغاية لتحليل أصحاب المصلحة.
يمكنك تحديد مجموعات أصحاب المصلحة الأربعة هذه باستخدام هذه الأداة. تم سردها حسب الأهمية.
- أصحاب المصلحة ذوي القوة العالية والمصالح العالية
- أصحاب المصلحة ذوي القوة العالية، والمصالح المنخفضة
- أصحاب المصلحة المنخفضون، ذوو المصلحة العالية
- سلطة منخفضة، أصحاب مصلحة منخفضون
5. تحديد وإدارة التوقعات
حدد بوضوح المراحل التي سيشارك فيها كل صاحب مصلحة، والجداول الزمنية التي تتطلب ملاحظاتهم. قم بإنشاء خطة اتصال مع أصحاب المصلحة أو أصحاب المصلحة لتحديد كيفية إدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة. كما هو الحال دائمًا، تحلى بالواقعية والشفافية والصدق في كل مرحلة من مراحل إدارة المشروع.
عملية إدارة أصحاب المصلحة
1. تحليل أصحاب المصلحة
تحليل أصحاب المصلحة ليس خطوة واحدة بل سلسلة من الخطوات، وتحديد أصحاب المصلحة، وتحديد أصحاب المصلحة وتحديد أولويات أصحاب المصلحة. بعبارات بسيطة، يمكن تعريف تحليل أصحاب المصلحة على أنه عملية فهم أصحاب المصلحة في مشروعك، وما هو مستوى تأثيرهم ومشاركتهم، وأهميتهم لمشروعك أو عملك.
2. تحديد أصحاب المصلحة
تحديد أصحاب المصلحة هو الخطوة الأولى في عملية تحليل أصحاب المصلحة وهو أساس خطة إدارة أصحاب المصلحة. كما يوحي اسمها، تتمثل هذه العملية في تحديد جميع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. سيتم لاحقًا تحليل أصحاب المصلحة هؤلاء وتحديد أولوياتهم وإشراكهم.
فيما يلي بعض الأشياء التي يجب على مديري المشروع مراعاتها أثناء عملية تحديد أصحاب المصلحة:
- قم بمراجعة وثائق تخطيط المشروع مثل ميثاق المشروع الخاص بك لمساعدتك في العثور على معلومات أصحاب المصلحة.
- ابحث عن أي لوائح حكومية قد تنطبق على مشروعك. إذا كان الأمر كذلك، تصبح هذه الوكالات الحكومية أصحاب المصلحة في المشروع.
- اطلب تعليقات من أعضاء فريقك وأصحاب المصلحة الداخليين الآخرين.
- حدد جميع الأشخاص والمنظمات المشاركة في سلسلة التوريد الخاصة بك.
3. تحديد أصحاب المصلحة
الآن بعد أن حددت جميع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، حان الوقت لتحديد مستوى اهتمامهم وسلطتهم أو تأثيرهم على المشروع. هذه خطوة مهمة في عملية إدارة العلاقة مع أصحاب المصلحة، لأن هذا هو الوقت الذي ستحصل فيه على المعلومات اللازمة لتحديد أولويات أصحاب المصلحة.
أسهل طريقة للقيام بذلك هي إنشاء شبكة مصالح طاقة أو مصفوفة مصالح طاقة.
4. تحديد أولويات أصحاب المصلحة
بمجرد الحصول على قائمة شاملة، يمكنك البدء في تحديد أولويات أصحاب المصلحة في المشروع من خلال أهميتهم للمشروع. حدد من بينهم أكثر تأثير على المشروع ومن هم المتأثرون به.
بمجرد تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين، سيكون من الأسهل مراقبتهم وتحديد أفضل استراتيجيات إدارة أصحاب المصلحة لإرضائهم.
5. إشراك أصحاب المصلحة
أخيرًا، باستخدام المعلومات التي تم إنشاؤها في خريطة أصحاب المصلحة، يمكنك معرفة كيفية إشراك أصحاب المصلحة. هذه هي العملية التي تقرر من خلالها كيفية التواصل والتفاعل مع أصحاب المصلحة في المشروع.
يؤدي هذا إلى خطة اتصال مع أصحاب المصلحة تحدد القنوات وتواتر الاتصالات بينك وبين كل صاحب مشروع. يمكنك استخدام نموذج خطة الاتصال الخاص بنا للبدء.
مزايا إدارة أصحاب المصلحة
مزايا إدارة أصحاب المصلحة هي:
- تأمل الشركة في جذب الأشخاص الذين أظهروا قدرة استثنائية على إدارة العلاقات والأعمال التجارية الأخرى. هؤلاء هم الذين نسميهم أصحاب المصلحة. يمكن العثور على هؤلاء الأفراد في الإدارة العليا للشركة أو مجلس الإدارة. قد لا يشاركون في الأنشطة اليومية للعمليات ولكنهم يلعبون دورًا حاسمًا في تقديم الصورة الكبيرة والتخطيط لنجاح طويل المدى للمؤسسة. بسببهم تتجنب الشركة الأخطاء المكلفة، والتي قد تكون قاتلة للمنظمة اقتصاديًا.
- تأمل كل شركة في جذب أفراد محددين يمكن أن يكون لهم قيمة من حيث تقديم التوجيه عندما تكون هناك أمور صعبة في متناول اليد. ينظر أعضاء مجلس الإدارة إلى السنوات الخمس أو العشر القادمة على الخط، لكن في بعض الأحيان تحتاج الشركة إلى أشخاص يعرفون أن الوضع اليوم هو الآن وهنا في الوقت الحاضر. هذا عندما يصبح أصحاب المصلحة في متناول اليد.
سلبيات إدارة أصحاب المصلحة
مساوئ إدارة أصحاب المصلحة هي:
- لا يحصل كل صاحب مصلحة على وقت كافٍ من المنظمة، الأمر الذي قد يكون تمييزيًا بعض الشيء.
- لن يظل كل صاحب مصلحة صاحب مصلحة منخفض القيمة إلى الأبد. قد يكون هناك احتمال أن يرتفع أصحاب المصلحة الذين يقعون عند مستوى منخفض الآن إلى مستوى أعلى في المستقبل، وإذا لم يتم إيلاء اهتمام متساوٍ لكل صاحب مصلحة، فلن ينتقم أصحاب المصلحة في المستقبل.
