لا يوجد مشروع في فقاعة. بغض النظر عن حجم مشروعك، فإن نجاحه وتنفيذه سيشمل الأفراد أو المنظمات. يصف معهد إدارة المشروع أصحاب المصلحة بأنهم “أفراد ومنظمات يشاركون بنشاط في المشروع، أو قد تتأثر اهتماماتهم إيجابًا أو سلبًا بسبب تنفيذ المشروع أو استكماله”.
إذا كنت ترغب في تحقيق أهداف مشروعك وغاياته، فستحتاج إلى معرفة كيفية إدارة علاقاتك مع أصحاب المصلحة الرئيسيين. دعنا نتحدث عن كيفية فهم أصحاب المصلحة لديك وتهيئة نفسك للنجاح.
أنواع أصحاب المصلحة
أصحاب المصلحة الأساسيون والثانويون
سيعتمد مستوى استثمار أصحاب المصلحة في نتائج ونتائج مشروعك على اهتمامهم بالمشروع أو مستوى أهميته.
أصحاب المصلحة الأساسيون هم من يحصلون على أكبر تأثير من مشروعك، إيجابًا أو سلبًا. يمكن أن يشمل ذلك الموظفين والعملاء والمديرين والموردين وشركاء الأعمال والمزيد.
أصحاب المصلحة الثانويون هم أفراد ومجموعات لا تؤثر أنت ومشروعك بشكل مباشر. يصعب تحديدها مقارنةً بأصحاب المصلحة الأساسيين. لا تأخذ فرق المشروع دائمًا أصحاب المصلحة الثانويين في الاعتبار عند التخطيط، لأنهم لا يؤثرون عادةً على تنفيذ المشروع وعملياته ما لم يشركوا أنفسهم بنشاط ويتحدثون بصوت عالٍ حول مواقعهم. عندما يحدث ذلك، يمكن أن يكون تأثيرها هائلاً.
تشمل الأمثلة على أصحاب المصلحة الثانويين الحكومات والنقابات العمالية وجماعات المناصرة وغيرها.
أصحاب المصلحة المباشرون وغير المباشرون
يمكن أن يكون للفرد أو المنظمة القدرة على التأثير في القرارات التي سيتبعها فريق المشروع. يشارك أصحاب المصلحة المباشرون في أنشطة الفريق ويمكنهم تغيير اتجاه المشروع. يعتبر فريقك والمديرين ومالكي المنتجات وغيرهم من أصحاب المصلحة المباشرين.
الأفراد أو المجموعات التي تهتم أكثر بنتائج مشروعك – بدلاً من تنفيذه – هم أصحاب مصلحة غير مباشرون . يشمل هؤلاء العملاء والموردين. إنهم لا يشاركون في أنشطتك، لكن لديهم شيئًا على المحك بشأن مدى جودة (أو ضعف) أدائك.
أصحاب المصلحة الداخليون والخارجيون
أصحاب المصلحة الداخليون والخارجيون هم أولئك الموجودون داخل مؤسستك وخارج مؤسستك، على التوالي.
يشمل أصحاب المصلحة الداخليون مجلس الإدارة والإدارة العليا والإدارات الأخرى في شركتك التي قد تؤثر على تدفق الموارد (على سبيل المثال، الموارد البشرية، فريق الشؤون المالية، إلخ).
من ناحية أخرى، فإن المجتمع المحلي والحكومة والعملاء المحتملين والمنافسين والموردين هم أصحاب المصلحة الخارجيون.
كيفية الحفاظ على علاقات جيدة مع أصحاب المصلحة
تحديد وفهم أصحاب المصلحة الخاص بك
عادة ما تأخذ المتطلبات الفنية الأولوية عند إعداد متطلبات مشروعك. ومع ذلك، من الضروري إدراك أن متطلبات الاتصال غير التقني يمكن أن تؤثر أيضًا على مشروعك بشكل كبير.
على طول الطريق، ستحتاج إلى الحصول على تصاريح وموافقات وشؤون مالية وغيرها لتنفيذ مشروعك. قد يؤدي عدم التعرف على أصحاب المصلحة وراء هذه الموارد إلى اختناقات أو تأخير أو ما هو أسوأ من ذلك، إنهاء المشروع. خذ الوقت الكافي للتعرف على جميع الأفراد والأطراف المشاركين في مشروعك في أقرب وقت ممكن.
التوافق مع أصحاب المصلحة الخاصين بك
يمكن لأصحاب المصلحة المهمين أن يؤثروا على مقاييس نجاح مشروعك. في الوقت نفسه، قد يكون لكل صاحب مصلحة تعريفه الخاص للنجاح .
بعد تحديد الأفراد والمؤسسات الرئيسيين، اجمع نظرة ثاقبة حول ما يهمهم وتوقعاتهم وكيف سيؤثر مشروعك عليهم. ناقش المخاوف والتحفظات. أبلغ عن المخاطر التي تواجهها والمكافآت التي تتوقعها. مستوى معهم في ما يمكن أن يتوقعوه أثناء الإنتاج، وما هو الدعم الذي يمكن أن يتوقعوه بعد الإنتاج. سيساعدك التواصل الجيد على اكتساب الثقة وتقليل احتمالية سوء الفهم والأحقاد والعقبات التي يمكن تجنبها.
تقييم تأثير أصحاب المصلحة وأهميتهم
يعد تحديد الأولويات أمرًا بالغ الأهمية عندما يتعلق الأمر بكل ما يتعلق بإدارة المشاريع. إدارة أصحاب المصلحة ليست استثناء.
في وقت سابق، ناقشنا ما يعنيه التأثير والأهمية فيما يتعلق بأصحاب المصلحة لديك. الأول هو قدرة أصحاب المصلحة على التأثير على الأنشطة اليومية لفريقك، والأخير هو مستوى استثمار أصحاب المصلحة في نتائج مشروعك.
يمكنك تعيين تأثير وأهمية كل صاحب مصلحة بعلامة “مرتفع” أو “متوسط” أو “منخفض”. يمكن أن تمنحك هذه المقاييس فكرة جيدة عن من يجب تحديد أولوياته، بالإضافة إلى مساعدتك في تقييم طلبات التغيير التي ستؤثر على نطاق مشروعك ووقته وموارده.
بناء خطة اتصال
قد يفضل أصحاب المصلحة الداخليون والخارجيون طرقًا مختلفة للتواصل. يمكن أن يكون لديهم أيضًا توقعات مختلفة بشأن مستوى مشاركتهم .
ضع خطة لكيفية استيعاب أهم اعتباراتهم. حدد مدى احتياجك منهم بنشاط للمشاركة في كل مرحلة من مراحل مشروعك ، وتأكد من أنهم على دراية بهذا الأمر وموافقتهم عليه.
قم بمحاذاة التردد والقناة والمعلومات التي يريدون تلقيها لضمان تحديثها باستمرار مع تقدمك. تجنب إغراقهم بالكثير من البيانات. ركز ببساطة على ضمان حصولهم على المعلومات التي يريدونها ويحتاجون إليها لتجنب الالتباس والحفاظ على الوضوح.
بمجرد أن يكون لديك كل شيء في مكانه، شارك خطة الاتصال الخاصة بك مع الأفراد والمنظمات المعنية. يمكن أن يساعد توثيق مسؤولية الجميع عن المشروع في ضمان التزام الجميع بنهايتهم من الصفقة.
كن على اتصال مع أصحاب المصلحة الخاصين بك
بمجرد الانتهاء من وضع خطة، حان الوقت لمتابعة التزاماتك. قدِّم تقارير ومعلومات عن التواريخ التي وعدت بها، وقم بتضمين جمع المعلومات وإعداد التقارير في قائمة المهام والجدول الزمني .
اجعل تقاريرك واضحة وموجزة وذات صلة بكل صاحب مصلحة تهتم به. الإقرار بمخاوفهم ومعالجتها، وتأكد من تحديثها باستمرار ومواءمتها فيما يتعلق بالتغييرات والنتائج المهمة. سيساعدك التزامك بكلمتك على الحفاظ على الثقة وبناء الثقة مع الأشخاص الذين تعمل معهم. إنها أيضًا طريقة ممتازة لتعزيز التعاون الفعال والحفاظ على سير الأمور بسلاسة على الرغم من العقبات.
إدارة أصحاب المصلحة أمر بالغ الأهمية
إدارة أصحاب المصلحة لا تقل أهمية عن جميع الجوانب الأخرى لإدارة المشروع. بصرف النظر عن المتطلبات الفنية، خذ وقتًا للتعرف على متطلبات الاتصال غير الفنية التي قد يتطلبها الأفراد والمنظمات الحيوية.
حدد أصحاب المصلحة الذين ستكون مسؤولاً أمامهم في أقرب وقت ممكن. وأثناء تنفيذ مشروعك، تأكد من التوافق والاتصال الواسع. ستساعدك إدارة علاقاتك بجدية أنت وفريقك على تحقيق أقصى تأثير للمشروع ونجاحه.
